從重大會議看重大活動檔案的收集與管理

摘 要：加強重大活動檔案管理具有重要的現(xiàn)實意義。本文以以上海合作組織青島峰會為例檔案工作為例，詳細闡述檔案部門通過建章立制系統(tǒng)化、業(yè)務指導全程化、監(jiān)督管理規(guī)范化、檔案征集精細化、檔案利用社會化的“五化”舉措，實現(xiàn)重大活動檔案接收及時、收集完整、整理規(guī)范、保存安全、查閱便捷；同時分析了重大活動檔案管理中存在的制約因素，并提出加強重大活動檔案管理的幾點思考。

關鍵詞：重大會議；檔案；收集；整理；問題

2018年6月9日至10日上海合作組織青島峰會在山東青島舉行。這是上海合作組織在山東青島舉辦的國際性會議，是上合組織擴員后的首次峰會?；I備和會議期間相關部門形成了大量的文字、圖片等資料。如何以本次國際性會議為契機，做好重大會議專題檔的收集，真實反映會議全貌，并為今后類似活動的舉辦提供參考與借鑒，成為今后中心檔案工作者面臨的一項新任務。

1 青島峰會議檔案管理的實踐分析

1.1 建章立制系統(tǒng)化

規(guī)范性檔案文件的制定是依法加強重大活動檔案活動的基礎，針對具體的重大活動可以制定具體的規(guī)章制度，對在重大活動中形成的組織管理、整理歸檔、利用、移交等做出具體規(guī)定，特別是對有保管期限的實物和映像資料做到有章可循和有規(guī)可依。在上合峰會舉辦之前制定了《關于做好上海合作組織青島峰會檔案工作的通知》《上海合作組織青島峰會檔案歸檔范圍和保管期限》《上海合作組織青島峰會檔案文獻史料征集范圍和要求》，確保了大會檔案資料工作的順利進行。

1.2 業(yè)務指導全程化

各級檔案業(yè)務部門可以借助新媒體開展具體指導和業(yè)務培訓，例如可以采用微信群、QQ群、微信公眾號等新媒體開展進行業(yè)務咨詢、檔案講堂、及時反饋等欄目開展業(yè)務指導工作，督促做好重大活動檔案的手機和移交工作。在具體工作中檔案部門可以組建相應的工作隊，選配精兵強將全程參與到重大活動的檔案收集工作來，通過及時的工作督促相關單位主動收集和移交檔案材料，提升各部門的檔案意識和檔案專業(yè)技能。在上合組織青島峰會期間，青島市檔案館提前介入青島峰會大會籌備工作，實現(xiàn)了業(yè)務指導全程化，積極做好有關文件材料的收集和檔案移交工作，包括大量的文件材料、實物和照片。青島日報社、青島報業(yè)傳媒集團向青島檔案館移交了包括上海合作組織青島峰會《青島日報》號外珍藏八連版、《青島晚報》珍藏版號外以及《青島早報》專刊，這些資源不僅豐富了館藏，而且為城市留存了鮮活的記憶。

1.3 監(jiān)督管理規(guī)范化

上合組織青島峰會籌備執(zhí)行“三同時”制度，“三同時”即檔案工作組與重大活動領導組同時建立、檔案工作與重大活動工作同步展開、檔案管理經(jīng)費預算與重大活動預算同步到位。上合組織青島峰會籌備工作領導小組成立時就將檔案部門列為籌備組成員單位，同時建立專門的重大活動檔案領導工作組，負責整個活動的檔案管理工作，督促指導屬地的檔案收集和移交工作。

1.4 檔案征集精細化

重大活動中形成的直接檔案，如有保存價值的文字、圖片、影像、電子文件、標準物等不同形式的歷史記錄都應該是被收集的對象。在重大活動中要形成全方位、多層次、精細化的檔案收集工作格局。另外要提高檔案收集的及時性和常態(tài)化，檔案管理部門要建立常態(tài)化的工作機制，實現(xiàn)各類信息和數(shù)據(jù)的全天候日歸檔和不斷檔。在數(shù)字化時代建立與新媒體對接和共享機制，實現(xiàn)影像資料隨時收集和及時歸檔，做到檔案結構優(yōu)化和完善。在青島峰會期間檔案館部門共同啟動“上合峰會 記憶有我”檔案征集活動，面向市民征集有關上合組織青島峰會籌備及舉辦過程中，有關親歷者個人形成的工作記錄、工作總結、照片、標志性實物等，目的是形成與“官方記憶”相互輝映的上合組織青島峰會“民間記憶”，進一步豐富檔案內容。

1.5 檔案利用社會化

重大活動檔案規(guī)范整理、定期移交、安全保管是檔案管理的基礎，及時開展檔案資料的數(shù)字化并建立專題數(shù)據(jù)庫，按照規(guī)定做好檔案鑒定和開放工作，為各行各業(yè)提供資料查詢。檔案部門要按照存量數(shù)字化和增量電子化的要求加快館內資源的數(shù)字化轉換工作，以此來帶動檔案信息資源的整理，為館藏資源共享利用提供信息支撐和數(shù)據(jù)保障。另外檔案并非資料的堆砌，檔案編研工作者不能停留于對檔案材料的簡單匯編水平，而要根據(jù)實際需要對館藏檔案進行科學的分類、整理、分析、比較、提取、組織、加工和編撰。要對已獲得的資料進行二次、三次加工和開發(fā)，揭示檔案中的隱含信息 ，讓死檔案變成活信息，以適應各級黨委和政府決策和管理不同的利用需求。對資源的再開發(fā)使檔案資源更準確、系統(tǒng)、精煉和便于利用，體現(xiàn)檔案工作的主動性和信息資源的動態(tài)性。

2 當前我國重大活動檔案管理中出現(xiàn)的問題

我國重大活動檔案管理取得了長足的進步，但是也存在一系列問題，主要出現(xiàn)在了檔案收集難度不斷加大，重大活動的種類豐富，設計領域異常繁多，形成的檔案資料數(shù)量巨大，收集難度比較大，單靠檔案業(yè)務部門或者是承辦單位的努力難以收集完整，特別是一些特殊領域的檔案收集不完整的問題比較突出，主要是部門人員對檔案的認識還只是停留在紙質層面，特別對實物和影像資料不重視，有時出現(xiàn)機構印章重要資料的遺失。第二是部分單位檔案意識比較淡薄，甚至有的單位片面認為，檔案僅針對活動本身，其實對服務和保障重大活動開展相關工作中形成的資料也屬于檔案不可或缺的部分，更有甚者有的單位檔案移交不及時，因為檔案員的變動造成檔案工作交接不到位和及時造成檔案的遺失。

3 對重大活動檔案管理思考

3.1 加強全社會檔案意識，讓檔案工作形成合力

各級檔案管理和行政部門要通過各種媒介擴大全社會檔案意識，另外也要會同相關工作單位形成重大活動雙向對接機制，形成工作合力，優(yōu)化檔案資源整合，提升整體工作效率。各級黨委和政府也要提供更加精準的檔案服務，為檔案工作開展提高綠色通道，督促相關部門做好重大活動檔案管理工作，確保重大活動過程全記錄。

3.2 強化業(yè)務監(jiān)管，確保檔案安全

各級黨委、政府要堅持以總體國家安全觀為指導，從維護國家安全的高度認識和推進重大活動檔案安全工作。各級各部門要把強化檔案資源建設作為檔案安全的起點，確保重大活動文件材料收集歸檔時“應收盡收”“應歸盡歸”、檔案移交接收時“應交盡交”“應接盡接”。各級檔案行政管理部門要實現(xiàn)檔案安全監(jiān)督檢查常態(tài)化，大力推進檔案數(shù)字化、異地異質登記備份等工作，加強實體檔案與數(shù)字檔案的安全管理，確保檔案絕對安全。

3.3 進一步推動開放共享，展示檔案風采

各級檔案館要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《各級國家檔案館開放檔案辦法》《中華人民共和國政府信息公開條例》等法律法規(guī)規(guī)定，做好重大活動檔案的鑒定開放、社會公開、共享利用等工作。各級檔案行政管理部門和檔案館要聯(lián)合相關部門（單位）通過出版專題匯編、舉辦展覽等多種形式，用檔案成果為重大活動增添亮色，為重大活動的順利舉辦提供檔案智慧、奉獻檔案力量、作出檔案貢獻。

參考文獻

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作者簡介

史娜娜（1985-），女，山西省河津市，研究方向：檔案方向。