國(guó)有企業(yè)檔案管理水平提升策略

葉伊林

摘 要：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用不斷凸顯，如何與時(shí)俱進(jìn)地做好檔案管理工作，最大限度地發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)更好發(fā)展，這成為了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理領(lǐng)域的一個(gè)重要課題。目前國(guó)有企業(yè)檔案管理滯后于企業(yè)發(fā)展的問(wèn)題越來(lái)越突出，這客觀上要求國(guó)有企業(yè)對(duì)于檔案管理的重要性有一個(gè)更加深刻的認(rèn)識(shí)，盡快采取有效措施提升檔案管理水平。本文對(duì)于新時(shí)期國(guó)有企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵以及重要作用進(jìn)行了探討，緊緊圍繞國(guó)有企業(yè)檔案管理方面的普遍性問(wèn)題，結(jié)合檔案管理領(lǐng)域的最新研究成果，系統(tǒng)闡述了當(dāng)前國(guó)有企業(yè)做好檔案管理工作的具體策略，以期給國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展提供有益理論指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；檔案管理；內(nèi)涵；作用；策略

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案無(wú)處不在，作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中形成的具有重要價(jià)值的各種文件資料、信息資源等，檔案本身具有的情報(bào)價(jià)值、評(píng)審價(jià)值等無(wú)可替代。檔案管理對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是經(jīng)營(yíng)管理中的重要一環(huán)，雖然這一工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中很多時(shí)候都是“默默無(wú)聞”的，但是做好這一工作，可以給企業(yè)的發(fā)展提供良好的信息資源支撐，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的更好發(fā)展。國(guó)有企業(yè)檔案管理工作目前存在很多的不足，檔案管理成為了企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的一塊短板。在目前檔案管理價(jià)值不斷凸顯的背景下，需要國(guó)有企業(yè)在檔案管理方面迎頭趕上，充分意識(shí)到檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的價(jià)值所在，全面診斷分析檔案管理方面的種種問(wèn)題，從而制定針對(duì)性的解決策略，推動(dòng)企業(yè)檔案管理水平的不斷提升。

1 國(guó)有企業(yè)檔案管理內(nèi)涵以及作用

1.1 國(guó)有企業(yè)檔案管理內(nèi)涵

國(guó)有企業(yè)檔案管理是指根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中形成的各類檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。從企業(yè)檔案管理的對(duì)象來(lái)看，主要包括了科技檔案、人事檔案、產(chǎn)品檔案、財(cái)務(wù)檔案等等；從檔案管理的目的來(lái)看，是給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)；從檔案管理工作的具體內(nèi)容來(lái)看，主要包括了檔案的收集、整理、分析等，這些工作相互配合，形成一個(gè)有機(jī)的整體；從檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的地位來(lái)看，這一工作非常重要，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理不可或缺的一部分。

1.2 國(guó)有企業(yè)檔案管理作用

國(guó)有企業(yè)檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中作用是多重的，具體來(lái)說(shuō)包括以下幾個(gè)方面：一是給企業(yè)管理決策提供依據(jù)，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境越來(lái)越復(fù)雜，科學(xué)決策難度大增，通過(guò)檔案管理工作的開(kāi)展，整理分析與決策相關(guān)的檔案資料，可以促進(jìn)企業(yè)決策水平的提升；二是給企業(yè)人力資源管理工作開(kāi)展提供支撐，人事檔案管理是企業(yè)檔案管理工作中的重要內(nèi)容，做好這一工作，可以給企業(yè)更好地進(jìn)行員工的提拔晉升、績(jī)效考核、教育培訓(xùn)提供依據(jù)；三是給科研工作提供有價(jià)值的資料，科研本身專業(yè)性強(qiáng)、不確定高，做好檔案管理工作，對(duì)于科研檔案進(jìn)行充分利用，有助于國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)科研實(shí)力的進(jìn)一步增強(qiáng)。

2 國(guó)有企業(yè)檔案管理問(wèn)題

2.1 檔案管理重視不足

國(guó)有企業(yè)檔案管理中存在的最突出問(wèn)題之一就是對(duì)于這一工作重視不足，沒(méi)有充分地意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值。這使得檔案管理工作被邊緣化，得不到各方面的大力支持，例如很多國(guó)有企業(yè)沒(méi)有給檔案管理工作配備專業(yè)的工作人員，檔案管理場(chǎng)所簡(jiǎn)陋，檔案管理設(shè)備不足等。上述這些方面的欠缺使得檔案管理工作的開(kāi)展處處受阻，檔案管理水平因此不斷走低。

2.2 檔案管理方法落后

國(guó)有企業(yè)檔案管理方法目前比較落后，檔案管理沿襲的是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的辦法，沒(méi)有做到根據(jù)國(guó)有企業(yè)改革的需要，根據(jù)現(xiàn)代檔案管理的需要，引入更加科學(xué)的方法，這導(dǎo)致了檔案管理的效率、效益都不是很理想。舉例而言，很多國(guó)有企業(yè)檔案管理方法基本上都是傳統(tǒng)的手工管理，沒(méi)有做到檔案管理信息化、智能化，結(jié)果導(dǎo)致了檔案管理比較粗放隨意，容易出現(xiàn)比較多的問(wèn)題。

2.3 忽視檔案利用價(jià)值

檔案本身具有不可替代的價(jià)值，尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案已經(jīng)成為企業(yè)寶貴的資產(chǎn)，具有重要的利用價(jià)值。現(xiàn)實(shí)情況卻是國(guó)有企業(yè)對(duì)于檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，忽視對(duì)于檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致了檔案價(jià)值得不到充分發(fā)揮，影響到了企業(yè)的發(fā)展。舉例而言，很多國(guó)有企業(yè)檔案管理工作基本上停留在檔案資料的收集方面，卻忽視了檔案資料的整理分析，因此雖然有大量的檔案資料，但是檔案的價(jià)值難以得到充分發(fā)揮。

3 國(guó)有企業(yè)檔案管理策略

3.1 高度重視檔案管理

觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)，只有觀念層面給予檔案管理工作足夠的重視，才能夠在行動(dòng)層面大力支持檔案管理工作的開(kāi)展，掃除這一工作開(kāi)展方面面臨的各種阻礙，破除制約這一工作開(kāi)展的各種因素，推動(dòng)企業(yè)檔案管理水平的不斷提升。國(guó)有企業(yè)管理者要對(duì)檔案管理工作的重要價(jià)值有一個(gè)全面而客觀的認(rèn)識(shí)，不僅僅重視生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，同時(shí)也要重視檔案管理，切實(shí)提升這一工作的地位，根據(jù)檔案管理工作開(kāi)展的需要，優(yōu)化檔案管理的組織架構(gòu)，配備專業(yè)的人才隊(duì)伍，對(duì)于檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整完善，投入必要的資金采購(gòu)各類檔案管理設(shè)備。另外國(guó)有企業(yè)在檔案管理工作開(kāi)展方面要努力做到全員參與，讓每一個(gè)員工都意識(shí)到自己在檔案管理中的職責(zé)所在，爭(zhēng)取相關(guān)部門的大力支持，讓各個(gè)部門更好地配合檔案管理工作的開(kāi)展。

3.2 創(chuàng)新檔案管理方法

檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜且瑣碎，很多工作看似簡(jiǎn)單，其實(shí)大有學(xué)問(wèn)，要想做好檔案管理工作可以說(shuō)是難度很大。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用程度的加深，這一工作呈現(xiàn)出來(lái)了信息化、智能化的趨勢(shì)，對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理要主動(dòng)迎合這種發(fā)展趨勢(shì)，盡快摒棄粗放的檔案管理模式，引入檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)于企業(yè)檔案進(jìn)行更加有效的管理。檔案管理方法創(chuàng)新層面，國(guó)有企業(yè)既要大膽創(chuàng)新，也要考慮企業(yè)的實(shí)際，以信息化建設(shè)和制度調(diào)整為切入點(diǎn)，前者要求進(jìn)一步提升檔案管理信息化水平，后者要求根據(jù)這一工作開(kāi)展的需要，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，從而帶來(lái)企業(yè)檔案管理的不斷改進(jìn)。

3.3 加強(qiáng)檔案利用

檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，對(duì)于這一點(diǎn)國(guó)有企業(yè)要有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，在全面了解檔案價(jià)值的基礎(chǔ)之上，做好檔案的收集、整理、分析等工作，從中獲得有用的信息，從而給企業(yè)的發(fā)展提供有用的信息。國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中，一定要對(duì)于擁有的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的整理分析，提升檔案的利用效率，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科學(xué)研究、風(fēng)險(xiǎn)管理等工作提供有價(jià)值的信息，彰顯檔案的重要價(jià)值。在檔案的分析利用方面，關(guān)鍵是要提升檔案管理人員的整理分析能力以及服務(wù)意識(shí)，當(dāng)企業(yè)需要檔案信息的時(shí)候，檔案管理人員能夠快速準(zhǔn)確地提供信息，從而給企業(yè)的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，未來(lái)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用只會(huì)進(jìn)一步加強(qiáng)而不是削弱，對(duì)于國(guó)有企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，一定要對(duì)于檔案管理的重要價(jià)值以及作用有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，切實(shí)提升檔案管理工作的地位，高度重視這一工作的開(kāi)展。國(guó)有企業(yè)要關(guān)注了解當(dāng)前檔案管理發(fā)展領(lǐng)域的新趨勢(shì)，積極創(chuàng)新檔案管理方法，切實(shí)提升檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的充分利用，為企業(yè)的更好發(fā)展提供保障。與此同時(shí)，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作開(kāi)展方面，需要積極借鑒檔案管理實(shí)踐領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身改革與發(fā)展的需要，不斷創(chuàng)新檔案管理模式、方法，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作新局面。

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