風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀與改善措施

程玉琴

摘 要：風(fēng)電工程是所有可再生能源發(fā)電中最有潛力的工程項(xiàng)目，我國(guó)政府近年對(duì)風(fēng)電工程項(xiàng)目也十分重視。本文講述了風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，探討了風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目檔案管理工作的現(xiàn)狀以及提高風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目檔案管理水平的途徑和措施。

關(guān)鍵詞：風(fēng)電項(xiàng)目；項(xiàng)目檔案；改善措施

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電力體制改革不斷推進(jìn)，風(fēng)力發(fā)電作為重要的可再生能源，近年來得到了廣泛的開發(fā)和利用。隨著風(fēng)電建設(shè)的飛速發(fā)展，我國(guó)對(duì)于風(fēng)力發(fā)電的開發(fā)和研究也逐步走向成熟，越來越受到社會(huì)各界的關(guān)注和重視。而風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目檔案管理工作，則要貫穿整個(gè)風(fēng)力發(fā)電項(xiàng)目工程建設(shè)的全過程，在項(xiàng)目建設(shè)中起到舉足輕重的作用，但在實(shí)際的工作過程中，卻往往被忽視。

1 風(fēng)電檔案管理現(xiàn)狀與問題

1.1 工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理未與工程建設(shè)同步管理。風(fēng)電工程建設(shè)項(xiàng)目確定后檔案并沒有及時(shí)的成立，而是在開展一段時(shí)間后進(jìn)行補(bǔ)錄，這種工作模式并不能真實(shí)的反應(yīng)風(fēng)電工程建設(shè)情況。檔案的記錄、管理、移交都存在嚴(yán)重的滯后現(xiàn)象，項(xiàng)目建設(shè)完成后甚至?xí)霈F(xiàn)重要資料的丟失，為后續(xù)維護(hù)工作帶來了阻礙。

1.2 工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理人員配備不足。風(fēng)電工程成立后，負(fù)責(zé)檔案管理的部門多數(shù)是臨時(shí)成立，并不具備工作經(jīng)驗(yàn)。甚至在部分現(xiàn)場(chǎng)管理檔案由其他崗位的工作人員代替負(fù)責(zé)，可見重視程度的欠缺。由于開展工作前并沒有受到過專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)工程建設(shè)的程序理解模糊，在此基礎(chǔ)上開展資料收集必然會(huì)出現(xiàn)遺漏的項(xiàng)目。管理人員在分配工作任務(wù)時(shí)并沒有落實(shí)到個(gè)人，通常是以部門為團(tuán)體，造成檔案管理工作在基層不能落實(shí)。

1.3 缺少檔案的保護(hù)設(shè)施、設(shè)備。使用中的檔案室多數(shù)是由閑置辦公室改造的，并不具備保護(hù)措施。室內(nèi)缺少通風(fēng)窗口，或者窗口設(shè)置位置不恰當(dāng)，使陽(yáng)光直接照射在檔案表面，影響字跡的清晰程度。室內(nèi)防火設(shè)備配備不齊全，長(zhǎng)時(shí)間不經(jīng)過檢修的一些消防器材已經(jīng)老化損壞，發(fā)生火災(zāi)事故時(shí)很難保障在第一時(shí)間撲滅，為檔案存放帶來了安全隱患。還存在室內(nèi)格局不合理的情況，檔案放置與查閱都在同一空間內(nèi)進(jìn)行，并沒有分開建設(shè)，為監(jiān)管工作增加了難度，很容易發(fā)生丟失事故。

1.4 風(fēng)電項(xiàng)目工程檔案材料普遍存在不規(guī)范和缺失現(xiàn)象。風(fēng)電檔案中需要記錄的內(nèi)容并沒有詳細(xì)規(guī)定。例如原場(chǎng)地中地質(zhì)情況的調(diào)查、建設(shè)中使用的技術(shù)、項(xiàng)目使用的重要設(shè)備等。對(duì)這部分資料缺乏整理，風(fēng)電項(xiàng)目投入使用后出現(xiàn)故障維護(hù)工作很難在短時(shí)間內(nèi)開展。風(fēng)電檔案中包含的資料眾多，對(duì)其放置順序缺少規(guī)定，在對(duì)某部分內(nèi)容進(jìn)行查找時(shí)需要依次翻閱，紙張頻繁的查看翻動(dòng)很容易出現(xiàn)破損，并且這種保管方式增大了資料查找的時(shí)間。項(xiàng)目建設(shè)中質(zhì)量情況與材料使用量都會(huì)記錄在跟蹤報(bào)表中，但管理部門對(duì)其書寫格式并沒有統(tǒng)一規(guī)定，工程團(tuán)隊(duì)只是依靠習(xí)慣來進(jìn)行，規(guī)范性不能落實(shí)會(huì)影響到監(jiān)管的威嚴(yán)性。例如大型設(shè)備進(jìn)出場(chǎng)，需要由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一簽到，由于缺乏規(guī)范性，存在代簽、補(bǔ)簽的情況，簽到證明便失去了保管的價(jià)值，更不具備法律效益。

1.5 檔案資料整理不規(guī)范。風(fēng)電檔案卷宗的標(biāo)記項(xiàng)目缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是普遍存在的問題。為便于保管區(qū)分，會(huì)在卷宗記錄項(xiàng)目名稱、建設(shè)規(guī)模、竣工時(shí)間等，也會(huì)將檔案中的內(nèi)容所在頁(yè)碼也進(jìn)行標(biāo)注，目錄頁(yè)與一些證明在編寫頁(yè)碼時(shí)劃分很模糊，一些單位將目錄算在總頁(yè)數(shù)中，并記錄在卷宗上，但新制度中目錄并不需要標(biāo)頁(yè)。記錄方式的差異性使得檔案很難統(tǒng)一錄入計(jì)算機(jī)中，對(duì)原始頁(yè)碼進(jìn)行改動(dòng)時(shí)也容易丟失內(nèi)容，使得檔案管理工作不能盡快落實(shí)。

2 造成風(fēng)電工程檔案管理不善的原因

2.1 地域問題。風(fēng)電工程的建設(shè)地通常在落后區(qū)域，人跡稀少基礎(chǔ)設(shè)施不完善，與總管理部門缺乏溝通，導(dǎo)致管理制度落實(shí)困難。檔案的上交、移送周期較長(zhǎng)，造成傳遞到管理部門的資料與實(shí)際建設(shè)脫軌嚴(yán)重。

2.2 管理體系及管理制度不健全?，F(xiàn)有制度中缺乏對(duì)檔案管理人員的制約性，并不能作為工作開展的硬性參考。管理部門對(duì)檔案工作重視程度低，使得政策的落實(shí)不夠徹底，部分建設(shè)團(tuán)隊(duì)并沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，搜集整理也只是為了應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)的檢查。管理體系中缺少對(duì)工作細(xì)節(jié)的規(guī)定，日常工作得不到監(jiān)管，員工態(tài)度逐漸散漫，便出現(xiàn)了嚴(yán)重的安全隱患。

2.3 各參建單位檔案責(zé)任意識(shí)差。風(fēng)電工程將對(duì)總項(xiàng)目進(jìn)行劃分，分包給各個(gè)施工團(tuán)隊(duì)，各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)檔案記錄工作的責(zé)任意識(shí)差。檔案管理人員與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人之間缺乏溝通，導(dǎo)致資料更新不及時(shí)。并且多數(shù)負(fù)責(zé)人認(rèn)為工程的建設(shè)質(zhì)量是重點(diǎn)部分，其余的檔案與資料便可以忽略，這也是責(zé)任感欠缺的表現(xiàn)。

3 解決辦法與控制措施

3.1 健全管理體系。對(duì)現(xiàn)有管理制度進(jìn)行改制是解決檔案管理問題的有效途徑。相關(guān)部門應(yīng)盡快將新制度落實(shí)，規(guī)范檔案記錄格式與內(nèi)容，反省原體系中存在的不足之處，并加以改正。管理體系中應(yīng)詳細(xì)標(biāo)注工作開展的順序，并深入工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查，與檔案中記載的各項(xiàng)進(jìn)行對(duì)比，觀察是否存在差異，可保障檔案中內(nèi)容的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)性。在風(fēng)電建設(shè)單位內(nèi)成立檔案管理部門，并指派有經(jīng)驗(yàn)的老員工來負(fù)責(zé)，對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，幫助明確工作中的重點(diǎn)，避免重要資料丟失。領(lǐng)導(dǎo)者要定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行調(diào)查，制定獎(jiǎng)罰制度，來約束工作中態(tài)度不認(rèn)真的員工，鞏固管理制度的威嚴(yán)性。

3.2 建立完善的檔案管理制度。政府部門以出臺(tái)完善的風(fēng)電檔案管理細(xì)則，基層單位要以此為基準(zhǔn)，不斷完善內(nèi)部工作體系。檔案的歸檔、調(diào)取、查看都需要嚴(yán)格的審批手續(xù)，不經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)任何人不得私自查看。風(fēng)電項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)要按照法律進(jìn)行，這一階段產(chǎn)生的合同與證明在檔案中都要有所標(biāo)記，在建設(shè)開展時(shí)各結(jié)構(gòu)的施工技術(shù)、質(zhì)量等級(jí)、具體建設(shè)時(shí)間等都要嚴(yán)格的審查記錄。完善的風(fēng)電檔案可作為使用過程中維護(hù)工作的開展依據(jù)，當(dāng)設(shè)備發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)也可作為法律證據(jù)被使用，因此其內(nèi)容的嚴(yán)謹(jǐn)與完善關(guān)系到工程未來的使用情況，需要提高重視態(tài)度。管理制度中還應(yīng)該對(duì)卷宗的書寫內(nèi)容進(jìn)行規(guī)定，將檔案記錄形式統(tǒng)一，這樣在查閱過程中清晰明了，可快速鎖定資料的擺放位置。在工程開展前應(yīng)將檔案工作開展順序做出詳細(xì)的規(guī)劃，基層工作人員可按照這份報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與管理，可避免現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)混亂，同時(shí)對(duì)施工流程也起到了監(jiān)管作用，避免質(zhì)量達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目仍投入使用。檔案室的安全標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在管理制度中，可促進(jìn)安全設(shè)施的完善。

3.3 檔案管理人員及設(shè)備設(shè)施要與工程項(xiàng)目相適應(yīng)。在檔案管理人員配備以及設(shè)施配備上，要保證與工程項(xiàng)目相適應(yīng)。管理人員應(yīng)具有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，在學(xué)歷要求上要保證在大專以上或者是中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職稱的檔案管理人員；其次要求檔案管理人員熟悉風(fēng)電項(xiàng)目建設(shè)的過程，了解參建單位的職責(zé)范圍；再次要保證工作人員有較強(qiáng)的責(zé)任感及嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度；最后要對(duì)庫(kù)房和設(shè)備進(jìn)行規(guī)范配置。

3.4 事前策劃、過程控制、事后核查。建設(shè)單位首先在立項(xiàng)時(shí)就要明確歸檔范圍，在編制招標(biāo)文件、合同簽訂時(shí)明確文件形成、歸檔和質(zhì)量管理要求，明確各參建單位檔案管理人員的素質(zhì)要求，并約定獎(jiǎng)罰條款。加強(qiáng)對(duì)參建單位工程現(xiàn)場(chǎng)管理人員檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和檔案法宣傳，使每個(gè)責(zé)任單位和責(zé)任人了解其職責(zé)、歸檔范圍和質(zhì)量要求。使檔案文件材料形成過程和鑒定驗(yàn)收中有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。建設(shè)單位在監(jiān)督工程質(zhì)量及進(jìn)度時(shí)，要同步檢查檔案文件材料的形成、管理情況，在進(jìn)行單項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)，要保證應(yīng)歸檔文件材料的完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。監(jiān)理單位要按照《風(fēng)電建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》嚴(yán)格監(jiān)督檢查施工過程文件和竣工編制文件。

綜上所述，我國(guó)的風(fēng)電工程不斷發(fā)展，而風(fēng)電檔案是風(fēng)電建設(shè)開展的重要依據(jù)，影響到施工、驗(yàn)收、運(yùn)行、維護(hù)、管理和檢修等環(huán)節(jié)，有效的風(fēng)電檔案管理可以提高工作效率，避免重要資料發(fā)生丟失、損壞等現(xiàn)象。文章研究了管理工作中的不足并及時(shí)提出解決措施，為完善檔案管理工作體系打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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