辦公室綜合管理工作的模式與優(yōu)化措施

文/羅濤，四川川交路橋有限責(zé)任公司

辦公室作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中的綜合性部門，直接影響著企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)、持續(xù)發(fā)展具有重要意義,其兼具黨群事務(wù)、報(bào)道宣傳與人事管理等工作，具有服務(wù)性、廣泛性、綜合性等特征。但受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制、企業(yè)管理理念等因素的影響，領(lǐng)導(dǎo)人員偏重關(guān)注企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益與生產(chǎn)效益，在一定忽略了辦公室這一部門，因此，當(dāng)前企業(yè)辦公室工作的開展中仍存在多種問題，制約著辦公室綜合管理職能的發(fā)揮，降低了辦公室工作水平與效率，需要領(lǐng)導(dǎo)人員及時(shí)轉(zhuǎn)變自身觀念，加強(qiáng)對(duì)辦公室綜合管理的重視，從而優(yōu)化辦公室職能，激發(fā)員工工作積極性。

1 辦公室綜合管理職能

辦公室能夠?yàn)槠髽I(yè)其他部門提供針對(duì)性管理服務(wù)，是一個(gè)綜合性的部門，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中，發(fā)揮著傳達(dá)上級(jí)指令、協(xié)調(diào)管理其他部門的“樞紐”作用[1]。因此，辦公室的職能較為復(fù)雜，分為日常管理、溝通其他部門、輔助決策三個(gè)方面，具體如下所示。

1.1 日常管理工作

企業(yè)綜合辦公室須負(fù)責(zé)運(yùn)營(yíng)過程的常規(guī)性工作，如處理企業(yè)公文、整理收集公司文書檔案、開展會(huì)議工作等，辦公室需要通過日常工作來建立起與其他各個(gè)部門的聯(lián)系，并實(shí)時(shí)把控不同工作的進(jìn)度，充分發(fā)揮辦公室的監(jiān)督作用，保障企業(yè)日常工作的順利落實(shí)。

1.2 溝通交流各個(gè)部門工作

綜合辦公室應(yīng)及時(shí)了解企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況、不同部門承擔(dān)的職能，充分發(fā)揮自身“樞紐”作用，與各個(gè)部門溝通聯(lián)系，加強(qiáng)部門工作人員對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)持續(xù)發(fā)展的認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)不同部門的順利合作，從而達(dá)到企業(yè)的生產(chǎn)目標(biāo)。同時(shí)，對(duì)外而言，辦公室作為組織窗口[2]，需要負(fù)責(zé)接待，從而樹立公司對(duì)外良好的形象，以更好地提升企業(yè)工作水平。

1.3 提升公司決策的科學(xué)性

企業(yè)決策直接影響著公司未來發(fā)展情況，在企業(yè)進(jìn)行決策時(shí)，辦公室發(fā)揮著輔助決策的職能，辦公室工作人員需要收集企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程的問題、員工意見，整理之后上交給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)作出正確決策。動(dòng)態(tài)收集市場(chǎng)中有價(jià)值的信息，了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的動(dòng)向，提前制定多個(gè)參考方案，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠綜合比對(duì)，選擇最合適的方案，提升公司重要決策的科學(xué)性。

2 辦公室綜合管理過程存在的問題

受到傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)管理理念、公司發(fā)展經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略等因素的影響，辦公室綜合管理工作未受到應(yīng)有的重視，存在工作效率較低等問題，制約著企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的增加，不利于企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2.1 辦公室員工工作效率有待提升

多數(shù)綜合辦公室員工的年齡偏小，很多是剛畢業(yè)的大學(xué)生，其工作經(jīng)驗(yàn)較少，在開展黨群工作時(shí)缺乏相應(yīng)的方式，必須重視提升其綜合管理能力，最大程度上激發(fā)員工工作積極性與主動(dòng)性。

2.2 辦公室缺乏先進(jìn)管理模式

從企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況來看，其辦公室管理模式仍未更新，企業(yè)在引進(jìn)管理模式時(shí)沒有立足于自身實(shí)際需求，大多照搬或者仿照其他企業(yè)，導(dǎo)致辦公室管理人員在工作過程中未能貫徹落實(shí)相關(guān)制度[3]，降低了制度對(duì)管理工作的約束作用。同時(shí)，企業(yè)辦公室管理人員的規(guī)范意識(shí)仍然較低，缺乏專業(yè)素養(yǎng)與工作技能，其整體工作水平、質(zhì)量有待提升。

3 優(yōu)化辦公室綜合管理工作的創(chuàng)新策略

優(yōu)化辦公室綜合管理工作職能，需要企業(yè)辦公室管理人員、領(lǐng)導(dǎo)人員的努力，其應(yīng)立足于企業(yè)實(shí)際情況，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略，引進(jìn)先進(jìn)的辦公室綜合管理模式，凸顯辦公室在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程的輔助、樞紐、服務(wù)等作用，充分發(fā)揮辦公室黨群管理職能，從而增強(qiáng)企業(yè)生產(chǎn)活力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

3.1 合理轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，提升工作效率

接待服務(wù)作為企業(yè)綜合辦公室的重要職能，直接影響著企業(yè)的內(nèi)外部形象，因此，在辦公室工作中應(yīng)根據(jù)工作人員的身份、領(lǐng)導(dǎo)等級(jí)進(jìn)行針對(duì)性接待。負(fù)責(zé)接待的工作人員應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變自身理念，樹立良好的服務(wù)意識(shí)，在服從領(lǐng)導(dǎo)安排的同時(shí)，提升基層服務(wù)水平。在實(shí)際工作過程中，辦公室人員應(yīng)自主學(xué)習(xí)相關(guān)服務(wù)知識(shí)，積極學(xué)習(xí)相關(guān)服務(wù)的技能，全面了解在人際交往過程中不同人群的情感變化情況、心理狀態(tài)，讓被接待人感受到來自企業(yè)的溫暖，樹立企業(yè)良好形象。

辦公室管理人員應(yīng)積極研究上級(jí)決策、政策，收集與公司運(yùn)營(yíng)有關(guān)的信息，充分發(fā)揮自身輔助決策的職能，根據(jù)市場(chǎng)的變化形式，不斷完善企業(yè)內(nèi)部相關(guān)體系。引入先進(jìn)的辦公室管理方式，規(guī)范辦公室各項(xiàng)服務(wù)工作，提升其整體工作效率。此外，在服務(wù)過程中，辦公室應(yīng)處理好企業(yè)內(nèi)部的兩個(gè)關(guān)系：（1）事物、政務(wù)兩者的關(guān)系，前者主要是指行政后勤工作，如安全衛(wèi)生、應(yīng)酬等，而政務(wù)工作是指決策參謀，如監(jiān)督檢查、政務(wù)信息等，在服務(wù)工作中不可輕事物、重政務(wù)；（2）局部、全局兩者的關(guān)系，辦公室工作應(yīng)堅(jiān)持“服務(wù)大局”的原則，最大程度上做好局部工作，從而提升企業(yè)辦公室的服務(wù)水平。

3.2 完善辦公室管理制度，明確相關(guān)職責(zé)

為規(guī)范辦公室的各項(xiàng)工作，工作人員、領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)的運(yùn)行情況，構(gòu)建完善的辦公室管理制度，明確辦公室不同崗位的職責(zé)，根據(jù)崗位來規(guī)定好工作環(huán)節(jié)、步驟，特別是黨群工作與人事管理工作，充分發(fā)揮辦公室的橋梁作用。同時(shí)，在制定制度的過程中，應(yīng)全面聽取公司其他員工的建議，提升制度的可行性，讓工作人員自覺遵守。從某種程度上而言，辦公室的基本職能是傳遞消息，通過先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)不同部門之間的及時(shí)溝通交流。因此，在制度中應(yīng)特別規(guī)定信息傳遞系統(tǒng)的管理方式，保障信息傳遞的有效性。

3.3 優(yōu)化辦公室職能，增強(qiáng)整體職能力量

企業(yè)辦公室工作較為繁瑣、復(fù)雜，工作任務(wù)量較大，涉及多個(gè)部門，因此，在實(shí)際工作過程中，應(yīng)不斷優(yōu)化辦公室職能，增強(qiáng)其整體職能力量。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)根據(jù)工作人員的潛能與優(yōu)勢(shì)，合理安排其工作崗位，充分激發(fā)工作人員的積極性與主動(dòng)性。企業(yè)應(yīng)致力于打造一支高素質(zhì)的辦公室員工隊(duì)伍，通過合理的激勵(lì)方式，挖掘其潛能，讓員工能夠順利完成各項(xiàng)任務(wù)。需要注意的是，工作人員應(yīng)樹立全局意識(shí)，從全局角度提高工作效率，圍繞辦公室重點(diǎn)開展工作，提升辦公室參與決策能力，從而促進(jìn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

3.4 開展有吸引力的黨建活動(dòng)，發(fā)揮黨員榜樣作用

企業(yè)可以在各個(gè)黨支部、生產(chǎn)一線設(shè)立“黨員責(zé)任區(qū)”，要求辦公室成員進(jìn)行綜合管理，切實(shí)落實(shí)責(zé)任人與責(zé)任目標(biāo)，激發(fā)黨員工作積極性，充分發(fā)揮黨群在企業(yè)運(yùn)行過程的政治核心作用，提升工作人員的思想政治覺悟。積極開展黨建活動(dòng)與文體活動(dòng)，豐富企業(yè)員工的文化生活，密切干部員工的關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的最佳經(jīng)濟(jì)效益。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的不斷完善，不同企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，為增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，必須加大對(duì)辦公室管理的重視程度，充分發(fā)揮辦公室的“樞紐”作用，協(xié)調(diào)好不同部門之間的關(guān)系，完善企業(yè)辦公室綜合管理制度，明確辦公室人員的相關(guān)職責(zé)，樹立工作人員良好的服務(wù)理念，提升辦公室整體工作效率與質(zhì)量，為企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造更好條件。