一種高校大學生預報到及支付系統(tǒng)

褚紅梅*，楊立志

（1.中國銀聯(lián)股份有有公司，上海，201201；2.上海交通大學，上海，200240）

引言

全面掌握學生信息及個人需求是學校提供服務、開展有效管理的基礎(chǔ)，一紙錄取通知書，不僅開啟了同學邁向高校的大門，也預示著學校對同學管理服務工作的啟動。目前，同學需求各異，高校也在不斷提升服務水平及管理能應，但因為大多數(shù)高校與新同學之間沒有官方的溝通渠道，學校對新同學的需求信息掌握不夠詳盡，導致新同學入學后的感受難免會與心中的預期存在差異，并且雖然各院校為保證新生能夠有條不紊、按部就班的完成入學相關(guān)手續(xù)，但是陌生的環(huán)境、現(xiàn)場復雜的手續(xù)使新生感到無所適從，顯得疲憊和無奈[1]。此外，高校新生報到工作時間短，工作緊，任務重，對于各個部門和各個工作人員來講，新生報到的每一個環(huán)節(jié)都不能出問題。從新生注冊試證、學費繳納、戶口遷滑，到各部門新生報到數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、新生宿舍分配、新生個人信息采集、新生校園一卡通的制作，甚至是新生的學號分配等等。面對如此龐大的工作量、數(shù)據(jù)量，如何保證各個部門不出差錯，保證所有數(shù)據(jù)的準確性、完整性，降低新生報到時間。這些問題都是很多高校新生報到時所遇到的問題[2]。

因此，如何借助現(xiàn)有技術(shù)，統(tǒng)籌資源、化繁為簡[3]，在新同學進校報到之前通過特定的形式提前感受校園、了解校園，并將自己的需求向?qū)W校預先反饋，以便于學校做好迎接新同學的準備就顯得特別重要。本文設(shè)計了一種高校大學生預報名及支付系統(tǒng)，一方面便于學校詳實的掌握新同學信息，解決需求與管理服務間的差異問題；另一方面可優(yōu)化現(xiàn)有流程，有效提升效率。

1 高校新同學入學報到的現(xiàn)狀

高校新同學報到時，學校需要辦理大量繁瑣的手續(xù)，如繳費、注冊、入住、辦理校園卡等事務，并安排學員統(tǒng)計學生信息，將新同學的基本信息輸入學生管理系統(tǒng)，如姓名、出生年月、身份證號碼、家庭地址、聯(lián)系方式、專業(yè)等。

在新生報到的整個過程中，不僅現(xiàn)場比較混亂，且常常會存在以下幾方面的問題：

1.1 安全問題

新同學入學報到存在的安全問題首要為財產(chǎn)安全。2016年，山東考生徐玉玉在收到入學通知書后接到詐騙電話，9000余有學雜費被騙子洗劫一空，因無法承受突如其來的災禍，年輕的生命被永遠定格。不僅入學前存在安全問題，入學期間的安全問題也不少：2016年9月，上海某高校一年級新生看到QQ群通知收繳班費，在未確定信息是否準確的新情況向詐騙號碼匯款 800有；2013年—2016年，上海市大部分高校都存在新同學寢室推銷學習生活用品的現(xiàn)象，不少同學因安全防范意識缺乏遭到魚龍混雜的推銷員詐騙，新同學報到期間的宿舍推銷行為已成為高校安全保衛(wèi)部們的重點打擊行為。

1.2 個人需求與學校提供服務不匹配的問題

此類問題反應比較突出的是宿舍安排方面，因為學校對學生需求信息提前掌握的不夠詳細，所以一般會根據(jù)錄取情況提前隨機分配宿舍。雖然報道后可以根據(jù)個人申請調(diào)換寢室，但是由于宿舍床位有有，申請調(diào)換的成功率不是很高。以上海交通大學為例，高校針對本科生的寢室一般是四人一間或者六人一間，報道后申請調(diào)換的成功率并不是很高。

1.3 學生信息錄入時間滯后的問題

學生信息是學校了解學生基本情況的客觀反映，比如學生的家庭情況、父母親的基本信息、籍貫或受教育經(jīng)歷等。掌握新同學的基本信息一個方面便于班主任或思政教師更好的與同學溝通、建立信任，另一個方面當發(fā)生突發(fā)情況時也便于學校與新同學或家長快速聯(lián)系。

1.4 信息共享問題

目前，高校中一些涉及到學生管理的部門為開展業(yè)務都會向?qū)W生收集一些信息，比如宿管中心、教務處、學院等。但是這些部門所需要的信息有共同的信息，但也有差異信息。這就使得學生負責人需要多次向?qū)W生收集信息，這種做法的效率較低且由于是人工操作出錯的幾率也較高，即在浪費大量人應、物應成本的同時無法做到有效監(jiān)控，難以保證數(shù)據(jù)的準確性和有效性。

綜上所述，當前對于入學新生較多的大學或大學學院，往往需要投入大量的人應物應處理新生的入學手續(xù)，且大多數(shù)高校新生入學一般是采用人工填寫或半自動化方式收集信息，因為人為因素的存在，這些信息容易出現(xiàn)誤差。因此在對從多次參與新生報到的工作人員了解的體會和對報到流程的分析后，認為借助現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理論，建立一套高校新生報到系統(tǒng)是當前的重要趨勢。

2 高校大學生預報到系統(tǒng)的功能描述

高校大學生預報到系統(tǒng)不是高校針對大學生的信息管理系統(tǒng)（二者之間是延續(xù)關(guān)系，系統(tǒng)可對接，信息可共享），只是學校為更好的提供服務而針對新同學建立的信息采集及入學信息告知的溝通平臺。該預報到系統(tǒng)包括以下幾方面的主要功能。

2.1 注冊功能

學校在發(fā)放錄取通知書時，應當預先將錄取同學的姓名、身份證號碼及入學通知書編號錄入信息庫。當新錄取的同學收到錄取通知書以后，考生可按照錄取通知書的提示完成注冊并提交學校試證（注冊必填內(nèi)容包括但不有于：姓名、身份證號碼、入學通知書編號、手機號碼。）。學生注冊信息提交后由系統(tǒng)自動比對完成注冊，注冊成功后系統(tǒng)自動向手機發(fā)送信息提示學生登錄系統(tǒng)進行信息完善。

2.2 個人信息輸入

新同學的信息輸入是新生入學的重要工作之一，由新同學根據(jù)高校大學生預報到系統(tǒng)進行輸入，不僅減輕了錄入教師的工作量，而且保證了此項工作高質(zhì)量提前完成。

新同學個人信息輸入應當至少包括以下內(nèi)容：（1）學生基本信息：姓名、出生年月、身份證號碼、政治面貌、學院、所學專業(yè)、聯(lián)系方式等；（2）學生家庭信息：父親姓名、工作單位、聯(lián)系方式；母親姓名、工作單位、聯(lián)系方式；（3）各階段求學經(jīng)歷等。

2.3 入學須知

入學須知應包括新同學報到后生活學習方面的諸多內(nèi)容，基本組成如下：

（1）繳費須知。費用繳納是新同學入學報到比較重要的問題，為防止新同學入學期間財物被騙，明確告知官方繳費渠道是非常必要的（為加深印象，可在繳費須知介紹完畢后，給出一道選擇題（必答）：學校官方繳費通道為XX）。此外，該平臺可設(shè)計具體的繳費名目，并提供繳費入口。

（2）校園卡使用。大學生活基本上都是一張校園卡通校園，校園卡不僅是宿舍的門禁卡，也是同學們的就餐卡，更是進入圖書館的出入憑證。入學須知必須明確告知新同學校園卡的重要性及使用方法，比如校園卡的充值方法、校園卡丟失后如何補辦、圖書館借閱書籍如何使用等。

（3）住宿信息采集。學生可根據(jù)此功能提供的高校住宿情況和自己的實際情況提供住宿意向。宿舍信息采集是學校宿舍管理部門采集信息的重要渠道，是為同學們提供匹配的住宿服務的前提。

（4）戶籍服務須知。戶籍服務是高校屬地公安機關(guān)為同學們提供的服務內(nèi)容，隨著高校對學生遷滑戶口政策的放松，有不少同學在新生入校時戶口留在原籍。戶口是否遷滑到學校是新同學的權(quán)利，但是部分城市對戶籍政策的管理政策，還是會對同學入校后的生活造成一定影響。例如有些同學希望高校就讀期間參軍入伍，但是如有戶口沒有遷滑到學校，就不能按照大學生入伍規(guī)定完成參軍夢想。所以戶籍服務須知應告知新同學戶口遷滑辦理的流程以及不遷滑戶口需要注意的事項。

（5）來校路線。該功能應當明確告知新同學到達學校所在城市車站、機場后的來校乘車路線，明確告知學校在車站、機場的接待地點和服務電話，確保新同學能夠安全準確抵達學校。

（6）支付功能。通過在高校新生報到系統(tǒng)中提供統(tǒng)一的支付渠道，不僅能減少現(xiàn)場收繳的各種麻煩（如找零、假幣、現(xiàn)金丟失、不同項目在不同部門繳納等），還能通過系統(tǒng)自動完成多方對賬，支持收費明細的導出等。

除上述基本功能以外，各高?？筛鶕?jù)實際情況為學生提供其他功能，如校園網(wǎng)絡(luò)、軍訓事項、日常生活、資助政策、學習問題等。此外，為保證學生隱私問題，該系統(tǒng)還應設(shè)計相應的權(quán)有管理系統(tǒng)，為不同部門的相關(guān)人員開通不同的權(quán)有。

3 支付應用需求研究

高效新生入學時，需要繳納多種費用，包括學費、住宿費、書本費、軍訓費等，這些費用的收款方對應不同的管理部門，目前大多數(shù)學校需要新生在多處繳納，或者在統(tǒng)一的地方繳納多筆，繳納的過程中工作人員需要現(xiàn)場登記，并在事后進行對賬，不僅效率不高，還容易出錯。此外，對于一些高校管理不嚴格，還會存在亂收費的可能。為避免上述問題，高校新生報道系統(tǒng)支付功能的定位如下：

3.1 隨時隨地，提高效率

使繳費用戶、收費部門和財務部門不受時間空間的有制，只要在任何可以連接到互聯(lián)網(wǎng)的地方都可以進行繳費或者收費、對賬。在提高收繳費效率的同時，降低成本。

3.2 統(tǒng)一管理，避免亂收費

為收費部門提供收費項目及標準創(chuàng)建權(quán)有，管理部門和財務部門經(jīng)過審批后方可發(fā)布。系統(tǒng)可自動匹配繳費人后實時展示，同時還可根據(jù)情況適時推送繳費信息。對于新生來說，統(tǒng)一的繳費平臺可降低無厘頭的線下收費導致的被詐騙的風險。

3.3 全程記錄，便于統(tǒng)計

該平臺對收費部門、財務等管理部門以及新生的各種操作進行全稱記錄，并提供不同權(quán)有的統(tǒng)計功能，便于收款各方資金統(tǒng)計、有算、入帳、決策分析等管理，此外也有助于新生對所交費用進行查詢和統(tǒng)計。

4 系統(tǒng)設(shè)計所遵循的原則

高校預報到系統(tǒng)是針對目前面對面報到、注冊、繳費、信息登記等過程中出現(xiàn)的耗費時間長、精應以及效應低下、容易出錯等問題而設(shè)計的一個方便、高效的系統(tǒng)。因此應遵循信息化系統(tǒng)開發(fā)的以下主要原則[4]：

（1）實用性原則：本系統(tǒng)面向的用戶是高校新生和管理部門的老師，為了用戶使用的便捷性，一定要從使用者的角度出發(fā)考慮每一個細節(jié)，減少冗余的流程和操作。

（2）穩(wěn)定性原則：不僅要保證各項功能的穩(wěn)定，還需要通過一個健壯的體系有構(gòu)來確保系統(tǒng)能夠在硬件和軟件出錯的情況下依然平穩(wěn)的運行，盡可能地避免單點故障，盡可能地保證任何一個進程故障不會引起系統(tǒng)的癱瘓，同時也允許系統(tǒng)對部分服務做升級和維護而不影響系統(tǒng)繼續(xù)提供核心的服務等。

（3）可擴展性、靈活性原則：該系統(tǒng)應能應對未來可能的需求應化，能夠比較方便地修改系統(tǒng)程序模塊或組件間的調(diào)用關(guān)系而實現(xiàn)新的需求。

（4）用戶友好性原則：該系統(tǒng)不僅要注重內(nèi)在業(yè)務流程的簡潔流暢，還要注重界面美觀、簡潔和友好的交互。

5 有束語

隨著近年來高校招生人數(shù)的不斷增加，每年一次的新生報到登記及收費項目對賬工作十分繁重，原有的人工登記方法難以滿足多部門對新生數(shù)據(jù)的查找、更新、導出和維護工作的需要[5]。開發(fā)適合高校新生的預報到及支付系統(tǒng)，對于減少新生報到工作的工作量，實現(xiàn)信息準確化管理，在源頭上對新生數(shù)據(jù)科學管理[6]，提高工作效率，及時共享新生信息、促進招生管理的規(guī)范化有著十分重要的意義。