新形勢下如何做好企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作

闞偉

（黑龍江省伊春市社會保險事業(yè)管理局友好分局，黑龍江 伊春 153031）

一、社會養(yǎng)老保險檔案管理實施的意義

加強企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理是促進社會保險改革不斷深化的需求，隨著我國養(yǎng)老保險的創(chuàng)新改革，傳統(tǒng)檔案管理發(fā)揮的作用越來越弱，不利于檔案管理工作高效實施。社會保險部門不僅要履行自身責任，還應(yīng)承擔起參保人員的管理職能。參保人員從參保登記到養(yǎng)老金的發(fā)放以及個人關(guān)系轉(zhuǎn)移、養(yǎng)老保險關(guān)系終止等都會被詳細記錄在檔案中，這也是支付企業(yè)保險待遇的關(guān)鍵依據(jù)，對參保人自身利益具有直接聯(lián)系。通過企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作的實施，使參保人員權(quán)益得到保護，具有重要意義。

二、企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

（一）檔案收集整理不夠規(guī)范

目前，檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，主要的依據(jù)是《關(guān)于貫徹落實社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定的通知》(人社險中心函[2009]59號)、《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理指南》、《關(guān)于開展社會保險業(yè)務(wù)檔案管理達標驗收工作的通知》，缺少一部企業(yè)社保檔案的頂層制度設(shè)計，造成全國各地的歸檔范圍不夠明確、資料收集不齊全等問題，制約了企業(yè)社保檔案管理的規(guī)范化、標準化。如，參保人員未按要求填寫姓名、身份證號、加蓋單位公章。同年度、同類別、同屬類個人材料未按照“表單在先、身份證明在次、其他證明在后的順序整合”。等等。

（二）檔案管理工作人員綜合素質(zhì)較低

在社會企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作中，負責這項工作的人員大多源于其他崗位，其并沒有較強的操作技能及專業(yè)知識，同時，事業(yè)單位檔案管理部門不重視對工作人員相關(guān)知識與技能的培訓，這就使得其沒有途徑與機會學習崗位所需知識與技能，造成其沒有充分認識到檔案管理的重要性，進而嚴重影響企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的有效開展。

（三）缺乏完善的管理機制

眾所周知，針對檔案管理工作，我國已經(jīng)推出了一系列法律法規(guī)，然而在企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)這一模塊，相應(yīng)的檔案管理工作卻并不規(guī)范，在很多方面存在一些漏洞與缺陷，究其原因，就在于企業(yè)保險業(yè)務(wù)檔案管理沒有可靠的制度支撐。例如檔案沒有及時、清楚地分類，進而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)遺失或者歸納錯誤等情況；再比如檔案的格式并不統(tǒng)一，缺乏規(guī)范性，這顯然會增加檔案歸類、管理以及查閱的難度；還有就是檔案管理工作中沒有硬性規(guī)定來約束其保存與調(diào)閱，如此一來，企業(yè)保險業(yè)務(wù)自然就會面臨諸多隱患，在開展檔案工作的過程中自然就無法避免一些舞弊行為。

三、新形勢下加強企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的對策

（一）加強檔案管理制度建設(shè)

企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)涉及的范圍十分廣泛，其檔案管理工作也具有一定的復(fù)雜性。為了保障檔案管理工作順利開展，提高檔案管理工作的規(guī)范性，首先就必須建立嚴格的規(guī)章制度。而為了實現(xiàn)這一目標，在建設(shè)檔案管理工作制度的過程中，就需要明確檔案管理工作的具體職責，做到檔案分類合理、明確，記錄完整。站在檔案管理部門的角度，則需要對制度的合理性、有效性予以考慮。所謂的合理性，就是需要采用科學的管理方法以滿足現(xiàn)代養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的需求。而有效性則指的是檔案管理工作涉及的內(nèi)容都應(yīng)與相關(guān)制度一一對應(yīng)，如此才能夠在開展工作的過程中有據(jù)可依。此外，檔案管理工作制度的完善還需要嚴格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)養(yǎng)老保險檔案的分類合理，在管理上具有規(guī)范性與有序性。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)

在企業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作中，事業(yè)單位檔案管理人員具有不可替代的地位，其操作著每一個管理環(huán)節(jié)。由于企業(yè)養(yǎng)老保險檔案管理工作主要是為企業(yè)提供服務(wù)，所以這項工作對工作人員的整體素質(zhì)具有較高的要求，只有工作人員擁有良好的素質(zhì)，才能夠具備良好的服務(wù)態(tài)度。為此，檔案管理部門應(yīng)通過以下幾點來提升工作人員的素質(zhì):一是對管理任務(wù)、相應(yīng)責任加以合理分配。二是對工作人員的工作職責加以確定。三是定期開展檔案管理相關(guān)知識與技能的教育與培訓，從而提高其專業(yè)能力與操作水平。

（三）增強信息，切實提升檔案服務(wù)水平

企業(yè)社保檔案要更加注重檔案的利用，發(fā)揮檔案在服務(wù)保障民生中的突出作用。應(yīng)結(jié)合本地區(qū)本單位實際，大力推廣應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代科學技術(shù)，有條件的單位在保持與上級檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用一致的基礎(chǔ)上，可以有針對性開發(fā)適合本地區(qū)的檔案信息系統(tǒng)，集辦公、存檔和查詢服務(wù)為一體，實現(xiàn)信息資源的共享與整合，嚴格做好人防、物防和技防工作，提升檔案信息系統(tǒng)的安全性。

（四）完善檔案管理信息安全監(jiān)管制度

社保部門應(yīng)加強對檔案管理信息的安全監(jiān)管，注重檔案的私密性與安全性。依據(jù)檔案管理實際情況實施管理措施，提高員工的防范意識，嚴格控制員工因為工作時的操作不當而出現(xiàn)檔案泄露的現(xiàn)象，并且還需要加大對檔案管理的資金投入，聘請專業(yè)技術(shù)人員對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)與計算機進行定期的維護和安全系統(tǒng)的更新，實時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)中可能會出現(xiàn)的安全隱患，防止被不法分子的侵入。

結(jié)論

企業(yè)社保檔案是養(yǎng)老保險工作中具體業(yè)務(wù)活動中形成的、規(guī)范的具有保存價值原始記錄，是實現(xiàn)為參保人員 “記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標的重要條件，也是我國民生檔案的重要組成部分。因此，要認真做好企業(yè)社保檔案管理工作，推動社會工作健康持續(xù)發(fā)展，為和諧社會建設(shè)貢獻力量。