試析人事檔案管理工作中存在問題及解決方法

王小萍

摘要：人事檔案是學(xué)歷職務(wù)、獎(jiǎng)勵(lì)處分等重要信息的載體，是將來企事業(yè)單位開展人事工作的重要依據(jù)，也是檔案管理中尤為重要的部分。做好人事檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位的管理有很大的幫助，目前我國(guó)的人事檔案管理工作越來越完善，但還是存在一些問題需要我們解決。本文主要對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題以及相關(guān)解決對(duì)策進(jìn)行了具體分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 存在問題 解決對(duì)策 信息化 電子管理

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2018）20-0209-02

目前我國(guó)人事檔案管理普遍存在檔案收集工作規(guī)范性差，管理人員管理意識(shí)薄弱、思想素質(zhì)較低等問題，這些問題的存在嚴(yán)重影響了企事業(yè)單位開展人事管理工作和其他各項(xiàng)工作。由于目前管理人數(shù)的大量增加，做好人事檔案管理工作變得更加重要，相關(guān)的檔案工作人員需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，找到問題并采取有效的方法將其解決，從而促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1.存在很多不規(guī)范現(xiàn)象

一般來說，人事檔案保存在人事檔案室，但是現(xiàn)在很多高校檔案室的環(huán)境沒有達(dá)到配套“六防”設(shè)備的要求，這就很容易讓人事檔案材料受潮，使得材料字跡不清晰，影響檔案材料的閱讀。另外，一些單位為防止檔案材料被蟲蛀，常常在檔案室放置很多的防蟲藥物，再加上檔案室內(nèi)空氣不流通，使檔案室的空氣質(zhì)量很不好。

人事檔案材料還存在規(guī)范分類不合理的問題。雖然有的檔案管理人員意識(shí)到了人事檔案分類保存的重要性，但在實(shí)際工作中卻沒有很好地將這個(gè)問題落到實(shí)處，這就使得對(duì)人事檔案的分類和查閱變得十分不方便。另外，一些新增的或者有變化的信息常常不能得到及時(shí)的修正。比如有的教師科研新成果、發(fā)表論文或者獲得表彰時(shí)，這些信息往往不能及時(shí)寫入檔案，因?yàn)闄n案整理不會(huì)時(shí)常進(jìn)行，這就導(dǎo)致一些信息有可能會(huì)被忽略而沒有存檔。

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)盛行的新時(shí)代，將人事檔案信息存入計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理已經(jīng)成為一個(gè)必然趨勢(shì)。紙質(zhì)檔案存在不易保存的問題，既要注意防潮防蟲，而且一旦破損或弄丟則必須重新收集和整理，給檔案管理工作人員帶來了很大的不便。另外，有些部門調(diào)用教師的紙質(zhì)檔案后不能及時(shí)歸還，甚至損壞或者弄丟。在這種情況下，誰來負(fù)責(zé)等問題沒有具體的說明或是解決方案。因此，想要將人事檔案管理工作做得更好，就要規(guī)范檔案工作，才能提高企事業(yè)單位的檔案管理水平。

2.思想道德素質(zhì)落后

由于現(xiàn)在大多是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息管理，所以這對(duì)管理者的知識(shí)掌握程度以及技能方面的要求更高。另外，人事檔案管理人員的素質(zhì)修養(yǎng)水平普遍不高，思想跟不上時(shí)代的發(fā)展，在對(duì)檔案進(jìn)行整理的過程中，不夠重視。很多檔案管理人員認(rèn)為，對(duì)人事檔案的整理和完善只是走個(gè)形式而已，并沒有什么實(shí)際的用處，所以常會(huì)出現(xiàn)個(gè)人檔案資料不全或者將檔案亂放的現(xiàn)象，導(dǎo)致不能及時(shí)查找到需要的人事檔案信息。對(duì)于管理工作不盡心，個(gè)人能力不足，檔案管理工作自然不能順利進(jìn)行。

二、解決人事檔案管理存在問題的對(duì)策

1.提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)

針對(duì)檔案管理人員對(duì)工作不盡心盡責(zé)的問題，我們需要從根本上提高工作人員對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。哲學(xué)上說主觀意識(shí)決定客觀事物發(fā)展，客觀事物反作用完善主管意識(shí)。作為一名檔案管理人員，首先要對(duì)人事檔案管理工作有一個(gè)主觀認(rèn)識(shí)，人事檔案管理工作將提升和完善機(jī)關(guān)單位的管理和發(fā)展工作。檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位建設(shè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，檔案管理人員需要不斷地提升自己的思想意識(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案管理工作。而作為檔案管理工作的負(fù)責(zé)人，更要將對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督工作落到實(shí)處。

2.加強(qiáng)建設(shè)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

人事檔案涉及個(gè)人的安全信息，所以人事檔案管理工作具有保密性，這就要求人事檔案管理人員有較高的自身素質(zhì)和管理水平。為了全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)以確保檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，對(duì)管理人員的確定要經(jīng)過層層嚴(yán)格的選拔。

在挑選檔案管理人員的過程中，要選擇做事認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，責(zé)任心強(qiáng)，能吃苦耐勞的人，這是檔案管理人員需要具備的必要條件。另外，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升工資人員的工作能力，讓他們了解和掌握人事檔案管理工作的要求以及最新的管理方法。特別是要熟練計(jì)算機(jī)的操作，目前大多是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高對(duì)檔案的管理水平。同時(shí)檔案管理人員要樹立正確的價(jià)值觀，不斷提高自身思想覺悟。

3.實(shí)施人事檔案管理的信息化管理

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和變化，人事檔案管理工作也需要不斷進(jìn)步和發(fā)展，才能適應(yīng)時(shí)代的需求。21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛的使用，檔案管理的工作也應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展運(yùn)用信息化技術(shù)。由于人事檔案的信息量不斷增加，為了更好地（下轉(zhuǎn)第208頁）（上接第209頁）存儲(chǔ)檔案以及方便工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，高校可以建立電子檔案信息管理系統(tǒng)。電子檔案的管理相較紙質(zhì)檔案來說更便于管理。若需要提取檔案，網(wǎng)絡(luò)傳輸可以有效地提高信息傳輸效率，從而使工作效率大大提高。同時(shí)電子檔案相比于紙質(zhì)檔案來說更不容易被破壞和丟失，工作人員可以更有效的對(duì)檔案資料進(jìn)行管理和保存，提高了人事檔案的完整性。與此同時(shí)，為防止信息泄露，工作人員需要加大對(duì)人事檔案的監(jiān)督力度，不斷維護(hù)電子檔案管理系統(tǒng)，做好檔案資料的保密工作。工作人員應(yīng)該具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)能力，在遇到與計(jì)算機(jī)相關(guān)的問題時(shí)能及時(shí)解決，在提高檔案的存儲(chǔ)效率的前提下，能確保檔案的安全。

4.健全檔案各項(xiàng)管理制度

想要提高人事檔案的管理水平，還需要從實(shí)際工作入手，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展去改善人事檔案管理制度。人事檔案管理的第一步就是及時(shí)做好檔案的收集和整理工作，在工作時(shí)要認(rèn)真謹(jǐn)慎，要保證收集的資料是完整以及真實(shí)的，在整理資料時(shí)要有明確的工作細(xì)則規(guī)范，以便以后對(duì)檔案的調(diào)用更為方便快捷。為避免檔案管理人員對(duì)工作不上心等問題，還可以制定相關(guān)的懲處規(guī)定。

在管理檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出時(shí)進(jìn)行登記，以方便將來查詢和使用。如果有相關(guān)部門或人員需要借閱檔案，必須提前提出申請(qǐng)并且持有單位的相關(guān)證明材料才能借閱檔案資料，而且檔案管理人員還要做好借出記錄。同時(shí)在使用完檔案資料以后，要及時(shí)歸還檔案，若存在不能及時(shí)歸還或?qū)n案毀壞或弄丟的情況，需要對(duì)借走檔案資料的人實(shí)施必要的懲罰措施。另外，更不允許私自將檔案信息外借或者復(fù)印和拍照，私自將檔案信息泄露是一件非常嚴(yán)重的事情，必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)厲的批評(píng)和懲罰。最后，在整理檢查檔案的完整性之后應(yīng)該對(duì)檔案資料進(jìn)行密封處理，借出檔案歸還之后，檔案管理工作人員要再次進(jìn)行密封，切實(shí)做好檔案資料的保密工作，確保檔案資料的安全性。

三、結(jié)語

在新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提高的情況下，人事檔案管理工作存在的一系列問題嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利開展，對(duì)單位工作的整體水平有直接的影響。事業(yè)單位要重視檔案工作中存在的不足，不斷改革和完善檔案管理制度，讓檔案管理工作更加規(guī)范。同時(shí)不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)知識(shí)水平，提高檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求，掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)知識(shí)，積極使用現(xiàn)代化的管理方式來管理檔案，提高工作效率，這是提高機(jī)關(guān)單位管理水平的重要途徑。

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責(zé)任編輯：楊國(guó)棟