陳亞亮

摘 要：隨著時代的進(jìn)步和發(fā)展，我國當(dāng)前醫(yī)院的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平都有了很大的進(jìn)步和發(fā)，醫(yī)院對檔案管理工作提出了新的要求，即檔案管理要實現(xiàn)信息化，以適應(yīng)醫(yī)院以及社會的發(fā)展。本文從醫(yī)院檔案管理，檔案信息化建設(shè)的意義和功能的分析和研究，對檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院管理系統(tǒng)的作用和價值進(jìn)行梳理和分析研究，以探索出如何發(fā)揮檔案在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的作用和價值的措施和方法，以及建設(shè)醫(yī)院檔案管理信息化的過程。

關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院；檔案管理

隨著信息時代的到來，信息技術(shù)已全面應(yīng)用于醫(yī)療行業(yè)，全國各大醫(yī)院都在逐步推進(jìn)數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)。早在2008年，中國醫(yī)院信息化的發(fā)展研究就指出，中國大多數(shù)三甲級別的醫(yī)院就已經(jīng)建立了醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)。目前，從最初的醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）到目前的手術(shù)麻醉管理系統(tǒng)、醫(yī)院綜合操作管理系統(tǒng)（HRP）等，從臨床應(yīng)用技術(shù)到信息化自動化的辦公體驗，全數(shù)字化醫(yī)院的建設(shè)正如火如荼的開展。

1 醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用與意義

1.1 檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的見證

大多數(shù)醫(yī)院檔案涉及廣泛、內(nèi)容復(fù)雜，在醫(yī)院開展各種活動（如政府、科研活動、后勤、資產(chǎn)管理公司等）的過程中檔案文件是負(fù)責(zé)記錄所有工作，各種各樣的書籍和圖表，以及對應(yīng)的文字，視頻，音頻等各種類型和不同載體的歷史數(shù)據(jù)，是醫(yī)院發(fā)展歷程的記錄，也是醫(yī)院的財富。一方面，檔案管理有助于加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理，另一方面檔案管理有助于領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)合理及時的決策，進(jìn)一步實現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化。

1.2 檔案管理的信息化是時代發(fā)展的必然要求

在醫(yī)院檔案管理中，檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院走向現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路，也是提高醫(yī)院檔案信息管理水平的重要手段和必要途徑。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)在一定程度上符合現(xiàn)代醫(yī)院社會化發(fā)展的要求和需要，他能夠直接反映社會發(fā)展的過程。檔案管理在醫(yī)院的日常工作中起著不可取代的作用。在管理的一些問題，例如某些情況下無法治愈的疾病，等等，通過檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，醫(yī)院相關(guān)部門經(jīng)理可以在檔案管理平臺查找以往解決類似問題的方法，醫(yī)生也可以參考一些困難和復(fù)雜病例來使得治愈成功，檔案管理工作能夠極大的提高醫(yī)院的工作效率和服務(wù)水平。最重要的是通過醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)和管理，讓患者有更大康復(fù)的希望，使醫(yī)院得到患者和家屬的認(rèn)可和贊揚(yáng)，從而促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 管理意識薄弱，缺乏管理理念

在大多數(shù)檔案管理人員看來，文件管理通常是作為文件記錄使用，其并不能帶來直接的社會效益或者經(jīng)濟(jì)利益。因此，很多人（包括醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)、普通醫(yī)護(hù)人員、檔案管理人員等）對檔案管理的認(rèn)識薄弱，對檔案管理并不上心。其工作的主要內(nèi)容就是注重臨床管理，而忽略了檔案管理工作（如文件、圖形、圖紙、圖片、等）的重要。另一方面，醫(yī)院檔案管理信息化管理目前仍未被視為醫(yī)院崗位職責(zé)和考核的一項重要業(yè)務(wù)。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)總體處于簡單的病情記錄，查詢和其他數(shù)據(jù)的記錄，而這些工作很難滿足公眾的文件信息的使用需求，因此大多數(shù)工作人員不能清楚地理解檔案對醫(yī)院歷史發(fā)展的價值，導(dǎo)致工作人員很大程度上忽略了這項工作的重要性，也沒有意識到它的必要性。所以，目前醫(yī)院檔案管理中仍存在許多問題。例如，員工的思想、方法和態(tài)度或多或少存在著不端正，不關(guān)心，不能與時俱進(jìn)，亦或者不能滿足醫(yī)院和社會發(fā)展的需要等問題。

2.2 檔案材料利用率低

如今很多醫(yī)院還是處于使用紙質(zhì)記錄醫(yī)院檔案的階段，然而紙質(zhì)文件存在容易損壞，效率低，不易統(tǒng)計和查詢問題，這使得文件的使用率大大降低。在醫(yī)院檔案信息方面，各種處方藥、藥物療效、藥物相容性、副作用均有統(tǒng)計學(xué)意義。而僅僅手工查閱這些原始數(shù)據(jù)，對這些信息進(jìn)行統(tǒng)計，工作量實在太大。考慮到醫(yī)院的實際工作效率，大量的檔案資料是檔案管理者面臨的現(xiàn)實因素。如果不采用現(xiàn)代化數(shù)字化的分類查詢方法，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的查找和使用難度將難以有效解決。

2.3 相關(guān)制度不完善，投入不足夠

現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)在不斷發(fā)展完善，但管理工作人員忽視自己的學(xué)習(xí)與進(jìn)步，對現(xiàn)代化技術(shù)一竅不通，這導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理人員或者文件管理人員在使用計算機(jī)過程中還呆在最基本的信息階段。相對于基本的技術(shù)技能，更重要的是，檔案信息的缺乏科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，這使的員工的工作隨意性很強(qiáng)。文件管理者的信息化程度低，數(shù)據(jù)庫不夠全面，文件管理系統(tǒng)制度不夠完善，用戶查詢的系統(tǒng)不方便不快捷，都導(dǎo)致了現(xiàn)在檔案管理效率低下的局面。我們都知道文件管理需要很強(qiáng)的專業(yè)性。檔案管理人員不僅要做好自己的工作，更重要的是，管理理念要跟上發(fā)展的步伐。但目前大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還有待提高。

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中，計算機(jī)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的完善是必不可少的條件。然而，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)需要的一些基礎(chǔ)設(shè)施還不完善，有些還停留在信息化不發(fā)達(dá)的年代。過去，檔案管理都是手工操作，技術(shù)含量低。然而，在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)的時代，檔案管理人才忽視了業(yè)務(wù)技能的培養(yǎng)，也耽誤了數(shù)字化、信息化檔案管理的建設(shè)。

3 信息化時代檔案管理的創(chuàng)新性研究

3.1 加強(qiáng)對信息化檔案管理工作的重視

檔案是管理者了解和掌握醫(yī)院運(yùn)作的最有效途徑，以此要加強(qiáng)對檔案工作的重視，檔案是醫(yī)院在不斷發(fā)展的過程中積累的重要財富，可以為提高醫(yī)療水平、研究課題和創(chuàng)新技術(shù)提供有力的依據(jù)。醫(yī)院檔案信息化管理可以大大減少財政資源、物質(zhì)資源和人力的投入，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的快速發(fā)展。在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，能夠從根本上改變管理人員的認(rèn)識是解決問題的關(guān)鍵。從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案管理人員，都必須正確認(rèn)識檔案管理的重要價值和實現(xiàn)檔案信息管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用。

3.2 完善檔案的管理制度

實施電子病歷將成為必然趨勢。使用信息管理后，能給的最大弊病的解決方案，同時，可以更效率增強(qiáng)檔案的使用，以及與計算機(jī)設(shè)備實現(xiàn)的管理大量的存儲和快速，節(jié)省大量的人力和非常大的空間，可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)傳播的補(bǔ)充信息，實現(xiàn)更先進(jìn)和方便文件管理模式。通過檢索管理系統(tǒng)等許多先進(jìn)方便的功能，如電子索引，可以審查存檔情況，實現(xiàn)輕松管理。例如，查找未及時歸檔或不符合要求的資料，可以隨時發(fā)送信息，進(jìn)行檢查和更改，大大改進(jìn)了文件的歸檔方法，使文件管理更加規(guī)范。經(jīng)過醫(yī)院檔案管理信息處理，利用醫(yī)院設(shè)備網(wǎng)絡(luò)，就可以很好的解決這些問題。與原始紙質(zhì)文件相比，電子文件最大的優(yōu)點是更容易實現(xiàn)導(dǎo)航，可以更廣泛地利用我們的原始文件，實現(xiàn)更高的應(yīng)用深度。

3.3 加大資金以及技術(shù)的支持

在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，需要加大檔案信息化建設(shè)的資金投入和技術(shù)投入。在保證足夠的資金支持后，要注重技術(shù)投入，積極培養(yǎng)和引進(jìn)人才，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化和進(jìn)步。通過技術(shù)的滲透，建立了醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)平臺，使醫(yī)院檔案得到及時有效的利用，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案信息的社會化效益。另外值得注意的是，在檔案信息化建設(shè)過程中，融入醫(yī)院文化中的檔案信息的內(nèi)容，檔案信息轉(zhuǎn)化為醫(yī)院員工的想法，并使檔案信息在醫(yī)院文化建設(shè)有更高的操作可行性，以促進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。

4 結(jié)束語

綜上所述，社會的快速發(fā)展為醫(yī)院管理創(chuàng)造了良好的條件，對醫(yī)院管理提出了新的要求。因此，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)管理，特別是臨床記錄的檔案管理。同時，有必要加強(qiáng)信息管理建設(shè)，不斷提高醫(yī)療設(shè)備的性能，臨床試驗的記錄，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)和教育，完善相關(guān)管理制度，促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的有序、健康發(fā)展，并為醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展提供支持?jǐn)?shù)據(jù)信息。

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