淺談圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包

白亮亮

摘 要：隨著信息技術(shù)、讀者需求等因素的不斷變化，圖書(shū)館的服務(wù)也發(fā)生了一些調(diào)整，直接體現(xiàn)到圖書(shū)館藏圖書(shū)種類的增多、圖書(shū)更換頻率的提升、圖書(shū)加工質(zhì)量的提高等，為了適應(yīng)這種變化，圖書(shū)館的工作模式也要隨之調(diào)整。本文中筆者針對(duì)采編外包業(yè)務(wù)，分析了圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包的背景，并從實(shí)際工作出發(fā)提出了圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，以及采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的主要措施。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館；采編；業(yè)務(wù)外包

業(yè)務(wù)外包（Outsourcing），亦稱資源外包，其目的在于企業(yè)能夠充分利用社會(huì)中最優(yōu)秀、最專業(yè)的資源，從而降低成本、提高效率、提升產(chǎn)品質(zhì)量。所謂圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包，是指將圖書(shū)館采編工作中比較基礎(chǔ)性的工作以合同的方式外包給書(shū)商。這種采編業(yè)務(wù)外包的模式可以降低圖書(shū)館圖書(shū)制作成本、提升圖書(shū)制作質(zhì)量、增強(qiáng)圖書(shū)館的核心價(jià)值、促進(jìn)傳統(tǒng)圖書(shū)館向現(xiàn)代圖書(shū)館轉(zhuǎn)型。

1 圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包的背景

1.1 圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)為采編業(yè)務(wù)外包提供了平臺(tái)

近幾年，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息自動(dòng)化技術(shù)的迅猛發(fā)展，一方面使得很多資源能夠很便捷的進(jìn)行共享，省去了大量的重復(fù)工作；另一方面這種高度集成的系統(tǒng)也為采編編目書(shū)目數(shù)據(jù)的交換提供了技術(shù)支持。建立中國(guó)高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)（CALIS）與國(guó)家圖書(shū)館聯(lián)合編目中心的聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這也在很大程度上規(guī)范了文獻(xiàn)的著錄。這樣以來(lái)，大大降低了采編編目工作的入門(mén)門(mén)檻，為采編業(yè)務(wù)外包提供了

平臺(tái)。

1.2 圖書(shū)館藏書(shū)量每年劇增與采編工作人員緊缺的矛盾，營(yíng)造了采編業(yè)務(wù)外包的內(nèi)部環(huán)境

圖書(shū)館采書(shū)量逐年劇增，圖書(shū)館借還書(shū)的智能化對(duì)圖書(shū)加工質(zhì)量也有著嚴(yán)格的要求，在傳統(tǒng)圖書(shū)館向現(xiàn)代圖書(shū)館轉(zhuǎn)型過(guò)程中，采編工作無(wú)論數(shù)量還是質(zhì)量都與工作人員數(shù)量形成反差。然而，圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)借助外部力量可以有效解決編制不足的問(wèn)題，在確保圖書(shū)采購(gòu)數(shù)量和質(zhì)量的基礎(chǔ)上，將投入成本降至最低。因此，采編業(yè)務(wù)外包是解決采編人員編制緊缺問(wèn)題的一劑良藥。

1.3 圖書(shū)招標(biāo)加劇了書(shū)商的競(jìng)爭(zhēng)，營(yíng)造了采編業(yè)務(wù)外包的外部環(huán)境

隨著政府招標(biāo)制度的日益完善，圖書(shū)采購(gòu)也已納入到了招標(biāo)體系。圖書(shū)招標(biāo)指標(biāo)不僅包含圖書(shū)的采購(gòu)，而且覆蓋了書(shū)目著錄、加工等。書(shū)商通過(guò)提升書(shū)目編目、加工等自動(dòng)化水平來(lái)贏得奪標(biāo)優(yōu)勢(shì)，甚至較有實(shí)力的書(shū)商會(huì)花費(fèi)重金來(lái)開(kāi)發(fā)專業(yè)編目軟件，和訂購(gòu)書(shū)目加工設(shè)備。這樣一來(lái)不僅書(shū)目加工質(zhì)量和速度得到了有效保障，而且資金投入也控制在較低水平。而且，書(shū)商間的競(jìng)爭(zhēng)是長(zhǎng)期存在的，市場(chǎng)中優(yōu)勝略太這雙無(wú)形的手也會(huì)驅(qū)使書(shū)商不斷進(jìn)行軟件和設(shè)備的升級(jí)。這種良性循環(huán)可以讓圖書(shū)館的書(shū)目加工水平保持在技術(shù)發(fā)展的前沿。因此，圖書(shū)招標(biāo)加劇了書(shū)商的競(jìng)爭(zhēng)，營(yíng)造了采編業(yè)務(wù)外包的外部環(huán)境。

2 圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包中容易出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 書(shū)商加工人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

圖書(shū)館專業(yè)采編工作者大多參加過(guò)專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，取得相應(yīng)資格證書(shū)，并且有長(zhǎng)期采編工作經(jīng)驗(yàn)，能夠熟練地運(yùn)用《中國(guó)圖書(shū)館分類法》等工具書(shū)進(jìn)行原始編目。而書(shū)商加工人員通常只是經(jīng)過(guò)短期的基本操作培訓(xùn)就被安排上崗，很難對(duì)編目規(guī)則有深入的理解。因?yàn)椋瑫?shū)商加工人員在遇到一些比較復(fù)雜的數(shù)據(jù)或者是原始編目圖書(shū)就無(wú)能為力，甚至?xí)霈F(xiàn)編目數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。

2.2 書(shū)商管理模式不利于保障質(zhì)量

書(shū)商盲目追求速度，對(duì)員工的工資實(shí)行計(jì)件工作制，超額完成部分再另發(fā)獎(jiǎng)金。不可否認(rèn)，這種制度會(huì)大大激發(fā)員工的工作熱情，大部分員工早來(lái)晚走，甚至有的員工工作到深夜。但是，我們也會(huì)看到，這種一味追求數(shù)量的背后很容易出現(xiàn)“只重?cái)?shù)量，不重質(zhì)量”的問(wèn)題。這與我們的初衷是相違背的。

2.3 編目規(guī)則的不統(tǒng)一

雖然書(shū)目編目有系統(tǒng)的編目規(guī)則，但是對(duì)于一些字段依然需要根據(jù)編目者的理解來(lái)錄入，這就存在了由于理解不同、習(xí)慣不同、需求不同造成的差異。這些差異并不是外包加工人員短時(shí)間能掌握的，而需要對(duì)圖書(shū)館的歷史進(jìn)行了解，并不斷的磨合才能統(tǒng)一。因此，外包加工人員出現(xiàn)類似的問(wèn)題也在所難免。

2.4 書(shū)商加工人員流動(dòng)性較大

書(shū)商加工人員隊(duì)伍流動(dòng)性較大直接影響到圖書(shū)館的圖書(shū)加工質(zhì)量和工作效率，圖書(shū)館會(huì)定期針對(duì)書(shū)商組織圖書(shū)館采編加工專項(xiàng)培訓(xùn)，但是由于書(shū)商人員隊(duì)伍較大的流動(dòng)性，加工人員更替頻繁，專項(xiàng)培訓(xùn)無(wú)法跟上書(shū)商人員更換速度。根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，每次人員更換的時(shí)候數(shù)據(jù)出錯(cuò)率都會(huì)大大提高。人員更換頻率過(guò)快的問(wèn)題造成雙方無(wú)效溝通增加，圖書(shū)館員需投入大量精力指導(dǎo)新人，大大提高了圖書(shū)加工成本。因?yàn)?，保持?shū)商加工人員的穩(wěn)定性是保障圖書(shū)質(zhì)量的

基礎(chǔ)。

3 采編業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量控制

3.1 擇優(yōu)選擇業(yè)務(wù)外包模式

采編業(yè)務(wù)外包按照加工地點(diǎn)可分為異地加工和到館加工兩種模式。異地加工模式是指書(shū)商加工人員不需要到圖書(shū)館，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程訪問(wèn)ALEPH（圖書(shū)館自動(dòng)化管理系統(tǒng)），在異地完成圖書(shū)加工的模式。其優(yōu)點(diǎn)在于不需要占用圖書(shū)館的辦公設(shè)備和場(chǎng)地，缺點(diǎn)在于圖書(shū)館采編審核人員只能看到已經(jīng)錄入的書(shū)目數(shù)據(jù)，不便于及時(shí)與實(shí)體圖書(shū)進(jìn)行比對(duì)，以至于錯(cuò)誤不能及時(shí)有效得到糾正。然而，到館加工模式是指書(shū)商派專人到圖書(shū)館完成采編項(xiàng)目。其優(yōu)點(diǎn)在于在數(shù)據(jù)加工過(guò)程中隨時(shí)與圖書(shū)館采編審核人員進(jìn)行溝通，審核人員也會(huì)及時(shí)對(duì)已完成書(shū)目數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，可以在一定程度上降低錯(cuò)誤出現(xiàn)概率。缺點(diǎn)在于圖書(shū)館需要提供書(shū)目加工必要場(chǎng)地和設(shè)備。綜上所述，筆者認(rèn)為圖書(shū)館為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，有必要選擇到館加工模式。

3.2 提高書(shū)商加工人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

圖書(shū)館需要針對(duì)書(shū)商加工人員定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，來(lái)提高加工人員業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能。并且要制定易上手、好交接的培訓(xùn)課件，這樣可以一勞永逸，在加工人員交接的時(shí)候除了以往的方式，還可以通過(guò)以往培訓(xùn)課件來(lái)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，提高培訓(xùn)效率和質(zhì)量。

3.3 保障加工人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性

采編外包加工人員隊(duì)伍的不穩(wěn)定，直接影響了圖書(shū)館數(shù)據(jù)加工的效率和質(zhì)量。所以，保持加工人員隊(duì)伍的穩(wěn)定對(duì)降低錯(cuò)誤率是至關(guān)重要的。一是合同約束。 在與中標(biāo)書(shū)商擬定合同書(shū)中明確加工人員要穩(wěn)定，并且要對(duì)人員更換次數(shù)和人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提出明確要求。二是薪資設(shè)置約束。在薪資待遇中設(shè)置本崗工齡項(xiàng)目，隨著在本崗工作時(shí)間越長(zhǎng)，工資會(huì)提高。并且，可以設(shè)置年底一次性獎(jiǎng)金。以此來(lái)減少人員流動(dòng)，提高隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

3.4 對(duì)圖書(shū)加工質(zhì)量進(jìn)行實(shí)時(shí)審核

圖書(shū)采編業(yè)務(wù)外包后，圖書(shū)館審核員應(yīng)對(duì)圖書(shū)加工數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)抽查、審核，而不能積壓太多或者一次性審核。圖書(shū)館采編審核人員必須與書(shū)商加工人員保持良好的溝通及和諧的關(guān)系。只有這樣，圖書(shū)館采編審核人員才能將圖書(shū)館書(shū)目加工的要求及時(shí)反饋給書(shū)商，使其根據(jù)要求及時(shí)調(diào)整書(shū)目加工，并針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題提出解決方案，從而有效地解決問(wèn)題。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，圖書(shū)館采編外包模式是一種圖書(shū)館與書(shū)商之間合理分工、互利共贏的管理模式，同時(shí)也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)資源優(yōu)化整合的產(chǎn)物。這種向社會(huì)購(gòu)買(mǎi)服務(wù)的模式也在很大程度上提高了圖書(shū)館的工作效率，提高了圖書(shū)加工的質(zhì)量。不難看出，在改革的大潮中，采編業(yè)務(wù)外包是一種正確的發(fā)展趨勢(shì)，圖書(shū)館應(yīng)認(rèn)識(shí)到采編業(yè)務(wù)外包的必要性，逐步探索出一條適合本地區(qū)圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包之路，提升圖書(shū)館的服務(wù)水平。

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