信息社會(huì)視角下辦公室文書(shū)檔案管理工作的改革探討

張艷芳

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息化社會(huì)是我國(guó)未來(lái)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是當(dāng)前企業(yè)與政府傳統(tǒng)職業(yè)轉(zhuǎn)型的首要前提，針對(duì)相應(yīng)的辦公效率和資料管理上具備著傳統(tǒng)無(wú)法匹敵的優(yōu)勢(shì)，特別是辦公室文書(shū)檔案管理工作中，針對(duì)數(shù)目不斷增長(zhǎng)的資料和檔案而言，有效的采取管理手段，能夠滿足資料的安全性和實(shí)用性，對(duì)后續(xù)檔案的使用和轉(zhuǎn)移也具備著準(zhǔn)確性的前提。本文將根據(jù)現(xiàn)有辦公室文書(shū)檔案管理工作的弊端進(jìn)行分析，以信息化實(shí)用的意義探查改革方法與對(duì)策，確保企業(yè)或政府機(jī)構(gòu)的正常發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì)；檔案管理；改革探討

辦公室文書(shū)檔案管理工作是企業(yè)或政府用來(lái)統(tǒng)計(jì)人事或項(xiàng)目材料的工作部門，其本身雖然遵循著相應(yīng)的規(guī)律進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，并依靠相應(yīng)的管理手段和環(huán)境確保檔案的完整性與功能性。但在檔案不斷積攢的過(guò)程中，會(huì)逐漸出現(xiàn)空間不足或排序混亂的情況，以至于嚴(yán)重影響項(xiàng)目后續(xù)進(jìn)程或人事資料的提取，對(duì)企業(yè)或政府造成大量的經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)損失。

1 辦公室文書(shū)檔案管理工作改革的必要性

辦公室文書(shū)檔案管理工作是我國(guó)當(dāng)前企業(yè)及政府職權(quán)人事實(shí)行的基礎(chǔ)，更是相應(yīng)工作的經(jīng)驗(yàn)的有效貫徹，針對(duì)相應(yīng)具備特性的工程或項(xiàng)目更具備憑證的作用，對(duì)我國(guó)法制社會(huì)的建設(shè)提供了有效的前提依據(jù)，更為人事管理方面的需求提供了相對(duì)系統(tǒng)的框架。

但在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化普及的環(huán)境下，傳統(tǒng)的辦公室文書(shū)檔案管理工作已經(jīng)難以滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的步伐，與此同時(shí)在檔案儲(chǔ)存查閱方面也具備著相應(yīng)的困難，對(duì)相應(yīng)的查閱效率有嚴(yán)重影響的同時(shí)，更容易造成資料混亂錯(cuò)誤，為企業(yè)或政府單位的職能實(shí)施埋下隱患。

故而有效的辦公室文書(shū)檔案管理工作改革，是當(dāng)前社會(huì)為滿足相應(yīng)職能所必須做出的改變，一方面能夠滿足相關(guān)檔案的管理，并有效解決相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)用地，大大降低了檔案管理成本；另一方面則利用信息化的特性，方便了辦公室文書(shū)檔案的管理，更大大提高了相應(yīng)提取效率，為企業(yè)人事管理和項(xiàng)目管理提供了基礎(chǔ)保障。

2 現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 辦公室文書(shū)檔案管理工作與信息社會(huì)發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)

伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國(guó)辦公室文書(shū)檔案管理工作仍舊停留在相對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，伴隨著數(shù)據(jù)不斷增多也面臨著檔案混亂和難以查詢的難題，延誤了相關(guān)職業(yè)與項(xiàng)目的資料查詢效率，更容易出現(xiàn)因?yàn)楸４鎲?wèn)題的破損或是遺失狀況出現(xiàn)，為相關(guān)責(zé)任人或企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失同時(shí)，對(duì)后續(xù)檔案庫(kù)的實(shí)行意義造成了極大的困擾，并加重了相關(guān)檔案管理人員的任務(wù)量，使后續(xù)管理環(huán)境仍舊難以改善。

2.2 辦公室文書(shū)檔案管理工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)化轉(zhuǎn)型的今天，傳統(tǒng)生產(chǎn)力早已經(jīng)擺脫了束縛，并且擁有了更加廣泛的延伸平臺(tái)，這些都是依靠著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)才能達(dá)到的特性，對(duì)于相關(guān)工作的系統(tǒng)化和專業(yè)化要求也越來(lái)越高。尤其是在辦公室文書(shū)檔案管理工作方面的專業(yè)知識(shí)技能缺乏，更面臨著相應(yīng)管理手段無(wú)法滿足其他部門的需求狀況，造成企業(yè)或政府整體效率無(wú)法真正達(dá)到貫徹，并為后續(xù)大信息化環(huán)境的發(fā)展埋下了隱患，導(dǎo)致企業(yè)或地方政府專業(yè)化知識(shí)與技能無(wú)法普及，造成整個(gè)企業(yè)或政府，在開(kāi)展工作方面與社會(huì)脫節(jié)。

2.3 辦公室文書(shū)檔案管理工作人員轉(zhuǎn)型困難

辦公室文書(shū)檔案管理工作涉及極多的檔案材料整理，如果將現(xiàn)有紙質(zhì)材料進(jìn)行數(shù)據(jù)信息化的轉(zhuǎn)移，勢(shì)必會(huì)面臨將傳統(tǒng)紙質(zhì)向信息化轉(zhuǎn)型的過(guò)程，一方面加重了資料轉(zhuǎn)換的工作量，促使文書(shū)檔案管理人員的排斥感；另一方面則容易出現(xiàn)疏漏增強(qiáng)了相應(yīng)檔案的二次資料遺失風(fēng)險(xiǎn)，故而確切的解決辦法是企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理工作轉(zhuǎn)型的要?jiǎng)?wù)。

3 建立健全我國(guó)企業(yè)辦公室文書(shū)管理工作改革的方法和對(duì)策

3.1 對(duì)辦公室文書(shū)檔案的管理方式進(jìn)行改革創(chuàng)新

辦公室文書(shū)管理的方式進(jìn)行改革，能夠在很大程度上提高辦公室文書(shū)檔案管理工作的效率，是我國(guó)企業(yè)辦公室向規(guī)范化邁進(jìn)的必經(jīng)之路。

為了解決在企業(yè)辦公室文檔的管理過(guò)程中出現(xiàn)檔案登記記錄不明確的情況，對(duì)其管理方式要大力進(jìn)行改革創(chuàng)新。首先，在今后的文書(shū)檔案管理過(guò)程中，要明確檔案的具體責(zé)任人，就是在辦公室人員接受一份文書(shū)后，必須對(duì)其有個(gè)準(zhǔn)確地了解并明確其責(zé)任。其次，文書(shū)檔案管理工作要有完善的分工體系，要分工具體，落實(shí)到個(gè)人，減少文書(shū)管理的過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤等。

3.2 建立企業(yè)辦公室文書(shū)檔案管理的保障工作

企業(yè)辦公室的文書(shū)檔案管理工作是為了保障企業(yè)的信息安全和為整個(gè)公司在辦公過(guò)程中提供方便的一項(xiàng)工作，因此，對(duì)文書(shū)檔案的保障機(jī)制非常重要。引進(jìn)先進(jìn)可靠地安全系統(tǒng)不僅提高的文書(shū)檔案的安全性，還在一定程度上體現(xiàn)了我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)的改革創(chuàng)新意識(shí)，有利于企業(yè)人員工作效率的提高。

3.3 完善辦公室文書(shū)檔案的檢索系統(tǒng)

完善辦公室文書(shū)檔案的檢索系統(tǒng)要確保文書(shū)檔案保存的完整性與安全性，并且檢索系統(tǒng)方便于查找文書(shū)檔案和將其歸檔，以促進(jìn)相應(yīng)工作的后續(xù)使用條件，并針對(duì)計(jì)算機(jī)的使用和歸檔采取有效的系統(tǒng)設(shè)置，并未相應(yīng)檔案存儲(chǔ)提供更加規(guī)格化與完整化的存儲(chǔ)流程，以方便后續(xù)工作人員或相關(guān)人員的資料查找。

3.4 定期清理過(guò)期或失效的文檔

過(guò)期或者失效的文檔不僅沒(méi)有任何的使用價(jià)值，還占用了一定的儲(chǔ)存空間，浪費(fèi)有限的辦公室資源，并且極容易與其他文檔混淆，為文檔的查找使用造成了阻礙，因此，定期的清理失效或過(guò)期的文檔對(duì)提高企業(yè)辦公室文書(shū)管理工作的效率有重要意義。

3.5 加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)

在這個(gè)信息化與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代，信息與經(jīng)濟(jì)并存使信息量日益增大。企業(yè)辦公室的文書(shū)管理工作作為信息化的一部分，無(wú)法擺脫這種趨勢(shì)而獨(dú)善其身，為了使信息化更好的滲透到經(jīng)濟(jì)生活的層層面面，要求辦公室的管理者及相關(guān)的工作人員具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能，所以加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)技能培訓(xùn)是有力的手段，要起到取長(zhǎng)補(bǔ)短，完善其身的作用，使辦公室的文書(shū)檔案管理工作能夠符合新時(shí)代下信息化社會(huì)的要求，能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，從而大大的提高我國(guó)企業(yè)辦公室文書(shū)管路工作的質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代的發(fā)展改變了我國(guó)傳統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)體系發(fā)展模式，以其優(yōu)異的統(tǒng)籌條件和數(shù)據(jù)條件完善了相應(yīng)工作的缺點(diǎn)與平衡，并在此基礎(chǔ)之上極大提高了工作的效率。辦公室文書(shū)檔案管理工作是我國(guó)企業(yè)與政府關(guān)鍵的檔案部門，其本身便具備著檔案的梳理和提取職能，以先進(jìn)信息化時(shí)代的發(fā)展來(lái)看，將完善合理的系統(tǒng)運(yùn)用到其中是將來(lái)我國(guó)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，若無(wú)法跟上信息化的潮流，將勢(shì)必導(dǎo)致后續(xù)企業(yè)或政府職能出現(xiàn)漏洞，為檔案管理埋下隱患。

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