優(yōu)化基建工程檔案歸檔工作的途徑

孫曉璇

摘 要：基建工程檔案直接體現(xiàn)了基建施工過程中的所有內(nèi)容，與工程后期的使用、維修等工作有著密切相關(guān)聯(lián)系，其歸檔工作是衡量一個(gè)基建工程檔案管理水平的重要標(biāo)志，是提高基建工程質(zhì)量的重要方面。本文簡要闡述了基建工程檔案存在的問題，并對其成因進(jìn)行分析，針對指出改善措施。

關(guān)鍵詞：基建工程；檔案；歸檔工作

1 基建工程檔案存在的不足

基建檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)再現(xiàn)了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體的真實(shí)面貌。因此，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質(zhì)量的一項(xiàng)非常重要的工作。近幾年基建工程項(xiàng)目建設(shè)也得到了發(fā)展，在基建工程檔案管理中，也出現(xiàn)了新形勢下的問題和不足。主要體現(xiàn)在以下方面[1]。

部分基建檔案歸檔的相關(guān)文字材料較為散亂，未裝訂成冊，封面上工程項(xiàng)目信息缺失，案卷內(nèi)未標(biāo)注頁碼。文字材料主要包括：工程項(xiàng)目立項(xiàng)申請報(bào)告和批復(fù)、環(huán)境質(zhì)量報(bào)告和批復(fù)、有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、文物等）批準(zhǔn)書或協(xié)議、建設(shè)用地批準(zhǔn)書、國有土地使用證、拆遷補(bǔ)償安置協(xié)議、施工文件、監(jiān)理文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、測量記錄冊等。

一般來說，該類文件均要求按一定順序和規(guī)律裝訂成冊，完善封面的工程項(xiàng)目信息，并逐頁標(biāo)注頁碼，增強(qiáng)基建檔案組卷的完整性與規(guī)范性；所有文件材料名稱和所在位置均與前面的目錄一一對應(yīng)，確保檔案完整且不被篡改。

部分基建工程竣工圖的修改之處未作標(biāo)注，或者標(biāo)明了修改處，但是未標(biāo)注修改時(shí)間，無修改人簽名；該簽字蓋章的地方有一部分沒有簽字蓋章，應(yīng)當(dāng)加蓋或簽署的印章存在缺失的情況。部分工程檔案在中途設(shè)計(jì)有變動的情況下，檔案中無設(shè)計(jì)變更通知單，或者雖有設(shè)計(jì)變更通知單，但僅為復(fù)印件而非原件；部分修繕、擴(kuò)建等工程項(xiàng)目，未提交建筑施工前拍攝照片及施工后拍攝的對比照片，個(gè)別的有提交，但僅為彩打照片，而非正式?jīng)_洗照片[2]。

按照基建檔案歸檔規(guī)范，竣工圖中任何有修改的地方均需按規(guī)定標(biāo)注修改時(shí)間，并須有修改人的親筆簽名；所有歸檔材料，包括竣工圖紙要求加蓋或簽署的印章務(wù)必齊全完整，例如竣工圖上應(yīng)加蓋竣工圖章、出圖章、設(shè)計(jì)師章、建設(shè)單位及施工單位公章等，缺一不可；工程設(shè)計(jì)中途有變更時(shí)，必須附上設(shè)計(jì)變更通知單原件[3]。

關(guān)于檔案原件方面。施工單位移交的部分工程的圖紙和文字資料未交原件。為了確保檔案的憑證作用和法律效力，除少數(shù)有特別說明的情況外，移交至檔案館的所有基建工程檔案均需提交原件，尤其是新建各棟建筑的建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證、建筑工程施工許可證、建筑工程消防驗(yàn)收意見書、建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格證、防雷裝置合格證、建設(shè)項(xiàng)目竣工環(huán)保驗(yàn)收意見的函、建設(shè)項(xiàng)目竣工環(huán)境保護(hù)驗(yàn)收申請表的批復(fù)等都必須提交原件存檔。

電子版檔案同步歸檔問題。部分工程項(xiàng)目最終版的竣工圖，只提交了紙質(zhì)的圖紙，未能提交CAD電子圖；移交檔案時(shí)，僅有紙質(zhì)清單，未提供電子目錄，部分文字資料的清單較為粗略，不夠詳細(xì)。依照歸檔要求，最終版竣工圖，需要紙質(zhì)和電子版CAD圖雙套歸檔；同時(shí)需提交詳細(xì)的電子目錄。

2 基建檔案歸檔工作存在問題的成因

相關(guān)部門對基建檔案歸檔工作重要性的認(rèn)識不夠，對基建工程檔案的復(fù)雜性和專業(yè)性以及工作難度估計(jì)不足，為該項(xiàng)工作指定的兼職檔案人員缺乏相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識和技術(shù)水平，從而導(dǎo)致對施工單位歸檔資料收集、整理工作的監(jiān)督力度不夠，使得總體的歸檔質(zhì)量未能盡如人意。

基建檔案的歸檔渠道不夠暢通。一方面是負(fù)責(zé)組織實(shí)施基建工程的職能部門與工程施工單位，未能在基建工程項(xiàng)目檔案的歸檔方面建立有效的溝通機(jī)制；另一方面，基建部門與檔案部門在基建檔案相關(guān)工作上的業(yè)務(wù)聯(lián)系也需要進(jìn)一步加強(qiáng)。這便導(dǎo)致三方未能就基建檔案歸檔的某些細(xì)節(jié)問題及時(shí)互通信息，及時(shí)商討，共同解決。

對基建工程項(xiàng)目施工方的約束力不夠。施工單位作為基建檔案收集、整理、組卷歸檔的行為主體，如果缺乏對檔案重要性的高度認(rèn)識及對歸檔工作的強(qiáng)烈的責(zé)任心，是無法盡職盡責(zé)地做好相關(guān)工作的。除了主觀的責(zé)任意識，制度的約束也是更有效的方式之一?；n案工作規(guī)范規(guī)定，需抽取工程經(jīng)費(fèi)總額的一定比例作為檔案保證金，如果施工方未能高質(zhì)量完成該項(xiàng)工程的檔案歸檔工作，基建和財(cái)務(wù)部門不得與之結(jié)算工程尾款，須敦促其整改直至合格后方可結(jié)算。該條規(guī)定對施工方的約束力是顯而易見的，但事實(shí)上卻因種種原因未能有效執(zhí)行，所以效果也是大打折扣。

3 改善基建檔案歸檔質(zhì)量的措施

進(jìn)一步理順、疏通基建檔案的歸檔渠道“明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識，提高檔案管理水平?！本S護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！睓n案館是基建檔案最終保存保管及后續(xù)提供利用、服務(wù)大眾的基地，在基建檔案形成的全過程中檔案部門實(shí)行前端介入、中期跟蹤檢查、后期接收歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)流程。鑒于此，組織實(shí)施基建工程的相關(guān)部門有必要與檔案部門建立順暢的溝通機(jī)制，確保檔案部門及時(shí)掌握各項(xiàng)基建工程實(shí)施情況，以便對每項(xiàng)工程形成的基建檔案材料整理歸檔工作進(jìn)行全過程跟蹤、監(jiān)督和指導(dǎo)。為此，基建部門應(yīng)指定一名熟悉業(yè)務(wù)、責(zé)任心強(qiáng)的工程技術(shù)人員擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)對每項(xiàng)新建、擴(kuò)建、改建及大、中型維修項(xiàng)目的檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作[4]。該名兼職檔案員負(fù)責(zé)與檔案部門對接，在單位組織實(shí)施的每一項(xiàng)基建工程啟動之初，有責(zé)任和義務(wù)將工程項(xiàng)目名稱、設(shè)計(jì)單位及設(shè)計(jì)人員、施工單位、施工單位資料員姓名及聯(lián)系方式等相關(guān)各項(xiàng)信息及時(shí)明確知會檔案部門，便于檔案部門相關(guān)人員準(zhǔn)確掌握各項(xiàng)新建、擴(kuò)建、改建、修繕等工程情況，確保信息渠道暢通，以便跟蹤監(jiān)督工程項(xiàng)目檔案的歸檔工作及后續(xù)工作的順利開展。期間，工程中期驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收等重要會議，須及時(shí)通知檔案部門人員參加?；ú块T兼職檔案員和檔案部門相關(guān)人員需要保持密切的聯(lián)系，共同做好基建工程檔案的歸檔工作。

對基建檔案歸檔工作實(shí)行前端介入、全程監(jiān)督，把控歸檔質(zhì)量。本著對基建工程所形成的成套性檔案及時(shí)進(jìn)行搶救性保護(hù)的原則，基建部門應(yīng)增強(qiáng)檔案意識，對基建工程材料歸檔工作做好前端控制，從源頭上把好質(zhì)量關(guān)，做到全程跟蹤督促，做到“三納入，四同步”，以防相關(guān)重要檔案材料的遺失或損毀，從而造成難以彌補(bǔ)的損失?；ú块T負(fù)責(zé)基建工程檔案歸檔的人員需要從工程招標(biāo)伊始，至工程最后全部結(jié)算，在這整個(gè)過程中對基建工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行全程跟蹤，實(shí)施檔案質(zhì)量監(jiān)控，尤其是在中期驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收會議上，應(yīng)對照歸檔要求，對施工方整理的成套性工程檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，對收集不齊全或整理不符合要求和規(guī)范的地方應(yīng)及時(shí)督促對方整改。必須做到前端介入，全程監(jiān)督檢查，否則一旦工程結(jié)束再去追繳檔案，則難以保證整套檔案的齊全、完整和規(guī)范?；ú块T與檔案部門應(yīng)始終保持經(jīng)常性的聯(lián)系溝通，對歸檔工作過程中遇到的任何問題及時(shí)交換意見和看法，共同協(xié)商解決。

嚴(yán)格落實(shí)對基建工程施工單位的約束機(jī)制?；üこ添?xiàng)目施工方直接負(fù)責(zé)基建工程檔案的收集和整理工作，基建部門需要對其嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，以保證歸檔質(zhì)量。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，“基建部門應(yīng)從投標(biāo)單位的基建總投資中扣留5%作為基建檔案保證金，待基建檔案材料歸檔由檔案部門、基建處驗(yàn)收合格后才能發(fā)還”[4]。對于尚未將基建檔案齊全完整地移交至檔案館的工程項(xiàng)目，基建部門不得與施工單位辦理竣工結(jié)算手續(xù)。而對于已辦理結(jié)算而未能齊全完整移交檔案的工程，則須及時(shí)采取補(bǔ)救措施，務(wù)必抓緊聯(lián)系各施工單位資料員，責(zé)令其將基建檔案材料補(bǔ)交齊全，移交至檔案館，以保證各項(xiàng)基建項(xiàng)目中形成的原始真實(shí)記錄得到妥善保管、有效保存和利用。

改善基建部門的檔案存放條件、及時(shí)進(jìn)行基建檔案數(shù)字化，以確保檔案安全。對于尚未移交至檔案館，暫存于基建部門的部分未走完審計(jì)程序、未最后結(jié)算的基建工程檔案，需要保證良好的保管條件。為確保檔案在移交進(jìn)館前的完好無損，需督促基建部門將檔案保存于溫度為14°C—24°C、相對濕度為45%—60%、無蟲、無塵、無霉、無鼠的環(huán)境中，為檔案保管場所配置空調(diào)、抽濕機(jī)等必要的設(shè)備設(shè)施，并安排人員每天巡查，做好溫濕度登記，確保檔案安全無損。

鑒于房管局在給各建筑辦理房產(chǎn)證時(shí)均要求提交各類材料的原件，故而在每項(xiàng)新建工程啟動伊始，是否可考慮辦理一式兩份的建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證、建筑工程施工許可證、測量記錄冊及附圖、工程竣工圖紙等文件原件？這是值得考慮和探討的。

4 結(jié)束語

基建工程檔案是在工程建設(shè)活動中直接形成的對國家和社會、企業(yè)有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體文件材料，其歸檔工作屬建設(shè)工程檔案資料管理內(nèi)容，具有特殊的整理與歸檔要求，內(nèi)容多、專業(yè)性強(qiáng)，改善基建工程檔案質(zhì)量，能實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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