對城市規(guī)劃建設(shè)檔案管理中問題的研究

劉佩瓊

摘 要：城市規(guī)劃建設(shè)在城市建設(shè)中意義重大，對其檔案開展高效管理具有重要作用。對城建規(guī)劃檔案管理工作的主要內(nèi)容進(jìn)行簡要分析，并從信息化建設(shè)、規(guī)范化管理、執(zhí)法性問題等方面，對檔案管理問題進(jìn)行探討。結(jié)合實(shí)際情況，提出具有針對性的優(yōu)化建議及改進(jìn)措施，旨在進(jìn)一步提高管理效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；城市規(guī)劃建設(shè)；大數(shù)據(jù)

城市規(guī)劃建設(shè)是我國城市發(fā)展的主要依據(jù)，對其建設(shè)檔案管理工作進(jìn)行不斷整改，不僅有助于及時、準(zhǔn)確反饋社會經(jīng)濟(jì)狀況，同時也能反映出城市人口生產(chǎn)生活狀態(tài)，為城市未來建設(shè)提供更多便利。但是，在實(shí)際工作中，檔案管理工作普遍存在多種問題，應(yīng)得到充分重視，并采取必要措施進(jìn)行優(yōu)化，不斷提高檔案管理實(shí)效，為城市規(guī)劃及發(fā)展提供有益數(shù)據(jù)，從而促進(jìn)城建工作效益的不斷提升。

1 城建檔案管理主要內(nèi)容

城市規(guī)劃建設(shè)檔案能夠突出城市現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r，并揭示未來發(fā)展路線及目標(biāo)，與城市規(guī)劃建設(shè)存在密切關(guān)聯(lián)。城市規(guī)劃往往需要結(jié)合城市歷史發(fā)展進(jìn)程、自然生態(tài)條件、環(huán)境建設(shè)情況等，因而對城建各類檔案進(jìn)行有效管理，是時代發(fā)展的必然[1]。但是，對于城市規(guī)劃建設(shè)檔案來說，其屬于系統(tǒng)性工程，自身管理比較復(fù)雜。檔案管理主要涉及到兩個方面，一是歸檔前管理，另一個是歸檔后管理。一般情況下，檔案信息歸檔前，需要對各類規(guī)劃建設(shè)文件進(jìn)行準(zhǔn)確鑒別，并整理相應(yīng)資料。而檔案信息歸檔后，往往需要對相關(guān)資料及信息進(jìn)行及時檢查，做好分類工作。這樣一來，要求相關(guān)檔案管理人員應(yīng)立足于長遠(yuǎn)，制定合理管理措施，不斷提高管理效率。

2 城建檔案管理存在的固有問題分析

2.1 信息化建設(shè)落后

為進(jìn)一步提高城市規(guī)劃建設(shè)的整體效益，應(yīng)對檔案管理進(jìn)行不斷優(yōu)化。從目前運(yùn)行情況來看，城建檔案管理在信息化建設(shè)上比較匱乏，即使有部分城市重視信息化建設(shè)，但是建設(shè)力度還無法滿足日益增加的城市建設(shè)規(guī)劃。例如，系統(tǒng)建設(shè)缺乏理論及實(shí)踐知識，且系統(tǒng)建設(shè)速度較慢，無法結(jié)合城市發(fā)展現(xiàn)狀對檔案信息進(jìn)行及時更新和應(yīng)用。此外，信息化建設(shè)落后也體現(xiàn)在系統(tǒng)硬件配置不足上，導(dǎo)致檔案資源無法實(shí)現(xiàn)共建共享。出現(xiàn)這種情況的主要原因在于理念落后，無法適應(yīng)新時期工作規(guī)范及要求。

2.2 規(guī)范化管理缺失

從現(xiàn)階段情況來看，城建檔案管理系統(tǒng)建設(shè)尚不夠完備，在很多資源、信息收集時，這種弊端就會顯現(xiàn)出來。不僅收集方式單一，且信息處理過程不夠嚴(yán)謹(jǐn)，給檔案管理整體效果產(chǎn)生明顯不利影響[2]。一般情況下，紙質(zhì)檔案是主要收集對象，缺乏針對性較強(qiáng)的特殊載體檔案，也對信息化處理造成不同程度的影響。與此同時，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多城建檔案信息處理過程中，由于缺乏規(guī)范化管理，操作程序混亂，常常會導(dǎo)致檔案歸檔出現(xiàn)重大問題。很多管理實(shí)踐工作表明，實(shí)際工作中往往重視檔案收集數(shù)量，主觀忽視檔案收集質(zhì)量。

2.3執(zhí)法性問題嚴(yán)峻

對于城建檔案管理工作，其執(zhí)法力度不夠大，對城建檔案管理及實(shí)際應(yīng)用造成明顯影響。從實(shí)際情況來看，城建檔案管理缺乏相應(yīng)的執(zhí)法權(quán)責(zé)，現(xiàn)有執(zhí)法準(zhǔn)則比較落后，缺乏科學(xué)性及實(shí)踐操作性，導(dǎo)致具體執(zhí)法慢。，權(quán)威資料調(diào)查表明，綜合我國多個城市發(fā)展現(xiàn)狀認(rèn)為，雖然執(zhí)法管理環(huán)境不斷向好，但是由于執(zhí)法細(xì)則的缺失，導(dǎo)致執(zhí)法過程緩慢，直接影響到檔案管理工作的順利開展。此外，城建檔案散失現(xiàn)象也比較普遍，導(dǎo)致很多檔案無法及時移交給相關(guān)部門，對城市規(guī)劃及建設(shè)工作產(chǎn)生較大影響。

3 優(yōu)化城建規(guī)劃檔案管理的策略

3.1 完善信息建設(shè)，提高檔案管理效率

城建檔案信息化建設(shè)過程中，普遍存在硬件配置低下問題，給資源共享造成影響。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)管理背景下，應(yīng)不斷對硬件配置進(jìn)行完善，并對檔案管理網(wǎng)路建設(shè)工作加以關(guān)注，從而為城建規(guī)劃檔案系統(tǒng)建設(shè)提供更多幫助[3]。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思維，減少人力收集，提高城建檔案收集及管理效率。不斷豐富理論及實(shí)踐知識，加快系統(tǒng)建設(shè)速度，使其根據(jù)城市發(fā)展現(xiàn)狀，及時對檔案信息進(jìn)行及時更新，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)及資料的高效應(yīng)用，適應(yīng)新時期工作規(guī)范及要求。

為適應(yīng)目前檔案管理工作需要，應(yīng)充分重視信息化建設(shè)及管理。為此，可通過多種形式，不斷對信息化建設(shè)進(jìn)行完善。例如，對于硬件配置，應(yīng)加大資金投入，使得信息化建設(shè)能夠順利開展，并且達(dá)到高效運(yùn)行目的。與此同時，充分認(rèn)識到現(xiàn)代化辦公體系的重要作用，并設(shè)計更為完善的體系，為實(shí)現(xiàn)信息化管理奠定基礎(chǔ)。搭建更多管理平臺，促進(jìn)資源共享及合理利用。例如，對網(wǎng)絡(luò)平臺加以利用，提高檔案收集、歸檔的準(zhǔn)確性，進(jìn)一步減少檔案歸檔時間。

3.2 強(qiáng)化操作程序，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理

城建檔案資源收集、處理、歸檔等工作開展過程中，應(yīng)對其操作程序進(jìn)行不斷完善，在重視數(shù)量的同時，也不斷提高管理質(zhì)量，體現(xiàn)檔案自身價值，避免盲目收集現(xiàn)象，并對檔案分類整理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化，從而最大程度減少資源浪費(fèi)，提高管理實(shí)效。實(shí)際工作經(jīng)驗顯示，對檔案收集、整理等操作程序進(jìn)行不斷優(yōu)化，可有效提高工作效率。為此，應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展需要，逐漸淘汰不合理檔案載體，同時加強(qiáng)對特種載體檔案的管理[4]。

在做好上述工作基礎(chǔ)上，還要對資料收集的總體籌劃工作加以重視。為此，可將檔案資源收集、歸檔等工作充分與目前管理機(jī)制相融合。這樣一來，不僅能夠有效提高管理效益，還能促進(jìn)結(jié)構(gòu)統(tǒng)一一致。制定詳細(xì)工作規(guī)劃，結(jié)合城市發(fā)展?fàn)顩r及整體經(jīng)濟(jì)走勢，對檔案管理種類進(jìn)行準(zhǔn)確劃分，使收集到的檔案資源更加多樣、豐富。對城建規(guī)劃資源分布情況進(jìn)行了解，從而進(jìn)一步擴(kuò)展資源收集的覆蓋面。

3.3 加大執(zhí)法力度，落實(shí)執(zhí)法管理原則

為進(jìn)一步提高城建檔案管理質(zhì)量及工作效率，務(wù)必要對與城建檔案管理相對應(yīng)的執(zhí)法體系進(jìn)行不斷完善，從而保證檔案管理合理性及規(guī)范性。首先，對城建檔案管理方式與方法進(jìn)行不斷優(yōu)化，明確各個環(huán)節(jié)工作責(zé)任及具體規(guī)范，使檔案管理有章可循、有法可依。與此同時，加大執(zhí)法宣傳力度，完善檔案管理相關(guān)執(zhí)法職能，保證其有效性。其次，對檔案管理部門自身職能進(jìn)行不斷強(qiáng)化，完全配合執(zhí)法部門工作，并且逐步實(shí)現(xiàn)兩者之間的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。推行責(zé)任追究制度，不斷完善相應(yīng)的獎懲機(jī)制，從而促進(jìn)管理工作職責(zé)的落實(shí)。最后，為有效推動執(zhí)法管理方案的落實(shí)，保證城建規(guī)劃檔案的完整性，執(zhí)法部門應(yīng)對檔案來源進(jìn)行檢查，明確是否為真實(shí)可靠的檔案資料，為城建規(guī)劃信息利用與管理創(chuàng)造更為便利的條件，滿足發(fā)展所需。

4 結(jié)束語

城市規(guī)劃建設(shè)資料及檔案，是城建發(fā)展的重要構(gòu)成部分，及時對其開展必要管理，執(zhí)行高效管理措施，也是適應(yīng)城市發(fā)展的必然。為此，應(yīng)對檔案管理主要內(nèi)容進(jìn)行了解，然后根據(jù)實(shí)際情況開展全面信息管理。除此之外，也要充分認(rèn)識到目前城建規(guī)劃檔案管理工作中存在的固有問題，并結(jié)合問題反饋情況，采取必要措施進(jìn)行整改，從而保證檔案管理的合理性及科學(xué)性。為實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率檔案管理，應(yīng)在實(shí)際工作中，創(chuàng)新工作方法，不斷做出改進(jìn)，從而使檔案管理能夠滿足城建規(guī)劃發(fā)展需要。

參考文獻(xiàn)

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