孫柏娟

（勝利油田勝利采油廠，山東 東營 257000）

圖紙、文檔資料是采油廠設(shè)備日常管理、大小修的依據(jù)和重要工具。規(guī)范的圖紙資料管理不但有利于生產(chǎn)現(xiàn)場圖紙資料的查詢、修改和統(tǒng)一，而且有利于提升生產(chǎn)經(jīng)營管理效率和現(xiàn)場專業(yè)水平。過去檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)圖檔編目時(shí)，將圖檔立卷入袋時(shí)要手寫橫卡、豎卡、封面和總目錄等 7遍圖檔信息，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而設(shè)計(jì)人員借閱所需的圖紙檔案時(shí)，必須到檔案館查找相關(guān)目錄，十分麻煩。而利用圖檔條目管理軟件實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，檔案管理人員在編目時(shí)將信息錄入計(jì)算機(jī)，即可自動(dòng)打印橫卡、豎卡、封面和總目錄等信息，大大減輕了檔案管理人員的工作量；更為重要的是，通過局域網(wǎng)，設(shè)計(jì)人員在自己的計(jì)算機(jī)前便可以查詢到所需要的圖紙檔案是否在館內(nèi)，大大提高了工作效率。

一、檔案管理狀況分析

檔案工作是一項(xiàng)連續(xù)性、系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，很多業(yè)務(wù)要幾個(gè)人連續(xù)工作，檔案實(shí)施計(jì)算機(jī)管理不能脫離收集、整理、編目、檢索等基礎(chǔ)工作。電子檔案更不是一蹴而就的事情，如果不將檔案館接收的電子文件進(jìn)行科學(xué)的條目信息整理，即使在硬件上引進(jìn)最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化設(shè)備、在軟件上引進(jìn)功能最完善的圖檔管理軟件，也無法實(shí)現(xiàn)電子圖檔。電子圖檔基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不充分，只能使計(jì)算機(jī)軟、硬件功能萎縮，造成資源浪費(fèi)。

采油廠從建設(shè)到運(yùn)行整個(gè)過程中會(huì)產(chǎn)生很多圖紙，根據(jù)我們在采油廠項(xiàng)目工作經(jīng)驗(yàn)，一個(gè)大型采油廠，大概有500到800張圖紙需要定期查看，有150到300張圖紙需要班組定期修改，一個(gè)小型采油廠大概有300到600張圖紙需要定期查看，有100到200張圖紙需要班組定期修改。目前大多數(shù)圖紙是由設(shè)計(jì)院和廠家提供的PDF和紙質(zhì)藍(lán)圖或打印的白圖為主，傳統(tǒng)的檔案室對圖紙管理主要以人工方式進(jìn)行管理，現(xiàn)狀是紙介質(zhì)圖紙與電子版圖紙并存，而電子版圖紙大多以單個(gè)文件形式零散地存于不同的PC機(jī)上，未集中地分層次、分類型進(jìn)行結(jié)構(gòu)化管理。圖紙文件的分類管理也只是用普通的目錄文件夾形式，未采用專業(yè)的圖紙管理系統(tǒng)，圖紙版本混亂，圖紙出處不一致，圖紙及文檔在廠內(nèi)無法實(shí)現(xiàn)有效的共享及知識(shí)積累。這種管理模式導(dǎo)致圖紙難于修改、復(fù)制成本高、存儲(chǔ)成本高、圖紙版本難于統(tǒng)一、搜索、查閱、借用不方便等。圖紙管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、美觀度低下等原因已明顯不適應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)管理，大量紙介質(zhì)圖紙、資料的電子化是采油廠必須進(jìn)行的一項(xiàng)重要工作。

二、檔案管理創(chuàng)新策略

基于上述問題，與之現(xiàn)行的MIS和OA系統(tǒng)又不能達(dá)到采油廠對圖紙、資料電子化管理的要求，采油廠多年來辛苦積累的寶貴的知識(shí)財(cái)富難以得到充分共享、利用，從而迫切需要一個(gè)專業(yè)的管理平臺(tái)，整合現(xiàn)有紙介質(zhì)的圖檔資料及現(xiàn)有的電子版資料，以便有效實(shí)現(xiàn)圖檔資料的電子化管理、內(nèi)部的信息共享，推動(dòng)和促進(jìn)采油廠圖檔資料向電子化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向發(fā)展，提高管理水平。這種管理經(jīng)驗(yàn)及理念通過圖檔規(guī)范化管理系統(tǒng)軟件來實(shí)現(xiàn)，從而解決采油廠圖紙管理混亂的問題。通過這種管理模式可以實(shí)現(xiàn)圖紙集中化、網(wǎng)絡(luò)化、流程化管理，更進(jìn)一步規(guī)范圖紙、資料、文檔等基礎(chǔ)資料統(tǒng)一、規(guī)范管理，健全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，夯實(shí)專業(yè)管理基礎(chǔ)，提升生產(chǎn)管理效率和工作水平，推進(jìn)基層班組建設(shè)，實(shí)現(xiàn)“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化”的目標(biāo)。

（一）圖檔管理系統(tǒng)

在檔案的計(jì)算機(jī)管理實(shí)施初期，存在檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)人員缺乏檔案管理知識(shí)的矛盾。為了解決這個(gè)矛盾，有許多工程設(shè)計(jì)單位的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員深入到檔案部門，這樣不僅可以使檔案管理人員增強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理水平，更可以使計(jì)算機(jī)技術(shù)人員充分了解檔案管理需求，編制出更符合實(shí)際的檔案管理軟件，使計(jì)算機(jī)技術(shù)更好地服務(wù)于檔案管理工作。圖檔管理系統(tǒng)主要功能是用于集中管理電子版圖紙文檔，雖然目前采油廠的圖紙文檔有很多格式，種類繁多，但是圖檔管理系統(tǒng)可以兼容以下格式的圖紙和文檔：一般情況下采油廠的圖紙主要存在以下幾個(gè)類型：DWG、PDF、JPG、BMP、Visio、exb等格式；文檔類型主要有以下幾個(gè)類型：Word、Excel、PDF、各種音頻視頻文件等。圖檔管理系統(tǒng)根據(jù)使用者的需求，遵循實(shí)用性、先進(jìn)性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性、可維護(hù)性等設(shè)計(jì)原則。

圖檔管理系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，部署在服務(wù)器上，鏈接在本單位門戶，通過IE瀏覽器在門戶上直接訪問，系統(tǒng)的主要操作模塊有：系統(tǒng)主頁、圖紙管理、技術(shù)資料管理、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、公告、系統(tǒng)管理。

（二）圖檔管理系統(tǒng)操作

1.圖檔管理系統(tǒng)具備多種查詢?yōu)g覽方式：可通過圖紙資料名稱、圖號、檔號、設(shè)備資料名稱、設(shè)備型號等條件進(jìn)行查詢，查詢功能滿足一個(gè)或多個(gè)條件進(jìn)行查詢、瀏覽。

2.如果圖紙是CAD版本的，可支持在線修改。其他版本的圖紙也可通過新舊不同版本進(jìn)行在線比對，進(jìn)行加亮顯示差異，從而找出不同版本的相差之處。

3.對工作狀態(tài)可在線監(jiān)督和控制，可實(shí)時(shí)了解流程所處環(huán)節(jié)、審批意見、辦理時(shí)間等，有條不紊地開展工作。

三、結(jié)束語

隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，電子化圖紙?jiān)絹碓绞艿接脩舻那嗖A。采油廠圖紙、文檔資料是系統(tǒng)傳遞信息和知識(shí)的手段，是設(shè)備管理、檢修的依據(jù)和重要工具。為規(guī)范機(jī)務(wù)、電氣、熱工、自動(dòng)化等各專業(yè)圖紙資料、文檔的管理、利于生產(chǎn)現(xiàn)場圖紙資料的查詢、修改和保存、利于各專業(yè)基礎(chǔ)資料統(tǒng)一、規(guī)范管理，提升采油廠生產(chǎn)經(jīng)營管理效率和專業(yè)工作水平，建設(shè)一套圖檔數(shù)字管理系統(tǒng)非常必要。