王金榮

（黃岡市食品藥品檢驗檢測中心，湖北 黃岡 438000）

引言

在當前的信息化環(huán)境之下，事業(yè)單位要想優(yōu)化經(jīng)營質(zhì)量，提升經(jīng)營收益，在管理過程中應當引入現(xiàn)代信息技術，以此來提升各類管理工作的進行質(zhì)量。檔案信息化建設給事業(yè)單位帶來了極大的發(fā)展，推動了檔案信息的處理效率提升，對于事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展有著重要的作用。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設中存在的問題

要想優(yōu)化事業(yè)單位中檔案管理工作的信息化建設質(zhì)量，則管理人員應當首先發(fā)現(xiàn)自身建設中存在的問題，這樣才能結(jié)合建設需求，設計合適的管理優(yōu)化措施，提升事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展質(zhì)量。當前事業(yè)單位的檔案管理信息化建設中存在如下幾方面的問題。

（一）事業(yè)單位對檔案信息化工作的重視不足

當前事業(yè)單位中的許多管理人員工作思想較為陳舊，忽視了現(xiàn)代技術和信息技術在事業(yè)單位經(jīng)營過程中的積極作用。在檔案信息化建設中，單位的領導人員對信息化發(fā)展的重視程度不足，導致信息化建設的投入資金不足，管理制度不完善，設備的功能和質(zhì)量難以滿足高效的信息化管理工作進行，影響了信息化建設的效果。除此之外，許多事業(yè)單位的管理人員對檔案管理工作的功能缺乏認識，將檔案管理片面的理解為人事檔案管理，忽視了檔案分析工作對事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展的積極作用，影響了事業(yè)單位中檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展，導致當前的事業(yè)單位信息檔案管理工作發(fā)展緩慢。

（二）檔案管理工作的信息化建設缺乏必要的針對性

為了加強檔案管理工作對事業(yè)單位經(jīng)營的作用，在信息化建設中，技術人員應當結(jié)合事業(yè)單位的業(yè)務以及管理需求來進行檔案信息化建設的個性化設計，以此來保證檔案管理工作在改革之后可以有效的促進事業(yè)單位的發(fā)展。但是，當前的一些事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設中缺乏前期的設計規(guī)劃，未能結(jié)合企業(yè)的實際需求，直接將其他企業(yè)的管理系統(tǒng)進行使用，造成了檔案管理工作和事業(yè)單位經(jīng)營過程的不適應，使得檔案分析工作難以滿足當前的事業(yè)單位經(jīng)營需求。

（三）檔案管理人員不適應信息背景之下的管理工作

信息化時代之下，事業(yè)單位的檔案信息管理工作進行對工作人員的技術實力以及信息意識有著較高的要求，這樣才能保證實際管理中對檔案內(nèi)容的分析準確，推動事業(yè)單位經(jīng)營質(zhì)量的提升。當前越來越多的事業(yè)單位將信息化技術應用在了檔案管理中，隨之出現(xiàn)的一個問題是許多事業(yè)單位中的檔案管理人員未能結(jié)合時代發(fā)展趨勢提升自身的技術實力，信息化管理體系之下仍然采用傳統(tǒng)的管理思維，無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作的進行需求，給基于網(wǎng)絡和電子文檔的信息化檔案管理工作造成了不良影響。

二、加強檔案信息化建設的應對措施

（一）事業(yè)單位的領導要加強對信息化建設的重視

信息化建設是當前國家發(fā)展的趨勢，網(wǎng)絡技術以及計算機技術的使用極大的提升了國家的生產(chǎn)效率，推動了現(xiàn)代市場的完善和發(fā)展。因此，為了推動事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設，企業(yè)的領導應當理解信息化管理背后的意義，在設備、管理以及資金上給予充分的支持。除此之外，事業(yè)單位領導要全面認識檔案管理工作。檔案管理人員除了要對人事員工資料進行存檔保存之外，在日常的工作中還要對事業(yè)單位經(jīng)營中的各類數(shù)據(jù)進行分析和保存，可以有效的了解單位經(jīng)營的不足以及市場發(fā)展趨勢，可以作為事業(yè)單位決策中的參考，提升單位的經(jīng)營質(zhì)量。因此，事業(yè)單位要強化檔案管理的重要性，在檔案信息化建設中加大投入，保證信息管理工作可以有效的推動事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。在此之外，領導在日常的管理中也要敦促不同部門高質(zhì)量的完成經(jīng)營數(shù)據(jù)信息的歸檔，確保檔案管理人員獲取全面的經(jīng)營信息，高質(zhì)量的完成對經(jīng)營狀況的研究。

（二）增加管理中各類信息設備的投入

在檔案管理工作的信息化建設中，主要使用的設備包括計算機、打印機、掃描儀、刻錄機以及各類網(wǎng)絡服務器設備，建設過程需要事業(yè)單位的較多支出。同時，檔案管理工作作為系統(tǒng)性工程，其工作中的各個環(huán)節(jié)進行質(zhì)量都直接影響最終的信息處理效率，因此，在建設中，事業(yè)單位的領導要加強對建設中各類設備的投入，確保管理工作的進行質(zhì)量，應對突發(fā)情況的出現(xiàn)。為了優(yōu)化信息存儲質(zhì)量，事業(yè)單位可以通過網(wǎng)絡服務器以及電子檔案對各類檔案信息進行存儲，方便管理人員借助網(wǎng)絡進行的查閱，有助于檔案管理質(zhì)量的提升。

（三）實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化

檔案資源的信息化和數(shù)字化是未來存儲的發(fā)展方向，也是實現(xiàn)高效的檔案分析處理的基礎，有助于提升檔案存儲質(zhì)量，降低存儲過程中的成本。在建設中，技術人員首先需要使用掃描儀等設備對傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進行掃描，之后將其作為數(shù)字信息在網(wǎng)絡服務器之中進行存儲，方便管理人員借助網(wǎng)絡進行遠程的分析和查閱。同時，為了保證企業(yè)信息的安全性，管理人員也要注意電子數(shù)字文件保存安全。管理人員要結(jié)合可能出現(xiàn)的信息安全部問題來完善管理規(guī)范，加強網(wǎng)絡安全建設，降低內(nèi)外網(wǎng)絡的交流頻率，并針對部分重要文件進行備份，優(yōu)化電子文件的管理質(zhì)量。

結(jié)語

事業(yè)單位的信息化發(fā)展是當前的發(fā)展趨勢，在實際建設中，事業(yè)單位的領導可以從檔案管理的信息化入手，借助檔案管理工作來為后續(xù)的全面信息化發(fā)展奠定基礎。檔案管理分析工作可以優(yōu)化經(jīng)營信息的分析質(zhì)量，為事業(yè)單位的經(jīng)營決策過程提供參考信息。事業(yè)單位的檔案信息化建設發(fā)展時間較短，尚且存在一些問題影響信息化質(zhì)量。在未來的發(fā)展中，事業(yè)單位的領導要強化對信息化管理的重視，加大信息化投入，適應現(xiàn)代信息化建設需求，推動事業(yè)單位的現(xiàn)代化和信息化發(fā)展。