陳紅玉

(溫州市甌海職業(yè)中專集團學(xué)校，浙江 溫州 325000)

目前，我國學(xué)校教育發(fā)展迅速，每年產(chǎn)生的檔案數(shù)量也水漲船高。傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅效率低下，而且在促進學(xué)校發(fā)展方面也不能發(fā)揮應(yīng)有的作用，必須融合“互聯(lián)網(wǎng)+”提升信息管理水平。

一、加強學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)管理的必要性

中專學(xué)校作為培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才的重要場所，檔案管理工作關(guān)乎學(xué)生發(fā)展信息、學(xué)校發(fā)展軌跡的記錄，為其發(fā)展提供參考方向，對于學(xué)校發(fā)展和增強教育質(zhì)量具有重要意義。為了適應(yīng)新時代中專教育的穩(wěn)步提升，檔案管理需要做好記錄和參謀作用。

目前，中專的檔案管理信息化水平還不高，檔案管理人員還多是由原有的檔案員組成。這些人員由于長期傳統(tǒng)管理觀念的慣性影響，缺乏與時俱進的信息管理方式，且在信息技術(shù)運用能力方面較為缺乏，沒有意識和無力完成檔案管理信息化的推進。此外，中專教育雖然在我國教育體系中占據(jù)著重要的位置，但在社會中仍然存在著偏見，學(xué)校方面沒有充分認(rèn)識到檔案管理信息化的積極作用，認(rèn)為檔案是上級要求的，可有可無，沒有對檔案管理信息化進行有效的設(shè)計和軟硬件設(shè)備設(shè)施的提升。

二、加強學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)管理的有效途徑

(一)加強頂層設(shè)計，學(xué)校推動檔案管理信息化建設(shè)

中專學(xué)校要首先解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，開展查找差距、對標(biāo)先進的活動，以思想引領(lǐng)檔案管理信息化工作。比如，學(xué)校可以召開檔案管理信息化專題會議，宣貫信息化管理的重要意義，激發(fā)起全校師生的覺悟和激情。選擇發(fā)達地區(qū)的學(xué)校進行實地考察，積極向其學(xué)習(xí)，并邀請專家前往指導(dǎo)，從而有效規(guī)劃檔案管理信息化的方式途徑。其次，要全面排查信息化建設(shè)中存在的差距，特別是在軟硬件設(shè)施方面。建立主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)總責(zé)、部門領(lǐng)導(dǎo)親自抓、專兼職檔案管理員具體管，縱向責(zé)任明、橫向有人抓的管理網(wǎng)絡(luò)。將檔案工作納入工作指標(biāo)考核，每季度對檔案工作管理情況進行考核，考核結(jié)果與績效工資掛鉤，形成科學(xué)有效的監(jiān)管運行機制。

(二)提升專業(yè)技能，檔案人員加強自身素質(zhì)建設(shè)

檔案專職人員作為檔案管理的主力，要提升信息化管理的專業(yè)技能。首先要做好信息化建設(shè)的技能培訓(xùn)，配備專職檔案員、兼職檔案員，專職檔案員每年以集中培訓(xùn)和現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式對兼職檔案員進行培訓(xùn)、考試，增強員工的檔案意識，完善工作制度，確保工作有章可循。學(xué)校要制定《歸檔范圍及檔案保管期限表》《檔案工作管理辦法》《歸檔材料整理工作規(guī)范》《會計檔案分類方案》等制度、流程，對文件材料歸檔和檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、利用、庫房管理及離崗交接等事項做明確規(guī)定；對文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制、檔案裝具提出了明確要求，切實構(gòu)建起了從形成收集到整理歸檔，從保管利用到鑒定銷毀全過程的檔案制度體系。

(三)采取有效措施，整體合力推動檔案服務(wù)新效能

檔案的效能就是利用，學(xué)校要在嚴(yán)格落實國家檔案法律法規(guī)要求的基礎(chǔ)上，做好檔案服務(wù)利用工作。規(guī)范建立全宗卷，記錄學(xué)校發(fā)展。按照《全宗卷規(guī)范》，學(xué)校全宗卷內(nèi)容應(yīng)涵蓋全宗介紹、檔案收集、檔案整理等8個方面，記錄和說明了學(xué)校及檔案的歷史和現(xiàn)狀，做好查借閱工作，服務(wù)學(xué)校發(fā)展。學(xué)校檔案室要按照服務(wù)提升要求，推行網(wǎng)上借閱方式，及時高效地為服務(wù)對象提供檔案查借閱服務(wù)，為學(xué)校的教育發(fā)展提供有力支持，積極開展編研工作，促進能力提升。學(xué)校要利用庫藏檔案，編制學(xué)?！洞笫掠洝贰督M織機構(gòu)沿革》《榮譽匯編》《文件匯編》等編研材料，并積極對外交流，實現(xiàn)互聯(lián)互通。強化源頭控制，遵循“誰形成、誰收集、誰整理、誰移交”原則，明確“量、質(zhì)、期、責(zé)”四點要務(wù)，確保歸檔文件的真實性、原始性、完整性。在學(xué)校各部門設(shè)有兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集、整理、移交，專職檔案員每年對兼職檔案員進行現(xiàn)場指導(dǎo)，使每位兼職檔案員掌握了本部門應(yīng)歸檔的范圍，加強了檔案資源的源頭控制。嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，確保應(yīng)收盡收。在收集文件材料時提前明確收集范圍，準(zhǔn)確把握各類檔案的形成規(guī)律，區(qū)別文書、實物、聲像、基建、會計、設(shè)備等不同類別，分門別類地明確收集時間和內(nèi)容。嚴(yán)明收集紀(jì)律，運用事前提醒、事中跟進、事后督促、登門收集等形式，確保檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

三、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校檔案實現(xiàn)信息化的管理是必然趨勢，學(xué)校要把握時代發(fā)展規(guī)律，提升檔案管理設(shè)計，加強檔案管理人員素質(zhì)，穩(wěn)步推進檔案管理的有效服務(wù)。