淺談基于PDCA循環(huán)提高對采購風(fēng)險的管理

康狄 金陳剛 霍刊 李婧

【摘 要】采購管理活動是企業(yè)成本控制的重要環(huán)節(jié)，采購風(fēng)險的產(chǎn)生將對企業(yè)產(chǎn)生重大影響。通過對PDCA循環(huán)稍作修改，將采購風(fēng)險管理活動嵌入其中，可以有效提高采購風(fēng)險管理水平，合理控制采購風(fēng)險發(fā)生的概率。具體包括制定采購風(fēng)險管理計劃、采購風(fēng)險管理的執(zhí)行、采購風(fēng)險的檢查和反饋、采購風(fēng)險管理的改進四個階段。

【Abstract】Purchasing management is an important link of enterprise cost control， and purchasing risk will have a significant impact on the enterprise. By modifying the PDCA cycle and embedding the purchasing risk management activities in it， the purchasing risk management level can be effectively improved and the probability of purchasing risk can be reasonably controlled. It includes four stages： drawing up purchasing risk management plan， executing purchasing risk management， checking and feedback of purchasing risk， and improving purchasing risk management.

【關(guān)鍵詞】PDCA循環(huán)；采購風(fēng)險；風(fēng)險管理；內(nèi)部控制

【Keywords】PDCA cycle；purchasing risk；risk management；internal control

【中圖分類號】F27 【文獻標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）08-0009-02

1 引言

采購管理活動是企業(yè)成本控制的重要環(huán)節(jié)，采購風(fēng)險作為企業(yè)風(fēng)險的重要組成部分，指采購過程可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風(fēng)險、經(jīng)濟風(fēng)險和自然風(fēng)險，采購風(fēng)險的產(chǎn)生對企業(yè)的影響更是深遠重大，一旦出現(xiàn)，企業(yè)的原材料、成本、資金、生產(chǎn)、銷售等方面將會受到波及。因此，運用科學(xué)合理的方法對采購風(fēng)險進行管控對企業(yè)而言有著重要意義。

2 采購風(fēng)險管理與PDCA循環(huán)

采購風(fēng)險管理，是管理者對采購過程潛在的意外損失進行辨識、評估、預(yù)防和控制的過程。PDCA循環(huán)，基本解釋為Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（處理），并按此順序不斷循環(huán)。筆者結(jié)合現(xiàn)代管理學(xué)的觀點，將PDCA循環(huán)稍作修改，并將采購風(fēng)險管理活動嵌入該循環(huán)：首先就是在相對確定的風(fēng)險環(huán)境下制定采購風(fēng)險管理計劃，然后根據(jù)計劃執(zhí)行對風(fēng)險的識別、評估和控制活動，再結(jié)合風(fēng)險管理與內(nèi)部控制理念，定期對采購風(fēng)險管理計劃執(zhí)行情況和具體風(fēng)險管理情況進行檢查、反饋問題，最后，針對反饋的問題進行整改并做后評價。待上述程序結(jié)束后，進入下一循環(huán)，重復(fù)上述程序，實現(xiàn)對采購風(fēng)險的持續(xù)管理。使用PDCA循環(huán)可以有效提高采購風(fēng)險管理水平，合理控制采購風(fēng)險發(fā)生的概率，減少采購風(fēng)險帶來的損失，并通過不斷地循環(huán)提升采購風(fēng)險管理能力。

3 基于PDCA循環(huán)提高對采購風(fēng)險的管理

3.1 制定采購風(fēng)險管理計劃

采購風(fēng)險規(guī)劃階段包括制定采購管理工作主要工作目標(biāo)和計劃、識別采購風(fēng)險、分析采購風(fēng)險以及提出采購風(fēng)險應(yīng)對計劃。采購風(fēng)險作為專項風(fēng)險，納入全面風(fēng)險管理的范疇，定期開展風(fēng)險評估，識別并分析采購風(fēng)險，并視評估情況決定是否將采購及相關(guān)風(fēng)險納入重大風(fēng)險進行重點管理，結(jié)合內(nèi)部控制體系建設(shè)，做好對采購風(fēng)險的管控。

識別采購風(fēng)險包括識別影響采購目標(biāo)實現(xiàn)的各種內(nèi)外部事項，將不確定事項轉(zhuǎn)變?yōu)槊鞔_的風(fēng)險描述。然后針對初步識別出的風(fēng)險編制風(fēng)險評估調(diào)查表，選定專家，按身份賦予不同的權(quán)重。二次識別時，應(yīng)首先判定風(fēng)險的有無，再判定風(fēng)險影響程度和發(fā)生可能性，這樣的設(shè)計能簡化風(fēng)險多次識別的煩瑣步驟，也有助于提高統(tǒng)計結(jié)果準(zhǔn)確性。分析采購風(fēng)險是預(yù)測風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響大小，并以此作為風(fēng)險管理的依據(jù)。本文從風(fēng)險角度和內(nèi)控基礎(chǔ)評價的角度對采購及相關(guān)風(fēng)險進行了評估與量化分析：第一步，根據(jù)采購業(yè)務(wù)管理控制情況評價操作細則，從內(nèi)部控制角度對整體管理情況進行評價；第二步，組織專家進行訪談，結(jié)合分析和訪談結(jié)果，計算出各采購相關(guān)風(fēng)險的C（風(fēng)險的影響程度）、P（風(fēng)險的影響可能性）、R（風(fēng)險值）等數(shù)據(jù)，形成“采購相關(guān)風(fēng)險清單”；第三步，照最低合理可行（ALARP）準(zhǔn)則進行評價，確定采購相關(guān)風(fēng)險的風(fēng)險等級。第四步，根據(jù)采購風(fēng)險的風(fēng)險等級，按照優(yōu)先級別排列制定采購風(fēng)險的應(yīng)對策略。

3.2 采購風(fēng)險管理的執(zhí)行

3.2.1 加強采購執(zhí)行的基礎(chǔ)管理與內(nèi)部控制

采購風(fēng)險管理計劃的實施，首先要有組織機構(gòu)、制度流程等內(nèi)部控制設(shè)計作為基礎(chǔ)。基礎(chǔ)性的制度設(shè)計主要包括采購全過程、供應(yīng)商、供應(yīng)商質(zhì)量、投資、采購統(tǒng)計報表、價格、招投標(biāo)、集中采購、采購審計等內(nèi)容的管理。在內(nèi)部控制體系建設(shè)過程中，采購工作應(yīng)作為重要板塊設(shè)專節(jié)對相關(guān)控制活動進行說明，并通過不相容崗位設(shè)計來實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部職責(zé)劃分等。

3.2.2 做好采購信息分析

需求分析時明確需要采購的品種、數(shù)量以及時間，采購計劃應(yīng)嚴(yán)格按照年度計劃逐級分解，以充分的信息為基礎(chǔ)，確保采購計劃與決策方案的科學(xué)性、合理性和可行性。如在確定采購價格時，對市場價格、資源狀況等信息進行充分了解，擴寬信息渠道，比質(zhì)比價，從而減少計劃的隨意性，降低決策風(fēng)險。供應(yīng)商管理方面，通過對供應(yīng)商的調(diào)查、評估、考核、分級管理等方式，明確準(zhǔn)入與退出情形，進一步完善供應(yīng)商動態(tài)管理機制，形成合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商動態(tài)評價率實現(xiàn)100%。依據(jù)考核結(jié)果，要求供應(yīng)商進行整改，或在付款和合同條款中采取必要的約束措施，定期更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。

3.2.3 做好采購風(fēng)險預(yù)警

逐步建立、健全采購風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)體系。采購風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)主要包括齊套率指標(biāo)、庫存指標(biāo)、供應(yīng)商缺貨率指標(biāo)、遣返率指標(biāo)、供應(yīng)商違約率指標(biāo)、原輔材料招標(biāo)率指標(biāo)、采購價格差異率指標(biāo)、月平均分類存貨周轉(zhuǎn)率指標(biāo)、月度采購計劃追加率指標(biāo)、采購相關(guān)崗位交流率指標(biāo)等。物資的齊套涉及計劃、采購、驗收、保管、配料、發(fā)放等各個環(huán)節(jié)，為控制好齊套率，應(yīng)由缺件管理向采購管理的過程轉(zhuǎn)變。密切關(guān)注影響庫存的各種內(nèi)外部因素，監(jiān)控風(fēng)險狀態(tài)，當(dāng)變化超出閥值時及時響應(yīng)。

3.2.4 強化采購過程管理

加強采購過程管理，將風(fēng)險點的管控前移，擴大集采品種和規(guī)模，加大價格談判、比質(zhì)比價和采購資金承兌力度，建立采購價格信息數(shù)據(jù)庫，把控物資采購價格，監(jiān)督和控制采購成本，進一步降低采購成本。對采購合同的管理可專設(shè)合同管理崗，規(guī)范采購合同管理，積極完善采購合同模板，對合同條款進行合法性審核，并要求業(yè)務(wù)單位對合同當(dāng)事人的資質(zhì)進行審查，規(guī)避法律風(fēng)險；對于缺少必備條款或條款約定不清的合同，要求及時補充完善，降低產(chǎn)生法律糾紛的風(fēng)險；合同執(zhí)行過程中，要對合同交貨期執(zhí)行情況進行審查，確保按照規(guī)定進行款項支付。生產(chǎn)實際中，采用“安全庫存量”以平衡采購與庫存。做好對采購訂單的跟蹤，確保采購物資及時、準(zhǔn)確、質(zhì)量可靠。

3.2.5 推進采購管理信息化建設(shè)

積極推進生產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，實現(xiàn)采購全流程信息化，提高信息流通的準(zhǔn)確性和快捷性。

3.3 采購風(fēng)險的檢查和反饋

結(jié)合傳統(tǒng)與近代管理學(xué)對C環(huán)節(jié)的解讀，本文將這一環(huán)節(jié)的工作定義為“2C”：即check檢查和communicate溝通。定期檢查，識別風(fēng)險管理活動與內(nèi)部控制活動中的缺陷，與相關(guān)責(zé)任單位的溝通，認定查找出的缺陷是否嚴(yán)重影響了計劃目標(biāo)的實現(xiàn)。

針對采購相關(guān)的主要業(yè)務(wù)板塊，制定《采購管理內(nèi)部控制評價評分標(biāo)準(zhǔn)》。檢查時，測評人員根據(jù)對文字資料查閱、流程測試、訪談等形式對采購及相關(guān)風(fēng)險管理情況進行檢查評價，根據(jù)評分標(biāo)準(zhǔn)進行打分，經(jīng)過與有關(guān)單位進一步溝通后，最終形成對控制缺陷的認定意見，反饋給責(zé)任單位，對執(zhí)行不滿意的責(zé)成改進，完善風(fēng)險應(yīng)對計劃。

3.4 采購風(fēng)險管理的改進

采購風(fēng)險的改進階段，通過對采購風(fēng)險管理缺陷的識別，風(fēng)險管理部門對總體檢查結(jié)果發(fā)布檢查情況報告和缺陷整改任務(wù)分解表，并在下一個PDCA循環(huán)中對上一個循環(huán)發(fā)現(xiàn)的缺陷的整改情況進行檢查，重新確認風(fēng)險，更新風(fēng)險應(yīng)對計劃。另外，定期評估風(fēng)險管理計劃的執(zhí)行情況、評估事先設(shè)計的標(biāo)準(zhǔn)與執(zhí)行準(zhǔn)則，從采購風(fēng)險識別是否準(zhǔn)確、風(fēng)險分析是否有誤、風(fēng)險應(yīng)對策略是否適當(dāng)、風(fēng)險管理是否有效等方面進行評級，并根據(jù)評價結(jié)果不斷完善采購風(fēng)險的管理工作。

4 結(jié)語

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與運行發(fā)展中，采購風(fēng)險是客觀存在和難以避免的，采購風(fēng)險會根據(jù)環(huán)境變化而不斷變化，對采購風(fēng)險的識別與分析也應(yīng)當(dāng)是一個多向、反復(fù)的過程。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，影響采購風(fēng)險管理的因素越多，風(fēng)險管理的難度越高。運用PDCA循環(huán)的方法不斷提高對采購風(fēng)險的管理，能夠較為全面、合理地控制風(fēng)險，并不斷地改進和完善，確保企業(yè)良性發(fā)展。