新形勢(shì)下加強(qiáng)勞動(dòng)保障檔案管理的思考

郭璐璐

摘 要：加強(qiáng)勞動(dòng)保障檔案具有重要的意義，在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化的勞動(dòng)保障檔案是必然的選擇。本文分析了勞動(dòng)保障檔案的突出特點(diǎn)和存在的問(wèn)題，并對(duì)于其現(xiàn)代化建設(shè)的具體辦法展開(kāi)了分析。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；勞動(dòng)保障；檔案管理

1 勞動(dòng)保障檔案管理的特點(diǎn)簡(jiǎn)析

勞動(dòng)保障檔案主要有三個(gè)部分組成，它們分別是勞動(dòng)就業(yè)、職工個(gè)人檔案以及社會(huì)保險(xiǎn)。勞動(dòng)保障檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的管理工作，其具有如下的特點(diǎn)：

1）勞動(dòng)保障檔案管理具有人本性。具體的個(gè)人是勞動(dòng)保障檔案辦理的基本對(duì)象，個(gè)人是其基本形成單位。只要參加了工作并加入社會(huì)保障，就會(huì)形成與之相對(duì)應(yīng)的檔案，它是我們每個(gè)個(gè)人參加社會(huì)保障的重要憑證，對(duì)于維護(hù)個(gè)人的利益具有重要的作用。個(gè)人的勞動(dòng)檔案記錄是會(huì)隨著我們的工作經(jīng)歷而不斷變化的，它能夠清晰地反映出我們的一生，一直到當(dāng)事人去世為止。

2）勞動(dòng)保障檔案管理具有廣泛性。勞動(dòng)保障檔案所牽涉到的范圍十分廣泛，涉及到的人員眾多，這是其廣泛性的重要體現(xiàn)。現(xiàn)階段，勞動(dòng)保障檔案涉及到的不僅僅是城市居民，還逐漸擴(kuò)大到了廣大的農(nóng)村人口。勞動(dòng)以及社會(huì)保障體系的變革使得我國(guó)參加養(yǎng)老和醫(yī)療等社會(huì)保障措施的人口不斷擴(kuò)大，越來(lái)越多的社會(huì)公民被納入了我國(guó)的社會(huì)保障體系當(dāng)中來(lái)，并在最終會(huì)形成覆蓋全社會(huì)公民的社保

體系。

3）勞動(dòng)保障檔案管理具有規(guī)范性。勞動(dòng)檔案的管理必須要根據(jù)國(guó)家的相關(guān)規(guī)定來(lái)進(jìn)行，必須符合國(guó)家有關(guān)規(guī)范的要求。一方面，社會(huì)保險(xiǎn)的辦理需要遵循統(tǒng)一的程序，要符合規(guī)定的繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，需要按規(guī)范來(lái)填寫(xiě)記錄卡和登記清冊(cè)等。另一方面，形成職工檔案材料具有一致性，這種一致性并不會(huì)因?yàn)槠涔ぷ鲉挝坏牟煌淖儭?/p>

4）勞動(dòng)保障檔案管理具有動(dòng)態(tài)性。一般來(lái)說(shuō)，勞動(dòng)保障檔案會(huì)處于不斷變化的狀態(tài)之中，因?yàn)闄n案會(huì)不斷隨著個(gè)人工作單位的改變而轉(zhuǎn)移，而社保的繳費(fèi)情況會(huì)因?yàn)閭€(gè)人工資的變動(dòng)而發(fā)生變化。而這些變化又會(huì)在勞動(dòng)保障檔案當(dāng)中記錄下來(lái)，使其具有動(dòng)態(tài)性。

2 勞動(dòng)保障檔案管理的現(xiàn)狀探究

由于勞動(dòng)保障檔案所涉及的人員比較多，覆蓋的范圍比較廣，加上其處于動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程當(dāng)中，這給勞動(dòng)檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。在目前的勞動(dòng)檔案管理中出現(xiàn)了不少的問(wèn)題，具體如下：

2.1 勞動(dòng)保障檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

勞動(dòng)保障檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，對(duì)于管理人員的綜合素質(zhì)的要求比較高，需要其掌握一定的專業(yè)技能。管理人員自身素質(zhì)的高低會(huì)直接影響到勞動(dòng)檔案管理的水平，但是目前管理人員的綜合素質(zhì)不高卻是一個(gè)切實(shí)存在的問(wèn)題。

1）管理人員對(duì)于勞動(dòng)保障檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠深刻，理解不夠透徹。有些管理人員片面地認(rèn)為勞動(dòng)保障檔案管理就是收集資料和保存資料，是一項(xiàng)簡(jiǎn)單而又機(jī)械的工作對(duì)于勞動(dòng)檔案管理的專業(yè)性認(rèn)識(shí)有所欠缺。同時(shí)對(duì)于勞動(dòng)保障檔案管理的作用和意義認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)于這項(xiàng)工作不夠重視。另外，由于勞動(dòng)保障檔案管理相對(duì)來(lái)說(shuō)有些枯燥乏味，導(dǎo)致部分管理人員在工作態(tài)度上出現(xiàn)了一定的偏差，對(duì)于工作沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待的情況時(shí)有發(fā)生。

2）管理人員在勞動(dòng)保障檔案管理上的專業(yè)素養(yǎng)不高。管理人員的年齡偏大，學(xué)歷水平較低，這使其接受新知識(shí)、新理念的能力有限，沒(méi)能及時(shí)跟上勞動(dòng)檔案管理技術(shù)和理念發(fā)展的步伐。缺少必要的學(xué)習(xí)能力，思想比較僵化，導(dǎo)致了在勞動(dòng)保障檔案管理工作中只能采用傳統(tǒng)的，老舊的管理辦法，管理工作水平得不到提高。再加上我國(guó)的檔案管理多為國(guó)家設(shè)立的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，處于體制之下，比較封閉的環(huán)境更進(jìn)一步阻礙了管理人員的勞動(dòng)保障檔案管理理念的更新和水平的提高。

2.2 勞動(dòng)保障檔案管理的手段更不上時(shí)代發(fā)展的步伐

隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國(guó)的勞動(dòng)保障檔案管理也漸漸進(jìn)入了信息化建設(shè)的進(jìn)程當(dāng)中。但是在新舊交替，實(shí)現(xiàn)信息化的勞動(dòng)保障檔案管理過(guò)程中，新的問(wèn)題不斷涌現(xiàn)。

1）勞動(dòng)保障檔案管理的機(jī)制建設(shè)跟不上信息化的步伐。一是在機(jī)構(gòu)的設(shè)置上出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的問(wèn)題。負(fù)責(zé)社保、人事等機(jī)構(gòu)在職責(zé)上是互不相同的，不同類別的檔案只能分開(kāi)來(lái)保管，而它們之間卻又沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的管理模式，各自為政的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。相關(guān)的管理部門(mén)和機(jī)構(gòu)在職責(zé)的劃分上出現(xiàn)了混亂，職責(zé)不清，這不僅使得相互之間在信息的銜接上出現(xiàn)困難，影響到相互之間的交流和溝通。更重要的是還會(huì)由于銜接工作做得不到位，而使勞動(dòng)保障檔案出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，給個(gè)人的工作帶來(lái)了不必要的損失。二是內(nèi)部檔案管理在制度的建設(shè)上也不夠完善。在制度的建設(shè)上蕭規(guī)曹隨，沒(méi)能根據(jù)具體的形式進(jìn)行必要的制度更新，嚴(yán)重阻礙了勞動(dòng)保障檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。管理機(jī)制建設(shè)的落后，會(huì)影響到檔案信息的關(guān)聯(lián)性，關(guān)聯(lián)性差會(huì)給檔案的查閱等工作帶來(lái)很大的麻煩。只有加快管理機(jī)制建設(shè)的步伐，檔案信息的關(guān)聯(lián)性才會(huì)得到有效的提高，才能使檔案信息的查閱更加快捷。

2）勞動(dòng)保障檔案管理的方式比較落后。雖然信息技術(shù)在勞動(dòng)保障檔案管理中運(yùn)用的力度在不斷加大，但是人工管理的方式依然還占據(jù)著不小的比重。檔案的管理本身就是一項(xiàng)工作量比較大，涉及的資料比較多的工作。加上我國(guó)的人口眾多，勞動(dòng)保障檔案的基數(shù)就更加巨大，如果單純依靠人工來(lái)進(jìn)行管理的話，不但管理壓力大，效率低，在管理的過(guò)程中出現(xiàn)失誤的幾率也會(huì)大大增加。因此，不斷加快勞動(dòng)保障檔案管理的信息化建設(shè)仍然是一個(gè)重要的問(wèn)題。

3 提高勞動(dòng)檔案管理水平的探討

3.1 在勞動(dòng)檔案管理理念上與時(shí)俱進(jìn)

更新勞動(dòng)保障檔案管理理念，與時(shí)俱進(jìn)是當(dāng)務(wù)之急。勞動(dòng)保障檔案管理需要消耗大量的時(shí)間和人力資源，同時(shí)又不能創(chuàng)造收益，因此會(huì)有意無(wú)意地被忽視。更新管理理念，就必須改變這種認(rèn)識(shí)，真正重視勞動(dòng)保障檔案的管理工作，這樣才會(huì)投入更多的資源到相關(guān)的工作之中，使勞動(dòng)保障檔案管理的水平得到快速的提高。另外，管理人員還應(yīng)該改變以外機(jī)械的勞動(dòng)保障檔案管理理念，不能夠簡(jiǎn)單地把對(duì)檔案的分類和整理作為勞動(dòng)保障檔案管理工作的全部。而應(yīng)該通過(guò)多種途徑積極地學(xué)習(xí)，不斷地接觸檔案管理相關(guān)的前沿理念和最新信息，更新自己的思想認(rèn)識(shí)。

特別是在信息化時(shí)代的背景下，管理人員應(yīng)該樹(shù)立起信息化的勞動(dòng)保障檔案管理理念。在工作中不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識(shí)，掌握與檔案管理有關(guān)的信息技術(shù)手段。以信息化的思維，指導(dǎo)勞動(dòng)檔案管理的工作，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確率，使檔案管理更加具有成效。

3.2 構(gòu)建信息化、現(xiàn)代化的勞動(dòng)保障檔案管理

毫無(wú)疑問(wèn)，信息化和現(xiàn)代化是勞動(dòng)保障檔案管理的發(fā)展方向和建設(shè)目標(biāo)。只有在工作中堅(jiān)持現(xiàn)代化的理念和思維，運(yùn)用信息化的技術(shù)和手段才能使勞動(dòng)保障檔案管理工作跟上時(shí)代發(fā)展的要求。

其中加快檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是其中一項(xiàng)重要的，必須得到重視和落實(shí)的工作。要實(shí)現(xiàn)信息化的管理運(yùn)用信息化的技術(shù)手段，除了要在管理思想和理念上進(jìn)行更新，學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的勞動(dòng)保障檔案管理技術(shù)手段以外，更重要的是要提供硬件和軟件上的支持。這樣信息化和現(xiàn)代化的管理才具備堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)和必要的現(xiàn)實(shí)條件。如果在不在基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上投入足夠的資金支持，那么勞動(dòng)保障檔案管理的現(xiàn)代化和信息化就會(huì)成為空談，永遠(yuǎn)都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)的可能。在硬件設(shè)施的建設(shè)中，要有足夠的計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)支持，建立起完善的電子勞動(dòng)保障檔案，使檔案的檔案管理的實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化。

3.3 建設(shè)一支高素質(zhì)的勞動(dòng)保障檔案管理人才隊(duì)伍

高素質(zhì)的、具備現(xiàn)代化的管理理念，掌握信息化的管理技術(shù)的管理人才是提高勞動(dòng)保障檔案管理水平的關(guān)鍵，是支撐起相關(guān)工作的技術(shù)力量。

1）必須提高管理人員的專業(yè)技能。這些技能既包括檔案管理方面的，也包括信息化的技術(shù)手段。提高管理人員的專業(yè)技能應(yīng)該分成兩個(gè)大的部分。一方面是加大對(duì)于現(xiàn)有的管理人員的培訓(xùn)力度，使其具備先進(jìn)的管理理念和技術(shù)手段。這一部分人員不應(yīng)該被直接放棄，而應(yīng)該進(jìn)行二次改造。這樣既能夠發(fā)揮他們工作經(jīng)驗(yàn)豐富的優(yōu)勢(shì)，又能彌補(bǔ)理念和手段落后的缺陷，使他們的價(jià)值的到最大的發(fā)揮。另一方面，引入具有先進(jìn)管理理念和技術(shù)手段的新鮮力量。在招聘相關(guān)工作人員的時(shí)候，要著重對(duì)于他們的現(xiàn)代化專業(yè)技能的考察，錄取能夠符合勞動(dòng)保障檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需要的專業(yè)人才。

2）培養(yǎng)管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。尤其是要提高他們的責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)。勞動(dòng)保障檔案管理工作具有特殊性，如果管理人員的責(zé)任心不強(qiáng)，保密意識(shí)薄弱，就很容易造成信息的泄露，檔案的丟失，帶來(lái)不可挽回的損失。因此提高其職業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)他們的責(zé)任心和保密意識(shí)至關(guān)重要。

參考文獻(xiàn)

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