■林忠原／長(zhǎng)春師范大學(xué)文學(xué)院

一、目前企業(yè)秘書(shū)信息處理能力存在的問(wèn)題

（一）信息收集不全面

在實(shí)際工作中秘書(shū)信息收集范圍比較廣泛，可是往往收集到的信息是冗雜的，不能依據(jù)自身所處企業(yè)的組織規(guī)范程度、規(guī)模大小、崗位職責(zé)來(lái)確定收集的重點(diǎn)。一方面，企業(yè)秘書(shū)的自身能力不到位，不夠熟悉自己的上司，在日常工作中秘書(shū)不僅要了解自己的上司主管哪些問(wèn)題，工作中又有什么新的打算。只有留心觀察秘書(shū)才能把握自己收集信息的重點(diǎn)，當(dāng)上司需要時(shí)候，就可以及時(shí)為上司提供相關(guān)信息。另一方面，秘書(shū)收集信息的渠道不廣泛，從而導(dǎo)致收集而來(lái)的信息不全面，秘書(shū)做好信息工作的不僅光靠秘書(shū)一人，還需要爭(zhēng)取各部門(mén)同事的積極配合。

（二）信息篩選不準(zhǔn)確

作為一名負(fù)責(zé)信息處理的秘書(shū)，全面而完整的把握信息是其基本要求，否則在信息處理，特別是信息篩選中企業(yè)秘書(shū)就無(wú)法很好的進(jìn)行篩選工作，例如，要圍繞企業(yè)的需求來(lái)進(jìn)行信息篩選，將企業(yè)所需要的信息全面并且準(zhǔn)確的篩選出來(lái)，不能將錯(cuò)誤而不準(zhǔn)確的信息篩選出來(lái)，造成誤解。并且，由于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)的分工不同，其對(duì)于信息的要求也不同，企業(yè)秘書(shū)要根據(jù)其企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)各自的職能，對(duì)他們所需要的信息進(jìn)行篩選，提供對(duì)他們有效的信息。領(lǐng)導(dǎo)在其特定的時(shí)期有著特定的工作重心，這就要求企業(yè)秘書(shū)要圍繞當(dāng)前時(shí)期企業(yè)管理層的工作重心來(lái)進(jìn)行信息篩選，篩選出來(lái)的信息要為其工作重心進(jìn)行服務(wù)。之后，也要根據(jù)其當(dāng)前工作中所遇到的瓶頸和難點(diǎn)，圍繞其瓶頸與難點(diǎn)進(jìn)行信息的篩選，要是企業(yè)秘書(shū)不能很好的對(duì)處理信息篩選，不但會(huì)嚴(yán)重阻礙企業(yè)工作的展開(kāi)，甚至對(duì)整個(gè)企業(yè)都有舉足輕重至關(guān)重要的影響，對(duì)此，企業(yè)秘書(shū)應(yīng)該及時(shí)了解分析其難點(diǎn)，篩選與之相關(guān)的信息，圍繞企業(yè)工作中所出現(xiàn)的重點(diǎn)難點(diǎn)集中解決。

（三）信息使用不及時(shí)

信息有其自身的時(shí)效性，只有那些及時(shí)傳遞出來(lái)并且適合需求者的信息才能給我們的生活和工作帶來(lái)最大的影響。失去了時(shí)效性的信息便失去了它原有的價(jià)值。所以信息的要新，信息利用要講究及時(shí)?？墒乾F(xiàn)在企業(yè)秘書(shū)信息處理不夠及時(shí)，導(dǎo)致造成嚴(yán)重?fù)p失，因此，深化對(duì)信息時(shí)效性和信息工作及時(shí)性的認(rèn)識(shí)，是當(dāng)前對(duì)企業(yè)秘書(shū)能力的一個(gè)要求。

企業(yè)秘書(shū)及時(shí)使用信息就是為了輔助企業(yè)管理者作出決定，即及時(shí)的提供圍繞其企業(yè)發(fā)展的，可靠的信息，如果無(wú)法及時(shí)的提供信息供企業(yè)管理者決策，那么該信息就失去了時(shí)效性，對(duì)企業(yè)管理者做出決定時(shí)的效用大大降低。所以作為一個(gè)合格的企業(yè)秘書(shū)，將信息及時(shí)的傳遞給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者以供決策是其基本的要求。

二、提升企業(yè)秘書(shū)處理信息能力的策略

（一）擴(kuò)大信息渠道

信息是協(xié)助企業(yè)管理者了解情況、掌握動(dòng)態(tài)的方式，其為制定決策、實(shí)施決策、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)起到了廣泛而深遠(yuǎn)的作用。傳統(tǒng)的企業(yè)秘書(shū)收集信息的主要渠道有：各種會(huì)議、機(jī)關(guān)公文、新聞媒體、調(diào)查研究等。但是在此基礎(chǔ)上，新時(shí)期的企業(yè)秘書(shū)要想提高自身處理信息的能力，就必須擴(kuò)大收集信息的渠道，要利用好信息網(wǎng)絡(luò)。這不僅要求我們掌握新時(shí)期無(wú)紙化網(wǎng)絡(luò)化辦公，熟練的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行資源的收集。除此之外，還要積極參加企業(yè)的各類(lèi)會(huì)議，收集大量有價(jià)值的信息，做到信息處理最優(yōu)化與全面化。

（二）提升溝通技巧

企業(yè)秘書(shū)是一個(gè)溝通上下級(jí)部門(mén)信息傳遞的紐帶，不僅將上級(jí)的意見(jiàn)和工作安排準(zhǔn)確無(wú)誤的傳遞給執(zhí)行的下級(jí)部門(mén)，還需要將下級(jí)部門(mén)員工工作的情況和對(duì)工作的意見(jiàn)反饋給上級(jí)，所以作為一名企業(yè)秘書(shū)，不僅需要有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需要具備與他人良好溝通的能力，使得上下級(jí)溝通明了，工作可以順利完成。如何與他人交談，如何讓他人在交談中感到愉快，對(duì)于企業(yè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)都是一門(mén)必修課，所以，秘書(shū)人員需要提升溝通技巧，更好的傳達(dá)信息，給企業(yè)帶來(lái)更好的發(fā)展。

在與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)要認(rèn)清自己的身份，做好份內(nèi)的事，除此以外不能擅做主張。要維護(hù)好管理層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示、反映問(wèn)題時(shí)，不發(fā)表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的議論，不當(dāng)傳話筒，不說(shuō)不利用于團(tuán)結(jié)的話。對(duì)同事及下屬，首先要做到尊重他人，隨和待人。再者，要講究誠(chéng)信，寬容待人。由于企業(yè)秘書(shū)這個(gè)職位特殊，有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，同時(shí)也是提升企業(yè)秘書(shū)信息處理能力的要求。

（三）個(gè)人與集體相結(jié)合

眾所周知，信息處理的量十分龐大，單靠企業(yè)秘書(shū)是無(wú)法很好的完成的，企業(yè)是無(wú)法只靠一個(gè)人運(yùn)轉(zhuǎn)的，企業(yè)的每個(gè)成員要按照集體決定和分工，切實(shí)履行自己的職責(zé)，在各自的職權(quán)范圍內(nèi)，努力克服困難，完成分管的工作任務(wù)，這既是對(duì)其企業(yè)個(gè)人的要求，當(dāng)然也是對(duì)企業(yè)秘書(shū)的要求。

綜上所述，信息是當(dāng)今社會(huì)的寶貴資源，世界著名未來(lái)學(xué)家阿爾溫托夫勒預(yù)言：“誰(shuí)掌握了信息，控制了網(wǎng)絡(luò)，誰(shuí)就掌握了世界。”企業(yè)在其發(fā)展經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，必須依托信息來(lái)及時(shí)準(zhǔn)確的采取一系列措施來(lái)規(guī)劃未來(lái)的發(fā)展前景。因此企業(yè)秘書(shū)信息處理能力的提升勢(shì)在必行，這不僅是提高秘書(shū)個(gè)人素養(yǎng)的內(nèi)在要求，也是一個(gè)企業(yè)蓬勃發(fā)展的必然趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

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