國企人事檔案電子化管理優(yōu)勢、風(fēng)險及其防范

張文鑫

摘 要：隨著信息化時代的到來，我國國企擁有了新的管理本單位人事檔案的模式，即電子化的人事檔案管理模式。然而，現(xiàn)有研究并未系統(tǒng)探討國企人事檔案電子化管理模式的優(yōu)勢、風(fēng)險及其防范措施，本文將以此為題進行研究。文章將其優(yōu)勢歸納為檔案資料分類保管簡單易行、計算與存儲功能強大、查詢與閱覽信息快捷直觀、在降低成本的同時提高工作效率與工作質(zhì)量四個；將其存在的安全風(fēng)險歸納為物理網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險、外部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險三種；針對所歸納的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，將其對策歸納為加大對物理網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的保護力度、加強內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全的防范意識、加強外部接入網(wǎng)絡(luò)的安全防范意識三條。研究成果不僅有助于我國國有企業(yè)在單位內(nèi)推廣人事檔案電子化管理的模式，也為國企人事檔案管理部門在防治人事檔案管理電子化風(fēng)險方面提供一定參考。

關(guān)鍵詞：國企人事；檔案電子化管理；優(yōu)勢；風(fēng)險；防范

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)水平逐漸提高，被社會中的各行各業(yè)廣泛地應(yīng)用于生產(chǎn)生活當(dāng)中，國企的檔案管理方面也自然不例外，要加強自身與新型信息技術(shù)的融合，將信息技術(shù)充分應(yīng)用到國企的人事檔案管理當(dāng)中，注重應(yīng)用創(chuàng)新手段，完善管理方式，實現(xiàn)人事檔案電子化的管理。

1 國企人事檔案電子化管理的優(yōu)勢

1.1 人事檔案管理更效率

人事檔案電子化的優(yōu)勢諸多，其中比較顯著的就是方便、高效、快捷。在檔案管理中融入信息技術(shù)手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強度，并且使其對檔案的管理效率有顯著的提升。

1.2 人事檔案利用更便捷

在檔案信息的利用率方面，電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比對信息的利用率也有極大的提高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案將信息都呈現(xiàn)在紙張當(dāng)中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進行查找，費時費力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方便快捷，它利用互聯(lián)網(wǎng)信息檢索技術(shù)，能夠在海量的信息中快速找出所要查找的檔案，且漏檢率極低。因此，電子人事檔案能夠在現(xiàn)代化的國企中得到廣泛的應(yīng)用。

1.3 人事檔案管理成本降低

應(yīng)用電子檔案能夠極大地減少單位在檔案管理方面的成本，電子化的檔案打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的紙張限制，都存儲于計算機當(dāng)中，減少了對紙張、檔案裝具、檔案庫房的占用，節(jié)約了人力物力財力，并且在進行檔案傳遞時，電子檔案也更加方便快捷，省時省力。

2 國企人事檔案管理存在的問題

2.1 電子化程度不高

人事檔案的電子化管理如今已經(jīng)成為檔案管理工作的一個發(fā)展趨勢，電子化檔案管理不僅有助于檔案的保存，同時也能夠提高檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，減少一些人為因素導(dǎo)致的出現(xiàn)錯誤的情況，從這一點上來講，電子檔案管理方式的優(yōu)勢是非常明顯的；此外，電子檔案管理還能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前國企人事檔案管理工作的發(fā)展情況來看，很多國企中人事檔案管理的電子化程度比較低，這突出表現(xiàn)在國企人事檔案管理中的軟件和硬件設(shè)施不夠完善。

電子化的檔案管理工作不僅需要國企對檔案管理工作足夠重視，從客觀因素上來講，還需要檔案管理相關(guān)部門對檔案管理的工作有足夠的軟硬件設(shè)施的支持，這是電子化檔案管理工作實現(xiàn)的最重要的依托。當(dāng)前，很多國企中對于人事檔案的電子化管理的關(guān)注度不夠，重視程度比較低，在這樣的情況下，很多國企忽視了對單位內(nèi)部的人事檔案電子化建設(shè)的硬件和軟件設(shè)施建設(shè)的支持。此外，國企對檔案電子化建設(shè)支持力度不夠還表現(xiàn)在，國企沒有足夠的撥款來支持電子化檔案的建設(shè)工作，這一點也導(dǎo)致了電子檔案建設(shè)和管理工作中缺乏足夠的資金支持，從而制約了檔案電子化建設(shè)中的軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，制約了國企檔案管理電子化的建設(shè)和發(fā)展。

2.2 檔案資源開發(fā)與利用不成熟

檔案資源的管理工作方面，隨著電子化檔案管理工作時代的來臨，在檔案管理工作中，利用者需要對檔案有一定的權(quán)限，才能了解到員工的檔案中記載的信息，在這種需求的導(dǎo)向下，社會對于檔案管理的流動性需求也就加強了。

對于檔案資源的開發(fā)和利用也需要在電子化檔案管理的基礎(chǔ)上，破解流動性需求無法滿足的難題，對檔案資源進行開發(fā)和利用。但是，就目前情況來看，電子檔案管理工作實現(xiàn)的過程中，還面臨著檔案管理流動性需求的滿足有限，與檔案資源的共享性標(biāo)準(zhǔn)還存在一定的距離，此外，檔案資源的利用效率不足，利用效益也有限，整體的檔案資源開發(fā)利用都不夠成熟。

2.3 外部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險

一般說來，國有企業(yè)內(nèi)部都會明文規(guī)定該公司的網(wǎng)絡(luò)不允許外接，以避免企業(yè)內(nèi)部的人事檔案信息外泄。但由于企業(yè)內(nèi)部的大多數(shù)員工都有自主撥號上網(wǎng)的權(quán)利，因而難以保證所有企業(yè)員工都嚴(yán)格執(zhí)行不連外網(wǎng)的規(guī)章制度。不僅如此，內(nèi)部網(wǎng)的操作系統(tǒng)，如WINDOWS系統(tǒng)等都有可能存在系統(tǒng)漏洞。如果沒有安全保障或保障力度不夠或遇到電腦高手，那么國企選擇的網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)就有可能被病毒入侵，導(dǎo)致單位人事檔案信息被竊或遺失。再者，如果國企內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)允許外接，而且又沒有設(shè)置足夠的安全防范與保障措施，那么其人事檔案資料所冒的安全風(fēng)險更大，即包括電子郵件傳輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)都有可能直接遭遇黑客或網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊。此外，如果單位員工私下違反制度接入隨時有可能遭遇安全風(fēng)險的外網(wǎng)，那么遭受網(wǎng)絡(luò)病毒入侵及其傳染的可能性更大。值得一提的是，如果遭受外網(wǎng)病毒入侵，單位內(nèi)的人是很難查到源頭的。

3 防范國企人事檔案電子化管理風(fēng)險的對策

3.1 加強內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防范意識

局域網(wǎng)是國有企業(yè)員工之間傳輸與接收有關(guān)本單位人事檔案資料與數(shù)據(jù)的常用網(wǎng)絡(luò)，其受到網(wǎng)絡(luò)安全危害的頻率應(yīng)該是三者之中最大的，應(yīng)該需要引起單位內(nèi)所有工作人員的注意。而且，有可能產(chǎn)生局域網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險的地方很多，其中有些可能是未能預(yù)料的。因此，應(yīng)該提醒全體員工盡可能關(guān)注有可能存在的安全隱患。采取的主要措施包括：一是提醒人事檔案管理人員以及進入人事檔案管理系統(tǒng)的工作人員要注意配置合理的路由器與正版的防火墻等軟硬件設(shè)施；二是提醒員工們在傳輸人事管理檔案的過程中要注意保密，盡可能在傳輸重要的人事檔案時注意登記傳輸者、接收者與傳輸時間等內(nèi)容，以便提升工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全保護力度。三是實行電子設(shè)備與專網(wǎng)專用制度，定期或時刻提醒國有企業(yè)內(nèi)部工作人員小心謹(jǐn)慎地接入本單位局域網(wǎng)的人事檔案管理系統(tǒng)。

3.2 加強立法，確保電子文件的法律效力

通過立法給予電子文件充分的證明力，在已有相關(guān)立法的基礎(chǔ)上，如《檔案法》中，進一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實可行的電子文件管理法規(guī)及實施細則，保證電子文件的關(guān)聯(lián)性、真實性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。

3.3 加強立法，完善電子人事檔案管理制度

目前企業(yè)人事檔案管理制度多針對紙質(zhì)檔案，缺乏電子人事檔案管理相關(guān)制度，使電子檔案管理工作沒有制度可依，電子檔案的憑證價值受到爭議。公司應(yīng)在已有相關(guān)立法的基礎(chǔ)上，如《檔案法》中，進一步明確電子檔案的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實可行的電子人事檔案管理法規(guī)及實施細則，保證電子人事檔案的關(guān)聯(lián)性、真實性、憑證性作用，從而保證電子檔案的法律效力。

3.4 加快建設(shè)檔案管理電子化人才

檔案管理人才的吸納和培養(yǎng)也是未來國企檔案電子化管理工作中需要關(guān)注的重點問題。針對當(dāng)前人才投入力度和人才短缺的情況，未來，單位內(nèi)部要加強對現(xiàn)有的檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升他們的檔案管理工作能力，強化技能培訓(xùn)，讓他們更好地掌握電子化檔案管理的工作技能。此外，還可以吸引一些專業(yè)的電子化檔案管理工作人才，豐富檔案管理工作人才隊伍，提升檔案管理工作的整體水平。

4 結(jié)語

總之，在信息化背景下，電子檔案在檔案管理工作中將占有越來越重要的地位。檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷探索提高電子檔案的安全性，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源最大程度的利用，更好的為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。

參考文獻

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