核電企業(yè)工程信函分發(fā)實(shí)踐及優(yōu)化措施

摘 要：通過(guò)分析工程信函特點(diǎn)和存在常見(jiàn)問(wèn)題，提出信函分發(fā)要當(dāng)好信函分發(fā)質(zhì)檢員和工程協(xié)調(diào)員，提出信函分發(fā)優(yōu)化措施，指出增加人工智能技術(shù)的應(yīng)用，信函從傳統(tǒng)分發(fā)向智能分發(fā)轉(zhuǎn)變，有效地提升信函分發(fā)效率，降低了信息流轉(zhuǎn)成本。

關(guān)鍵詞： 工程信函；分發(fā)；優(yōu)化；核電

在核電企業(yè)，文件被細(xì)分為工程信函、公文、技術(shù)文件、記錄報(bào)告、程序等類(lèi)型。工程信函隸屬于函，對(duì)于公司而言，是指在項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)營(yíng)中與其他單位來(lái)往用于商洽、詢問(wèn)、答復(fù)、請(qǐng)求和報(bào)送等活動(dòng)中形成的文件。工程信函傳遞的方式包括面交、傳真、郵寄、電子郵件和系統(tǒng)交換等多種方式，已廣泛應(yīng)用于核電項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段中。

1 核電工程信函的特點(diǎn)

工程信函在核電文件分類(lèi)體系中，作為一類(lèi)重要的文件，它與管理文件、技術(shù)文件、行政文件、商務(wù)文件、記錄報(bào)告等，作為核電文件體系中重要的一個(gè)分支。它具有數(shù)量大、內(nèi)容雜、時(shí)效強(qiáng)等顯著特點(diǎn)。

1.1 數(shù)量大

田灣核電站20年間共接收工程信函32萬(wàn)余份，外發(fā)工程信函約15萬(wàn)份。

1.2 內(nèi)容雜

田灣核電站已經(jīng)與530家主要合作單位建立通信渠道關(guān)系，還有很多合作單位因?yàn)楹贤芷谳^短，沒(méi)有按照《通信一般規(guī)則》建立常規(guī)的通信渠道，采用公共通用渠道號(hào)。

1.3 時(shí)效強(qiáng)

工程信函發(fā)貨通知、接機(jī)通知、會(huì)議通知、設(shè)計(jì)審查與澄清、針對(duì)關(guān)鍵事項(xiàng)的答復(fù)等，影響項(xiàng)目前期工作、設(shè)計(jì)、施工進(jìn)程，尤其是對(duì)設(shè)計(jì)審查與澄清，若分發(fā)處理延誤，會(huì)給參建單位帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

2 核電工程信函分發(fā)原則

文檔部門(mén)作為工程信函的分發(fā)責(zé)任處室，主要依據(jù)公司管理大綱、質(zhì)量保證大綱、各處室職責(zé)、公司領(lǐng)導(dǎo)分工以及相關(guān)的決議、決定、會(huì)議紀(jì)要、工作程序等文件進(jìn)行分發(fā)。遇到難以確定分發(fā)意見(jiàn)的工程信函，分發(fā)負(fù)責(zé)人及時(shí)向相關(guān)處室的負(fù)責(zé)人進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢。若咨詢并協(xié)商后仍無(wú)法確定主辦處室，通過(guò)電子郵件請(qǐng)示公司主管領(lǐng)導(dǎo)，由主管領(lǐng)導(dǎo)確定分發(fā)意見(jiàn)。工程信函分發(fā)主要遵循以下分發(fā)原則。

2.1 主辦唯一性

信函涉及事由單一，大多數(shù)工程信函能夠根據(jù)內(nèi)容主體、業(yè)務(wù)歸口責(zé)任來(lái)判斷唯一的主辦處室，但有些工程信函涉及到設(shè)計(jì)與采購(gòu)、設(shè)計(jì)與施工、多項(xiàng)目管理、技術(shù)方案與商務(wù)報(bào)價(jià)并存，在這種情況下，根據(jù)公司的處室職責(zé)分工，需要多個(gè)處室同時(shí)辦理，但為了這份工程信函有牽頭處室歸口辦理，需要明確這份工程信函唯一的主辦處室。

2.2 分發(fā)精準(zhǔn)性

信函專(zhuān)指性高，有明確的分發(fā)對(duì)象，一般只分發(fā)給直接辦理的相關(guān)處室。涉及關(guān)鍵路徑、重大事項(xiàng)、重大商務(wù)問(wèn)題或表述內(nèi)容分發(fā)主體不明確時(shí)，要執(zhí)行保守決策，增加職能處室和分管領(lǐng)導(dǎo)閱知。

2.3 分發(fā)時(shí)效性

工程信函一般有明確的答復(fù)期限，決定信函需要及時(shí)分發(fā)。一般來(lái)說(shuō)，收到信函24小時(shí)內(nèi)電子分發(fā)完畢。對(duì)于重要或緊急的工程信函必須在接收的工作日內(nèi)分發(fā)完畢。

3 核電工程信函分發(fā)實(shí)踐

3.1 當(dāng)好工程信函質(zhì)檢員

工程信函分發(fā)前，是對(duì)錄入信息和上傳的文件質(zhì)量，進(jìn)行再把關(guān)、糾錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)。分發(fā)負(fù)責(zé)人把好工程信函登錄的質(zhì)量關(guān)，要對(duì)一般性問(wèn)題和較難察覺(jué)的問(wèn)題做到心中有數(shù)。

1）抽檢信函錄入信息。工程信函之間往復(fù)關(guān)系，通過(guò)參考文件或?qū)Ψ桨l(fā)文號(hào)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，才方便分發(fā)和后續(xù)處理。置于工程信函顯著位置的參考文件，很容易識(shí)別并正確錄入，但有時(shí)具有參考價(jià)值的參考文號(hào)隱藏在工程信函正文字里行間，甚至附件中技術(shù)文件的編制說(shuō)明中，容易遺漏。點(diǎn)擊參考文件未鏈接成功，需要核查錄入的參考文號(hào)在系統(tǒng)中是否存在，對(duì)于不存在文件，需要追查應(yīng)提交文件是否提交。

2）驗(yàn)證內(nèi)容完整性。工程信函內(nèi)容主體通過(guò)傳真或郵寄接收，但正文中提到附件卻通過(guò)電子郵件或傳遞給其他業(yè)務(wù)人員，容易遺漏附件。核對(duì)收到文件的完整性，尤其是正文部分提到的附件尤為重要。若碰到相同文件多次傳遞，需要與來(lái)文單位進(jìn)行確認(rèn)，若內(nèi)容完全一致，優(yōu)先保留主送我公司的文件。

3）通信規(guī)則正確使用。面臨多機(jī)組、多堆型群堆管理，不同項(xiàng)目采取各自通信規(guī)則，保證該項(xiàng)目通信規(guī)則權(quán)威性，流水號(hào)不要斷號(hào)、空號(hào)、重號(hào)，通過(guò)定期對(duì)重要單位來(lái)往信函進(jìn)行核查，若出現(xiàn)異常，提醒來(lái)文單位糾正，保證項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性和完整性，避免

3.2 當(dāng)好工程信函協(xié)調(diào)員

3.2.1 難以分辨分發(fā)對(duì)象。無(wú)隸屬關(guān)系的交流調(diào)研函，難以區(qū)分分發(fā)對(duì)象時(shí)，需要分發(fā)負(fù)責(zé)人擔(dān)任協(xié)調(diào)員角色，與可能承辦的處室進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，也可要求來(lái)函單位事先約定接待處室，否則不予分發(fā)，避免給承辦處室造成不必要的工作干擾。

3.2.2 工程信函內(nèi)容有交叉。當(dāng)信函涉及到設(shè)計(jì)與采購(gòu)、設(shè)計(jì)與施工、多項(xiàng)目管理、技術(shù)方案與商務(wù)報(bào)價(jià)并存，需要判斷工程信函主體內(nèi)容側(cè)重哪個(gè)方面，與可能承辦的處室進(jìn)行溝通，甚至要與來(lái)文單位進(jìn)行溝通，對(duì)方發(fā)函的真正意圖是什么，需要哪些處室來(lái)辦理。

3.2.3 對(duì)分發(fā)意見(jiàn)各抒己見(jiàn)。分發(fā)負(fù)責(zé)人對(duì)于已經(jīng)分發(fā)的重要工程信函，經(jīng)?；乜唇邮杖蝿?wù)處室經(jīng)辦人的處理意見(jiàn)，逐步收集分發(fā)范圍精準(zhǔn)性。業(yè)務(wù)處室若認(rèn)為主辦不合理，要及時(shí)與分發(fā)負(fù)責(zé)人主動(dòng)溝通，以便分發(fā)人及時(shí)核實(shí)分發(fā)意見(jiàn)，避免分發(fā)不合理，讓主辦處室難以處理。

4 優(yōu)化措施

4.1 及時(shí)更新分發(fā)清單

工程信函分發(fā)負(fù)責(zé)人通過(guò)學(xué)習(xí)公司管理大綱、質(zhì)量保證大綱及相關(guān)的工作程序、列席各種工程會(huì)議、查閱公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上的信息、咨詢各職能處室的領(lǐng)導(dǎo)及專(zhuān)業(yè)人員等各種途徑收集信函分發(fā)所必需的信息。收集整理信息，及時(shí)更新工程信函電子分發(fā)建議表。

4.2 關(guān)注主線工作任務(wù)

隨著工程進(jìn)展推進(jìn)，主線任務(wù)動(dòng)態(tài)變化，列席、查閱各種會(huì)議紀(jì)要和工程進(jìn)展報(bào)告，快速有效了解主線任務(wù)。分發(fā)負(fù)責(zé)人及時(shí)掌握主線任務(wù)進(jìn)展清單，識(shí)別重要任務(wù)牽頭處室，多任務(wù)臨時(shí)指派處室，作為工程信函分發(fā)重要依據(jù)。文檔部門(mén)每月發(fā)布一次工程信函處理月報(bào)，及時(shí)通報(bào)各處室主辦和協(xié)辦完成情況

4.3 定期開(kāi)展拾遺補(bǔ)缺

每月與主要參建單位建立來(lái)往工程信函清單交換機(jī)制。通過(guò)互換清單，對(duì)漏函進(jìn)行催要，對(duì)重號(hào)進(jìn)行更正。雙發(fā)通過(guò)系統(tǒng)交換方式提交文件，可每周開(kāi)展信函查漏補(bǔ)缺。

4.4 啟用上層決策分發(fā)

當(dāng)分發(fā)負(fù)責(zé)人遇到難以明確分發(fā)范圍的工程信函時(shí)，可通過(guò)系統(tǒng)、郵件、電話征求公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)再分發(fā)。。

4.5 啟用回退再分發(fā)

當(dāng)處室負(fù)責(zé)人收到工程信函時(shí)，與分發(fā)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)不一致，尤其是職責(zé)有交叉或多任務(wù)且分發(fā)負(fù)責(zé)人難以找到其他合適的主辦處室，可啟用回退公司領(lǐng)導(dǎo)再分發(fā)，避免分發(fā)負(fù)責(zé)人與業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人溝通未達(dá)成一致，導(dǎo)致工程信函未及時(shí)處理的難題。

4.6 基于大數(shù)據(jù)分析的自動(dòng)分發(fā)

傳統(tǒng)人工分發(fā)方式，對(duì)分發(fā)負(fù)責(zé)人知識(shí)和技能要求較高，對(duì)于一些內(nèi)容類(lèi)似信函，需要重復(fù)的選擇主辦、協(xié)辦、閱知部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)，每份信函分發(fā)至少耗時(shí)3分鐘，分發(fā)工作量較大。若采用大數(shù)據(jù)和機(jī)器學(xué)習(xí)理念，建立信函分發(fā)規(guī)則，采用文本識(shí)別與自然語(yǔ)言處理技術(shù)，由機(jī)器學(xué)習(xí)歷史分發(fā)記錄計(jì)算分發(fā)建議，再輔助人工判斷，可覆蓋近80%信函主辦處室智能推送，實(shí)現(xiàn)智能分發(fā)模式。

總之，隨著不斷優(yōu)化信函分發(fā)措施，增加人工智能技術(shù)的應(yīng)用，有效地提升了信函分發(fā)效率，降低了信息流轉(zhuǎn)成本，取得了較好的應(yīng)用效果。

作者簡(jiǎn)介

查鳳華（1977-），女，湖北，大學(xué)本科，副研究館員，文檔管理方向。