事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略分析

韓雪

摘 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展對檔案管理工作帶來了諸多的便利，不僅有效的提高了檔案管理工作的效率，而且有效的促進(jìn)了檔案的利用率，并進(jìn)一步優(yōu)化了檔案工作流程。因此在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中，需要加快檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程，以此來提高事業(yè)單位檔案利用率，使其更好的服務(wù)于社會和經(jīng)濟的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理；意義；優(yōu)化策略

當(dāng)前事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)已全面普及率應(yīng)用，工作效率和質(zhì)量大幅度提高。事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位發(fā)展過程中形成的重要信息資源，其對于事業(yè)單位的發(fā)展具有極為重要的意義。在當(dāng)前辦公自動化普及的新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作也需要加快數(shù)字化的發(fā)展，通過實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和信息化，全面提高事業(yè)單位檔案的利用率，更好的發(fā)揮出事業(yè)單位檔案的重要價值。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的意義

1.1 有利于提高單位經(jīng)濟效益

在社會快速發(fā)展過程中，人們對信息需求量不斷增加，這也使檔案管理工作的重要性更好的凸顯出來。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式下檔案工作效率和質(zhì)量都較為低下，這對于事業(yè)單位的社會形象帶來了不利影響。在當(dāng)前信息技術(shù)水平大幅度提高的新形勢下，事業(yè)單位檔案管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用，加快推動了檔案信息的整理和儲存的電子化轉(zhuǎn)化，檔案工作效率和完整性有了較大程度的提升。而且通過實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，可以實現(xiàn)資源的節(jié)約，有利于進(jìn)一步提高事業(yè)單位的經(jīng)濟效益，使事業(yè)單位更好的履行自身的職能。

1.2 有利于提高辦公效率

事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理，充分的運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來實現(xiàn)檔案信息的搜集、整理、存儲和利用，而且利用專門的檔案管理軟件來完成一系列的檔案管理工作，有效的提高了檔案工作的效率，不僅避免了大量重復(fù)性工作，同時辦公效率大幅度提高，有利于檔案管理工作的質(zhì)量的提高，檔案查詢更具高效性和便捷性，有效的推動了檔案信息資源共享的實現(xiàn)。

1.3 有利于提高檔案利用效率

當(dāng)前人們對信息需求量較大，檔案的使用頻繁不斷增加。這種情況下如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅不利于檔案的保管，而且還會有效的制約檔案信息的利用。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，通過構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案使用者能夠快速查詢到自己所需要的檔案信息。事業(yè)單位檔案管理人員要為檔案利用者提供檔案信息服務(wù)時，能夠快速、及時的查找到所需要的檔案和文件，而且不需要檔案利用者跑到多個地方調(diào)取檔案，有效的提高了檔案利用效率。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化策略

2.1 建立可靠的信息支持系統(tǒng)

做好檔案數(shù)字化管理工作，保證能夠高效、安全、持續(xù)穩(wěn)定的運行下去，硬件、軟件都起著不可替代的作用，同時，可靠的信息支持也起著極其重要的作用。第一，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有較好的升級能力，系統(tǒng)擁有較好的升級能力能夠極大的提高、完善系統(tǒng)功能，擁有較好的升級能力的前提即通過光纖來連接存儲系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的存儲容量可以通過增加擴展模塊來實現(xiàn)，同時，存儲系統(tǒng)應(yīng)該具備較高的可擴展性，能夠進(jìn)行在線擴容，從而能夠?qū)崿F(xiàn)較好的保護(hù)功能，從而達(dá)到較好的管理效果。第二，系統(tǒng)應(yīng)該具備較好的可靠性和良好的性能，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的可靠性和性能在檔案管理中發(fā)揮著極其重要的作用，直接關(guān)系著檔案管理工作的成效，因此，要意識到數(shù)字化檔案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位，所以，采用的存儲系統(tǒng)在硬件和其結(jié)構(gòu)能夠保證整個系統(tǒng)安全有效的運行，同時硬件需要保證整個系統(tǒng)的連續(xù)性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以根據(jù)不同用戶的需求進(jìn)行設(shè)置數(shù)據(jù)的保密性或者共享從而提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。

2.2 制定數(shù)字化的檔案管理機制

基于事業(yè)單位檔案管理工作的復(fù)雜性和特殊性，在當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中，需要建立健全檔案數(shù)字化管理機制，進(jìn)一步對規(guī)范檔案數(shù)字化管理工作。即事業(yè)單位要針對于檔案數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)、檔案保密、種類管理等方面的內(nèi)容進(jìn)行有效的規(guī)劃，還應(yīng)該盡可能提升內(nèi)部檔案的管理效率。與此同時，工作人員應(yīng)該根據(jù)檔案管理的結(jié)果、管理過程中出現(xiàn)的需求等內(nèi)容，具有針對性地完善檔案數(shù)字化管理制度，對之前檔案管理內(nèi)容中存在的缺陷進(jìn)行彌補，這樣才能夠?qū)n案數(shù)字化管理工作的制度、崗位責(zé)任制度、激勵機制和考核機制的內(nèi)容進(jìn)行完善，促使單位檔案管理工作朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。

2.3 提高檔案數(shù)字化管理效率

在事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中，需要更好的發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，全面提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。在實際工作中，需要進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的性能，增加系統(tǒng)內(nèi)部儲存量。強化檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的可靠性，嚴(yán)格依照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求來要求磁盤陣列產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)和硬件的質(zhì)量，以此來為數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全提供重要的保障。另外，還要實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的在線升級，以此來提高系統(tǒng)的安全性和可靠性，更好的發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的功能。

2.4 提高數(shù)字化檔案的安全

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中，需要結(jié)合數(shù)字化檔案的特點來建立健全數(shù)字化檔案管理制度。檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)資料，事業(yè)單位部分檔案具有較高的保密級別，檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化后，需要對檔案信息的安全性給予充分的重視。因此要從硬件和軟件兩個方面來提高檔案信息的安全。即在實際工作中要提高存儲載體的質(zhì)量，同時針對于軟件方面，需要通過設(shè)置權(quán)限及密碼等來降低其安全風(fēng)險，避免非法入侵和人為破壞，確保電子信息的安全。

2.5 實現(xiàn)單位檔案管理系統(tǒng)與其他內(nèi)外系統(tǒng)的銜接

對于事業(yè)單位來講，檔案不僅是檔案管理部門的資源，同時對于事業(yè)單位自身及其所服務(wù)的客體也是極為重要的資源。因此在事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中，通過事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)可以有效的實現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部共享。同時事業(yè)單位檔案管理工作也可以通過與相關(guān)單位的系統(tǒng)進(jìn)行銜接，規(guī)定相慶的使用權(quán)限，更好的發(fā)揮出檔案信息的價值。因此在實際載作中，事業(yè)單位需要加快完善檔案管理系統(tǒng)，全面提高檔案管理系統(tǒng)的安全性和可靠性，以此來進(jìn)一步拓展檔案信息系統(tǒng)的平臺，加快推進(jìn)檔案信息資源的共享，實現(xiàn)檔案信息的高效利用。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前信息時代，事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，通過對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行優(yōu)化，可以有效的推動檔案信息的開發(fā)利用，更好的發(fā)揮出事業(yè)單位檔案的重要價值，全面提高事業(yè)單位檔案工作的數(shù)字化水平，為事業(yè)單位各項工作的健康有序發(fā)展提供重要的信息支持。

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