不動產(chǎn)檔案智能化庫房探討

嚴(yán)凌

摘 要：隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)量以日俱增，對于檔案庫房的管理要求逐步提高，需要以計算機技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)深入到不動產(chǎn)檔案管理之中。智能化庫房就是指運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和方法管理庫房，節(jié)省人力物力，提高檔案庫房利用效率。將來，智能化庫房是不動產(chǎn)檔案智能化管理的主要內(nèi)容和核心。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)檔案；智能化；庫房

1 不動產(chǎn)檔案管理面臨的問題

2016年6月不動產(chǎn)登記中心成立，交易量逐漸增加，不動產(chǎn)登記檔案數(shù)量也急劇上漲。大量檔案的接收入庫，對檔案接收的上下架、位置管理、庫房的巡檢及盤點、檔案統(tǒng)計、利用調(diào)閱等帶來不少困難，而目前的檔案管控手段相對單一，工作效率較低，已不能滿足日益增長的檔案管理需要。檔案部門如何在大批接待查檔量的情況下，及時高效的提高調(diào)閱實體檔案的速度，降低百姓的調(diào)檔等待時間，提質(zhì)增效是當(dāng)前的主要問題。檔案存儲設(shè)備智能化尚未建立，實物檔案開發(fā)利用的智能化水平不高，檔案資源優(yōu)勢未能得到充分發(fā)揮。檔案存儲設(shè)備智能化建設(shè)、檔案館一體化建設(shè)進(jìn)程需要進(jìn)一步加快。

2 建立不動產(chǎn)檔案智能化庫房的重要性

不動產(chǎn)檔案是民眾住房信息資料的重要組成部分，檔案庫房建設(shè)是政府對民眾檔案妥善保管的重要體現(xiàn)。檔案庫房升級改造與建設(shè)是對檔案日益重要、檔案智能管理的體現(xiàn)。建設(shè)智能一體化不動產(chǎn)檔案庫房是當(dāng)今不動產(chǎn)發(fā)展的重要事情之一。面對經(jīng)濟社會和各項房產(chǎn)事業(yè)快速的發(fā)展變化，檔案庫房日常數(shù)據(jù)記錄的及時性、針對性、準(zhǔn)確性相對不足，限制了日常管理效果的彰顯。檔案室配套設(shè)備、檔案庫房設(shè)備一體化、檔案庫房專用設(shè)備一體化需要進(jìn)一步加強。

為了給民眾提供一個舒適、便捷的工作環(huán)境，為不動產(chǎn)檔案提供一個安全、舒適的存放環(huán)境，實現(xiàn)節(jié)約時間、節(jié)約能源和提高工作管理效率的目標(biāo)。最終以科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，依靠先進(jìn)的設(shè)備和優(yōu)越的設(shè)計理念、科學(xué)客觀的管理設(shè)計生產(chǎn)出檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)。實現(xiàn)了檔案庫房安全保護(hù)由被動人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化、人性化管理的歷史性跨越，完成了標(biāo)準(zhǔn)檔案室建設(shè)的目標(biāo)，完成了檔案庫房升級改造、智能化檔案室建設(shè)，實現(xiàn)了實體檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用。

3 智能化檔案庫房包含的系統(tǒng)

檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)主要包括：檔案智能控制系統(tǒng)、檔案環(huán)境管理系統(tǒng)、智能密集架系統(tǒng)、 以及實體檔案管理系統(tǒng)。

3.1 檔案智能控制系統(tǒng)

檔案庫房智能一體化管理系統(tǒng)分為中控層、系統(tǒng)層、控制層、設(shè)備層、將檔案庫房環(huán)境智能化管理、檔案資料智能化管理、檔案密集架智能化管理三大系統(tǒng)完美結(jié)合在一起，使物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域得到充分運用。系統(tǒng)對檔案庫房內(nèi)所有設(shè)備進(jìn)行一體化管理，設(shè)備包括智能密集架、恒溫恒濕設(shè)備、空氣凈化消毒設(shè)備、紅外防盜設(shè)備、出入門禁設(shè)備、視頻監(jiān)控設(shè)備、漏水報警設(shè)備等集中一體化管理，以統(tǒng)一專用設(shè)備接口接入庫房局域網(wǎng)總線，各功能設(shè)備獨立運行的同時，根據(jù)設(shè)定邏輯和特定要求聯(lián)動運行，實現(xiàn)檔案的智能化存取調(diào)閱、檔案庫房溫濕度的智能調(diào)節(jié)、檔案庫房空氣質(zhì)量的采集及凈化，有效地保證了檔案的安全與壽命。

3.2 檔案環(huán)境管理系統(tǒng)

包括庫房溫濕度控制系統(tǒng)、煙霧感應(yīng)檢測系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、漏水報警系統(tǒng)、實體檔案管理系統(tǒng)。

庫房溫濕度控制系統(tǒng)顯示當(dāng)前溫度、濕度、及是否在控制范圍之內(nèi)，以數(shù)字、圖形方式顯示，圖形的綠線為設(shè)定范圍 。如：空調(diào)、除濕機、空氣凈化設(shè)備、恒濕凈化消毒一體機等。

視頻監(jiān)控系統(tǒng)：在庫房關(guān)鍵位置安裝攝像機，對庫房實行24小時不間斷的視頻監(jiān)控。

門禁管理系統(tǒng) ：對智能卡門禁進(jìn)行管理，系統(tǒng)自動記錄工作人員出入信息，對于非法的人員進(jìn)入，可以選擇報警。

漏水檢測自動報警系統(tǒng) ：庫房內(nèi)的暖氣自來水等水管爆裂、雨季窗體漏水，空調(diào)漏水等情況發(fā)生時，會對檔案產(chǎn)生嚴(yán)重的破壞，造成不必要的損失，因此在檔案庫房的必要位置安裝漏水檢測裝置，實時檢測漏水情況發(fā)生，是非常有必要的。當(dāng)出現(xiàn)漏水時，可以及時通知相關(guān)人員采取必要措施。煙霧檢測感應(yīng)檢測系統(tǒng)：檔案庫房專用氣體消防系統(tǒng)能控制氣體滅火設(shè)備的啟動噴灑，收到啟動控制信號后能發(fā)出聲光報警，啟動現(xiàn)場的聲光報警服務(wù)器，開始延時且指示時間、并聯(lián)動啟動輸出模塊實現(xiàn)關(guān)閉門窗、防火閥和停止空調(diào)燈控能，可向火災(zāi)報警系統(tǒng)控制器等上傳啟動控制信號、啟動噴灑信號、氣體噴灑信號和故障信號等消息，并記錄信息。

3.3 檔案智能密集架管理系統(tǒng)

負(fù)責(zé)庫房內(nèi)密集架的控制與管理，通過控制智能密集架存取檔案，提高檔案存取的準(zhǔn)確性、時效性和管理能力，幫助、引導(dǎo)管理人員管理檔案，保障工作人員在庫房內(nèi)工作時的安全，滿足檔案管理的需求。具體功能包括：密集架的移動和停止，檔案的定位和自動引導(dǎo)、檔案的上架與下架，人員在通道內(nèi)安全保障，架體信息的集中顯示，架體的遠(yuǎn)程控制等。

3.4 實體檔案管理系統(tǒng)

檔案密集架采用智能密集架，基于互聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)構(gòu)建的智能管理多元化檔案資源、完成感知與處理檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的新型虛擬檔案庫房。

4 智能化檔案庫房系統(tǒng)的優(yōu)勢：

4.1 智慧聯(lián)動，全盤盡在掌控

各個子系統(tǒng)之間是互聯(lián)互通的，協(xié)調(diào)工作，進(jìn)行智慧應(yīng)用。比如通過檔案館庫房溫濕度系統(tǒng)與智能密集架系統(tǒng)互聯(lián)，實時監(jiān)控密集架溫濕度，提供密集架自動通風(fēng)、合攏功能。

4.2 全面的環(huán)境治理

系統(tǒng)不但能恒溫恒濕，并且可以對環(huán)境的空氣質(zhì)量進(jìn)行檢測治理，比如有害物質(zhì)，有害氣體，有害細(xì)菌等等 。

4.3 快速盤庫

結(jié)合系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)，可以精確顯示庫房中每個密集架所存放的檔案類型、數(shù)量等，實時監(jiān)控每個密集架的飽和度，可以查看每份檔案的流通環(huán)節(jié) 。

4.4 云平臺系統(tǒng)的搭建

設(shè)備信息數(shù)據(jù)管理，系統(tǒng)可以采集所有設(shè)備的運行信息，運行信息包括各個子系統(tǒng)設(shè)備的運行數(shù)據(jù)，比如溫度、濕度、空氣質(zhì)量、設(shè)備的功耗、傳感器的運行狀態(tài)、電源穩(wěn)定情況，設(shè)備的運行時間等。然后保存在云數(shù)據(jù)庫里面，便于數(shù)據(jù)分析。大數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，首先系統(tǒng)可以對采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計管理，統(tǒng)計庫房的各個參數(shù)（溫濕度、空氣質(zhì)量、功耗、運行時間、使用情況等）。然后把這些數(shù)據(jù)進(jìn)行細(xì)化分析，包括各個子系統(tǒng)設(shè)備的運行情況、庫房各個環(huán)境參數(shù)的情況。

5 總結(jié)

檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)中檔案庫房安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)完全是按照國家檔案局有關(guān)檔案安全保護(hù)的管理技術(shù)要求設(shè)計完成，突出了檔案庫房檔案安全保護(hù)的檔案庫房“九防”（即防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲，防鼠等）要求。同時，解決了有效整合庫房溫濕度控制、煙霧感應(yīng)檢測、視頻監(jiān)控、門禁、漏水報警、以及實體檔案管理的問題。數(shù)據(jù)相互共享、既獨立運行又互相協(xié)作聯(lián)動運行，嚴(yán)格按照檔案安全保護(hù)的“九防”要求，讓檔案庫房環(huán)境更舒適、檔案存放更安全、檔案管理更高效。真正把現(xiàn)在科技完美的融入到檔案信息現(xiàn)代化事業(yè)建設(shè)中來，更好的服務(wù)社會、服務(wù)民生，努力為推動檔案信息化、檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程做出貢獻(xiàn)。

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