于夢醒

摘要辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理不但能夠加強檔案管理的規(guī)范力度，而且對于合理利用醫(yī)療資源有著重要的意義。在辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理的發(fā)展既面臨著機遇也充滿了挑戰(zhàn)，因此，只有醫(yī)院檔案管理工作不斷地與辦公自動化技術相結合，在不斷提高醫(yī)院檔案管理水平的基礎上提高檔案管理的工作效率。通過不斷對自動化辦公加以完善，在使醫(yī)院意識到自動化辦公的重要性，從而對自動化辦公加以有效地利用。

關鍵詞辦公自動化 醫(yī)院檔案管理 方法

一、辦公自動化的概念

所謂辦公自動化，是指通過計算機網(wǎng)絡，利用計算機等技術設備將信息化與辦公室工作相結合，實現(xiàn)信息的自動傳輸、發(fā)送、接收與存儲。這樣的方式改變了傳統(tǒng)的工作模式，將傳統(tǒng)的手工歸檔的檔案管理模式轉變?yōu)橛嬎銠C自動化管理的方式，極大地提高了檔案管理的工作效率，同時增強了醫(yī)院檔案的可靠性。

二、辦公自動化的特點

辦公自動化是當今社會各階層需要管理和使用的新技術，各部門單位通常辦公室的業(yè)務，主要是進行大量的文件處理，起草文件、通知、各種業(yè)務文本，接收外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復件等。所以采用計算機文字處理技術產(chǎn)生各種文檔，存儲各種文檔，采用其他先進設備，或者利用計算機網(wǎng)絡技術傳遞文檔，是辦公自動化的基本特征。隨著三大核心支柱技術：網(wǎng)絡通信技術、計算機技術和數(shù)據(jù)庫技術的成熟，辦公自動化呈現(xiàn)出4個特點：（1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡產(chǎn)品的形成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。（2）智能化。面向日常事務處理，輔助完成智能型勞動。（3）多媒體化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。（4）運用電子數(shù)據(jù)交換（ElectronicDataInterchange，EDI）。通過數(shù)據(jù)通信網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型辦公自動化（OfllceAutotrnfion，OA）系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。

在新時代的檔案管理工作中，辦公自動化將計算機技術、網(wǎng)絡技術等技術融入檔案工作，促進了檔案管理信息化、現(xiàn)代化進程。當前我國檔案部門已經(jīng)開始普遍運用計算機、網(wǎng)絡技術管理和利用檔案，利用多媒體計算機對文字、照片、聲像以及各種載體的檔案進行現(xiàn)代化管理，特別是面對日益倍增的檔案數(shù)量，檔案部門必須具有先進的現(xiàn)代化管理和服務手段，為檔案的存儲、保管和檔案信息資源的開發(fā)利用提供良好條件。新時代，各級國家綜合檔案館和基層檔案室正在利用計算機網(wǎng)絡技術把檔案進行數(shù)字化，在數(shù)字化過程中，要加強對數(shù)字化工作的投入，保證數(shù)字化軟硬件設施使用。同時要加大投入，加快推進數(shù)字化進程，早日實現(xiàn)檔案工作信息化、現(xiàn)代化。

三、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的發(fā)展策略

隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，醫(yī)院建設也進入了一個嶄新的發(fā)展時代，因此，辦公自動化環(huán)境下對提高醫(yī)院檔案管理工作帶來了更高的要求和挑戰(zhàn)。

（一）加強醫(yī)院檔案管理的安全化

辦公自動化的不斷推進加深了醫(yī)院檔案管理的存儲風險，因此，醫(yī)院必須提高對檔案管理的安全力度。維護網(wǎng)絡的安全以保證醫(yī)院檔案不會被惡意泄露，通過對網(wǎng)絡進行防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)恢復等技術的操作，從而保護網(wǎng)絡系統(tǒng)中的各個部分不會被遭到破壞。醫(yī)院患者病例檔案關乎患者的治療進程，對患者的診治及康復治療具有重要意義。因此，醫(yī)院在開展自動化辦公的過程中，應加強對檔案管理安全信息的保護力度，對辦公自動化軟件應建立起安全的保護措施，以保證辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的順利進行。

（二）制定出科學的檔案管理標準

檔案管理的標準直接影響著醫(yī)院檔案管理的有效開展，醫(yī)院檔案管理工作主要通過對檔案信息的收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計、檢索和利用等。因此，檔案制定的標準必須具有科學性，以確保檔案的管理更符合醫(yī)院工作的進程，醫(yī)院檔案管理人員應該對檔案進行認真篩選，科學地進行分類歸檔，從而確保檔案信息資源得以留存下來。

（三）加強對檔案管理人員的培訓

力公自動化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理工作，要求醫(yī)院檔案管理工作人員能夠順應當前醫(yī)療衛(wèi)生改革的發(fā)展狀況，在醫(yī)院檔案管理工作逐漸復雜化的今天，能夠順應當前形勢的發(fā)展，通過對檔案管理等專業(yè)基礎知識的技能培訓，不斷提升自身的檔案管理工作水平。醫(yī)院也應該為檔案管理工作者技能培訓的開展提供便利，例如，開展醫(yī)院之間檔案管理的研究和定期組織檔案管理^、員的經(jīng)驗交流，都能夠有效促進檔案管理人員的專業(yè)管理水平。

四、結語

隨著信息通訊技術的迅猛發(fā)展和醫(yī)療水平的提高，自動化的檔案管理水平在一定程度上反映了醫(yī)院的基礎設施水平。醫(yī)院檔案管理水平在一定程度上影響了醫(yī)院的長遠發(fā)展，也為相關科研工作提供了大量的數(shù)據(jù)和資料。因此，辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理被越來越多的醫(yī)院所采納和應用。