關(guān)于機(jī)關(guān)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題和對(duì)策

邵蔚秋

摘 要：現(xiàn)階段，隨著我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的部門(mén)和機(jī)構(gòu)都實(shí)現(xiàn)了信息化數(shù)字化的管理，我國(guó)機(jī)關(guān)單位也不例外。而機(jī)關(guān)單位的檔案工作也在將信息化運(yùn)用其中。這樣一來(lái)，我國(guó)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作就不斷地進(jìn)行完善，使得機(jī)關(guān)單位的檔案工作更加規(guī)范化和信息化。利用信息技術(shù)對(duì)檔案實(shí)施管理，在一定程度上提高了檔案管理的水平。但是，信息化時(shí)代下機(jī)關(guān)單位的檔案工作還存在一定的問(wèn)題需要解決。鑒于此，本文是對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題和對(duì)策進(jìn)行研究和分析，僅供參考。

關(guān)鍵詞：新環(huán)境；機(jī)關(guān)單位；檔案管理；對(duì)策分析

隨著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和科技的進(jìn)一步發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)科技逐步地滲透到人們的生活當(dāng)中去，數(shù)字化信息化的發(fā)展使得國(guó)家的許多領(lǐng)域在進(jìn)行改革，我國(guó)的機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作也在進(jìn)行著改革。隨著改革的不斷深入，改革后的機(jī)關(guān)單位檔案管理對(duì)于利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的共享也提出了自己的要求。所以，基于現(xiàn)在這個(gè)信息化的時(shí)代背景，機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案如何進(jìn)行管理也成了一個(gè)深思的問(wèn)題。

1 當(dāng)前時(shí)代下機(jī)關(guān)單位檔案工作存在的問(wèn)題

1）機(jī)關(guān)單位的檔案管理意識(shí)較為淡薄，觀念性不強(qiáng)，機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作主要是信息化的管理，對(duì)于機(jī)關(guān)單位的實(shí)際工作沒(méi)有有效的幫助，而且不能夠直接的反映工作人員的所面臨的一些困難，檔案的管理只有在特殊的時(shí)期才會(huì)顯現(xiàn)出其存在的價(jià)值以及管理工作的重要性。所以，這樣的情況導(dǎo)致很多的機(jī)關(guān)單位對(duì)于檔案的管理工作不夠重視，而且在很大程度上缺乏必要的檔案管理工作的常識(shí)。

2）在當(dāng)前這個(gè)信息化的大時(shí)代，雖然信息資源在實(shí)現(xiàn)共享，但是還有很多機(jī)關(guān)單位的檔案還是人為進(jìn)行管理和操作的，這樣在一定程度上導(dǎo)致檔案工作的保密性較差。因?yàn)闄n案的大部分操作都是由人工來(lái)完成的，而且在操作過(guò)程中難免會(huì)由于一些紕漏、操作不當(dāng)又或者是操作流程不規(guī)范的原因帶來(lái)檔案信息的泄露。此外，即使是檔案管理工作操作流程比較規(guī)范，但是檔案的管理人員的自身綜合素質(zhì)也不能夠得到有效地保障，難免會(huì)有一些自身素質(zhì)較低的工作人員將別人的檔案信息故意或者無(wú)意地泄露出去，導(dǎo)致檔案的管理出現(xiàn)差錯(cuò)。在另一方面，機(jī)關(guān)單位的人員流動(dòng)性比較強(qiáng)，所以對(duì)于檔案的調(diào)動(dòng)需求也比較大，一份檔案的經(jīng)手人員和接觸人員都比較多，難免會(huì)出現(xiàn)一些紕漏。所以，采用傳統(tǒng)方法管理的機(jī)關(guān)單位檔案的保密性和安全性都比較差。

3）機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合水平不高，人員能力參差不齊，導(dǎo)致檔案管理工作會(huì)出現(xiàn)一定的紕漏。而且，有些人員根本沒(méi)有檔案管理的相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，只是靠托關(guān)系和走后門(mén)才進(jìn)入機(jī)關(guān)單位檔案管理部門(mén)進(jìn)行工作，這樣的現(xiàn)象在我國(guó)屢見(jiàn)不鮮。但是，這樣做的后果卻比較嚴(yán)重。機(jī)關(guān)單位聘用了這些沒(méi)有專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)的人來(lái)管理檔案，不僅不會(huì)提高檔案工作的效率，而且在有些時(shí)候還會(huì)給檔案管理帶來(lái)麻煩，妨礙檔案的管理工作順利開(kāi)展。因?yàn)樗麄儧](méi)有檔案管理的知識(shí)，對(duì)于檔案的遷出、遷入、提、調(diào)等都不了解，根本無(wú)法勝任這樣技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)知識(shí)性較強(qiáng)的工作。不僅不會(huì)提高工作效率，還會(huì)適得其反，給檔案管理工作帶來(lái)不便。

2 解決機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在問(wèn)題的相應(yīng)對(duì)策

1）規(guī)范機(jī)關(guān)檔案管理工作

機(jī)關(guān)檔案很多都是政府公文、黨的相關(guān)政策等非常重要的文件，需要將其進(jìn)行分類(lèi)整理，并做好登記工作，機(jī)關(guān)檔案管理工作直接關(guān)系著檔案的安全性。機(jī)關(guān)檔案管理人員必須要按照《檔案法》的相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理及存放，按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，建立并健全檔案管理制度，嚴(yán)禁機(jī)關(guān)檔案管理工作人員胡亂堆放檔案，必須要做好檔案的分類(lèi)整理工作，并在檔案上清楚標(biāo)明檔案內(nèi)容，做好登記工作。

2）加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，可以極大提高檔案管理工作人員的工作效率，而且還可以將檔案的分類(lèi)目錄存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，非常方便以后的查找及翻閱。另外，對(duì)于機(jī)關(guān)單位的重要檔案還可以制作成word等類(lèi)型電子文檔存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，可以減少檔案丟失與破損現(xiàn)象的出現(xiàn)。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，建設(shè)檔案管理信息化體系，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等檔案管理信息化所需要的儀器、設(shè)備，并制定出科學(xué)、合理的檔案管理制度及檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要根據(jù)檔案的性質(zhì)，制作檔案文件的電子檔進(jìn)行保存，設(shè)計(jì)出專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的分類(lèi)歸檔，切實(shí)提高檔案管理工作的信息化、智能化，確保檔案保存的完整性及保密性。

3）提高機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

機(jī)關(guān)單位要招收檔案學(xué)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人才進(jìn)行檔案管理工作，應(yīng)給檔案管理工作人員提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)資料，讓檔案管理工作人員能夠不斷充實(shí)自己的理論知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)該舉辦檔案管理工作培訓(xùn)班，并邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才來(lái)開(kāi)展講座，定期、不定期地對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員能夠深刻理解檔案管理工作的精髓，切實(shí)提高自身的綜合素質(zhì)。另外，檔案管理工作人員還要認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作、信息化建設(shè)等相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，努力適應(yīng)檔案的信息化管理模式。機(jī)關(guān)單位還可以制定相應(yīng)的激勵(lì)政策，每季度或每個(gè)月定期舉辦檔案管理工作知識(shí)及能力競(jìng)賽，讓全體檔案管理工作人員參加，制定檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)、檔案學(xué)等理論知識(shí)及檔案管理實(shí)際業(yè)務(wù)應(yīng)用能力的相關(guān)題目，讓單位的檔案管理工作人員來(lái)進(jìn)行比賽，這樣可以充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作積極性，也非常有助于提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜合上邊我們提到的新環(huán)境下機(jī)關(guān)單位檔案工作管理的研究以及機(jī)關(guān)單位在現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀，同時(shí)也分析了檔案管理共做出現(xiàn)的一些問(wèn)題。我們應(yīng)該及時(shí)的對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析和解決，讓這些問(wèn)題能夠在我們的努力下得到解決。針對(duì)新環(huán)境下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的問(wèn)題所提出的解決措施，需要各個(gè)方面的綜合配合，不僅是領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變自己對(duì)于檔案工作的觀念，而且，相關(guān)的檔案工作人員更應(yīng)該提高自己的專(zhuān)業(yè)水平和綜合素質(zhì)，不斷提高自己的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，做好自己的工作，使得機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作更加規(guī)范化。

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