探究事業(yè)單位檔案管理

徐政敏

摘 要：當(dāng)下我國事業(yè)單位改革處于深化實(shí)施階段，對于其中檔案管理等相關(guān)內(nèi)容也提出越來越高得需求。事業(yè)單位的檔案管理工作本身具備較強(qiáng)的特殊性，因?yàn)槠湫枰邆浔Ｃ苄?、公共服?wù)性等，因此要能夠針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)有一些缺陷予以重視，并且在當(dāng)前時期下提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，要能夠掌握檔案信息化、數(shù)字化等相關(guān)工作手段，運(yùn)用信息技術(shù)來正確處理事業(yè)單位檔案，也要處理好檔案管理與保密之間的聯(lián)系，這樣才能夠通過檔案管理工作促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作有條不紊的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

1 事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

隨著當(dāng)前我國事業(yè)單位改革快速加深，對于其中檔案管理工作同時予以了更多重視。檔案管理工作主要就是事業(yè)單位在各項(xiàng)的社會活動中形成的文字、聲像、財務(wù)等各種形式的記錄，因此也是反映事業(yè)單位發(fā)展的重要依據(jù)。檔案能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供服務(wù)，也能夠?yàn)槠涔芾硖峁┮罁?jù)，更能夠?yàn)槠渖鐣樵兲峁┓蓱{證。所以新時期下，要能夠做好事業(yè)單位檔案管理工作，才能夠使得其實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展。

事業(yè)單位檔案管理工作具有非常明顯的特征，首先就是其在開展檔案等相關(guān)工作時候具有很強(qiáng)的保密原則。我們知道，事業(yè)單位都是通過政府或者國有資產(chǎn)獨(dú)立設(shè)計，因此其涉及方面也是非常廣，其涉及教育、科技、文化、衛(wèi)生多諸多領(lǐng)域，因此其中的檔案管理工作設(shè)計的內(nèi)容也設(shè)計諸多方面，如人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等等，其中也不乏一些機(jī)密文件，因此于事業(yè)單位的檔案管理工作里，確保資源的安全性是相當(dāng)有意義的內(nèi)容。其次由于其檔案管理工作因?yàn)楸旧砭哂蟹?wù)性而具有特殊性。事業(yè)單位因?yàn)槠湎嚓P(guān)的社會活動而形成的各類文件檔案，也是對于不同行業(yè)不同工作的匯總，事業(yè)單位一般也不屬于政府機(jī)構(gòu)，因此不具有盈利性，其檔案管理主要也是服務(wù)于企業(yè)單位、個人甚至是國家各級機(jī)關(guān)，因此其起著非常重要的查詢作用，事業(yè)單位的檔案管理工作也大都以服務(wù)為宗旨，以此來做出更多公共服務(wù)。

2 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

事業(yè)單位檔案管理于新時期下還是存有很多缺陷。首先就是在工作的重視度方面。事業(yè)單位對檔案管理工作沒有一個深刻的了解，作為非常重要的服務(wù)內(nèi)容，如果于認(rèn)知上存有偏差，那么對于事業(yè)單位發(fā)展來說很不利，存在很大弊端。在檔案管理工作中也沒有通過完善合理的規(guī)章制度來予以支持，以此實(shí)際的措施中無法實(shí)施更加有效的管理，因此導(dǎo)致一些事業(yè)單位在檔案管理工作過程存在較為秩序混亂等現(xiàn)象。其次就是事業(yè)單位在檔案管理方面的業(yè)務(wù)不足。一些事業(yè)單位在檔案管理業(yè)務(wù)水平上還是達(dá)不到基本需求，雖然其制定了較為基礎(chǔ)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是在實(shí)際工作開展的過程中并沒有實(shí)際落實(shí)，因此在其中如果存在不規(guī)范的現(xiàn)象，也會使得無法追究責(zé)任。一些事業(yè)單位對于檔案管理沒有開展堅定工作，尤其是對于一些保密性較強(qiáng)的內(nèi)容，沒有按照規(guī)定進(jìn)行歸檔、銷毀等工作。當(dāng)然，一些事業(yè)單位檔案管理工作在實(shí)際開展中也會因?yàn)榇嬖诤芏嗳毕轃o法落實(shí)，內(nèi)容與形式依然存有問題，也沒有予以足夠的資金支持，并且工作人員的素質(zhì)也是亟待提升的。新時期下，要能夠加強(qiáng)檔案管理工作者的素質(zhì)，并且提升業(yè)務(wù)水平，才能夠推動事業(yè)單位不同部門有序運(yùn)行。

3 有效提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量

3.1 有效借助信息技術(shù)提升檔案管理工作質(zhì)量

當(dāng)下信息技術(shù)快速崛起，以及相關(guān)技術(shù)的進(jìn)步迭代，使得社會上諸多行業(yè)都受到了很大程度影響。當(dāng)然這種影響大多是積極方面，因?yàn)橄嚓P(guān)技術(shù)為諸多行業(yè)造就了很大優(yōu)勢。因此事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)該積極借助信息技術(shù)來開展。因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案管理等內(nèi)容需要具備足夠的保密性，因此借助信息技術(shù)也是很好的選擇，實(shí)現(xiàn)相關(guān)的檔案資源信息化建設(shè)，能夠加強(qiáng)其安全性，并且現(xiàn)代化檔案管理也能夠極大提升資源利用率。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理模式，有效處理相關(guān)資源。對于事業(yè)單位在相關(guān)工作信息化開展過程中，首先需要完善基礎(chǔ)設(shè)施，并且保證相應(yīng)軟硬件成熟并且能夠配套完善，其次需要建設(shè)以及完善相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范，對于事業(yè)單位以及企業(yè)來說，應(yīng)該提升管理人員對于相關(guān)業(yè)務(wù)的熟悉水平，以此來提升工作效率。

3.2 提升檔案管理工作人員的素養(yǎng)

人力資源也是新時期下企業(yè)具備競爭力的關(guān)鍵資源，因此有效提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，可以在很大程度上提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量。在新的形勢下，要能夠使用更加先進(jìn)的技術(shù)來對檔案管理工作的開展予以支持，當(dāng)前對于檔案管理的也提出了分工更加專業(yè)的需求，因此新的條件下對于工作人員也提出了更多的挑戰(zhàn)。檔案管理人員要能夠緊跟時代的發(fā)展而不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，不僅需要其擁有檔案方面的專業(yè)知識，還需要通過理論結(jié)合實(shí)踐，掌握信息技術(shù)等內(nèi)容，自身也應(yīng)該具備更強(qiáng)的專業(yè)情感以及責(zé)任意識，并且于管理工作中體現(xiàn)自己的價值。此外對于單位來說，也應(yīng)該針對檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，加強(qiáng)其對于專業(yè)內(nèi)容的學(xué)習(xí)與強(qiáng)化，在內(nèi)部建設(shè)一支具有更強(qiáng)的自我學(xué)習(xí)能力的隊伍。對于內(nèi)部人員的素質(zhì)強(qiáng)化來說，應(yīng)該將之作為長期工作來對待，只有積極引入高素質(zhì)的管理人才作為支撐，才能夠不斷使得檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

3.3 完善事業(yè)單位檔案管理機(jī)制

對于提升事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化水平來說，制度體系是最為根本性的保障，因此首先應(yīng)當(dāng)在宏觀的角度來針對檔案管理的立法等規(guī)章制度予以完善，能夠從宏觀的角度來對檔案管理工作予以更加嚴(yán)格的約束體系。從微觀的角度來說，需要事業(yè)單位能夠從根本上對檔案管理工作予以重視，因?yàn)槠鋵τ趩挝坏陌l(fā)展是至關(guān)重要的，雖然其很多時候不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值，但是應(yīng)該認(rèn)識到其內(nèi)涵價值，要能夠?qū)n案管理工作與相關(guān)部門的建設(shè)相結(jié)合，比如建立更為嚴(yán)格的業(yè)務(wù)考核制度、表彰獎勵、責(zé)任追究制度等來提升相關(guān)工作人員的積極性。通過完善了檔案管理工作的制度，也就能夠從宏觀與微觀的角度同時予以工作的保障，進(jìn)而促進(jìn)其在新時期快速的建設(shè)與發(fā)展。

3.4 積極開發(fā)利用信息資源

要能夠改變傳統(tǒng)檔案管理工作模式較為落后的現(xiàn)狀，要加強(qiáng)其科學(xué)化水平的建設(shè)，尤其是在新時期下做好對于檔案信息資源的有效利用，通過建設(shè)更加有價值的檔案信息平臺來完善對于資源的有效運(yùn)用。應(yīng)該在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，根據(jù)現(xiàn)有的規(guī)范，并且根據(jù)當(dāng)下檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)予以完善和實(shí)施，或者是形成一個準(zhǔn)體系，促進(jìn)我國形成更加完善的標(biāo)準(zhǔn)。對于檔案資源要進(jìn)行有效的管理工作，尤其是防止檔案泄漏現(xiàn)象的發(fā)生。通過有效利用現(xiàn)代技術(shù)手段，對于檔案資源建立殺毒保密機(jī)制，以此來保證檔案資源能夠更好地發(fā)揮其價值。

4 結(jié)束語

新時期下，事業(yè)單位處于深入改革的關(guān)鍵時期，其中的檔案管理工作也成為單位發(fā)展與改革的重點(diǎn)。要能夠根據(jù)檔案管理工作的特性開展各項(xiàng)工作，尤其是要抓住信息技術(shù)帶來的優(yōu)勢，充分利用現(xiàn)代化的手段，并且提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，使之能夠?yàn)闄n案管理工作貢獻(xiàn)自身的價值，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位于新時期下穩(wěn)定的發(fā)展。

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