新形勢下醫(yī)院檔案信息化工作淺析

■張 紅/上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬第九人民醫(yī)院檔案室

一、新形勢下醫(yī)院檔案工作面臨的主要問題

（一）對檔案信息化認(rèn)識不足，宣傳不力，重視不夠

以往醫(yī)院檔案工作受傳統(tǒng)檔案工作方式的影響,長期以來檔案人員一般起到一個(gè)簡單的收集、保管作用,并不十分注重于充分合理利用現(xiàn)有的資源為臨床一線醫(yī)務(wù)人員提供服務(wù)。大多數(shù)醫(yī)務(wù)員工，甚至某些管理人員的檔案意識相對淡薄,不重視檔案管理，以致醫(yī)院某些部門和人員連最基本的檔案工作性能和職能都不甚了解，更談不上了解檔案信息化。因此檔案信息化工作無法得到理解和支持,也導(dǎo)致了目前許多醫(yī)院檔案室整體工作不被承認(rèn)，不受重視，無法形成自己的信息化特色資源。

（二）檔案信息化管理手段還不完善

隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)雖然在醫(yī)院管理中已慢慢得到了的應(yīng)用。但是，很多醫(yī)院在檔案管理中還沒有更深入運(yùn)用信息技術(shù)，檔案管理的信息化和數(shù)字化程度不高，主要還停留在手工收集、整理、檢索的階段，不利于檔案廣泛的利用和開發(fā)，大大降低有價(jià)值的檔案信息的利用效率。

（三）檔案信息化工作需的專業(yè)精神和專業(yè)素質(zhì)有待提高

在檔案信息化工作中,檔案室工作人員，要具備基本的檔案常識和較強(qiáng)的檔案意識外,還要有一定的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，熟練運(yùn)用word、extcl、powerpoint以及初級的圖像甚至音頻處理技術(shù)，當(dāng)然還要具備相當(dāng)外語水平以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的操作技能。只有具備更廣泛的各種領(lǐng)域知識才能更好的捕捉、分析、篩選、傳遞及運(yùn)用信息數(shù)據(jù)。另外,醫(yī)院檔案室不同于公共檔案館,作為醫(yī)院檔案室工作人員如果能懂得相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識那么對醫(yī)療、科研檔案收集及利用工作會有更大的幫助。這樣,就能迅速掌握和處理好醫(yī)院的文件及相關(guān)信息, 準(zhǔn)確快捷地為醫(yī)務(wù)人員服務(wù)、為廣大患者疾病得以盡快救治起到積極作用。

（四）加強(qiáng)檔案信息化服務(wù)意識

從以往傳統(tǒng)意識來講，檔案普遍被認(rèn)知為保密的。因此，很多檔案資料的“只保存不利用”被視為檔案工作前輩們心照不宣的傳統(tǒng)習(xí)慣。其實(shí)檔案固然有其保密性，甚至有些內(nèi)容確屬密不能宣的內(nèi)容，但科學(xué)的檔案管理早已告訴我們，檔案工作要適應(yīng)社會發(fā)展，要使檔案變?yōu)楦滟F而有用的工作，“利用檔案”、“檔案信息化”工作應(yīng)運(yùn)而生，并終將取代傳統(tǒng)檔案管理的認(rèn)知。檔案已被賦予新的內(nèi)涵、更新觀念和思維模式，實(shí)現(xiàn)檔案工作由單純?yōu)檎畏?wù)向社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心服務(wù)的根本性轉(zhuǎn)變。

（五）海量檔案數(shù)據(jù)操作風(fēng)險(xiǎn)

2017在國際檔案日期間，國家檔案局局長李明華明確提出了“強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)隱患治理”的要求，指出要“牢固樹立風(fēng)險(xiǎn)隱患就是安全事故的觀念，把構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)分級管控機(jī)制和隱患排查治理雙重預(yù)防機(jī)制作為進(jìn)一步做好檔案安全工作的重要抓手，筑牢檔案安全防控體系，嚴(yán)防因風(fēng)險(xiǎn)發(fā)酵演變隱患累積疊加而導(dǎo)致檔案安全事故”。對一個(gè)國家來說，檔案數(shù)據(jù)一旦出現(xiàn)丟失或損壞，必然會給一個(gè)國家各項(xiàng)事業(yè)及百姓帶來無法預(yù)料的災(zāi)害?？上攵绻粋€(gè)醫(yī)療單位其信息資料遭遇泄漏與破壞，則其日常的醫(yī)療及其它相關(guān)工作也受到巨大的影響，甚至危及到患者生命的救治。這些危害可能來自人、物（硬件載體、設(shè)備等）、技術(shù)及自然災(zāi)害等。

二、對醫(yī)院檔案信息化工作的對策

（一）系統(tǒng)管理，將檔案信息化工作納入規(guī)劃與日常管理不斷提高檔案意識

隨著知識信息時(shí)代的來臨和爆發(fā)，檔案信息資源的開發(fā)和挖掘在工作中的作用越發(fā)被重視。同時(shí)，隨著新的多媒體技術(shù)的傳播，如何利用大量的檔案信息資源來樹立醫(yī)院的品牌也成為工作之重。我們的檔案工作在這樣的大形勢下必然面臨更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。其重要性遠(yuǎn)超以往。因而，要做好新形勢下的檔案工作，首先必須通過各種方式、各種渠道加強(qiáng)檔案宣傳工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工在思想上充分認(rèn)識檔案工作的重要性，獲得他們的理解和支持，將檔案管理工作自覺化。目前，上海市三甲醫(yī)院的復(fù)評中已明確將檔案工作納入其中，并強(qiáng)調(diào)檔案工作的情況要納入醫(yī)院總體規(guī)劃中，因此我們在重視醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，也必須將檔案管理、檔案室專職人員配備、檔案用房及設(shè)備投入等也重視起來，不要將政策條目留于空文，努力使檔案管理水平和醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展，為醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。同時(shí)要在規(guī)劃的同時(shí)，將檔案工作納入日常管理工作當(dāng)中。作為一個(gè)上海市三甲綜合性醫(yī)院，上海第九人民醫(yī)院的檔案工作由黨委書記直接分管，可見醫(yī)院對檔案工作的重視，也由此保證醫(yī)院檔案工作的高效及健康的發(fā)展。

（二）主動服務(wù)， 以醫(yī)院核心工作和社會需求為中心，服務(wù)大局

上海市檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃中提出：要突出服務(wù)導(dǎo)向，服務(wù)能力與水平顯著提升，要求各級檔案部門采取情況專報(bào)、摘報(bào)等多種形式，向黨委、政府及時(shí)反映情況，發(fā)揮檔案資政服務(wù)功能，在服務(wù)上海經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和社會穩(wěn)定大局中發(fā)揮積極作用。

目前，上海部分三甲醫(yī)院檔案室已經(jīng)從以前相對封閉、保守的舊觀念中慢慢解放出來，逐步擺脫以前的坐等上門的狀況,與此同時(shí)也對醫(yī)院檔案專業(yè)人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平，對現(xiàn)代化技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)熟悉程度等方面都提出了較高的要求。

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)的管理工作, 涉及文書檔案、科技檔案、專題檔案等各種門類和文字、圖片、影像資料等多種載體,其服務(wù)領(lǐng)域廣泛,管理方法復(fù)雜，其價(jià)值是通過提供利用來實(shí)現(xiàn)的。為了適應(yīng)新形勢下醫(yī)院發(fā)展需要，檔案室工作需要樹立良好的檔案意識，強(qiáng)化服務(wù)觀念，改變服務(wù)模式,從傳統(tǒng)的被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)，要將醫(yī)院核心工作和社會需求為中心，在此基礎(chǔ)上不斷調(diào)整檔案工作內(nèi)容，挖掘檔案信息資源，提供檔案服務(wù)。目前醫(yī)院的總體思路是：本市深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的關(guān)鍵時(shí)期，因此醫(yī)院要以鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，全面貫徹黨的十八屆六中全會精神，堅(jiān)持市級公立醫(yī)院改革公益性，以患者需求為導(dǎo)向，以信息化為支撐，以推進(jìn)有效落實(shí)為目標(biāo)，使我院全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展，著力凸顯八個(gè)方面：一是深入推進(jìn)“六個(gè)中心”建設(shè)工作；二是重視學(xué)科規(guī)劃和布局，提升醫(yī)院總體實(shí)力；三是改善醫(yī)療服務(wù)、提高醫(yī)療質(zhì)量、調(diào)整醫(yī)療結(jié)構(gòu)、促進(jìn)醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展；四是加強(qiáng)臨床創(chuàng)新能力建設(shè)，加強(qiáng)人才建設(shè)；五是以信息化為支撐，建設(shè)數(shù)字化現(xiàn)代醫(yī)院；六是重視提升教育質(zhì)量，改進(jìn)教育管理模式；七是著力醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展；八是重視文化引領(lǐng)作用，深化精神文明和行風(fēng)建設(shè)。檔案室結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的核心目標(biāo)和內(nèi)容，積極配合，提供更好、更快、更全面的資料信息。

（三）建立和完善服務(wù)反饋機(jī)制

醫(yī)院檔案室還要加強(qiáng)并逐步完善主動服務(wù)的反饋機(jī)制。檔案室的服務(wù)對象主要有醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院行政管理人員及廣大醫(yī)務(wù)人員，由醫(yī)院行政人員及醫(yī)務(wù)人員來評定服務(wù)工作也會更有說服力。用戶反饋機(jī)制也可以考慮，通過讀者滿意度調(diào)查、征詢意見等方式來建立,一方面，可以發(fā)放紙質(zhì)問卷或者通過數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行反饋。主動的反饋機(jī)制，可以促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員對檔案工作的知曉度，另一方面，促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的地位提高, 進(jìn)而醫(yī)務(wù)人員的需求也會不斷上升,使醫(yī)院檔案室工作走上良性循環(huán)。九院有一個(gè)相對完整和高效的檔案網(wǎng)絡(luò)人員隊(duì)伍，這些人員分散在每個(gè)行政職能科室，并由科主任指派，作為醫(yī)院兼職檔案人員他們負(fù)責(zé)收集和初步排查本科室的檔案資料，每年醫(yī)院綜合檔案室都會對他們進(jìn)行一對一的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，并建立了醫(yī)院檔案微信群，以便進(jìn)行更及時(shí)的交流與溝通。

（四）加快數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)電子全文數(shù)據(jù)庫和特色數(shù)據(jù)庫建設(shè)

就長遠(yuǎn)發(fā)展來看，醫(yī)院檔案室要以信息服務(wù)為基礎(chǔ), 加快數(shù)字化檔案的建設(shè),尤其是要逐步推進(jìn)電子全文數(shù)據(jù)庫建設(shè), 在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用。建立目錄管理數(shù)據(jù)庫或是電子文件中心, 在一定范圍內(nèi)公開部分檔案目錄, 方便查詢、檢索。相應(yīng)的也要對用戶進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)、聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫等檢索系統(tǒng)的培訓(xùn), 并設(shè)計(jì)、制定最佳檢索途徑和策略。其次，抓好原有紙質(zhì)資源的數(shù)字化。第三，抓好檔案編研成果的數(shù)字化,篩選出符合醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的珍貴編研材料, 并完成其數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存儲、標(biāo)引與檢索輸出等任務(wù)。比如，在醫(yī)院檔案信息化平臺建立了一個(gè)“先進(jìn)”查詢端口，各科或者相關(guān)人員在業(yè)務(wù)工作時(shí)可以通過“姓名、獲獎年度、獲獎名稱”等信息進(jìn)行全方面的查詢，作為參考提高了很多行政工作方面的效率。

每所醫(yī)院都有自己的專長和特色。就我院來說，口腔頜面外科、整復(fù)外科、骨科就是專業(yè)特色，這就為特色人物和專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)提供了可能性和必要性。醫(yī)院檔案室可以充分利用這些資源,將專家隊(duì)伍的各項(xiàng)研究課題、研究成果、項(xiàng)目最新進(jìn)展等歸結(jié)起來,構(gòu)建具有本醫(yī)院特色的人物和專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫,并以此逐漸形成發(fā)展規(guī)模。醫(yī)院編有“博導(dǎo)風(fēng)采”一書，此書對醫(yī)院每個(gè)博士生導(dǎo)師進(jìn)行分篇描寫，印制成冊后業(yè)內(nèi)外進(jìn)行發(fā)放和推廣，有效的提高了醫(yī)院形象，同時(shí)也提升了醫(yī)院文化建設(shè)，起到了良好的宣傳作用。

（五）重視培養(yǎng)檔案專業(yè)人才

在信息社會, 醫(yī)院檔案人員不再單純是檔案的保管員, 還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者。檔案室也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu), 而是檔案信息的聚集中心、交流中心。檔案人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平及整個(gè)單位的發(fā)展水平和速度。

特別是數(shù)字化檔案的建設(shè),不僅要求檔案人員具備數(shù)字化、信息化的技術(shù)能力,還要熟悉各學(xué)科的背景知識, 具備較高的開拓創(chuàng)新能力。醫(yī)院對檔案室應(yīng)有計(jì)劃、分層次地組織檔案人員通過多種途徑,強(qiáng)化計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識及操作技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)與應(yīng)用知識技能的培訓(xùn),在實(shí)踐中提高綜合素質(zhì)。

（六）利用多媒體技術(shù)，樹立檔案品牌

可以寫九院的微信推送、網(wǎng)站宣傳，服務(wù)大廳的門診多媒體宣傳等等。一個(gè)是挖掘檔案資源提供，另外是利用新技術(shù)推送，效果形式多樣。宣傳效果更好等。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展, 醫(yī)院檔案室作為醫(yī)療知識、科研成果等檔案資料的保管基地和提供場所, 越來越受到廣大醫(yī)務(wù)人員的歡迎與重視。分析醫(yī)院檔案管理薄弱環(huán)節(jié), 認(rèn)真分析存在的問題, 采取可行的辦法, 用知識創(chuàng)新帶動醫(yī)院檔案室的建設(shè)使醫(yī)院檔案室走科學(xué)化、信息化發(fā)展之路，是做好醫(yī)院檔案管理工作的必要途徑，也會給檔案室?guī)硇碌陌l(fā)展機(jī)遇。