劉璇斐 ,盧 泓 ,何 虹
(1.中山大學附屬第三醫(yī)院,廣州 510630;2.綿陽市中心醫(yī)院,四川 綿陽 621000)
在我國醫(yī)改逐步推進的大背景下,隨著公立醫(yī)院國有資產規(guī)模越來越大,制度越來越健全,資產內涵越來越豐富,醫(yī)院資產管理的任務也更加艱巨和繁重。因此,對資產管理信息化建設要求也越來越高。資產管理信息化就是運用資產管理信息系統(tǒng)建立起所有資產的數據庫,實現資產的電子化、數字化、網絡化管理,以達到高效、規(guī)范、動態(tài)、快速運轉的管理目標。資產管理信息系統(tǒng)是醫(yī)院信息化建設的一個重要組成部分,并與其他信息工程應用平臺進行有效銜接,相互融通。如何提高資產管理信息系統(tǒng)使用效率,提升國有資產管理工作水平,是當前公立醫(yī)院面臨的挑戰(zhàn)和任務。
1.日益增長的資產總量要求醫(yī)院必須加強資產信息化建設。隨著醫(yī)院業(yè)務量的穩(wěn)步提升,資產卡片數量也日益增多,龐大的資產工作量需要我們使用信息化管理手段,才能做到資產全面、清晰、完整、真實。
2.資產管理的復雜性要求醫(yī)院必須加強資產信息化建設。資產管理是一項復雜的工作,由基建部門、財務部門、后勤部門以及專業(yè)技術部門等共同參與完成,因此需要與各部門建立鏈接,實現資產管理的全覆蓋。資產管理環(huán)節(jié)較多,資產專業(yè)性強,開展資產管理事項網上審批,有利于提高工作效率,降低管理成本。因此,建立規(guī)范、透明的資產管理業(yè)務審批流程,有利于優(yōu)化資產管理方式,保障資產管理的安全,有效防止資產流失,提高資產利用效率,實現資產利用效益最大化。
3.資產精細化管理要求醫(yī)院必須加強資產信息化建設。在強化國有資產管理基礎的前提下,要實現資產管理的科學化、精細化,不能僅僅停留在原有的管理方式上,要積極實現資產由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的轉變。而使用信息化手段是加強國有資產管理的關鍵,同時加強國有資產的動態(tài)管理是實現國有資產有效管理的必然要求。
4.實現資產動態(tài)管理要求醫(yī)院必須加強資產信息化建設。加強資產的管理和監(jiān)控,及時發(fā)現閑置或浪費資產問題,促進資產的調劑或調配,優(yōu)化資產配置和分布,提高資產的利用率,保證國有資產的保值增值。需要建立財政資產管理、主管部門和醫(yī)院資產管理的無縫鏈接平臺,才能逐步實現數據動態(tài)管理。只有建立了規(guī)范統(tǒng)一的資產信息庫,才能科學編制資產預算,實現存量資產與新增資產的有效結合。只有建立了資產的驗收、入賬、領用、使用、保管、維修維護、清查盤點、登記和檔案等全過程信息管理記錄,才能實現資產全生命周期的管理。
1.醫(yī)院資產管理普遍使用信息化手段,但信息系統(tǒng)缺乏整體性,形成“信息孤島”。醫(yī)院各業(yè)務部門信息系統(tǒng)之間相互割裂,無法做到信息共享。在信息系統(tǒng)的部署上,由于醫(yī)院財務數據的敏感性和特殊性、信息系統(tǒng)開發(fā)商升級運維服務不到位、系統(tǒng)運維成本高等原因,財務與資產管理部門的信息系統(tǒng)相互獨立、相互割裂,無法做到信息的有效傳遞,核對是通過人工方式實現的,資產管理效率較低,“信息孤島”現象嚴重。
2.資產管理信息化標準不統(tǒng)一。信息化無法與國家最新標準相銜接。信息化需要標準化的支撐,同時標準化工作需要通過信息化才能夠落地。當資產編碼標準化程度較低時,就無法與國家最新標準相銜接,致使無法滿足國資監(jiān)管部門對固定資產工作的管理要求。同時,也無法滿足內部管理的需要,如準確的成本分攤和數據分析對比。
3.資產管理信息升級改造滯后。系統(tǒng)陳舊落后,后期升級維護困難。軟件使用期限較長,軟件系統(tǒng)雖能滿足日常使用需求,但由于醫(yī)院資金投入不夠等問題,系統(tǒng)未購買軟件售后服務,以致升級維護無法得到響應,系統(tǒng)存在一些缺陷,需要耗費大量人工彌補系統(tǒng)的不足。
4.基礎數據完整性有待增強。基礎工作不扎實,數據完整性較低。資產卡片基礎數據的真實性、完整性是資產管理的基礎,是提升資產管理水平的首要保證。資產卡片歷史數據字段信息不全或不準確,致使價值、技術與實物管理結合不夠緊密,管理缺位。
5.信息化管理人才缺乏。資產管理人員缺乏信息化專業(yè)知識和技能,醫(yī)院資產管理人員信息化專業(yè)知識較低,影響了醫(yī)院固定資產信息化管理工作的開展,也制約著醫(yī)院整體信息化建設的進程。
1.實現數據標準化管理,為資產績效分析夯實基礎。醫(yī)院資產管理系統(tǒng)按照財政部最新資產管理及財務相關制度法規(guī)設定資產信息項,以房屋、建筑物、土地、專用設備等固定資產為基礎,采用2010版國標,對數據標準進行統(tǒng)一,為資產管理績效分析管理等奠定堅實的數據基礎。
2.實現資產管理模式的優(yōu)化,深化數據挖掘程度。通過信息化建設,夯實了資產數據基礎,可優(yōu)化資產配置,解決醫(yī)療行業(yè)一直以來存在的無序配置和配置不公、資產利用率低下等問題,建立資產與預算管理、財務管理、采購管理相結合的模式,能夠深化數據挖掘程度,多樣化地進行資產數據分析,提高資產數據利用率,為決策分析提供數據基礎。
3.實現資產信息管理的多維鏈接方式。醫(yī)院資產信息管理要與醫(yī)院其他管理相結合,同時也要與不同行政級次的資產管理信息相鏈接,實現橫向與縱向的多維式鏈接。資產管理信息系統(tǒng)橫向鏈接是與醫(yī)院其他管理信息系統(tǒng)相結合,同時與預算管理進行掛鉤。資產管理信息系統(tǒng)的縱向對接,可以實現與上級管理部門信息系統(tǒng)對接,保證資產管理信息暢通,實時在線。
4.實現固定資產的可追溯管理。通過建立固定資產唯一的條形碼標識,建立固定資產管理部門、使用部門等對應關系,實現了固定資產的一一對應管理。同時,通過建立永久的電子化檔案,即使固定資產報廢,也能隨時查詢固定資產相關基礎信息,確保了固定資產的正向、反向追溯。例如通過條形碼標識,為醫(yī)院的每一個實物資產都賦予一個唯一的編碼標識,用數據采集器掃完編碼標識后,傳入到計算機中,準確地完成對該實物的管理工作。
5.實現固定資產的全生命周期管理。固定資產管理系統(tǒng)的高度集成化,使固定資產前、中、后期的管理工作融為一體,保持良好的連貫性,能夠克服以前固定資產管理中采購、維修、報廢等相互脫節(jié)的弊病,真正實現了固定資產的全程跟蹤管理。如實現定位及全生命周期追蹤管理,建立醫(yī)院樓層空間信息庫,精確且動態(tài)地掌握資產信息。
6.資產管理信息化建設實現多平臺數據共享,與多個業(yè)務管理系統(tǒng)整體聯動。資產管理系統(tǒng)作為資產管理動態(tài)化、預算編制精細化的載體,實現與多個業(yè)務系統(tǒng)整體聯動,如預算管理系統(tǒng)、國庫支付管理系統(tǒng)、政府采購管理系統(tǒng)、外部接口系統(tǒng)等。為編制年度預算、政府采購、價格監(jiān)測等提供數據支持,實現醫(yī)院與主管部門系統(tǒng)的無縫連接。
7.強化資產管理基礎功能建設,切合具體業(yè)務需求,保證安全。從物理、網絡、數據、應用系統(tǒng)等多個方面建立先進、穩(wěn)定、可靠的安全體系,加強安全制度建設;既要滿足上級部門的管理要求,又要滿足醫(yī)院管理要求,盡可能做到功能齊全、留有未來發(fā)展空間,還要考慮投資效率問題,避免投資浪費。
目前,醫(yī)院的國有資產管理主要功能通常包括基礎數據管理(包括折舊設置、資產類別、使用狀態(tài)、變動類型、使用部門、增減方式等)、日常業(yè)務(固定資產卡片管理、價值變動、非價值變動等)、報表(類別統(tǒng)計表、增減統(tǒng)計表、使用狀況統(tǒng)計表、折舊一覽表等)、固定資產賬簿(總帳、明細賬、分類明細賬等)以及固定資產折舊等。
醫(yī)院國有資產管理不僅要管理國有資產的基本屬性、卡片信息,而且要從國有資產的購置申請、領導審核/審批、資產購置、入庫、調撥、出庫、配發(fā),然后到資產的處置、捐贈、出售、出租,從而完成國有資產的全周期、全過程管理。與此同時,還需要對資產的維修、折舊等提供對應的功能。
1.建立資產管理信息共享平臺,結合實際需求完善維護或更新資產管理信息系統(tǒng)。醫(yī)院應當定期評估資產管理信息系統(tǒng)的使用狀況,尤其是針對“信息孤島”的現狀,結合自身業(yè)務流程和管理需求及時對資產管理信息系統(tǒng)進行完善維護或更新。在資產管理信息系統(tǒng)中建立完整的資產基礎數據庫,增加統(tǒng)計分析功能和表單穿透功能,及時調整國有資產配置并進行優(yōu)化,實現資產管理工作的實時、動態(tài)、精確控制,縱橫多維溝通的全程跟蹤管理,對資產進行全生命周期管理。將管理重心下移,強化使用部門資產管理的責任。資產管理信息系統(tǒng)要既可與其他業(yè)務部門數據對接和信息共享,同時也能滿足國資監(jiān)管部門的更高管理要求。
2.提高對資產管理信息系統(tǒng)的認識。資產管理信息系統(tǒng)更多的是為醫(yī)院內部管理服務,而不僅僅是統(tǒng)計報數的工具。因此,醫(yī)院應當提高資產信息化的認識,重視信息化建設,做好信息系統(tǒng)的需求調研,理清業(yè)務流程。此外,信息系統(tǒng)的設計應當具有前瞻性、兼容性,不僅滿足現有的需求,還應當為未來的發(fā)展預留空間,以滿足日益增長的管理要求和政策要求。
3.加強對資產管理信息系統(tǒng)的數據挖掘與使用。一是加強對資產管理信息系統(tǒng)中數據的挖掘和分析。重視基礎數據的整理和歸納,將其作為資產配置預算的重要依據;對資產的使用進行動態(tài)管理,如使用狀態(tài)追蹤等;通過數據的統(tǒng)計分析,幫助我們更好地摸清家底,夯實資產管理基礎。二是加快推進資產信息資源共享機制。建立臨床科室與行政后勤科室的資產信息化平臺,管理部門對醫(yī)院的資產分布、使用、閑置和處置情況一目了然;使用科室可以根據需要和權限在資產系統(tǒng)中查詢本科室的設備數量和動態(tài),同時資產管理部門完成設備使用率等數據分析。
4.加強業(yè)務培訓,提升資產管理隊伍專業(yè)素質。高素質的資產管理隊伍是醫(yī)院資產信息化建設的關鍵,也是制約醫(yī)院資產信息化建設發(fā)展的瓶頸,各類操作人員培訓是重要環(huán)節(jié)之一,終端操作人員對軟件的掌握程度直接關系到軟件功能的發(fā)揮。資產信息化管理模式要求管理人員既要有相關的業(yè)務知識,又必須具備一定的信息技術素質,可通過專題培訓、舉辦交流研討會等多種形式,為終端操作人員提供業(yè)務交流、工作探討的機會,不斷提升資產管理隊伍專業(yè)素質,保證資產管理工作的順利進行。
信息化管理作為一種管理手段,其目的是為了基于信息化管理所獲得的基礎數據來實現查詢、統(tǒng)計、分析并輔助決策?;趪匈Y產的全過程管理所采集的基礎數據,能夠將從國有資產的管理、統(tǒng)計、查詢、分析一直到決策支持等一系列的功能進行開發(fā),以實現國有資產的合理分布、優(yōu)化配置和使用效率,保值增值。
因此,醫(yī)院國有資產管理信息化建設需要實現三大轉變:一是從單純固定資產管理向全面資產管理轉變;二是從單一固定資產卡片管理逐步向資產的全過程管理轉變;三是從固定資產管理和查詢逐步向資產的管理、統(tǒng)計、查詢、分析和決策支撐轉變。通過信息化手段夯實資產管理工作基礎,提升國有資產管理工作水平,真正實現國有資產的保值增值。