檔案信息資源利用中存在的問(wèn)題及其對(duì)策

閆玉新

摘要檔案信息可以具買地還原歷史手件，是人力歷史活動(dòng)具買的記錄，但是在檔案信息利用中還存在諸多問(wèn)題，因此文章從檔案信息資源利用中存在的問(wèn)題出發(fā)，對(duì)如何利用好檔案信息資源提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞檔案信息 資源利用 存在問(wèn)題 對(duì)策

檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)寫照，是歷史事件的真實(shí)記錄，人們可以從檔案信息中尋找歷史經(jīng)驗(yàn)，加以研究分析來(lái)指導(dǎo)今后的工作，因此檔案信息資源具有非常大的利用價(jià)值。

一、檔案信息資源利用中問(wèn)題的分析

（一）觀念認(rèn)識(shí)上的偏見(jiàn)

長(zhǎng)期以來(lái)，由于受某些傳統(tǒng)觀念的影響，人們已形成把檔案只視為機(jī)關(guān)內(nèi)部的事務(wù)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案的保密性和檔案作用的政治性，給檔案蒙上一層神秘的面紗，造成檔案工作的封閉狀態(tài)，從而在一定程度上使檔案與檔案工作脫離社會(huì)、脫離人民群眾，嚴(yán)重影響了人們對(duì)檔案的利用。

（二）檔案管理手段落后的障礙

目前，由于檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化程度低，造成檔案提供利用的難度甚大。檔案檢索工具不健全，案卷目錄籠統(tǒng)、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不配套等，降低了查全率和查準(zhǔn)率；應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)檢索不普及不協(xié)調(diào)，難以保證檔案信息資源的更好開(kāi)發(fā)利用。

（三）管理人員素質(zhì)低下的影響

由于檔案管理專業(yè)人員數(shù)量不足，人才奇缺。檔案管理隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，人員素質(zhì)低，使檔案提供利用受到限制。同時(shí)，檔案事業(yè)的發(fā)展沒(méi)有受到領(lǐng)導(dǎo)部門和全社會(huì)的應(yīng)有重視，有些單位甚至把那些在其他崗位上工作不稱職的人員推到檔案管理崗位上，使檔案管理部門成了“保育部”，這自然影響隊(duì)伍素質(zhì)和檔案的利用。

二、提高檔案信息資源利用的途徑

（一）解放思想、更新觀念，提高開(kāi)發(fā)利用信息資源的意識(shí)

思想觀念對(duì)人們的行為有著深刻的影響，破除那些陳舊的觀念和解脫條條框框的束縛，使人們用新的知識(shí)武裝自己的頭腦，樹(shù)立起檔案利用的效益觀、系統(tǒng)觀，并以新觀念為先導(dǎo)，將對(duì)提高檔案利用水平起到積極作用。首先，社會(huì)各界要強(qiáng)化檔案的價(jià)值觀念，堅(jiān)持以宣傳《檔案法》為中心，不斷增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)，使人們逐步改變對(duì)檔案利用官方化、神秘化的看法，把積累、開(kāi)發(fā)和利用檔案變?yōu)榉e極自覺(jué)的行動(dòng)。其次，檔案管理部門要強(qiáng)化社會(huì)效益的觀念。有針對(duì)性、有目的地結(jié)合本地區(qū)或本部門的實(shí)際，面向生產(chǎn)和科研，組織力量編輯出版檔案專題匯編、專業(yè)年鑒、大事記等，以提高本部門的社會(huì)地位。為更好地強(qiáng)化檔案的社會(huì)效益，必須克服因循保守思想，改變守門待客的做法，在提供利用檔案上變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。再次，檔案管理人員要加強(qiáng)服務(wù)的觀念。從根本上樹(shù)立提高質(zhì)量、優(yōu)質(zhì)服務(wù)是自己工作職責(zé)的思想，增強(qiáng)高度的工作責(zé)任感，提倡全心全意的主動(dòng)服務(wù)精神和職業(yè)道德，努力改善服務(wù)態(tài)度。

（二）加大開(kāi)發(fā)檔案信息資源的力度，對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工

深度開(kāi)發(fā)檔案信息，完善開(kāi)發(fā)利用的管理機(jī)制，拓寬開(kāi)發(fā)利用渠道，從單純以檔案的收集、整理和保管為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)變到以開(kāi)發(fā)和利用為重點(diǎn)；從注意人次卷數(shù)為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)移到注重以增大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益為重點(diǎn)上來(lái)。敢于沖破禁區(qū)，增強(qiáng)服務(wù)觀念、效益觀念，面向生產(chǎn)，了解和預(yù)測(cè)需求，把握服務(wù)重點(diǎn)，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)的需要，改革不利于檔案信息開(kāi)發(fā)的規(guī)章制度和辦法，建立起新的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用管理機(jī)制。拓寬開(kāi)發(fā)利用的渠道，改革過(guò)去那種單一利用方式和淺層次的開(kāi)發(fā)利用狀況。

（三）推行檔案管理現(xiàn)代化，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，努力提高檔案信息資源的利用效率

應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案信息，是檔案管理工作中不可缺少的重要技術(shù)手段。它給檔案管理工作帶來(lái)了許多便利。因此，推行檔案管理現(xiàn)代化已勢(shì)在必行。然而，僅僅停留在單機(jī)管理上還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。如果能夠充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立不同程度的網(wǎng)絡(luò)，如單位內(nèi)部網(wǎng)、地區(qū)范圍內(nèi)的局域網(wǎng)，乃至全省、全國(guó)范圍內(nèi)的廣域網(wǎng)等，使不同范圍內(nèi)的利用者能夠共享檔案信息資源，將大大提高檔案信息資源的利用效率。

（四）積極向社會(huì)開(kāi)放檔案，不斷拓展檔案信息資源的利用渠道

要想實(shí)現(xiàn)開(kāi)放檔案，必須做好以下幾項(xiàng)工作：—是正確認(rèn)識(shí)和處理開(kāi)放與保密的辨證關(guān)系。實(shí)行檔案開(kāi)放，而應(yīng)嚴(yán)格遵循防止失泄密的原則，及時(shí)搞好檔案的密級(jí)處理，劃分開(kāi)放利用和限制使用界限，確定開(kāi)放范圍。二是注意研究和掌握當(dāng)前檔案利用工作的特點(diǎn)和規(guī)律，加強(qiáng)與社會(huì)各界的聯(lián)系，準(zhǔn)確掌握各行各業(yè)對(duì)檔案利用的客觀需要，積極主動(dòng)地為利用者服務(wù)，努力做好接待利用工作。三是將開(kāi)放檔案與檔案利用部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)密切聯(lián)系起來(lái)，搞好檔案收集，不斷豐富館藏內(nèi)容，并研究和掌握提供利用檔案的現(xiàn)代化方法，滿足從各種角度查檔的需要。四是加強(qiáng)編研工作，搞好各種形式的史料匯編并公開(kāi)出版。重點(diǎn)在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編輯出版檔案參考資料、檔案文集、專題史料等，積極為企業(yè)建設(shè)服務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案事業(yè)要發(fā)展、檔案工作要開(kāi)拓新局面，最重要最具有活力的一環(huán)就是加強(qiáng)檔案信息資源的利用，把“死”檔案變成“活”信息，充分挖掘檔案的潛在價(jià)值，在為企業(yè)發(fā)展做出較大貢獻(xiàn)的同時(shí)，使檔案工作本身也因此充滿無(wú)限生機(jī)和活力。