科技檔案管理存在的常態(tài)問題分析

摘 要：隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代步伐的加快，科技信息資源成為企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)體系中必不可少的因素，也是企業(yè)在市場競爭中加強(qiáng)核心競爭力的必要保障。企業(yè)科技檔案涵射內(nèi)容大而廣，不僅包括基建設(shè)計(jì)、技術(shù)研發(fā)，也包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科研課題，是企業(yè)這些工作中產(chǎn)生的原始信息的集合體。它所包含的豐富知識(shí)，見證了企業(yè)在科技領(lǐng)域的技術(shù)水平以及科研能力，也能夠?yàn)槠髽I(yè)提高市場生存能力提供決策依據(jù)，給企業(yè)帶了重大的經(jīng)濟(jì)效益。雖然我國在科技檔案研究上有了很大進(jìn)步，但由于缺乏方向性指南，與發(fā)達(dá)國家相比仍有較大差距。

關(guān)鍵詞：科技檔案；必要性；開發(fā)利用；有效路徑

新形勢下科技檔案的工作重點(diǎn)是科技檔案管理、利用和開發(fā)。但是科技檔案受到空間和時(shí)間的限制，其價(jià)值并沒有很好的得到挖掘。筆者管窺相關(guān)理論學(xué)說，結(jié)合企業(yè)科技檔案管理實(shí)際，進(jìn)行理論研究，以期能夠主動(dòng)探索出新的發(fā)展模式，使企業(yè)檔案工作迸發(fā)出新的動(dòng)力和活力，砥礪奮進(jìn)，筑夢前行。

1 科技檔案開發(fā)利用的必要性

1.1 科技檔案的技術(shù)價(jià)值

科技檔案類型紛繁復(fù)雜，不同的科技檔案中蘊(yùn)藏著企業(yè)不同的科技信息，對企業(yè)所在的行業(yè)發(fā)展亦有著重大的意義。生產(chǎn)力與科學(xué)技術(shù)的緊密結(jié)合，會(huì)形成具有技術(shù)價(jià)值的信息資源，科技檔案作為這些信息資源的有機(jī)載體，對企業(yè)而言屬于知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力。從宏觀層面來講，科技檔案不僅可以改進(jìn)和提高生產(chǎn)的諸要素，而且能將技術(shù)價(jià)值這種知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為物質(zhì)形態(tài)的生產(chǎn)力，促進(jìn)企業(yè)科技成果的誕生，從而不斷地推動(dòng)生產(chǎn)力發(fā)展。從微觀層面來講，科技檔案的高效利用可以避免人力、物力的重復(fù)投入，降低企業(yè)產(chǎn)耗，節(jié)約生產(chǎn)成本。

1.2 科技檔案的知識(shí)傳承價(jià)值

科技檔案在歸檔以后，其現(xiàn)行功能并沒有發(fā)揮完畢，在文件生命活動(dòng)周期內(nèi)其仍然可以繼續(xù)發(fā)揮功能，典型如知識(shí)傳承功能?？萍紮n案中所蘊(yùn)藏的科技信息在有效發(fā)掘后，能夠保證科技情報(bào)、知識(shí)、技術(shù)和信息的傳承與擴(kuò)散[1]。例如，企業(yè)可以在原有科技檔案的信息基礎(chǔ)上進(jìn)行技術(shù)研發(fā)，也可以在原有科技檔案信息基礎(chǔ)上進(jìn)行生產(chǎn)結(jié)構(gòu)分析。企業(yè)的科技信息是企業(yè)科技成果的歷史記錄，其是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)性工程，如果不加以管理保存，之后勢必要投入更多的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行信息再現(xiàn)。因此，只有對科技檔案進(jìn)行有效保存，發(fā)揮其知識(shí)傳承價(jià)值，才是最可靠最真實(shí)的，其知識(shí)傳承功能是其他資料不可代替的。

2 科技檔案管理中存在的問題

科研步伐的加快以及信息革命時(shí)代的到來，企業(yè)對于科技信息的敏感程度愈來愈高，這一方面推動(dòng)了科技檔案的變革和創(chuàng)新，同時(shí)也暴露出以往科技檔案工作中的弊病。與發(fā)達(dá)國家相比，我國企業(yè)科技檔案管理工作表現(xiàn)出不夠深入、技術(shù)落后和不成規(guī)模等特點(diǎn)。

2.1 檔案管理制度不健全

有規(guī)矩，方能成方圓。科技檔案管理制度缺乏實(shí)踐性、可行性。很多企業(yè)在制定檔案管理制度時(shí)要么直接搬用其他企業(yè)檔案管理內(nèi)容，要么參照其他檔案管理領(lǐng)域的檔案管理做法。一方面，企業(yè)科技檔案管理責(zé)任落實(shí)機(jī)制不健全。即使企業(yè)投入了資金、人力和物力，但往往成效甚微。科技檔案管理工作缺乏具體的責(zé)任落實(shí)，致使科技檔案管理工作流于形式的情形居多，沒有引起有關(guān)工作人員的重視，一旦發(fā)生問題，工作人員之間相互推諉扯皮，另一方面，沒有構(gòu)建“督查督辦，賞罰分明”的績效考核體系。沒有將科技檔案管理成效納入到績效考核指標(biāo)當(dāng)中，沒有將績效獎(jiǎng)金與科技檔案管理水平掛鉤，致使部分檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)、主動(dòng)意識(shí)匱乏。

2.2 檔案利用意識(shí)不高

我國科技檔案事業(yè)起步晚，先天不足，在很長一段時(shí)間內(nèi)企業(yè)有關(guān)部門只是單純的對科技檔案進(jìn)行收集、歸檔后儲(chǔ)放，主動(dòng)利用率不高。檔案管理工作人員的主觀能動(dòng)性不強(qiáng)，時(shí)常處于被動(dòng)的檢索和調(diào)取檔案的工作狀態(tài)，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)匱乏。對于科技檔案的實(shí)質(zhì)以及內(nèi)涵沒有理解到位，只是將其作為一種記錄工作，沒有將科技檔案與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、決策支持與科研工作相聯(lián)系，人為削弱了科技檔案工作與其他工作之間的聯(lián)系。檔案管理人員觀念欠缺進(jìn)步性、創(chuàng)新性，直接導(dǎo)致科技檔案工作與其他工作之間脫軌。傳統(tǒng)的科技檔案模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢新時(shí)代的新變化，也不能使科技檔案信息服務(wù)于企業(yè)效益。

2.3 資金投入力度不大

資金是企業(yè)各項(xiàng)工作的生命線。一旦資金匱乏，各項(xiàng)工作都無法施展開來。在科技檔案管理中同樣如此，資金的匱乏嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案部門對科技檔案的利用和創(chuàng)新。信息化社會(huì)中，科技檔案需要良好的工作環(huán)境和先進(jìn)的軟硬件設(shè)備。缺乏先進(jìn)的技術(shù)工作，就不能對科技檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化的開發(fā)。但是由于各種各樣的原因，或是企業(yè)自身資金限制，或是重視力度不大等，導(dǎo)致我國科技檔案的資金投入比整體水平低，不能滿足信息化背景下的需求。例如，由于資金投入比不高，致使對檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度不大，設(shè)備的更新及購置速度不能與時(shí)代發(fā)展速度相匹配。

3 提高科技檔案管理利用效率的有效路徑

3.1 加強(qiáng)企業(yè)制度保障

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，要確保企業(yè)科技檔案管理工作能夠可持續(xù)健康發(fā)展，制度保障使關(guān)鍵。企業(yè)需要針對以往科技檔案管理中出現(xiàn)的弊病，結(jié)合已有經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)和制度基礎(chǔ)，進(jìn)一步完善自身的各項(xiàng)規(guī)章制度。首先要確定責(zé)任機(jī)構(gòu)和責(zé)任人員，做到“誰管理，誰負(fù)責(zé)”，使各項(xiàng)分工得以明確，職責(zé)得以確定，從而提高責(zé)任人員的責(zé)任意識(shí)，使企業(yè)科技檔案管理局面呈現(xiàn)出嶄新的面貌。其次，要建立健全“督查督辦，賞罰分明”的績效考核體系[2]。按照相應(yīng)的考核規(guī)則，將績效獎(jiǎng)金與科技檔案管理水平掛鉤，增強(qiáng)檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、主動(dòng)性以及創(chuàng)新性，從而能夠更好地增強(qiáng)執(zhí)行能力，促使檔案管理工作“提速、提質(zhì)、提效”。最后，從制度上加強(qiáng)資金投入力度，規(guī)定每年定期投入科技檔案領(lǐng)域的資金比例，保障各項(xiàng)基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施能夠與管理現(xiàn)狀相配套，優(yōu)化科技檔案管理環(huán)境，夯實(shí)科技檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.2 提高檔案利用意識(shí)

首先，企業(yè)要做好科技檔案宣傳工作，使企業(yè)各個(gè)部門和各個(gè)員工認(rèn)識(shí)到科技檔案重要性，理解科技檔案的內(nèi)涵和實(shí)質(zhì)，從而提升企業(yè)整體對科技檔案的重視程度。其次，科技檔案管理是以人為核心，以技術(shù)為有力抓手的檔案管理體系，人這個(gè)核心，一個(gè)是人的管理經(jīng)驗(yàn)，另一個(gè)是人的管理技術(shù)和管理方式[3]。因此，企業(yè)要加強(qiáng)培訓(xùn)工作，讓檔案工作人員知道怎樣收集科技檔案信息資源，怎樣挖掘科技檔案中蘊(yùn)藏的信息，使檔案利用水平能夠得到一定提升。最后，加強(qiáng)檔案管理部門與其他科技生產(chǎn)部門的溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)部門之間的合作，防止“信息”孤島局面的出現(xiàn)，主動(dòng)將企業(yè)內(nèi)外部的科技信息聯(lián)系起來，利用起來。

4 結(jié)語

科技檔案是企業(yè)檔案事業(yè)的核心部分，是企業(yè)能否追求經(jīng)濟(jì)利益最大化的關(guān)鍵所在。如何利用并挖掘科技檔案中的重要信息，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級提供有力支撐，是社會(huì)各界備受關(guān)注的命題。要實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，需要更深層次、更廣維度地對科技檔案進(jìn)行利用開發(fā)。同時(shí)，對科技檔案進(jìn)行管理時(shí)，也要符合客觀規(guī)律，遵循效益優(yōu)先、事前控制和需求導(dǎo)向的原則。只有在技術(shù)上和理論上不斷攻克管理短板，科技檔案管理工作才能愈發(fā)的完善和成熟。

參考文獻(xiàn)

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[2]溫寒，潘莉.科技檔案管理信息化應(yīng)用中存在的問題和解決辦法[J].低碳世界，2018（03）：359-360.

[3]張斌，李子林，黃蕊.我國企業(yè)檔案宏觀管理體制的演變與發(fā)展[J].檔案學(xué)研究，2018（02）：50-56.

作者簡介

鄧玉潔（1984-），女，湖北武漢，本科，畢業(yè)于武漢科技學(xué)院；現(xiàn)有職稱：檔案員；研究方向：檔案管理；