關(guān)于仲裁院仲裁檔案管理改革的思考

李程

摘 要：在現(xiàn)階段頻繁發(fā)生的勞動人事爭議案件中，仲裁檔案扮演著重要角色?，F(xiàn)階段，隨著仲裁院辦公自動化與信息化的不斷發(fā)展，仲裁檔案管理存在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善、實體建設(shè)落后、忽視電腦管理、人員能力不足等問題，急需加強改革。所以本文就從仲裁檔案管理的重要性入手，針對問題，思考改革策略，促進(jìn)仲裁院提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：仲裁院；仲裁檔案；檔案管理；改革策略

自國家確立仲裁制度以來，勞動人事爭議仲裁院成為解決勞動爭議的重要機構(gòu)，處理大量勞動人事爭議案件，產(chǎn)生大量仲裁檔案，這些檔案是組成國家檔案資源的重要部分，是公民、法人及其他組織解決糾紛、維護(hù)權(quán)益的重要憑證。所以做好仲裁檔案管理工作是關(guān)鍵，如何加強仲裁檔案管理改革是仲裁院面臨的重要課題。

1 仲裁院仲裁檔案管理的重要性

在思考仲裁檔案管理改革的策略之前應(yīng)先了解并深刻認(rèn)識仲裁檔案管理的重要性。仲裁檔案是勞動人事爭議仲裁院在依法對案件進(jìn)行審理時形成的具備查考利用價值的、按規(guī)定立卷歸檔的文書、物證、聲像等材料[1]。仲裁檔案真實記錄著勞動人事爭議仲裁活動，客觀反映仲裁院辦理案件的全過程，能監(jiān)督促進(jìn)仲裁員依法公正公平辦案、規(guī)范仲裁業(yè)務(wù)工作，為今后的仲裁業(yè)務(wù)提供參考資料，為仲裁院的研究工作提供原始資料等，加強仲裁檔案管理至關(guān)重要。

除了收集、整理、保管、利用仲裁檔案，檔案管理還能控制仲裁院檔案工作成本，即控制仲裁檔案的管理成本與利用成本。因為在仲裁檔案管理的總成本里面，管理利用成本占據(jù)很大的比例。一般情況下是不允許縮減仲裁檔案管理成本的，因為成本投入越多，仲裁檔案管理利用工作就開展得越好，實現(xiàn)最優(yōu)化的檔案資源配置。但為進(jìn)一步深化仲裁檔案管理改革，避免一味擴大成本，可適當(dāng)控制仲裁檔案管理成本，致力于用最小的投入獲取最大的回報，優(yōu)化配置資源，提高仲裁院仲裁檔案管理水平。

2 仲裁院仲裁檔案管理改革的策略建議

2.1 完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

和其他檔案相比，仲裁檔案的特點鮮明，如最基本的仲裁單位管理檔案是一案一號，從勞動人事爭議案件承辦人和書記員完成文件的制作、收集、整理和立卷、歸檔，并且辦案過程影響著檔案的歸檔等。所以仲裁院檔案部門必須要加強調(diào)研，把握形成仲裁檔案的規(guī)律，基于實際情況盡快統(tǒng)一制定與仲裁檔案的特點相符的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，把仲裁檔案管理工作納入仲裁院規(guī)范化管理范疇[2]。在管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范中還應(yīng)詳實規(guī)定仲裁檔案的內(nèi)容、范圍、整理方法、立卷要求以及檔案室配套設(shè)備、檔案人員職責(zé)、檔案期滿銷毀等，改變仲裁檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善、無章可循的不良現(xiàn)狀，奠定改革仲裁檔案管理的基礎(chǔ)。

2.2 加強實體建設(shè)

加強仲裁檔案管理改革的根本在于控制好經(jīng)濟活動，所以仲裁院的各部門要加強相互之間的協(xié)調(diào)，將所需經(jīng)費納入財政預(yù)算，強化投入管理，專門安排檔案室建設(shè)，配置改革仲裁檔案管理所需的所有設(shè)備，同時逐漸實行仲裁檔案信息化管理，確保能共享仲裁檔案管理信息，從而大大提高仲裁檔案管理工作的效率。仲裁院應(yīng)在辦公區(qū)走廊合理設(shè)置LED顯示屏，將勞動人事爭議案件的進(jìn)展情況以及開庭日期、地點、仲裁人員等信息公示給當(dāng)事人；安放觸摸查詢一體機，存儲仲裁員信息以及勞動人事法律法規(guī)，介紹調(diào)解仲裁流程和有關(guān)仲裁活動的知識，方便當(dāng)事人查閱，為當(dāng)事人了解庭審情況提供硬件支持；在仲裁庭安裝幾個高清同步錄制音頻與視頻的攝像頭，設(shè)立獨立監(jiān)控室，全程錄制開庭情況，并把監(jiān)控建設(shè)與局域網(wǎng)相連，由院長與分管業(yè)務(wù)院長利用辦公室電腦遠(yuǎn)程訪問庭審情況，隨時了解、查看勞動人事爭議案件的庭審情況；安裝使用調(diào)解仲裁業(yè)務(wù)的軟件，在軟件上操作從立案到結(jié)案的整個過程，實時監(jiān)控監(jiān)督案件進(jìn)展情況，提高仲裁院辦理案件的透明度，提高辦案效率，提高仲裁院信息化建設(shè)水平。通過加強實體建設(shè)，發(fā)揮一系列設(shè)施設(shè)備對仲裁檔案管理改革的輔助作用，為完善收集仲裁院仲裁檔案提供條件，加快仲裁檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.3 強化電腦管理

為更好地凸顯仲裁檔案的重要作用，進(jìn)一步深化仲裁檔案管理改革，必須不斷強化仲裁檔案的電腦管理[3]。第一，專門安排一個人負(fù)責(zé)管理電腦中的仲裁檔案，做好電腦中的仲裁文件的歸檔處理，實現(xiàn)長遠(yuǎn)的電腦文件管理目標(biāo)。通過對電腦中的文件進(jìn)行技術(shù)加工，把已經(jīng)歸檔的文件改成電腦里的可閱讀材料，也就是只能讀不能更改，區(qū)別并保護(hù)電腦文件最原始的結(jié)構(gòu)，確保電腦文件可靠，使其像紙質(zhì)文件一樣真正發(fā)揮效用；專門設(shè)置檔案人員負(fù)責(zé)整理仲裁檔案文書材料，并開展立卷、歸檔與保管等檔案管理工作，把仲裁檔案管理責(zé)任落實到人頭，提高仲裁檔案的立卷與歸檔的效率，禁止發(fā)生結(jié)案的案卷長時間沒有歸檔的現(xiàn)象。

第二，嚴(yán)格強化仲裁檔案的保管工作，統(tǒng)一保管、專人負(fù)責(zé)，由檔案員定期檢查仲裁檔案歸檔情況，依據(jù)規(guī)定的檔案保管期限把仲裁檔案保管好。仲裁院的檔案人員必須熟悉法律業(yè)務(wù)、忠于職守，不僅要嚴(yán)格把關(guān)，還要嚴(yán)守秘密，認(rèn)真積極做好仲裁檔案的收集、整理以及電腦錄入、傳遞、保管與統(tǒng)計等業(yè)務(wù)，嚴(yán)格把控仲裁檔案歸檔的質(zhì)量關(guān)，及時完整地收集和轉(zhuǎn)遞仲裁檔案；整理仲裁檔案時要做到及時歸檔，經(jīng)手案卷蓋歸檔章，核定保管期限；電腦錄入時要把年度仲裁業(yè)務(wù)、行政文書等檔案全部輸入電腦，打印索引目錄以及全引目錄；保管仲裁檔案時要堅持每月檢查、每年清點，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、統(tǒng)計內(nèi)容完整，及時上報，把報表歸檔保存。第三，建立仲裁檔案利用臺賬，嚴(yán)格執(zhí)行仲裁檔案的查閱與借閱登記制度、歸還驗收制度，在為勞動人事爭議案件的當(dāng)事人、代理人提供便利的同時保證仲裁檔案資料完好無損；按期歸還借調(diào)的檔案，超過期限的必須由檔案人員及時催還，防止發(fā)生仲裁檔案遺失或泄密、被盜等現(xiàn)象，保證檔案安全。

2.4 提高人員能力

仲裁院檔案人員整體素質(zhì)有待提高、缺乏專業(yè)知識，導(dǎo)致檔案管理未能達(dá)到規(guī)范化與信息化的要求，必須及時提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)與能力。國家有專業(yè)檔案管理課程，仲裁院檔案人員應(yīng)積極參加學(xué)習(xí)活動、培訓(xùn)活動，明確檔案管理工作的重要性和流程。與此同時，規(guī)范處理仲裁工作流程與內(nèi)容，詳細(xì)分解仲裁工作細(xì)節(jié)，明確仲裁檔案的處理方法與處理流程。仲裁檔案管理不局限于接收、存儲，還有整理、歸類、歸檔、借閱等，只有掌握科學(xué)規(guī)范的檔案管理方法，檔案人員才能發(fā)揮仲裁檔案的作用與價值。所以檔案人員要圍繞仲裁檔案長期有效這一核心，配合檔案的完整性、真實性以及條理性制定檔案管理改革方案，科學(xué)規(guī)范地收集檔案、梳理檔案、歸納分類檔案、借閱檔案，制定仲裁檔案管理工作的要求與流程，提高仲裁院勞動人事爭議仲裁檔案管理質(zhì)量。

3 結(jié)語

仲裁檔案管理是勞動人事爭議仲裁院的重要工作，是影響甚至決定仲裁管理水平高低的主要因素，只有把仲裁檔案管理工作做好，才能促使相關(guān)部門與人員順利完成其他事務(wù)。在新的形勢與要求下，仲裁院務(wù)必要充分認(rèn)識仲裁檔案管理的重要性，致力于建立仲裁檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，加強實體建設(shè)，同時強化仲裁檔案電腦管理，提高人員能力，加快仲裁檔案管理改革步伐，為提高仲裁管理水平、發(fā)展仲裁事業(yè)奠定堅實基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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