提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略

章細(xì)英

摘 要：為了強(qiáng)化事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理方面信息化建設(shè)的效果，應(yīng)認(rèn)識(shí)當(dāng)前信息化建設(shè)方面存在的不足以及檔案管理方面信息化建設(shè)特點(diǎn)，以這些方面信息為基礎(chǔ)，制定科學(xué)的方案。本文就強(qiáng)化事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理方面信息化建設(shè)策略以及方法進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；信息化建設(shè)；檔案管理；事業(yè)單位

在事業(yè)單位有長(zhǎng)足發(fā)展的現(xiàn)代，事業(yè)單位中檔案文件的積累數(shù)量也在不斷增加，而這些檔案中往往蘊(yùn)含了各種珍貴的信。這也就需要當(dāng)代事業(yè)單位能更加科學(xué)化的開(kāi)展檔案管理方面信息體系的構(gòu)建，促進(jìn)事業(yè)單位當(dāng)中檔案信息管理工作實(shí)際水平的提升。

1當(dāng)前事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理方面信息化體系建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1缺乏專(zhuān)業(yè)扎實(shí)的人才

事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理信息化體系的構(gòu)建往往需要大量的工作人員，也正是這些工作人員完成了檔案管理方面信息化體系的構(gòu)建。但目前事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理工作在開(kāi)展的時(shí)候往往面對(duì)著管理工作者專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低的困境，影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展。部檔案信息化體系建設(shè)的工作者是從其他工作崗位上轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)的，本身就在專(zhuān)業(yè)技術(shù)掌握程度方面存在不足，難以完成所有檔案管理工作的要求。其次，由于檔案管理工作較為乏味，所以在檔案管理工作中較多工作者的年齡都偏大，但當(dāng)代事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管方面所使用的技術(shù)科技含量較高，并且檔案管理也逐漸由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)向了電子信息載體。而年齡偏大的工作者難以數(shù)量的掌握各種操作技術(shù)，影響了管理工作的落實(shí)。

1.2檔案管理方面電子信息化程度偏低

在電子信息技術(shù)對(duì)各個(gè)領(lǐng)域均產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響的現(xiàn)代，電子信息化的程度也就在一定程度代表了檔案管理的實(shí)際質(zhì)量，但部分事業(yè)單位雖然認(rèn)識(shí)到了電子信息化發(fā)展的重要性，但卻未能將檔案管理工作電子化發(fā)展落實(shí)到實(shí)際的發(fā)展中，對(duì)檔案管理事業(yè)的整體發(fā)展水平造成了影響。首先，一些事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理未認(rèn)識(shí)到信息化的重要性以及實(shí)際價(jià)值，這些事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理部門(mén)在開(kāi)展工作的時(shí)候仍然在使用紙質(zhì)載體進(jìn)行檔案的信息的記錄以及管理。而紙質(zhì)類(lèi)型的檔案信息載體本身就存在著諸多的弊端，比如容易受環(huán)境中各種因素的影響、保存時(shí)間有限、管理工作難度偏大等問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在都阻礙了檔案管理的信息化發(fā)

其次，還有一些事業(yè)單位引入了電子信息化類(lèi)型的檔案管理體系，但在實(shí)際的管理工作中，相應(yīng)的設(shè)備以及技術(shù)的使用頻率偏低，使得這些電子化的檔案管理系統(tǒng)未能完全發(fā)揮出其應(yīng)有的功能，制約了檔案管理的正常開(kāi)展。

1.3事業(yè)單位的檔案管理改革機(jī)制缺乏時(shí)代性

我國(guó)事業(yè)單位中的檔案管理改革機(jī)制缺乏與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn)，隨著社會(huì)主義和諧社會(huì)的建設(shè)與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，當(dāng)前的人才教育為了符合社會(huì)的發(fā)展需求，不斷培育出各種專(zhuān)業(yè)的人才，從而適應(yīng)不同的發(fā)展需求，使得人才市場(chǎng)的多樣化越來(lái)越明顯。然而，目前在我國(guó)事業(yè)單位中，其檔案管理機(jī)制在適應(yīng)市場(chǎng)和社會(huì)的過(guò)程中出現(xiàn)一定程度的差距。事業(yè)單位的管理工作對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用和自我效率的提高方面有所忽略，從而導(dǎo)致現(xiàn)今檔案管理工作沒(méi)有跟上我國(guó)社會(huì)發(fā)展以及現(xiàn)今人才市場(chǎng)的發(fā)展步伐，對(duì)于檔案管理開(kāi)展信息化建設(shè)帶來(lái)了負(fù)面的影響。

1.4交接制度的欠缺

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，很少有一個(gè)工作人員在同一個(gè)崗位上一直工作直至退休，尤其是檔案管理工作相對(duì)枯燥無(wú)味，工作隊(duì)伍也非常不穩(wěn)定，變化性較大。檔案管理工作非常精細(xì)，每一個(gè)檔案管理人員的工作方式都有所不同。

2強(qiáng)化事業(yè)單位當(dāng)中信息化建設(shè)效果的策略

2.1加大人才培養(yǎng)力度

檔案信息方面現(xiàn)代化體系的構(gòu)建是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要大量的工作參與其中，并且這些工作者的個(gè)人能力直接影響檔案信息方面信息化體系構(gòu)建的最終質(zhì)量，所以在強(qiáng)化事業(yè)單位當(dāng)中檔案信息管理方面信息化體系構(gòu)建的時(shí)候，做好人才培養(yǎng)是極其關(guān)鍵的。首先，要做好管理人才的選擇，對(duì)參與到事業(yè)單當(dāng)中檔案管理的工作人員進(jìn)行選拔管理，從根本上強(qiáng)化信息化體系構(gòu)建的質(zhì)量。

其次，還要做好檔案管理方面工作人員的培訓(xùn)，讓工作人員迎合時(shí)代發(fā)展掌握更多的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，通過(guò)提升工作者的個(gè)人能力來(lái)帶動(dòng)整個(gè)事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理的質(zhì)量。在實(shí)際開(kāi)展培訓(xùn)工作的時(shí)候，要能結(jié)合時(shí)實(shí)際的檔案管理方面建設(shè)工作的需要，制定符合需要的知識(shí)技能培訓(xùn)工作，讓工作能更高效的完成各項(xiàng)檔案管理工作。

2.2實(shí)施檔案的全面信息化

事業(yè)單位管理人員應(yīng)該充分的意識(shí)到檔案信息化的重要作用，根據(jù)實(shí)際情況，改善單位現(xiàn)有檔案管理設(shè)施，使用行之有效的方式促進(jìn)檔案工作的全面信息化，提高工作人員的工作質(zhì)量和效率。在實(shí)施檔案信息化的過(guò)程中，一定要確保檔案的安全，為了應(yīng)對(duì)這一點(diǎn)，事業(yè)單位管理人員就要明確檔案管理信息化的政策，將每一類(lèi)檔案的密級(jí)程度劃分好，要求檔案管理人員運(yùn)用好電腦的加密功能，對(duì)檔案進(jìn)行全面的掌控，同時(shí)，檔案管理人員也要做好電子檔案的保存工作。

2.3樹(shù)立起事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展意識(shí)

隨著高新科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，尋找各種有效的途徑來(lái)優(yōu)化自我管理。由此可見(jiàn)，為了促使事業(yè)單位的檔案管理工作能夠跟上時(shí)代的潮流，為了促進(jìn)其檔案管理工作的開(kāi)拓創(chuàng)新，必須要求事業(yè)單位的全體工作人員樹(shù)立起關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展意識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的電子一體化管理目標(biāo)，改變舊有的傳統(tǒng)檔案管理方式，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化與技術(shù)化的發(fā)展，促使事業(yè)單位的工作人員注重應(yīng)用新的信息技術(shù)與方法來(lái)實(shí)現(xiàn)其檔案管理工作的信息化建設(shè)。

2.4完善檔案管理人員離職交接制度

事業(yè)單位管理人員一定要將其重視起來(lái)，對(duì)于檔案工作人員的離職和手續(xù)交接應(yīng)該規(guī)定好完善的制度，使交接手續(xù)做到有據(jù)可循，有制可依，當(dāng)在職的檔案工作人員要離開(kāi)現(xiàn)有崗位時(shí)，要提前一個(gè)月做好離職申請(qǐng)工作，在新員工進(jìn)入單位后要將手頭工作進(jìn)行詳細(xì)的書(shū)面交接，在離職之后要留好聯(lián)系方式，區(qū)分好工作責(zé)任，方便管理人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面的掌控。

3結(jié)束語(yǔ)

檔案往往蘊(yùn)含了大量珍貴信息，不僅記錄了事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)往，同時(shí)對(duì)事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展也有巨大的指導(dǎo)價(jià)值，是保證事業(yè)單位在當(dāng)代能順利發(fā)展的根基。這也就更需要事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理人員掌握扎實(shí)的信息化建方法，推動(dòng)事業(yè)單位當(dāng)中檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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