摘 要：信息化時代，檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新具有重要意義，面對浩如煙海的館藏傳統(tǒng)檔案資料，數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)成為一項(xiàng)浩大且艱巨的工程，作為檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在充分認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理工作重要意義，要積極應(yīng)對數(shù)字化檔案管理工作所帶來的種種挑戰(zhàn)和考驗(yàn)，積極探索做好數(shù)字化檔案管理工作的對策與途徑，使檔案信息資源更好地為促進(jìn)社會發(fā)展進(jìn)步而服務(wù)，從而順利時代發(fā)展趨勢，推動檔案管理創(chuàng)新發(fā)展和服務(wù)質(zhì)量提升。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；管理；創(chuàng)新；策略

當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已經(jīng)滲透進(jìn)入各個領(lǐng)域，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與各個行業(yè)的融合，人們對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的認(rèn)識進(jìn)一步加深。隨著檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提升，再加上信息技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新管理方式，推動檔案管理數(shù)字化是十分必要的。這樣不僅順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，還能有效提升檔案管理水平，為人們獲取檔案信息資源創(chuàng)造便利。目前，檔案數(shù)字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想觀念，完善管理規(guī)章制度，促進(jìn)檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提高。

1 數(shù)字化檔案管理的重要意義

1.1 有助于檔案原件的保護(hù)

一是當(dāng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化后，就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質(zhì)檔案，這能夠有效保護(hù)檔案原件。二是紙質(zhì)檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質(zhì)污損而出現(xiàn)不易辨認(rèn)的情況，而數(shù)字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。三是數(shù)字化檔案還能夠?qū)堎|(zhì)圖片檔案運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行修復(fù)，避免紙質(zhì)圖片檔案因?yàn)樽匀焕匣脑蚨д妗?/p>

1.2 有助于節(jié)省檔案存儲空間

傳統(tǒng)檔案作為紙質(zhì)文件，其管理與儲存都需要大量的空間，當(dāng)數(shù)字化檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字化存儲技術(shù)來儲存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數(shù)字化檔案后，存儲量將變得更大，具有更強(qiáng)的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質(zhì)檔案在存儲過程中可能出現(xiàn)的各種損壞、損毀的危險(xiǎn)。

1.3 有助于減少檔案管理成本

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于是紙質(zhì)檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項(xiàng)日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數(shù)字化檔案管理進(jìn)程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。

1.4 有助于檔案資源共享

傳統(tǒng)檔案由于其儲存載體以及存儲方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數(shù)字化檔案后，則可以憑借互聯(lián)網(wǎng)突破時空限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的異地共享，增強(qiáng)檔案的使用價值和傳播范圍。

2 檔案數(shù)字化管理及創(chuàng)新的意義

在信息技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理工作的背景下，檔案管理數(shù)字化趨勢越來越明顯，其重要意義表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

2.1 順應(yīng)時代發(fā)展趨勢

當(dāng)前，信息技術(shù)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備逐漸被廣泛應(yīng)用到檔案管理活動當(dāng)中，為有力的推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，也為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供了便利，有利于提升檔案管理水平。因此，在這樣的背景下，創(chuàng)新管理方式，健全完善管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這是順應(yīng)時代發(fā)展趨勢的必然要求，對推動檔案管理順利進(jìn)行具有重要作用。

2.2 提高檔案管理水平

實(shí)現(xiàn)管理數(shù)字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進(jìn)檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升。數(shù)字化管理還可以減少檔案資料的占地面積，提高檔案資料的防火、防水能力，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理水平提高，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要。

2.3 提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量

在檔案管理數(shù)字化的趨勢下，通過創(chuàng)新管理方式，構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，然后編號并存儲，構(gòu)建完善的檔案信息資料庫。當(dāng)使用者需要使用檔案資料時，只需要輸入目錄和編號就可以快速查詢到所需要的檔案資料，滿足使用者獲取并使用檔案信息資源的需要。并且這對提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，有效滿足日常檔案使用需要的重要意義是不言而喻的。

3 檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新的策略

在檔案管理過程中，由于一些管理人員素質(zhì)偏低，相關(guān)制度沒有嚴(yán)格落實(shí)，制約檔案管理水平提升，影響檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。為彌補(bǔ)這些不足，順應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢，促進(jìn)檔案管理水平提升，有效滿足檔案信息資源的需要，需要從以下幾個方面采取創(chuàng)新策略。

3.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，重視檔案數(shù)字化管理

信息化時代的今天，要充分認(rèn)識檔案管理數(shù)字化的重要意義，創(chuàng)新思維，革新管理理念，順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，推動檔案管理工作水平提升。并在制度、資金、檔案管理人才等方面加大支持力度，健全完善檔案管理制度措施，加大相應(yīng)的資金投入，注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)而推動檔案管理數(shù)字化工作順利進(jìn)行。檔案管理人員要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，把握檔案管理數(shù)字化的要求，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，掌握檔案管理專業(yè)知識和技能，不斷豐富檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，努力適應(yīng)新形勢和新需要，進(jìn)而推動檔案管理工作順利進(jìn)行，有效提升檔案管理水平。

3.2 健全完善檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度

根據(jù)檔案管理數(shù)字化需要，健全完善管理規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)，為各項(xiàng)工作順利開展提供制度保障，推動檔案管理規(guī)范化和制度化。要明確檔案管理人員職責(zé)，建立并落實(shí)責(zé)任制，讓管理人員自覺遵守制度要求，履行好自己的職責(zé)。健全完善檔案管理制度，加強(qiáng)整理、歸檔、存儲、使用等各環(huán)節(jié)的管理，從而提高管理工作的規(guī)范化水平，提升檔案管理和服務(wù)質(zhì)量。

3.3 重視數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高數(shù)字化管理水平

要做好檔案資料掃描、圖像處理、業(yè)務(wù)管理、目錄管理、信息查詢、數(shù)據(jù)分析等工作，充實(shí)和完善檔案管理信息系統(tǒng)。同時還要采集檔案信息資源，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫。利用掃描儀、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并保證檔案信息資料完整，從而方便數(shù)據(jù)信息查閱和使用，促進(jìn)檔案管理水平提升。

3.4 構(gòu)建安全保障體系，確保檔案信息安全可靠

加強(qiáng)安全管理，構(gòu)建安全保障體系也是不可忽視的內(nèi)容。重視檔案管理安全保障技術(shù)應(yīng)用，綜合采用密鑰技術(shù)、訪問控制技術(shù)、加密存儲和傳輸技術(shù)等有效措施，提高數(shù)據(jù)庫信息的安全，防止檔案信息泄露，避免檔案資料丟失，進(jìn)而有效確保檔案信息資料的安全。

3.5 提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，注重引進(jìn)基礎(chǔ)扎實(shí)，檔案管理技能強(qiáng)的工作人員，建立素質(zhì)高的工作隊(duì)伍。同時做好管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們熟練掌握信息技術(shù)和檔案管理技巧，有效開展各項(xiàng)工作，順應(yīng)數(shù)字化管理趨勢，努力提升檔案管理水平。

4 結(jié)語

在信息化時代的今天，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理趨勢越來越明顯。在這樣的背景下，應(yīng)該注重現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，創(chuàng)新思想觀念，健全完善管理規(guī)章制度。從而有效約束和規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量提升。

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作者簡介

蘇雄（1986-），男，漢族，云南宜良，宜良縣勞動人事爭議仲裁院，檔案助理館員，本科，研究方向：檔案管理。