新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化探析

摘 要：檔案是記錄個(gè)人詳細(xì)資料的重要材料，對(duì)于人員調(diào)用就有重要影響。因此，其管理工作主要是針對(duì)檔案進(jìn)行收集、歸納、整理與保存，使得檔案資料更加準(zhǔn)確、安全，為企業(yè)的人員調(diào)配提供參考意見。然而，就目前檔案管理工作開展?fàn)顩r而言，其在實(shí)踐中存在較多問題，影響其規(guī)范化發(fā)展。本文將結(jié)合實(shí)際情況，分析新形勢(shì)下檔案滾利工作規(guī)范化問題，并提出具體的應(yīng)對(duì)策略，為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供保障。

關(guān)鍵詞：檔案；管理工作；應(yīng)對(duì)策略

時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)生產(chǎn)中的各項(xiàng)工作均開始邁入新一輪發(fā)展征程，而檔案管理工作作為單位、企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)與管理中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，其工作質(zhì)量、工作條件等方面也應(yīng)得到進(jìn)一步提升。因此，針對(duì)檔案管理工作在實(shí)踐過程中出現(xiàn)的管理人員素質(zhì)偏低、思想意識(shí)薄弱、配套設(shè)施不健全等，影響檔案管理規(guī)范化發(fā)展的問題，應(yīng)及時(shí)采取有效措施，通過轉(zhuǎn)變思想觀念、提高工作人員專業(yè)素質(zhì)、加強(qiáng)資金投入等方式，來(lái)完善檔案管理工作，進(jìn)而為企業(yè)人員調(diào)配提供有力參考。

1 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化問題分析

1.1 缺乏良好的工作意識(shí)

在長(zhǎng)期發(fā)展的過程中，檔案管理工作始終是處于一種不受領(lǐng)導(dǎo)重視的狀態(tài)，被認(rèn)定為是與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理無(wú)關(guān)的一項(xiàng)工作內(nèi)容，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)信息對(duì)于企業(yè)人力資源管理、人事調(diào)配的重要作用與積極意義，而由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的忽視，使得檔案管理人員也同樣存在輕視心理，在實(shí)際工作的過程中存在積極性不高、創(chuàng)新能力差、工作主動(dòng)性缺失等情況，嚴(yán)重影響到檔案管理工作質(zhì)量與工作效率[1]。除此之外，意識(shí)方面的缺失還會(huì)影響到檔案的有效利用率，由于檔案中包含了個(gè)人的大量信息，使得較好的數(shù)據(jù)載體，然而由于思想上對(duì)其重視程度的缺失，使得這些信息無(wú)法被有效應(yīng)用至企業(yè)管理匯總，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成諸多不利影響。

1.2 管理人員工作素質(zhì)較低

由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)者對(duì)檔案管理工作的輕視態(tài)度，在人員聘用的過程中，沒有重視對(duì)專業(yè)管理人員的選拔，導(dǎo)致企業(yè)大部分檔案管理人員存在專業(yè)素質(zhì)較差的情況，且還存在一人身兼數(shù)職的情況。雖然，在時(shí)代發(fā)展的過程中，企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行了一系列變革，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，但是在檔案管理工作這一方面仍然是保持著一種輕視態(tài)度，沒有從根本上重視，在檔案管理人員培訓(xùn)、招聘等方面均沒有投入較大人力，最終導(dǎo)致管理人員專業(yè)素質(zhì)低下，無(wú)法追上時(shí)代發(fā)展腳步，且無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下信息化管理方式，為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)諸多不利影響[2]。

1.3 配套設(shè)施建設(shè)尚不完善

在傳統(tǒng)管理理念的影響下，企業(yè)沒有重視檔案管理配套設(shè)施建設(shè)這一方面內(nèi)容，然而新形勢(shì)下檔案管理工作信息化已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，對(duì)于提升管理質(zhì)量、減少員工工作失誤，提升檔案資料動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性等方面均具有重要意義。然而，由于經(jīng)營(yíng)者的輕視，使得檔案管理的配套設(shè)施呈現(xiàn)出較多不完善之處，如計(jì)算機(jī)故障、掃描儀故障、缺乏單獨(dú)的檔案儲(chǔ)存場(chǎng)所等，均是亟待解決的重要問題，而這些問題的存在，也是影響到當(dāng)前檔案管理工作質(zhì)量的重要因素，需要企業(yè)及時(shí)采取有效措施來(lái)妥善解決。

2 新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化問題的應(yīng)對(duì)策略

2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

為了適應(yīng)當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，企業(yè)必須從各個(gè)方面來(lái)完善內(nèi)部的各方面對(duì)內(nèi)部部門、各項(xiàng)工作進(jìn)行完善，以獲取較大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，而檔案管理作為向企業(yè)提供較多有效數(shù)據(jù)信息的重要管理環(huán)節(jié)，其工作狀況也同樣應(yīng)受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視[3]。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在今后發(fā)展的過程中必須轉(zhuǎn)變經(jīng)營(yíng)管理觀念，重視檔案管理工作的價(jià)值，并且認(rèn)識(shí)到檔案所能提供的信息對(duì)于企業(yè)發(fā)展是至關(guān)重要的，只有從思想上提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，才可以在今后的決策中做出改變。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)重視對(duì)于管理人員思想觀念的培養(yǎng)。缺乏較好的管理意識(shí)，是當(dāng)前管理人員工作有效性的重要影響因素，只有從根本上改變管理人員對(duì)待檔案管理工作的態(tài)度，才可以在今后工作過程中加以注意。對(duì)此，企業(yè)可以通過采用培訓(xùn)、引導(dǎo)、會(huì)談等多種方式，從多個(gè)方面來(lái)強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，使得檔案管理人員在今后工作的過程中可以規(guī)范自身工作行為，為檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展提供可能與推動(dòng)力。

2.2 提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

在新形勢(shì)下，當(dāng)前管理工作自身的重要作用已經(jīng)得到凸顯，而為了使檔案管理工作質(zhì)量可以得到進(jìn)一步提升，企業(yè)就應(yīng)重視對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)以及人才聘用。在人才聘用這一層面，企業(yè)應(yīng)注意選聘專門從事管理工作的優(yōu)秀人員，對(duì)其專業(yè)知識(shí)進(jìn)行考核，優(yōu)先錄用具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的應(yīng)聘人員，以此來(lái)壯大人才隊(duì)伍。在檔案管理人員培訓(xùn)的過程中，企業(yè)應(yīng)從兩方面著手：一方面，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，從理論與實(shí)踐兩項(xiàng)內(nèi)容出發(fā)，對(duì)員工的理論知識(shí)掌握與實(shí)際工作能力進(jìn)行全方位培養(yǎng)，以保證檔案管理人員，在今后工作過程中，可以將豐富的理論知識(shí)作為主要依托，來(lái)進(jìn)行實(shí)踐，從而有效提高檔案管理工作質(zhì)量與工作效率；另一方面，企業(yè)需要對(duì)管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，在新形勢(shì)下，檔案管理信息化已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，而為了進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，企業(yè)就應(yīng)對(duì)員工計(jì)算機(jī)操作能力進(jìn)行培養(yǎng)，使得管理人員可以利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成檔案數(shù)據(jù)信息的收集、整理與儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的及時(shí)有效更新，保證檔案動(dòng)態(tài)性、實(shí)時(shí)性特征，提升檔案資料的價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2.3 完善配套設(shè)施

在信息時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為一種普遍現(xiàn)象。因此，企業(yè)應(yīng)及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)與掃描設(shè)備，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案，以保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性[4]。現(xiàn)如今，部分企業(yè)仍然采用手工記錄檔案的方式，并以書寫記錄的方式進(jìn)行保存，然而這種方式卻較常受到客觀環(huán)境因素的影響，存在檔案損毀、數(shù)據(jù)資料缺失等情況，加之企業(yè)缺乏單獨(dú)的存儲(chǔ)地點(diǎn)，使得紙質(zhì)檔案無(wú)法被長(zhǎng)期保存，而其中所包含數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也有待商榷。針對(duì)這一情況，企業(yè)一方面應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案保存情況，為其提供一個(gè)專門、單獨(dú)的保存場(chǎng)所，以防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)霉變質(zhì)的情況，同時(shí)還應(yīng)規(guī)范借取流程，加強(qiáng)對(duì)管理人員的監(jiān)督與管理，而對(duì)于檔案借取人員也應(yīng)及時(shí)做好相關(guān)登記，防止有人篡改檔案數(shù)據(jù)信息的情況；另一方面，則是需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，加大投資力度，對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備進(jìn)行的定期檢查、更新與維護(hù)，充分保證機(jī)械設(shè)備可以正常使用，防止因機(jī)器故障出現(xiàn)信息丟失、損毀的情況，為企業(yè)發(fā)展提供充足的保障。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，企業(yè)應(yīng)從思想觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作可以為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)的重要價(jià)值，針對(duì)員工思想意識(shí)薄弱、專業(yè)素質(zhì)較低、設(shè)施建設(shè)不完善等情況，采取針對(duì)性措施，通過轉(zhuǎn)變思想觀念、提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)、完善配套設(shè)置等方式，促使企業(yè)檔案管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供不竭動(dòng)力與信息支撐。

參考文獻(xiàn)

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[2]范啟慧.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].中文信息，2017，（10）：29.

[3]張玲.探析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015，（29）：277.

[4]梁艷.探析新時(shí)代檔案管理工作的規(guī)范化[J].中外交流，2018，（3）：59.

作者簡(jiǎn)介

張楊（1982-），湖南，廣東省中山市科學(xué)館