加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案利用分析

黃桂敏

摘 要：隨著醫(yī)院對檔案工作的越來越重視，醫(yī)院綜合檔案管理越來越完善，信息化建設(shè)也越來越規(guī)范。但管好檔案的最終目的是能開發(fā)利用好檔案功能，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策做咨詢參謀。本文主要闡述了醫(yī)院綜合檔案的重要性，對目前醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并對新時期醫(yī)院綜合檔案的開發(fā)利用提出可行性建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；綜合檔案；開發(fā)利用

1 醫(yī)院綜合檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用

1.1 醫(yī)院綜合檔案能真實(shí)的反映醫(yī)院的歷史

醫(yī)院綜合檔案是指發(fā)生在醫(yī)院黨政、醫(yī)療、科研、教學(xué)、財會、設(shè)備、基建等實(shí)際工作中的文件、相片、影像、榮譽(yù)等記錄。它與人事、財務(wù)檔案有所區(qū)別，它全面詳細(xì)的記錄了發(fā)生在醫(yī)院的各類大小事情，記錄了醫(yī)院的真實(shí)歷史。醫(yī)院綜合檔案管理者通過收集、分類整理、編目、裝訂、錄入信息系統(tǒng)、入檔、入柜等系列規(guī)范化管理進(jìn)行開發(fā)利用，綜合檔案具有很強(qiáng)的查考價值和研究價值。通過醫(yī)院綜合檔案的記錄，我們可以詳實(shí)的了解醫(yī)院一直以來的辦院、立院宗旨，了解醫(yī)院發(fā)展的軌跡，很好的總結(jié)醫(yī)院沉淀下來的精神文化寶藏，為醫(yī)院快速發(fā)展提供內(nèi)涵保障。

1.2 醫(yī)院綜合檔案能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供有力保障

檔案收集管理最終的目的是為了更好地開發(fā)利用好檔案。醫(yī)院綜合檔案包含的內(nèi)容廣，涵蓋醫(yī)教研各個領(lǐng)域。通過對歷年醫(yī)院運(yùn)行數(shù)據(jù)和醫(yī)院管理規(guī)定的比較，可以找出當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展存在的問題，進(jìn)而為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策當(dāng)好參謀。

2 醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用的現(xiàn)狀分析

2.1 醫(yī)院綜合檔案管理意識薄弱

醫(yī)院綜合檔案通常被認(rèn)為是檔案管理員的事情，與各個科室無關(guān)，檔案管理員發(fā)通知要求交什么材料，科室就上交什么材料，找不見的材料就不了了之。通常醫(yī)院各職能科室沒有固定的綜合檔案收集員，沒有經(jīng)歷過專業(yè)的培訓(xùn)，不知道哪些檔案需要保存，如何保存，醫(yī)院總體的綜合檔案管理意識非常薄弱。

2.2 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對綜合檔案管理不夠重視

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對綜合檔案通常處于放養(yǎng)式狀態(tài)，能確保不出亂子即可。原因有三：第一是醫(yī)院需要管理的攤子太大，領(lǐng)導(dǎo)無暇顧及。二是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只需要看結(jié)果，看到所有職能科室為臨床一線服務(wù)的結(jié)果即可。三是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的忽視，覺得可有可無。所以三個原因造成的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對綜合檔案不夠重視，具體表現(xiàn)在一是醫(yī)院綜合檔案管理工作投入太小，雖能保證運(yùn)行，但難支撐發(fā)展；二是綜合檔案管理人才嚴(yán)重缺乏，人手不夠，專業(yè)性不強(qiáng)，更多時候是為解決醫(yī)院內(nèi)部人才消化而臨時安排的。

2.3 醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

隨著社會信息化的高度發(fā)展，醫(yī)院的信息化建設(shè)日趨完善。醫(yī)院綜合檔案的信息化建設(shè)具有提高工作效率、檔案的存留時間較長、準(zhǔn)確性較高、檔案的利用方便快捷等優(yōu)勢特點(diǎn)，因此加快醫(yī)院綜合檔案的信息化建設(shè)也是迫在眉睫。但實(shí)際工作中能將醫(yī)院綜合檔案的信息化建設(shè)提上議程的醫(yī)院少之又少，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為，信息化建設(shè)需要花費(fèi)較大經(jīng)費(fèi)，往往把綜合檔案的信息化建設(shè)放在醫(yī)院信息化建設(shè)的最末端。

3 新時期醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用的可行性建議

3.1 提高醫(yī)院綜合檔案管理意識

提高全院人員綜合檔案的管理意識是當(dāng)前最迫切的任務(wù)，因?yàn)橹挥袑n案工作重視了，才能有心去做好這項(xiàng)工作。所以首先，成立醫(yī)院綜合檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組是第一步，由分管副院長任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，綜合檔案室主任任副組長，每個科室設(shè)置一名綜合檔案管理員，負(fù)責(zé)本科室的檔案收集管理工作，然后加強(qiáng)科室綜合檔案管理員培訓(xùn)。第二步是提高檔案管理意識，在成立了工作領(lǐng)導(dǎo)小組后，要定期的對科室檔案管理員進(jìn)行全員的培訓(xùn)，普及檔案管理知識，將檔案收集管理工作落實(shí)到每個科室每個人。第三步是形成醫(yī)院綜合檔案管理工作的長效機(jī)制，通過對醫(yī)院綜合檔案管理的過程及制度的梳理何建立，形成“科室檔案管理專員-科室領(lǐng)導(dǎo)-醫(yī)院綜合檔案室”的三級管理制度，常態(tài)化的做好醫(yī)院綜合檔案管理工作。

3.2 強(qiáng)化綜合檔案服務(wù)醫(yī)院的觀念

醫(yī)院綜合檔案工作的核心是利用好醫(yī)院綜合檔案為領(lǐng)導(dǎo)為臨床一線為醫(yī)院發(fā)展提供有力保障。要更好的開展檔案工作，就要重視檔案服務(wù)，樹立開放、共享、主動、創(chuàng)新的服務(wù)意識。在保證檔案信息安全的前提下，充分的利用醫(yī)院信息化建設(shè)資源，把被動的服務(wù)變?yōu)橹鲃臃e極的服務(wù)。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求、職工的要求，主動的為領(lǐng)導(dǎo)和職工提供方便、快捷的信息服務(wù)；要樹立“一切為了用戶”的宗旨，保證查全率和查準(zhǔn)率都能達(dá)到100%，滿足員工的檔案信息需求。

3.3 加快“互聯(lián)網(wǎng)+綜合檔案”信息化開發(fā)利用建設(shè)

信息化高度發(fā)展的今天，人們的日常工作和生活已經(jīng)與之息息相關(guān)。為解決醫(yī)院綜合檔案保存、利用、提高工作效率的問題，新時期醫(yī)院綜合檔案的信息化建設(shè)也必須加快實(shí)施。過去的紙質(zhì)檔案保存、閱覽室借閱檔案、檔案室一大群工作人員忙忙碌碌已經(jīng)跟不上時代的腳步。因此加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)勢在必行。首先醫(yī)院必須加大綜合檔案信息化建設(shè)的投入，提高醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)的預(yù)算，加大對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫的運(yùn)用，積極開發(fā)利用醫(yī)院綜合檔案信息管理系統(tǒng)，利用信息化手段管理檔案，不斷適應(yīng)社會和醫(yī)院對檔案工作發(fā)展的新要求。

4 結(jié)束語

醫(yī)院綜合檔案管理工作是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)正確決策的錦囊，是醫(yī)院精神文化的寶藏，但同時它又是一項(xiàng)長期性、永久性、枯燥無味且很難立竿見影的工作。無論是從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案管理工作者還是職能科室來說，都要做好充分的思想準(zhǔn)備，完善各項(xiàng)制度，培養(yǎng)檔案管理人才，緊跟時代潮流，才能真正做好這項(xiàng)工作，助力醫(yī)院發(fā)展。

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