加強(qiáng)社保檔案管理的幾點(diǎn)思考

潭存民 鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局

引言：社保檔案記錄了不同的單位或者個(gè)人具體的參保情況，為社保相關(guān)工作提供重要的文字資料，具有參考性的特點(diǎn)。當(dāng)前我國的社保檔案數(shù)量龐大，管理過程中檔案內(nèi)容也容易發(fā)生變化，為管理工作的效率造成影響。因此，明確社區(qū)檔案管理工作的作用，加強(qiáng)對社區(qū)檔案的管理工作對其實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的建設(shè)目標(biāo)具有重要的意義。

一、加強(qiáng)社保檔案管理的作用

（一）保護(hù)參保人的切身利益

對于社保檔案的管理工作的最終目的是保護(hù)參保人的切身利益。對于社保的受益人來講，從開始繳納保險(xiǎn)費(fèi)用開始，到可享受利益之時(shí)，在此期間需要有完善的社保檔案資料為其提供證明，因此完善的檔案資料對參保人十分重要，因此，只有加強(qiáng)社保檔案的管理工作，保證參保人的切身利益[1]。

（二）促進(jìn)社保單位提高工作效率

對社保檔案的管理工作進(jìn)行加強(qiáng)，可促進(jìn)社保單位提高工作效率，保證其服務(wù)質(zhì)量。社保檔案的管理工作具體是對投保人的相關(guān)資料進(jìn)行收集、分類整理、通過安全的方式保管和查閱等內(nèi)容，其中的各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)對參保人造成影響，因此需要管理人員在檔案管理過程中，提高管理意識(shí)、不斷加強(qiáng)管理的流程的規(guī)范程度，提高工作效率，為參保人提供準(zhǔn)確的檔案管理工作。

（三）加快社保管理改革的進(jìn)程

社保事業(yè)在改革過程中，需要管理部門提供準(zhǔn)確的檔案管理信息，因此檔案信息的管理非常重要。社保的管理部門應(yīng)以參保人為核心，提高對社保檔案的管理意識(shí)，提高對檔案管理工作的水平，不斷為社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的改革提供完整的檔案資料。

二、加強(qiáng)社保檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）加強(qiáng)社保檔案的管理意識(shí)

由于社保檔案信息管理工作有著非常重要的作用，因此，應(yīng)提高政府、社保管理部門以及社會(huì)的各個(gè)參保機(jī)構(gòu)對檔案管理工作的意識(shí)，政府應(yīng)對管理工作增加投入，為社保檔案管理工作建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，解決當(dāng)下由于建設(shè)資金不足導(dǎo)致的檔案室緊缺的問題，與此同時(shí)，檔案室還應(yīng)配備相應(yīng)的防潮、防蚊蟲、防火等設(shè)施和設(shè)備，為社保檔案資料的安全管理提供必要的條件，以便提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料的管理工作水平。

（二）完善社保檔案的管理體系

在社保檔案的管理工作中，應(yīng)確保工作的規(guī)范性，因此，應(yīng)不斷健全檔案管理的體系。充分根據(jù)社保檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合各地不同社保管理的實(shí)際情況，有針對性的制定出具體的社保檔案管理體系，制定完善的檔案管理工作方式，具體通過對檔案室、檔案室的配套設(shè)施、檔案內(nèi)容及分類、檔案的管理期限、負(fù)責(zé)檔案管理人員的具體責(zé)任、開發(fā)出信息化的管理軟件等方面逐一落實(shí)，同時(shí)制定出具體的工作計(jì)劃，逐漸將社保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、信息化的管理，形成規(guī)范的社保檔案的管理體系。

（三）建立資源豐富的數(shù)據(jù)庫

當(dāng)下是信息化的時(shí)代，各種先進(jìn)的信息技術(shù)不斷應(yīng)用在各項(xiàng)工作的管理中。在社保檔案的管理工作中也應(yīng)將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到其中，促進(jìn)檔案信息的管理工作發(fā)揮出其最大的價(jià)值，為投保人帶來更完善的服務(wù)、為社會(huì)貢獻(xiàn)出更多的力量?？赏ㄟ^在建設(shè)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中將社區(qū)檔案的管理系統(tǒng)加入到其中，并建立資源豐富的數(shù)據(jù)庫，完善檔案的檢索功能，當(dāng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)含有豐富的資源時(shí)，檔案的查詢以及調(diào)取工作就會(huì)高效和便捷，還可在檔案的管理工作中將電子的檔案文件加入其中，及時(shí)做好社保檔案的歸檔和備份工作，保證電子檔案的信息完整和安全。與此同時(shí)，對電子檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，確保檔案信息的更改能夠及時(shí)、準(zhǔn)確。在社保檔案的信息化管理中，還可采用條形碼或者二維碼的形式，為具體的參保人設(shè)置專屬二維碼，將參保人的具體信息進(jìn)行整合，這樣參保人員可隨時(shí)隨地通過掃描二維碼的形式了解自身的檔案信息。同時(shí)為檔案設(shè)置專屬條形碼，將電子檔案和紙質(zhì)檔案連接起來，將條形碼粘貼到檔案上，通過掃描傳到系統(tǒng)中，形成索引，當(dāng)需要提取相關(guān)檔案信息時(shí)，之需要將通過關(guān)鍵信息在索引中搜索就能迅速調(diào)取所需的檔案信息[2]。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才

加強(qiáng)社保檔案的管理工作，人才是關(guān)鍵，只有加強(qiáng)對管理人員的培養(yǎng)，才能從根本上提高社保檔案的管理問題，對于人才的培養(yǎng)可通過以下幾種方式：第一，制定高等人才的招聘計(jì)劃，提高管理人才選拔的標(biāo)準(zhǔn)，選擇知識(shí)水平高、管理經(jīng)驗(yàn)足的人才，建立社保檔案管理人才隊(duì)伍；第二，可對社保部門現(xiàn)有人才進(jìn)行階段性的培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的管理知識(shí)以及操作技術(shù)，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，由于社保的檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，因此，需要管理人員在具備相應(yīng)的管理知識(shí)的前提下，還應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)操作及軟件使用的能力。因此，管理部門可組織管理人員去外地具備先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的地區(qū)學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，對于信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高其檔案管理的綜合能力，加強(qiáng)管理人員對計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力，使其熟練掌握檔案數(shù)據(jù)庫的管理和電子文件的管理，不斷創(chuàng)新社保檔案信息管理的思路。此外，還可通過聘請檔案管理方面的專家進(jìn)行指導(dǎo)，以召開講座的形式向檔案管理人員傳授經(jīng)驗(yàn)，或者解答管理人員工作過程面臨的問題，不斷打造社保檔案管理的隊(duì)伍。第三，對于社保的檔案管理人員本身來講，要增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)和自我修養(yǎng)，增強(qiáng)對社保檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)，在管理工作中樹立較強(qiáng)的責(zé)任心 ，并且時(shí)刻保持虛心學(xué)習(xí)的態(tài)度，不斷通過實(shí)踐提高自身的綜合素質(zhì)，促進(jìn)社保檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展。

結(jié)論：綜上所述，為保證社會(huì)保險(xiǎn)投保人的切身利益，社保檔案信息的管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)社保檔案的管理意識(shí)、完善社保檔案的管理體系、建立資源豐富的數(shù)據(jù)庫、培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才，提高對社保檔案的管理水平，促進(jìn)我國社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展。