電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的價(jià)值研究

馬思思

摘 要：電子信息技術(shù)的發(fā)展，為人們實(shí)施各項(xiàng)工作提供極大的便利。而且當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中也會(huì)應(yīng)用到電子信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案模式，全面提升事業(yè)單位檔案管理的便利性。本文將從電子檔案的角度出發(fā)，深入剖析電子檔案的優(yōu)勢(shì)，加深相關(guān)人員對(duì)電子檔案的了解，以保證電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值得以彰顯。

關(guān)鍵詞：電子檔案；事業(yè)單位檔案管理；價(jià)值

事業(yè)單位在長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量檔案信息，這些檔案信息與事業(yè)單位發(fā)展水平和工作性能等方面存在緊密的聯(lián)系。為此，必須按照事業(yè)單位綜合發(fā)展要求開(kāi)展檔案管理工作，避免檔案信息出現(xiàn)泄露和丟失現(xiàn)象。當(dāng)前我國(guó)各個(gè)事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理時(shí)，會(huì)將各類書(shū)面檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，以電子檔案為基礎(chǔ)開(kāi)展管理工作。減少事業(yè)單位檔案管理時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題的可能，為提升檔案管理效果提供有效參考依據(jù)。

1 電子檔案管理優(yōu)勢(shì)

從事業(yè)單位檔案管理的角度出發(fā)，應(yīng)用電子檔案進(jìn)行綜合管理的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，由于事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的檔案信息比較多，如果僅采取單一的方式進(jìn)行電子檔案管理，必然導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，不能滿足事業(yè)單位檔案管理要求。這就需要在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中引入電子檔案模式。在提升檔案管理效率的同時(shí)，確保事業(yè)單位檔案管理的合理性。而且應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，還能夠減少檔案資料在查詢時(shí)投入的時(shí)間，緩解事業(yè)單位檔案管理的枯燥感。而且應(yīng)用電子檔案對(duì)事業(yè)單位檔案資料實(shí)施管理，還能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)歸檔對(duì)的目標(biāo)，有效提升檔案管理的便捷性。第二，采取傳統(tǒng)方案進(jìn)行檔案管理，經(jīng)常會(huì)因?yàn)橥庠谝蛩馗蓴_而出現(xiàn)檔案缺失的問(wèn)題，影響事業(yè)單位檔案資料的完整性，阻礙事業(yè)單位后期發(fā)展。而應(yīng)用電子檔案實(shí)施檔案管理，能夠在短時(shí)間內(nèi)找出檔案中缺失的信息資料，并利用鍵盤(pán)和鼠標(biāo)對(duì)原有檔案實(shí)施有效整改，保障事業(yè)單位檔案信息的完善性。第三，通過(guò)電子信息技術(shù)對(duì)事業(yè)單位檔案信息實(shí)施有效管理，能夠避免事業(yè)單位檔案信息出現(xiàn)丟失現(xiàn)象的可能。而且通過(guò)電子檔案還能夠避免其他人員惡意侵占事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息，為提升事業(yè)單位檔案管理水平提供有效參考依據(jù)。

2 電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的價(jià)值

2.1 技術(shù)保障

為保證電子檔案在事業(yè)檔案管理中發(fā)揮自身最大的作用，首先要做的就是按照事業(yè)單位發(fā)展需求創(chuàng)建檔案信息化管理平臺(tái)，并靈活應(yīng)用各項(xiàng)新型技術(shù)手段，將事業(yè)單位中書(shū)面檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，大幅度提升事業(yè)單位檔案管理水平，以保證各類檔案信息在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮自身最大的作用。與此同時(shí)，還需要按照事業(yè)單位綜合發(fā)展需求利用特定的軟件對(duì)檔案信息實(shí)施集中化和統(tǒng)一化管理，必要時(shí)還可以結(jié)合事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理模式實(shí)施電子檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。而且在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，還可以應(yīng)用電子信息技術(shù)對(duì)事業(yè)單位中檔案信息實(shí)施有效收集，同時(shí)做好檔案信息整理和鑒定等工作，在保證事業(yè)單位檔案管理便捷性的同時(shí)，延長(zhǎng)事業(yè)單位各類檔案保管壽命。以書(shū)面檔案相比，電子檔案的傳輸媒介主要表現(xiàn)在軟件和硬件這兩個(gè)方面。也就是說(shuō)在對(duì)事業(yè)單位中電子檔案實(shí)施綜合管理的過(guò)程中，必須配合計(jì)算機(jī)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行事業(yè)單位中檔案信息管理。由于電子檔案管理時(shí)會(huì)受到多方面外在因素得到干擾，這就應(yīng)保證計(jì)算機(jī)設(shè)施運(yùn)行的穩(wěn)定性，有效提升電子檔案管理水平，為推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作順利開(kāi)展提供有效參考依據(jù)。

2.2 人才建設(shè)

由于事業(yè)單位中檔案管理工作較為復(fù)雜，無(wú)形中加大事業(yè)單位檔案管理難度。基于此，應(yīng)在事業(yè)單位檔案管理中引入電子檔案，改善固有檔案管理模式的弊端，為提升檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為保證電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮自身最大的作用，必須保證相關(guān)人員對(duì)電子檔案管理模式有一個(gè)全面的了解，只有這樣才能提升事業(yè)單位檔案管理水平，彰顯電子檔案實(shí)質(zhì)價(jià)值。針對(duì)于這一點(diǎn)，就應(yīng)在事業(yè)單位檔案管理之前開(kāi)展人才建設(shè)工作，以保證事業(yè)單位中工作人員能夠在短時(shí)間內(nèi)融入檔案管理工作當(dāng)中。從事業(yè)單位檔案管理的角度出發(fā)，在進(jìn)行人才建設(shè)時(shí)應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)要求：第一，在進(jìn)行人才建設(shè)之前，必須保證事業(yè)單位制定的人才建設(shè)方案能夠滿足相應(yīng)組織機(jī)構(gòu)檔案管理要求，同時(shí)結(jié)合電子檔案管理程序?qū)ο嚓P(guān)人員組織有效培訓(xùn)，借以保證相關(guān)人員能夠更加靈活的應(yīng)付事業(yè)單位檔案管理時(shí)遇到的問(wèn)題。第二，由于事業(yè)單位檔案管理流程較為復(fù)雜，在實(shí)施檔案管理時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，這就需要保證相關(guān)人員對(duì)事業(yè)單位檔案管理要求和其他方面因素有所了解，以保證相關(guān)人員能夠更好的利用電子檔案開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理工作。

2.3 建設(shè)安全保障體系

盡管電子檔案能夠提升事業(yè)單位檔案管理的便利性，但是不可否認(rèn)在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)會(huì)受到安全問(wèn)題的干擾，這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理效果也有很大的影響?；诖耍趯?duì)事業(yè)單位實(shí)施檔案管理之前，必須按照電子檔案管理要求建設(shè)安全保障體系，保障電子檔案軟件和硬件的安全性。并按照電子檔案管理要求實(shí)時(shí)更換老化的線路，和電子檔案管理設(shè)備。減少事業(yè)單位電子檔案管理時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題的可能。除此之外，還應(yīng)按照檔案管理要求設(shè)立防病毒系統(tǒng)，避免電子檔案在管理時(shí)受到病毒的侵襲。并對(duì)事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)定期檢查，及時(shí)解決事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)中存在的問(wèn)題，以保證事業(yè)單位檔案管理順利開(kāi)展。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，了解到事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)經(jīng)常會(huì)受到外在因素的干擾，這對(duì)于事業(yè)單位檔案管理效果也有很大的影響。在這個(gè)過(guò)程中就需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀綜合分析，同時(shí)引入電子檔案管理模式，改善傳統(tǒng)檔案管理的弊端，為提升事業(yè)單位檔案管理水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。上文通過(guò)多個(gè)方面闡述電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的價(jià)值，進(jìn)一步保證事業(yè)單位檔案管理工作順利開(kāi)展。

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