對提高文秘管理工作效率策略分析

張晨輝

摘要：現(xiàn)階段大多數(shù)企業(yè)為了更好地適應社會經濟發(fā)展要求，在各項活動開展過程中不斷改革。在現(xiàn)代企業(yè)管理要求下，企業(yè)需要創(chuàng)新管理機制，結合企業(yè)制度改革要求不斷轉變自身發(fā)展職能?，F(xiàn)代化企業(yè)管理中，文秘管理工作效率對促進企業(yè)部門管理工作的開展具有重要促進作用，所以當前要想全面提升文秘管理工作效率，需要從思想觀念、個人道德修養(yǎng)、文化知識等方面強化發(fā)展，更好地提升管理工作整體質量。

關鍵詞：文秘 管理工作 策略

引言：隨著社會經濟的不斷發(fā)展和生產力水平的進一步提升，辦公室文秘管理工作的重要性日漸凸顯。不斷提升辦公室文秘綜合管理工作的質量和水平，能夠為企業(yè)的穩(wěn)定運營提供良好的前提條件。因此，探究做好辦公室文秘的綜合管理工作的有效對策，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、文秘管理工作的重要作用概述

當前在企業(yè)以及相關事業(yè)單位中，文秘管理工作都占有重要位置。目前文秘不僅僅是進行各類抄寫收發(fā)的基本工作，隨著新時期社會各個行業(yè)的綜合發(fā)展實力不斷提升，當前文秘還需要對一類事務性工作進行處理，是企業(yè)相關管理人員與決策人員的工作參謀與助手。在部分事業(yè)單位中，文秘還主要對文書以及各類檔案進行管理，文字秘書個人專業(yè)素質與工作能力，對文書檔案管理工作質量的提升具有重要作用。所以當前文書管理人員需要不斷提升自身工作能力，實現(xiàn)科學化管理，對各項工作進行分類，提高個人綜合素養(yǎng)，更好地適應企業(yè)崗位要求，將自身工作效能最大化。

二、提高文秘管理工作效率策略探析

（一）充實人才隊伍，建立信息化人才激勵機制

知識更新速度的不斷加快，人才隊伍中存在的知識結構不合理和知識老化現(xiàn)象也日益突出。對各類人才必須要大力拓展學習的空間，培訓的渠道，要通過參觀考察、引進高層次講座等辦法等激勵措施，培育高層次人才隊伍。首先，對于文秘和檔案管理工作者可以實施例如與相關檔案部門或者院校構建短期培訓工作，促使相應的工作人員具備優(yōu)質的基礎知識、工作水平以及工作能力等，從而滿足實際發(fā)展的需求。通過培訓，使之永遠成為技術發(fā)展的尖兵，前沿技術的窗口，才能永遠保持人才知識的地位，才能真正為企業(yè)服務。其次，科學、合理的安排各項信息化知識培訓，適度加大培訓力度，不斷提高培訓時間的效率。有計劃、合理的安排培訓的內容，分層次，分人員，分時間的安排各種培訓活動。另外，在上級工作者的引導下，對相關文秘、文檔管理工作者以及兩者結合的工作者進行定期的檢測和考察工作，合格者依據上級領導者頒發(fā)職業(yè)證明書，并且享有獨立的待遇，對其工作者提供一定的支持和鼓勵，促使工作人員在實際發(fā)展中在自身的崗位中做更多的貢獻。第三，在選擇員工方面，要結合文秘和檔案管理工作實際工作基本素質需求和崗位責任需求為基礎信息，結合競爭，選擇那些專業(yè)性較強的應聘者，不斷充實工作隊伍。

（二）建立完善的規(guī)章制度

建立完善的規(guī)章制度是提升辦公室管理效率的有力保障，能夠實現(xiàn)對辦公室文秘行為的有效約束，有利于規(guī)范辦公室的工作流程，促使辦公室文秘樹立嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，為企業(yè)發(fā)展保駕護航。因此，企業(yè)應將完善辦公室規(guī)章制度建設作為著眼點，在深入了解企業(yè)發(fā)展運營特點的基礎上，制定切實可行的辦公室制度，充分征求各部門意見，提升辦公室制度制定的科學性和合理性。同時，在制定辦公室制度過程中，應采用簡明扼要的語言，防止產生詞不達意的現(xiàn)象。

（三）轉變工作思想，更新發(fā)展理念

在現(xiàn)代化企業(yè)全面建設過程中，文秘需要順應時代發(fā)展趨勢積極轉變自身原有的服務理念，在各項管理事務中需要全面提升責任意識，在創(chuàng)新與務實基礎上需要完成自身本職工作，為企業(yè)各個部門發(fā)展提供相應服務。目前大多數(shù)企業(yè)發(fā)展制度都是隨著市場經濟變化進行更新，所以當前文秘需要掌握社會發(fā)展最新的資料信息，努力學習，結合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，再結合市場發(fā)展基本動態(tài)，在確保信息暢通傳遞的基礎上為企業(yè)發(fā)展建言獻策。目前各個企業(yè)自身發(fā)展水平較高，文秘在各項工作開展過程中全面實踐奉獻和服務的基本理念至關重要。在執(zhí)行領導各項決策過程中需要具有創(chuàng)造性，但是不能隨意改變領導決策內容。目前要想全面提升文秘管理工作效率，還需要在掌握辦公程序以及企業(yè)各項發(fā)展制度的基礎上，以及積極履行自身崗位職責的過程中創(chuàng)新發(fā)展理念。結合企業(yè)各個階段不同發(fā)展現(xiàn)狀深入探析，在實際工作中提升工作敏感度，探究新知識時樹立新思維，為企業(yè)全面建設發(fā)展提供更高效的服務。

（四）做好細節(jié)管理工作

細節(jié)決定成敗，做好細節(jié)管理工作能夠為提升辦公室文秘綜合管理工作的效率奠定良好的前提條件。文件、文字和服務是辦公室文秘工作的基礎和核心，對文字的細節(jié)進行敲定，避免出現(xiàn)語法上的低級錯誤，對遣詞造句進行精細謀劃，確保能夠用簡明扼要的文字對領導指示進行精準傳達。同時，應做好文件傳閱工作的細節(jié)管理，從接收文件到傳閱文件再到回收文件都要做到閉環(huán)處理，做好文件編號編制和進度跟蹤工作。辦公室文秘應樹立精細化的服務理念，將繁重的事物簡單化，理清雜亂的事物，精益求精，不斷提升辦公室工作效率和整體質量。

三、結束語

綜上所述，在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展過程中，強化文秘管理工作效率具有重要作用。當前文秘需要結合企業(yè)發(fā)展新形勢下各項要求，不斷學習創(chuàng)新，轉變自身發(fā)展職能，適應企業(yè)管理機制要求。掌握社會主義市場經濟發(fā)展方向，將各項管理任務與企業(yè)發(fā)展總體目標緊密聯(lián)系，在企業(yè)內部突出橋梁作用，強化內部聯(lián)系，做好外部拓展工作。此外，加強與各部門的溝通，提升自身綜合素質，能夠促進辦公室文秘綜合管理水平的提高。因此，在完善辦公室文秘綜合管理工作過程中，可以應用上述方法。