辦公室管理工作效率的提升路徑構(gòu)建

劉剴

摘要：辦公室檔案管理是事業(yè)單位經(jīng)營中比較重要的一項工作。檔案管理能夠為事業(yè)單位的發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支持。但由于辦公室部門的工作量較大，工作內(nèi)容比較復(fù)雜。所以導(dǎo)致辦公室檔案管理工作的難度也就相對較大，使得大部分的事業(yè)單位辦公室檔案管理的效率和質(zhì)量比較弱，如何提升辦公室檔案管理的質(zhì)量已經(jīng)成為現(xiàn)階段事業(yè)單位發(fā)展中最為突出的問題。本文主要針對辦公室檔案管理工作效率的提升問題展開討論，首先從辦公室檔案管理中存在的問題入手，然后對提高辦公室檔案管理效率的措施進行介紹。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案 管理工作

現(xiàn)階段，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，帶動著社會發(fā)展步伐的加快。目前，人們已經(jīng)開始了快節(jié)奏的生活模式。在時代的要求下，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作也應(yīng)該高效的進行。為了能夠提升檔案管理的效率，事業(yè)單位應(yīng)該加強對于檔案管理模式的創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化的管理手段對檔案進行管理，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)，以此來促進檔案管理工作的高效進行。

一、辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）工作人員的管理意識存在問題

目前，大部分事業(yè)單位中的辦公室檔案管理人員都并非專業(yè)人員，這些人員大多數(shù)是從別的崗位抽調(diào)出來而臨時組成的隊伍。也正是因此，導(dǎo)致檔案管理人員對于管理工作不夠重視，沒有意識到檔案管理工作的重要意義，在進行檔案管理的過程中出現(xiàn)檔案隨意擺放的現(xiàn)象，阻礙了檔案管理工作的順利進行。另外，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較差也是影響辦公室檔案管理效率的主要因素。檔案管理人員的專業(yè)水平不足，導(dǎo)致其在檔案管理的過程中不能根據(jù)檔案管理的相關(guān)制度進行檔案的登記、儲存等，使得檔案管理工作比較隨意。

（二）辦公室檔案管理的方法存在問題

在辦公室的檔案管理工作中，由于事業(yè)單位對于檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理人員對于檔案管理工作不夠重視。不愿意花費時間對檔案管理的模式進行創(chuàng)新。現(xiàn)階段，大部分的事業(yè)單位都已經(jīng)采用了信息化的而管理模式，以此來提高事業(yè)單位的市場競爭力。但在事業(yè)單位辦公室的檔案管理工作中，信息技術(shù)的運用率還相對較低，辦公室的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲的形式，這種檔案管理的模式安全性和檔案管理的效率都比較低。

（三）辦公室檔案管理的制度存在問題

在現(xiàn)階段的辦公室檔案管理工作中，事業(yè)單位對于檔案管理制度的建立并不完善，導(dǎo)致部分的檔案管理人員對于自己的職責(zé)并不了解，使得其在工作的過程中對于檔案的記錄和儲存過程的管理都比較隨意，造成檔案儲存混亂的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的查找工作比較艱難，影響了辦公室檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

二、提高辦公室檔案管理效率的措施

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)能力

人才是確保事業(yè)單位辦公室檔案管理工作順利進行的前提條件。為了能夠提高檔案管理的效率，促進辦公室檔案管理工作的高效進行，事業(yè)單位應(yīng)該加強對于辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)，增強管理人員的管理意識，提高管理人員的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)，打造出一支專業(yè)的辦公室檔案管理隊伍，進而從根本上提高檔案管理的效率。

同時，事業(yè)單位還可以加大人才選拔的力度，為事業(yè)單位引進大量的優(yōu)秀人員。比如事業(yè)單位可以采用招聘的形式選拔人才，在招聘的過程中，招聘人員既要考察應(yīng)聘者的專業(yè)能力，又要對應(yīng)聘者的適應(yīng)能力進行考核，以確保其可以盡快的適應(yīng)工作的環(huán)境，進而提高辦公室檔案管理工作的效率。

（二）采用信息化的管理手段

隨著信息時代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)得到了人們的廣泛運用。在事業(yè)單位辦公室檔案管理的工作中，相關(guān)的工作人員也應(yīng)該加強對于信息技術(shù)的運用，以先進的技術(shù)來帶動檔案管理效率的提升。

在辦公室檔案管理工作中，利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版本進行儲存。在信息化檔案管理的模式下，事業(yè)單位還應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，將檔案信息進行備份儲存，避免因為計算機故障而造成檔案數(shù)據(jù)信息丟失的現(xiàn)象。相對于傳統(tǒng)的檔案管理故障而言，信息化的檔案管理模式更加的便捷、準(zhǔn)確，管理的過程更加的有序，檔案管理的效率能夠得到明顯的提升。

（三）建立完善的辦公室檔案管理制度

制度的建立主要就是對工作人員的行為進行規(guī)范與約束。在辦公室檔案管理的工作中，為了能夠促進檔案管理工作效率的提升，事業(yè)單位應(yīng)該建立起完善的檔案管理制度，使得辦公室檔案管理人員能夠嚴(yán)格的按照相關(guān)的制度對檔案進行管理，進而確保辦公室檔案管理工作能夠高效有序的進行。

由于辦公室部門的工作職能和工作性質(zhì)的關(guān)系，辦公是的檔案信息也就相對復(fù)雜，所以辦公室的檔案管理工作與其他的檔案管理工作存在一定的差異。在面對復(fù)雜的檔案信息的情況下，工作人員很容易出現(xiàn)工作混亂的現(xiàn)象，影響辦公室檔案管理的工作效率。針對這一現(xiàn)象，事業(yè)單位可以對工作人員進行明確的分工，明確每個人的職責(zé)，使得工作人員能夠各司其職，進而使得辦公室檔案管理工作能夠有序進行。

三、結(jié)束語

綜上所述，辦公室的檔案主要是辦公室日常工作的總結(jié)和事業(yè)單位各個部門、各個項目的總結(jié)匯總，這也就使得辦公室檔案的信息量較大，增大了辦公室檔案管理的難度，影響了檔案管理的效率。為了能夠促進辦公室檔案管理效率的提升，事業(yè)單位應(yīng)該建立完善的檔案管理制度，通過制度對檔案管理人員進行約束。另外要加強對于檔案管理人員的培訓(xùn)，增強管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，加強辦公室檔案管理人員信息技術(shù)水平，實現(xiàn)信息化的檔案管理模式，進而促進辦公室檔案管理工作效率的提升。