電子文件歸檔管理系統(tǒng)的總體設(shè)計

鄒名璐 羅元

摘 要：以中國空間技術(shù)研究院的電子文件歸檔管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計為背景，在深入研究單位現(xiàn)行歸檔業(yè)務(wù)過程及其管理模式、管理制度，全面分析已有AVIDM系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和體系結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，提出了符合產(chǎn)品文件全生命周期管理實際的系統(tǒng)功能性、非功能性需求，提出了符合AVIDM框架的電子文件歸檔管理系統(tǒng)總體設(shè)計思想和總體系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，確定了系統(tǒng)的功能模塊/單元劃分，為完成系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計、邏輯實現(xiàn)和調(diào)試測試奠定了基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔，文檔管理，需求分析，設(shè)計思想，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，模塊/單元劃分

中圖分類號：C934 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Abstract： Taking the development and design of electronic document archiving management system of China Academy of Space Technology as the background，on the basis of a thorough study of the process and management mode and management system of the Academy's current archive business，and a comprehensive analysis of the data structure and system structure of the existing AVIDM system，this paper puts forward the system functional and nonfunctional requirements in line with the practical situation of whole life cycle of product documentation，proposes the overall design thought and system structure of the document archiving management system which conforms to AVIDM framework，and determine the division of function modules/units of the system，laying a solid foundation for the system's completion of detailed design，logic implementation and debugging test.

Key words： Electronic document archiving，document management，requirement analysis，design thought，system structure，module/unit division

1 引 言

早在20世紀(jì)末、21世紀(jì)初，中國空間技術(shù)研究院就開發(fā)并使用了電子文件管理平臺“航天飛行器集成設(shè)計與制造系統(tǒng)（AVIDM）”，實現(xiàn)了對文件的創(chuàng)建、審批、打印和分發(fā)等環(huán)節(jié)的有效管理與過程控制[1]。近年來，本文作者所在團隊在研究院信息化建設(shè)重點項目的支持下，對原AVIDM系統(tǒng)進(jìn)行了電子文件歸檔管理功能的擴展性設(shè)計，將全院電子文件歸檔管理與原來的文件、資料管理等功能集于一身，為包括文件編寫、審批、打印、分發(fā)、更改，直至歸檔等各環(huán)節(jié)在內(nèi)的航天產(chǎn)品電子文件的全生命周期管理，提供了一個完整、安全的一體化平臺，推動全院實現(xiàn)了基于AVIDM平臺的文檔全生命周期網(wǎng)絡(luò)化、電子化、自動化管理，為全院的科研生產(chǎn)提供了更便捷高效的檔案服務(wù)。本文結(jié)合該系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計，論述電子文件歸檔管理系統(tǒng)的總體設(shè)計思想。

2 電子文件歸檔管理系統(tǒng)的需求分析

2.1 電子文件歸檔管理系統(tǒng)與AVIDM其他功能

模塊的關(guān)系分析

本電子文件歸檔管理系統(tǒng)的設(shè)計，旨在實現(xiàn)AVIDM系統(tǒng)中保存的電子文件從受控庫和現(xiàn)行文件庫到檔案庫的組織和遷移，以及對檔案庫歸檔過程和檔案數(shù)據(jù)利用的管理。歸檔及其管理作為整個電子文檔流轉(zhuǎn)過程中的最后一大環(huán)節(jié)，它與現(xiàn)行AVIDM系統(tǒng)的關(guān)系如圖1所示。

由圖1可看出，文件歸檔管理業(yè)務(wù)依次經(jīng)歷以下五段工作流程：歸檔文件數(shù)據(jù)導(dǎo)入→組卷與調(diào)卷→歸檔數(shù)據(jù)移交→現(xiàn)行數(shù)據(jù)銷毀→歸檔數(shù)據(jù)

導(dǎo)出。

2.2 系統(tǒng)中主要數(shù)據(jù)的傳遞和狀態(tài)轉(zhuǎn)換

中國空間技術(shù)研究院目前要求歸檔系統(tǒng)所需管理的數(shù)據(jù)，主要是文本類和圖紙類兩類文檔數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)（文檔）依次在AVIDM系統(tǒng)的設(shè)計庫→受控庫→資料庫→歸檔過程庫中流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)的信息主要包括文檔的屬性條目和文件實體兩部分。其中文檔屬性條目信息在各庫中由于描述的角度不一樣，經(jīng)常增減變化，所以必須按業(yè)務(wù)需求分別建庫

管理。

目前，數(shù)據(jù)（文檔）在系統(tǒng)各庫之間是依次復(fù)制相應(yīng)版本的文件實體和文檔屬性來傳遞的[2-3]。具體如下：設(shè)計庫送審?fù)ㄟ^的文檔入受控庫受控，同時在資料庫中復(fù)制一份便于資料人員進(jìn)行現(xiàn)行文件處理?，F(xiàn)行文件歸檔時將從資料庫中把文檔的最新版本復(fù)制到歸檔過程庫，歸檔完后，根據(jù)用戶需要將歸檔結(jié)果遷移到相應(yīng)的檔案系統(tǒng)中。

數(shù)據(jù)（文檔）從開始準(zhǔn)備歸檔到最后歸檔完成，將經(jīng)歷一系列狀態(tài)的轉(zhuǎn)換過程，大致如圖2所示。

2.4 系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)主要的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)包括文檔信息、案卷信息、目錄信息。

文檔信息是本系統(tǒng)的主體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，定義了一個文檔或文檔列表的有關(guān)信息，包括：檔號、卷內(nèi)序號、卷號、文檔編號、文件名稱、文件類型、保管期限、技術(shù)保管、歸檔人員、歸檔日期、文件載體、凍結(jié)標(biāo)記、銷毀標(biāo)記、移交標(biāo)記、變更記錄、密級、案卷題名、編寫人員、編寫日期、編寫單位、階段、備注等。

案卷信息定義了歸檔案卷的有關(guān)信息，包括：卷號、案卷名稱、文件數(shù)、備注等。

目錄信息定義了組織案卷的目錄的有關(guān)信息，包括：目錄名稱、產(chǎn)品屬性、階段屬性、備注等。

對各數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中每個具體的數(shù)據(jù)項，都應(yīng)從數(shù)據(jù)類型（字符型/整數(shù)型/日期時間型）、數(shù)據(jù)來源（輸入/系統(tǒng)自動生成/ AVIDM文檔管理或補錄輸入等）和項目說明等方面做出描述。

2.5 系統(tǒng)功能需求分析

電子文件歸檔管理系統(tǒng)[4]是針對中國空間技術(shù)研究院的歸檔需求設(shè)計的，其功能以歸檔過程管理為中心，圍繞現(xiàn)行產(chǎn)品型號文檔的全生命周期管理，分別從現(xiàn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入、組卷與調(diào)卷、銷毀管理、移交管理、補充歸檔管理、歸檔數(shù)據(jù)導(dǎo)出、報表管理、數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計、過程審批管理和系統(tǒng)權(quán)限配置等十大功能進(jìn)行設(shè)計。各大功能都包含一項或多項子功能。

（1）“數(shù)據(jù)導(dǎo)入”包含9項子功能：凍結(jié)文件，解凍文件，固化文件，導(dǎo)入文件，補錄文件，批量補錄，刪除文件，移動到銷毀區(qū)，導(dǎo)入配置。

（2）“組卷與調(diào)卷”包含4項子功能：目錄管理，案卷管理，卷內(nèi)管理，送審管理。

（3）“銷毀管理”包含3項子功能：銷毀文件，移動文件，查詢文件。

（4）“移交管理”包含2項子功能：標(biāo)定移交，取消移交。

（5）“補充歸檔管理”沒有下分子功能，即只有一項子功能。

（6）“歸檔數(shù)據(jù)導(dǎo)出”包含2項子功能：導(dǎo)出到目錄，按光盤格式導(dǎo)出。

（7）“報表管理”包含2項子功能：報表模板，報表管理

（8）“數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計”包含3項子功能：歸檔信息查詢，檔案信息查詢，文件總數(shù)統(tǒng)計。

（9）“過程審批管理”包含5項子功能：預(yù)審批，移交/銷毀審批，調(diào)卷審批，歸檔結(jié)果審批，過程審批監(jiān)控。

（10）“系統(tǒng)權(quán)限配置”包含2項子功能：系統(tǒng)級權(quán)限配置，產(chǎn)品級權(quán)限配置。

3 電子文件歸檔管理系統(tǒng)的總體設(shè)計

3.1 系統(tǒng)設(shè)計基本思想

（1）由于本系統(tǒng)是作為AVIDM系統(tǒng)的一個組成部分而存在的，其設(shè)計是對原AVIDM系統(tǒng)的功能拓展性設(shè)計，所以從整體上看，本系統(tǒng)將沿用AVIDM的B/S和C/S相結(jié)合的體系結(jié)構(gòu)和工作方式，即整體采用B/S三層結(jié)構(gòu)，從內(nèi)到外分為數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)層和表示層（客戶層）；而電子文件導(dǎo)出和數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入等與客戶打交道的部分則采用C/S工作方式。三層結(jié)構(gòu)中，數(shù)據(jù)層是永久性數(shù)據(jù)保存的場所，其中保存系統(tǒng)所用到的檔案庫，提供與用戶請求關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)庫支持。業(yè)務(wù)層由運行在J2EE應(yīng)用服務(wù)器下的JavaBean組件構(gòu)成，封裝業(yè)務(wù)邏輯，處理用戶請求。表示層主要使用HTML、JSP和Servlet，它通過HTML或JSP頁面向用戶顯示用戶界面，顯示響應(yīng)信息；用戶通過瀏覽器提交請求，表示層讀取用戶請求，并根據(jù)不同的請求調(diào)用中間業(yè)務(wù)層Servlet、JavaBeans 。

（2）為了實現(xiàn)本系統(tǒng)與現(xiàn)行AVIDM系統(tǒng)的有機聯(lián)系和無縫連接，以形成高效的一體化的企業(yè)集成信息系統(tǒng)，要重視本系統(tǒng)與AVIDM系統(tǒng)中其他模塊間的信息交換和共享設(shè)計。

（3）采用面向?qū)ο蠛凸ぷ髁鞯姆治鲈O(shè)計方法。一方面，要重視對現(xiàn)有的歸檔業(yè)務(wù)過程進(jìn)行邏輯抽象，將其中一些關(guān)鍵步驟抽象為工作流當(dāng)中的節(jié)點、關(guān)鍵對象（功能）設(shè)計為類，并挖掘整理業(yè)務(wù)邏輯內(nèi)部關(guān)系以及不同業(yè)務(wù)邏輯之間的交叉關(guān)系。另一方面，要通過規(guī)范管理制度來為實現(xiàn)歸檔過程的自動化提供支撐。這應(yīng)成為整個項目研發(fā)的重點和突破點。

（4）鑒于航天工程的特殊安全性要求，一定要把安全性設(shè)計放在系統(tǒng)設(shè)計的首位。

①應(yīng)按角色控制系統(tǒng)中所有終端用戶的功能權(quán)限，實行有效的權(quán)限管控。

②對業(yè)務(wù)邏輯，要按權(quán)限最小原則和中間層獨立原則進(jìn)行安全性設(shè)計。

③對數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，要采取必要的訪問控制和數(shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)等措施；對數(shù)據(jù)庫層，要充分發(fā)揮底層數(shù)據(jù)庫的安全性、可靠性保證機制。

④應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)層實行安全控制。

⑤為保證系統(tǒng)具有適應(yīng)各單位歸檔需求的靈活性和順應(yīng)組織結(jié)構(gòu)或功能發(fā)生變化的適應(yīng)性，應(yīng)對歸檔角色、歸檔權(quán)限、功能劃分、文檔的擴展屬性，乃至檔案數(shù)據(jù)庫的門類和字段等提供盡可能靈活的配置/定制功能。

⑥為提高流通效率、規(guī)范流通過程，要使文檔的整個流通過程能夠規(guī)則地運行，使每個擁有合法權(quán)限的人都可以查詢文檔所處的狀態(tài)，每個與歸檔相關(guān)的人都可以從系統(tǒng)中得到自己應(yīng)有的任務(wù)列表。

3.2 系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)

本系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)如圖4所示。該圖既反映了本系統(tǒng)從整體上看由系統(tǒng)配置、歸檔過程管理和數(shù)據(jù)傳輸轉(zhuǎn)換接口三大部分組成，又反映了本系統(tǒng)與原AVIDM系統(tǒng)文件/資料數(shù)據(jù)庫及其管理邏輯的關(guān)系。其中歸檔過程管理部分是本系統(tǒng)主體，其歸檔操作系列及接口又是歸檔過程管理的核心；數(shù)據(jù)傳輸轉(zhuǎn)換接口部分充當(dāng)本系統(tǒng)與原AVIDM系統(tǒng)間聯(lián)系的橋梁；系統(tǒng)配置部分則在進(jìn)入實質(zhì)性的歸檔過程操作之前進(jìn)行歸檔角色及其權(quán)限等相關(guān)要素的配置。

由圖4可看出：

（1）歸檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲剝離于系統(tǒng)庫，單獨創(chuàng)建獨立的歸檔庫。在歸檔庫中，每一個產(chǎn)品（或者其他的劃分類別）對應(yīng)著一個數(shù)據(jù)表。

（2）通過在線自動導(dǎo)入或人工手動錄入的待歸檔數(shù)據(jù)，經(jīng)過歸檔過程管理內(nèi)部的歸檔運行操作，最后形成各產(chǎn)品檔案庫和一系列報表。系統(tǒng)依靠數(shù)據(jù)的狀態(tài)來驅(qū)動數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，通過任務(wù)發(fā)送的方式來處理數(shù)據(jù)。

3.3 內(nèi)外接口組成結(jié)構(gòu)

本系統(tǒng)歸檔過程管理內(nèi)部歸檔操作系列及接口，以及它與外部原AVIDM文件/資料數(shù)據(jù)庫間數(shù)據(jù)傳輸轉(zhuǎn)換接口的組成結(jié)構(gòu)，分別如圖5和圖6所示。

從圖5可見，歸檔過程的操作系列包括組卷、調(diào)卷、銷毀移交、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、任務(wù)審批和報表打印與信息查詢等，其中組卷、調(diào)卷、銷毀移交和任務(wù)審批，外加位于數(shù)據(jù)傳輸轉(zhuǎn)換接口中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入/錄入，是核心操作。

由圖6可見，歸檔數(shù)據(jù)的來源有兩個：一是從原AVIDM文件資料庫中自動導(dǎo)入而來，二是人工錄入而來。無論自動還是人工獲取而來的數(shù)據(jù)，都要轉(zhuǎn)換成符合歸檔管理系統(tǒng)規(guī)定的格式。其中人工轉(zhuǎn)換接口（程序）主要建立各接口參數(shù)，并可根據(jù)建立的接口參數(shù)，手工的、選擇性的進(jìn)行錄入歸檔數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換；自動轉(zhuǎn)換接口（程序）可以根據(jù)設(shè)定的轉(zhuǎn)換周期和人工轉(zhuǎn)換接口（程序）建立的接口參數(shù)，周期性地進(jìn)行導(dǎo)入歸檔數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。

3.4 功能模塊/單元劃分

根據(jù)上述系統(tǒng)功能需求分析和系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)，本電子文件歸檔管理系統(tǒng)可按以下功能模塊/單元劃分來進(jìn)行結(jié)構(gòu)化設(shè)計：

（1）系統(tǒng)配置模塊，包括歸檔角色及權(quán)限等各類相關(guān)配置；

（2）數(shù)據(jù)導(dǎo)入單元，包括在線自動導(dǎo)入和人工錄入；

（3）組卷單元，包括任務(wù)審批等在內(nèi)；

（4）調(diào)卷單元，包括移交銷毀在內(nèi)；

（5）數(shù)據(jù)導(dǎo)出單元，包括報表打印在內(nèi)；

（6）數(shù)據(jù)利用單元，包括信息查詢等在內(nèi)。

其中以數(shù)據(jù)導(dǎo)入、組卷、調(diào)卷為歸檔過程三大核心功能單元。

4 結(jié)束語

以中國空間技術(shù)研究院的電子文件歸檔管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計為背景，在深入研究單位現(xiàn)行歸檔業(yè)務(wù)過程及其管理模式、管理制度，全面分析已有AVIDM系統(tǒng)數(shù)據(jù)流和體系結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，提出了符合產(chǎn)品文件全生命周期管理實際的系統(tǒng)需求，提出了符合AVIDM框架的系統(tǒng)總體設(shè)計方案，包括總體設(shè)計思想、總體系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)的功能模塊/單元劃分等。按此方案完成系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計后，將電子文件歸檔管理系統(tǒng)與原AVIDM系統(tǒng)的文檔管理模塊、資料管理模塊等集于一身，為將包括文件編寫、審批、打印、分發(fā)、更改，直至歸檔等各環(huán)節(jié)在內(nèi)的航天產(chǎn)品電子文件的全生命周期管理，提供了一個完整、安全、便捷的一體化平臺，既保證了文件運轉(zhuǎn)和管理流程的順暢、高效，又實現(xiàn)了電子文檔與紙質(zhì)文檔的同步歸檔管理，從而為全院的科研生產(chǎn)提供了更好的檔案服務(wù)[5]。

設(shè)想下一步可在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，進(jìn)一步改進(jìn)、完善和拓展本系統(tǒng)。如：構(gòu)建集現(xiàn)行文檔管理、傳統(tǒng)檔案利用和檔案借閱流程管理于一體，并引入多元、多檢索點的布爾邏輯組配檢索技術(shù)，變文本檢索為超文本檢索，以提高檔案檢索借閱效率的多功能文件歸檔借閱管理系統(tǒng)；利用近年來迅速發(fā)展起來的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對歸檔后文件系統(tǒng)中的大量文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，從中獲取盡可能多的有用信息，建立科學(xué)合理的輔助決策模型，利用提煉、類聚、相關(guān)等方法，通過模型解算，進(jìn)而獲得各種專門知識，形成不同專題目錄，以實現(xiàn)檔案的編研服務(wù)，提供更準(zhǔn)確而有針對性的輔助決策支持服務(wù)和其他個性化增值服務(wù)；引入基于物聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)的采集、整理、分析和共享技術(shù)，推進(jìn)大數(shù)據(jù)在科技情報資料管理優(yōu)化完善中的應(yīng)用開發(fā)，以進(jìn)一步提高科技文件歸檔管理的質(zhì)量和效率，為單位的科研生產(chǎn)更好地發(fā)揮服務(wù)保障作用；等等。

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