劉俊巖

【摘要】目前來看，我國企業(yè)在提高檔案管理科學化水平過程中還存在著較多的問題，因此本篇文章深入研究了這些問題，并提出了相應(yīng)的解決對策，為進一步提高檔案管理科學化水平提供了發(fā)展思路。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學化；水平提高；路徑選擇

一、檔案管理科學化水平過程中存在的問題

（一）缺少準確連續(xù)的原始數(shù)據(jù)。檔案管理科學化水平的發(fā)展使得檔案管理部門的工作人員能夠大幅度利用信息和計算機系統(tǒng)對會計信息進行處理，然而大量的原始數(shù)據(jù)仍然依靠相關(guān)工作人員手動記錄和輸入。因此，一旦原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤或紕漏就會使得檔案管理的其他工作受到影響。同時，檔案管理科學化水平的發(fā)展使得檔案管理部門的檔案管理工作越來越依賴于計算機系統(tǒng)，如果計算機系統(tǒng)在初始狀態(tài)就存在錯誤，就會導致內(nèi)部控制存在著諸多不符合檔案管理發(fā)展的制度。另外，初始數(shù)據(jù)如果在錄入的時候未備份很可能引起數(shù)據(jù)丟失，容易造成檔案管理檔案信息不全面，對內(nèi)部控制體系產(chǎn)生影響。

（二）檔案科學化水平管理的評價體系不夠完善。在目前的檔案管理部門中，檔案科學化水平管理并沒有充分考慮各種可能發(fā)生的意外情況，導致檔案科學化水平管理不具有實際踐行性。例如在財務(wù)支出方面，許多檔案管理部門將超出預算的成本支出歸于檔案管理當中的直接人工費用和其他費用等，這些都導致了檔案科學化水平管理體系的失真。同時由于相關(guān)工作人員對于檔案科學化水平管理的認識不夠全面，企業(yè)的檔案科學化水平管理并未形成一個完善的評價體系，造成企業(yè)將來的檔案科學化水平管理不夠準確，在一定程度上影響了企業(yè)和檔案管理部門的工作效率。

（三）對于檔案管理軟件的依賴性較高。計算機系統(tǒng)軟件的使用為大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作提供了極大的便捷條件，因此絕大多數(shù)檔案管理部門的工作人員對于檔案管理軟件的熟練程度越來越高，依賴性也越來越高。但是這些軟件并非完美無缺，目前來看還存在著一定的局限性或者限制性，比如不能分析出一些錯誤的檔案管理信息，導致一些檔案管理問題的出現(xiàn)，使得在出現(xiàn)意外情況如停電的狀態(tài)下，沒有了這些軟件就會影響檔案管理工作的正常進行。

二、會計電算化中企業(yè)內(nèi)部控制問題的解決措施

通過上文分析發(fā)現(xiàn)，我國檔案管理部門在普及檔案科學化管理的進程中還存在著諸多問題。所以相關(guān)人員必須要深入探討及研究這些問題，及早制定出能夠符合要求的檔案科學化管理體系，從而在各個方面加強檔案管理，為建立健全檔案部門的檔案管理科學化進程作出相應(yīng)的貢獻。

（一）建立健全檔案管理部門的組織機構(gòu)。完善健全的檔案管理部門組織機構(gòu)是實現(xiàn)檔案管理部門科學化檔案管理的重要基礎(chǔ)，也是治理和控制檔案管理科學化水平的重要步驟，組織機構(gòu)的健全有助于檔案管理效果的提高和進步。同時，層次明確的組織機構(gòu)也能夠保證檔案管理部門充分發(fā)揮自身的職能，有助于檔案管理的分級管理。而且在檔案管理科學化水平的大環(huán)境下，我國的檔案管理部門之間需要更充分更有效的信息溝通，因此各級檔案管理部門職能人員在明確自身職能范圍的基礎(chǔ)上加強溝通，保證檔案管理部門的組織機構(gòu)有效完整，從而加強檔案管理效率。

（二）提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力控制。在信息化的環(huán)境下，計算機系統(tǒng)在分析、設(shè)計及運營維護各個階段都需要進行深入的研究，這就需要明確檔案管理部門工作人員的職能范圍，最大程度地保證系統(tǒng)的正常工作。同時，檔案管理的計算機系統(tǒng)應(yīng)該仿照手工系統(tǒng)，每一項都應(yīng)該交由相同的專業(yè)檔案管理工作人員來進行記錄。通過這些崗位的明確分工，有助于保證檔案管理資料的獨立性、正確性和完整性，從而在各個方面為加強檔案管理的科學化水平控制制度貢獻力量。

（三）加強檔案管理部門與內(nèi)部和外部的溝通。檔案管理部門在檔案科學化管理過程中，充足的信息以及頻繁的信息溝通必不可少，因此必須要完善暢通的信息溝通渠道，明確部門職責。此外，檔案管理部門之間也要加強溝通，確保相關(guān)檔案管理的指示和命令能夠準確及時地在基層部門奏效。同時，應(yīng)加強與外部單位的溝通聯(lián)系，加強過程控制，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時處理，建立規(guī)范合理的流程控制。檔案管理部門通過與內(nèi)部和外部的綜合聯(lián)系，能夠確保信息傳遞和信息溝通的暢通，使檔案管理部門從整體上能夠加強檔案科學化管理的有效性。

三、結(jié)束語

檔案科學化管理是當代電子科學技術(shù)發(fā)展和信息收集的一大必然結(jié)果，在實行檔案科學化管理之后，相關(guān)檔案管理部門的工作效率都得到了極大的提高。但是通過上文分析和研究可以看出，如何在保證檔案科學化管理工作的正常開展基礎(chǔ)上確保檔案管理的有效運行是目前我國檔案管理部門急需解決的一大問題。一套良好有效的檔案管理內(nèi)部控制制度不但有助于保證檔案科學化管理工作的順利開展，也能將繁多的檔案管理信息轉(zhuǎn)化為簡明易懂的結(jié)果，有助于檔案管理部門的正常工作及正確決策。同時，加強檔案管理部門各負責人和相關(guān)工作人員的專業(yè)技能，加強思想教育、專業(yè)能力培養(yǎng)、人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化，也能夠科學有效地促進檔案科學化管理水平的提高。

【參考文獻】

[1]周雪眉.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2016（07）.

[2]王靜.淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].中國管理信息，2016（04）.

[3]熊瑛，余國兆.淺談提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].中國衛(wèi)生標準管理，2017（03）.