電子信息化在辦公室檔案管理中的作用

摘 要：辦公室檔案管理工作對完善企事業(yè)單位其它工作有著積極的輔助作用，在新的發(fā)展形勢下，電子信息化技術在辦公室檔案管理中有所體現(xiàn)，提升了工作的效率與質量，使辦公室檔案管理工作的進行更加順利，而這也促進了檔案管理工作的變革。為此，應認清電子信息化在辦公室檔案管理中的作用，做好充足的準備，制定合理的檔案管理措施。

關鍵詞：電子信息化；辦公檔案管理；作用

現(xiàn)階段，電子信息化技術在各個行業(yè)、各個領域中的滲透提升了社會的信息化發(fā)展水平，而各企事業(yè)單位也利用電子信息化技術突破了傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，實現(xiàn)了辦公室檔案管理的變革，利用計算機以及現(xiàn)代化辦公軟件實現(xiàn)網(wǎng)絡閱讀、網(wǎng)絡信息傳遞等，提升了整體的工作效率。文章通過分析電子信息化在辦公室檔案管理中的作用，使企事業(yè)單位能夠正確認識電子信息化在檔案管理中的應用，并深入開發(fā)其功能，實現(xiàn)信息化辦公室檔案管理。

1 電子信息化在辦公室檔案管理中的具體作用分析

電子信息化辦公室檔案管理模式逐漸取代了傳統(tǒng)管理模式，這種模式將傳統(tǒng)檔案管理中記錄在紙張上的文字、數(shù)據(jù)，匯成的報表、文件加載到現(xiàn)代化辦公軟件上，通過網(wǎng)絡對文字進行記錄、對文件進行傳送，實現(xiàn)了文件的實時傳送，打破了時間以及空間的限制，使辦公室檔案管理工作更加便捷；而且現(xiàn)代化辦公軟件具有可共享性、可修改性、快速存儲性等優(yōu)勢，提升了辦公檔案管理工作的智能化、信息化、自動化以及現(xiàn)代化水平[1]。其具體作用有以下幾方面的體現(xiàn)：

首先，提升了辦公室檔案管理的效率與效果，電子信息化管理方式可以自動化按照管理流程進行檔案內(nèi)容管理與處理，省去了繁瑣的人工操作環(huán)節(jié)，有效的提升了管理工作效率；并且降低了人工造成的檔案內(nèi)容誤差，也有效的提升了管理工作的效果。

其次，方便信息共享與資源傳遞。利用電子信息化技術支持的現(xiàn)代化辦公軟件，可以直接構建符合單位檔案管理工作內(nèi)容的管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)部可以實現(xiàn)從檔案內(nèi)容搜集、整合、處理、分類、歸檔到查詢的一體化操作，使檔案管理與查閱可以同步進行，這樣工作人員在整理與應用辦公檔案時更加便利，為企業(yè)提供了更為完善的檔案服務[2]。

再次，辦公檔案管理工作內(nèi)容具有系統(tǒng)性與復雜性的特征，其內(nèi)容涉及到單位運營、技術、科技、物資等多個方面，檔案管理需要對信息資料進行精準歸檔，傳統(tǒng)的管理模式由于完全依靠人工操作，檔案查閱與檢索時間較長。而電子信息化管理可以直接通過文件名、日期、關鍵詞等進行檔案查閱與檢索，大大的提升了檔案管理的效率與精準性。尤其是在事業(yè)單位中，類別多樣的檔案在查詢過程中需要耗費大量的人力與實踐，這種精準的信息化管理模式，使辦公檔案管理工作的操作更加便捷與高效。

最后，在電子信息化技術的支持下，辦公室檔案可以實現(xiàn)永久保存。大多數(shù)辦公室檔案都涉及到單位內(nèi)部的機要信息，所以檔案保存也是檔案管理工作的重要內(nèi)容。但紙質的檔案經(jīng)長時間的保存會出現(xiàn)變質、信息模糊等問題，從而造成檔案失真，而且不可避免因存放地點變動出現(xiàn)丟失、缺失等問題。而利用信息化技術進行辦公室檔案存儲，可以永久的將其存儲在計算機的硬盤當中，方便隨時查閱，而且不會出現(xiàn)變質、丟失等問題，保障了辦公室檔案的安全[3]。

2 電子信息化在辦公室檔案管理各階段的作用分析

通常情況下，單位開展辦公室檔案管理工作都是依照其流程按階段進行的，而且很多單位的檔案內(nèi)容涉及到技術、科學技術等多個方面，所以要求必須做好保密以及資料鑒定等工作。為此，應探究在各管理階段電子信息化的作用，電子信息化在辦公室檔案管理各階段的作用如下：

一是，在辦公室檔案內(nèi)容搜集階段，通過網(wǎng)絡系統(tǒng)可以自動在網(wǎng)絡上進行檔案內(nèi)容搜集，從而集中到電子檔案中，形成資源全面并可共享的數(shù)據(jù)庫；

二是，在辦公室檔案處理上，利用電子信息化技術在計算機上建立電子檔案，可以將傳遞的信息內(nèi)容直接在電子檔案中進行有序化的處理，電子檔案會自動生成邏輯目錄；

三是，檔案管理環(huán)節(jié)中，首先要做好檔案保密工作，為了避免外界不安全因素以及黑客的入侵，防止單位核心機密被盜取，并分級別進行檔案保密密碼設施，并設置多道安全防護屏障，工作人員必須具備權限，確定權限后才可對檔案內(nèi)容進行訪問；

四是，在檔案內(nèi)容檢定上，通過電子信息模式具備的生產(chǎn)條件，即可對檔案內(nèi)容進行可取性檢定；

五是，在檔案利用上，在網(wǎng)路化管理模式下，通過搜索關鍵詞、日期等即可對檔案進行檢索與查閱，而且閱讀方式多樣，還可以進行信息格式轉化，使檔案服務更加完善；

六是，在辦公室檔案管理系統(tǒng)操作上，其系統(tǒng)以人性化為主，根據(jù)檔案管理工作內(nèi)容設置其功能，提高了整體的操作效率，保障工作人員能夠精準的獲取到查詢檔案。

3 結束語

綜上所述，在新的形式下，辦公室檔案管理工作有了更高的要求，實現(xiàn)信息化、智能化、自動化辦公室檔案管理模式是辦公室檔案管理發(fā)展的必然趨勢，因此，各單位必須清楚、正確的認識到電子信息化在辦公室檔案管理工作中應用的作用，合理的進行應用，為單位的發(fā)展提供更完善的檔案服務。

參考文獻

[1]陳忠琴.事業(yè)單位辦公室檔案管理在助力主營業(yè)開展的措施探究[J].魅力中國，2017，23（2）：106-106.

[2]金喜來，劉圓圓，陸旭.國家水資源監(jiān)控能力建設項目辦公室檔案管理[J].水利信息化，2016，30（2）：7-11.

[3]蘇蘭.高校辦公室行政人員檔案信息化安全管理策略[J].中小企業(yè)管理與科技，2015，27（8）：70-70.

作者簡介

孫彥雷（1981-），男，漢族，山東滕州人，本科，濟寧市皮膚病防治院辦公室主任；助理館員，研究方向：辦公室檔案信息化管理。