大數(shù)據(jù)時(shí)代電力企業(yè)檔案開發(fā)利用

肖晶

中圖分類號(hào)：D262.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）9-270-02

摘要 隨著科技的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)及電子信息技術(shù)不斷融入百姓日常生活中，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)信息共享時(shí)代，信息的收集、傳遞與應(yīng)用都發(fā)生著翻天覆地的轉(zhuǎn)變，電力企業(yè)檔案資源管理方式也開始向多元化方向發(fā)展。文章結(jié)合實(shí)際案例對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代電力企業(yè)檔案開發(fā)利用進(jìn)行深入探討，以期能夠更有針對(duì)性地推動(dòng)基層電力企業(yè)檔案利用工作的廣泛開展。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時(shí)代 電力企業(yè) 企業(yè)檔案 開發(fā) 利用

一、引言

在云計(jì)算，物聯(lián)網(wǎng)等科技信息技術(shù)的推動(dòng)下，社會(huì)逐步進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，不斷的影響人們的思維方式、認(rèn)識(shí)行為。電力企業(yè)在檔案數(shù)字化過程中產(chǎn)生了海量數(shù)據(jù)，增加了檔案管理的復(fù)雜性，為了將所有的數(shù)據(jù)建檔分類，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，利用大數(shù)據(jù)對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，從而有針對(duì)性的制定發(fā)展或者研究方向，目標(biāo)更明確，實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案的開發(fā)利用，促進(jìn)電力企業(yè)發(fā)展。

二、案例分析

文章以某省電力公司下屬二級(jí)單位為例，為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需要，該企業(yè)對(duì)目前在運(yùn)行的各類系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)、分析，系統(tǒng)所涉及領(lǐng)域涵蓋到生產(chǎn)、管理、經(jīng)營等，其中重點(diǎn)對(duì)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析。自從檔案資源信息化以來，電力企業(yè)檔案存儲(chǔ)量達(dá)到海量規(guī)模。除此之外，電力企業(yè)業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)中存在著大規(guī)模的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息，比如音頻、圖像、視頻、辦公室處理軟件等。傳統(tǒng)的電力企業(yè)紙質(zhì)檔案管理模式、工具、手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源管理需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案海量信息管理，工作難度不僅僅體現(xiàn)在程序的復(fù)雜上，更在于如何保障電力企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與長期可讀性，并在海量數(shù)據(jù)中實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的挖掘分析，從中提取最為有價(jià)值的且人們最急需想要知道的信息資源，是大數(shù)據(jù)時(shí)代電力企業(yè)檔案管理最為主要的工作。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案開發(fā)利用存在的問題

（一）庫藏檔案結(jié)構(gòu)性、信息性、完整性程度不夠

在大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了巨大沖擊，已經(jīng)難以適應(yīng)行業(yè)的發(fā)展要求。在電力企業(yè)檔案開發(fā)中由于數(shù)據(jù)資料涵蓋圖像、數(shù)字、音頻等多種形式，因此對(duì)其的收集與利用最為復(fù)雜，因此必須做出不斷地升級(jí)與完善。

（二）電力企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理觀念落后

傳統(tǒng)的檔案利用模式是較為被動(dòng)的，大部分都是需要什么檔案信息才來查找，基本處于適時(shí)的靜止?fàn)顟B(tài)。然而大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們需要的檔案資源利用模式是主動(dòng)出擊，通過大數(shù)據(jù)整合分析，從而主動(dòng)給大家提供他們所需要的檔案資源，變被動(dòng)為主動(dòng)，時(shí)刻處于動(dòng)態(tài)。

（三）檔案工作重視不夠，隊(duì)伍建設(shè)欠缺

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠，檔案管理職員在招聘及后期培訓(xùn)工作中存在缺失?？v觀其他的工作崗位絕大部分使用的都是從本科院校畢業(yè)的專業(yè)人才，更有一部分是研究生。而反觀檔案工作崗位，很少能有本科學(xué)歷的人員從事檔案工作，更不用說檔案專業(yè)畢業(yè)的人員來從事檔案崗位了。由于檔案及工作的不那么受重視，所以很多基層單位的檔案工作人員都是兼職人員，一人身上身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作投入的時(shí)間和精力都極其有限。

四、大數(shù)據(jù)背景下，電力檔案管理開發(fā)利用工作的優(yōu)化措施

（一）建立檔案信息資源保障體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代，豐富庫藏，改善庫藏結(jié)構(gòu)，深入挖掘檔案資源，是電力檔案管理工作的重要內(nèi)容，信息化管理模式已是大勢所趨。然而，單一且不夠完整全面的庫藏?zé)o法滿足新形勢下公司各層面對(duì)檔案的需要，因此豐富庫藏，加快檔案信息化及數(shù)據(jù)資源建設(shè)，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然要求。電力檔案管理工作者可以引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，強(qiáng)化技術(shù)支撐，比如利用縮微技術(shù)、信息技術(shù)、聲像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化和數(shù)字化。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)建立各類系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的多維度融合，通過建立數(shù)據(jù)庫來保存相關(guān)檔案資料，通過檢索系統(tǒng)搜集各類檔案利用數(shù)據(jù)，整合檔案信息資源，逐步實(shí)現(xiàn)通過數(shù)據(jù)來指導(dǎo)檔案資源的開發(fā)和利用，提高檔案資源的利用率，讓“死檔案”活起來。

（二）轉(zhuǎn)變管理觀念，建立大數(shù)據(jù)檔案觀

隨著信息技術(shù)的不斷提高，檔案管理將全面進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)非數(shù)字化形式的檔案管理儲(chǔ)存體系，將無法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代電力檔案管理對(duì)載體的需求。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不僅對(duì)儲(chǔ)存空間具有較大挑戰(zhàn)，而且也不利于數(shù)據(jù)信息的完整保存。因此可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，儲(chǔ)存高質(zhì)量數(shù)據(jù)，并且通過對(duì)電力檔案數(shù)據(jù)信息的收集與整理，實(shí)現(xiàn)增量數(shù)字化。完成上述工作后，還應(yīng)對(duì)檔案信息化進(jìn)行著錄及索引建設(shè)工作，規(guī)范檔案管理流程，遵循部門立檔制度，制定適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案管理制度，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息挖掘和整合功能實(shí)現(xiàn)起到促進(jìn)作用。

（三）檔案管理系統(tǒng)要與各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)籌、同步發(fā)展

電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案管理信息化納入企業(yè)信息化的總體規(guī)劃中，電力企業(yè)檔案工作點(diǎn)多面廣，在紙質(zhì)材料歸檔時(shí)，是“多對(duì)一”的，各部門、項(xiàng)目部都有文件材料歸集到檔案部門。同理，電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來，檔案管理系統(tǒng)是各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的終端，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，電子文件有序地歸集到檔案管理系統(tǒng)中，經(jīng)整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)為檔案管理系統(tǒng)提供了源源不斷的信息資源，檔案管理系統(tǒng)必須與各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)籌、同步發(fā)展。

（四）正確對(duì)待庫藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化

電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。雙套制融合了電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可使檔案的憑證價(jià)值作用實(shí)現(xiàn)，故對(duì)永久、長期保存的檔案實(shí)行雙套制。電子文件雖有體積小、信息量大、檢索迅速的優(yōu)勢，但其局限性也較為明顯。主要表現(xiàn)為：不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄露；電子文件中文字無個(gè)人字跡特征、無書寫新舊之別、無正副本之別，一旦被篡改，無法識(shí)別；電子文件無原件概念，沒有確定法律地位；對(duì)軟、硬件依賴性強(qiáng)；壽命有限，影像記錄的穩(wěn)定期限不長。紙質(zhì)檔案雖有真實(shí)性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢，但也有信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便的缺點(diǎn)。電子檔案在信息傳輸、處理開發(fā)利用方面的高效、快捷，以及各種媒體集成性帶來的直觀、全面等特點(diǎn)，都是紙質(zhì)檔案無法比擬的。因此，從實(shí)現(xiàn)電力檔案信息資源的合理開發(fā)利用，提高工作效率等方面出發(fā)，大力發(fā)展電子檔案，推進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是非常有必要的。

（五）強(qiáng)化電子檔案利用數(shù)據(jù)管理

電力企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，通過接口程序?qū)崿F(xiàn)，自動(dòng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)下載，將其存入檔案系統(tǒng)中，檔案員對(duì)其進(jìn)行在線整理和在線歸檔。歸檔文件的真實(shí)性、完整性、可讀性要在文件生成階段加以控制，記錄從電子文件形成到電子檔案歸檔的一切過程和處理情況，即實(shí)現(xiàn)前端控制。除此之外檔案資源的利用基本上已實(shí)現(xiàn)電子化，統(tǒng)一從檔案系統(tǒng)和協(xié)同辦公系統(tǒng)兩個(gè)途徑進(jìn)行檔案資源的利用。因此系統(tǒng)應(yīng)設(shè)計(jì)自動(dòng)記錄功能，可以記載電子文件的產(chǎn)生、修改、刪除、責(zé)任者、人數(shù)據(jù)庫時(shí)間、搜索利用等。在進(jìn)入數(shù)據(jù)庫之前，要對(duì)此類數(shù)據(jù)有一個(gè)初步的分析鑒定，將有用數(shù)據(jù)保留存檔，便于大數(shù)據(jù)分析時(shí)使用。

五、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代與電力企業(yè)檔案管理的完美結(jié)合，為檔案管理注入了全新的管理理念并且指明了發(fā)展方向，但是要想最大限度的實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，還需不斷學(xué)習(xí)與更新大數(shù)據(jù)技術(shù)；建立健全電力檔案管理新制度；創(chuàng)新檔案管理服務(wù)新模式。以市場需求，企業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向，將技術(shù)驅(qū)動(dòng)力向電力生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化，對(duì)電力檔案管理模式進(jìn)行科學(xué)的開發(fā)與利用實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理發(fā)展結(jié)構(gòu)優(yōu)化的最終目的。