基于組織特性的企業(yè)多項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)分析及控制

譚戰(zhàn) 中國人民大學(xué)

很多企業(yè)采用的“MBP,Management by Project”式戰(zhàn)略，以應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)，保持企業(yè)本身的活力和創(chuàng)造力。MBP是基于組織特性的企業(yè)多項(xiàng)目管理來實(shí)現(xiàn)的，既企業(yè)將自身的組織通過一個(gè)個(gè)的內(nèi)部項(xiàng)目來整合運(yùn)行，項(xiàng)目就是組織特性企業(yè)的載體。而業(yè)務(wù)項(xiàng)目種類繁多，包括新品開發(fā)、市場(chǎng)規(guī)劃和營(yíng)銷、信息交流、組織規(guī)劃等，覆蓋企業(yè)的每個(gè)角落。企業(yè)的業(yè)務(wù)項(xiàng)目多是并行或交疊的既多項(xiàng)目，其牽扯眾多，挑戰(zhàn)性十足。這緣于企業(yè)本身的特性，同時(shí)也受信息、項(xiàng)目、業(yè)務(wù)、資源等因素的影響，業(yè)務(wù)項(xiàng)目之間互動(dòng)關(guān)系復(fù)雜，因組織特性企業(yè)多項(xiàng)目管理不合理而造成的業(yè)務(wù)組織失敗和企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)有發(fā)生，使眾多企業(yè)談之色變。目前為止，基于組織特性企業(yè)多項(xiàng)目的研究主要是在項(xiàng)目與組織戰(zhàn)略、多項(xiàng)目調(diào)度等，這些理論研究中信息是有時(shí)效性的也是最重要的，本文是從組織特性的層面來闡述多項(xiàng)目管理的風(fēng)險(xiǎn)，是為了企業(yè)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)提供理論上的支持。

一、基于組織特性的多項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)分析

競(jìng)爭(zhēng)激烈、環(huán)境多變、信息更迭、創(chuàng)新壓力大和多項(xiàng)目的復(fù)雜難統(tǒng)籌，使得多項(xiàng)目管理遭受各種難預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)的影響。這些風(fēng)險(xiǎn)因素又決定著組織管理的效率及有效運(yùn)作，危及組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。從組織特性的來講，企業(yè)中多項(xiàng)目管理還受企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的影響，業(yè)務(wù)項(xiàng)目的成敗還于企業(yè)組織的結(jié)構(gòu)，信息的管理，資源分配有關(guān)。

（一）組織特性的企業(yè)與組織目標(biāo)關(guān)聯(lián)的風(fēng)險(xiǎn)

市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)組織要獲得生存空間及競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，就需要細(xì)分業(yè)務(wù)項(xiàng)目，精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，提高運(yùn)作效率，再將分解出的子目標(biāo)或業(yè)務(wù)一一實(shí)現(xiàn)。因?yàn)槊總€(gè)被細(xì)分的業(yè)務(wù)項(xiàng)目的子目標(biāo)各不相同，所以每個(gè)項(xiàng)目子目標(biāo)都存在差異，子目標(biāo)相對(duì)獨(dú)立性更強(qiáng)，但實(shí)現(xiàn)難度更低，所需人手也少。這種相對(duì)獨(dú)立性使得參與項(xiàng)目的人員都擁有相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)項(xiàng)目的子目標(biāo)，信息流通快，難度低，基于各自的目標(biāo)進(jìn)行優(yōu)化和決策，效率更高。當(dāng)然，業(yè)務(wù)項(xiàng)目的子目標(biāo)的優(yōu)化決策不意味著整體得到了優(yōu)化，子目標(biāo)的優(yōu)化決策往往不能定向，目標(biāo)差異大，這樣也會(huì)導(dǎo)致決策差異。如項(xiàng)目決策以自身為主，一旦謀業(yè)務(wù)項(xiàng)目的子目標(biāo)妨礙到另一個(gè)項(xiàng)目的子目標(biāo)，就會(huì)造成企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)分歧甚至引發(fā)沖突，嚴(yán)重影響項(xiàng)目進(jìn)度，形成企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目之間互不支持的局面。

（二）組織特性企業(yè)的文化風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)企業(yè)實(shí)施MBP戰(zhàn)略，企業(yè)業(yè)務(wù)逐漸轉(zhuǎn)向多項(xiàng)目并聯(lián)實(shí)體，這就需要組織再造，完善和豐富其內(nèi)部管理流程。其管理模式會(huì)與守舊派固有的人生觀、價(jià)值觀產(chǎn)生劇烈的摩擦甚至引發(fā)沖突，而MBP戰(zhàn)略中復(fù)雜的互動(dòng)關(guān)系就要求管理者擁有超高的管理技巧，這對(duì)一些民辦和中小企業(yè)來說難度很大。而在決策時(shí)，成員之間不同的處理手法，也會(huì)導(dǎo)致成員內(nèi)部之間出現(xiàn)溝通障礙，造成不能及時(shí)處理突發(fā)事件。和諧、高效、信任、尊重、互助是企業(yè)員工對(duì)多項(xiàng)目管理方式必須具備的態(tài)度。因此，組織特性的企業(yè)固有的價(jià)值觀、人生觀、會(huì)成為多項(xiàng)目管理的最大絆腳石。

（三）業(yè)務(wù)項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)

矩陣型組織結(jié)構(gòu)是最經(jīng)典的一種多項(xiàng)目管理組織模式，能打破各職能部門的界限、充分提高各部門之間的協(xié)作、使內(nèi)部資源得到更合理的利用，使企業(yè)能更扛商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，具備結(jié)構(gòu)柔性，不易出現(xiàn)商業(yè)危機(jī)。但隨著企業(yè)的發(fā)展，規(guī)模的擴(kuò)大，子企業(yè)的增多，地域的拓展，更多管理人員的加入，這種企業(yè)組織結(jié)構(gòu)會(huì)出現(xiàn)新的職能問題，如：雙重領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)權(quán)不等、成員管理混亂、朝令夕改等。另外，還會(huì)導(dǎo)致信息不透明使核心人員、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、決策層、員工之間產(chǎn)生誤解，嚴(yán)重的會(huì)造成人才流失，危及企業(yè)生存。這種情況下就要求企業(yè)要有開放、靈活、包容的組織結(jié)構(gòu)，重新分配企業(yè)內(nèi)部責(zé)權(quán)，在動(dòng)蕩和沖突中取得新的平衡。

（四）組織特性企業(yè)的信息管理風(fēng)險(xiǎn)

組織特性企業(yè)信息是無縫流動(dòng)與透明的，這也是多項(xiàng)目正常進(jìn)行的基礎(chǔ)，因?yàn)樾畔⒋嬖跁r(shí)效性，所以及時(shí)的信息分享就必不可少了，這樣有助于消除誤解、降低決策失誤、預(yù)防商業(yè)欺詐、保證企業(yè)穩(wěn)定。同時(shí)，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息的傳遞越來越快，其時(shí)效性降低。如何保證信息高效、快速、準(zhǔn)確地交換到所需的部門或負(fù)責(zé)人的手中也成為企業(yè)需要思考的難題。其實(shí)，企業(yè)中信息“發(fā)送給誰”“內(nèi)容是啥”“傳遞時(shí)間”“怎么傳遞”“誰接受的”“安全問題”等問題一直存在，并且由于企業(yè)內(nèi)部缺乏有效的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來支持其做到實(shí)時(shí)監(jiān)控，所以在企業(yè)內(nèi)部和各項(xiàng)目之間實(shí)現(xiàn)信息的順暢、透明、高效是很困難的。以上這些，就是組織特性企業(yè)的信息管理存在的風(fēng)險(xiǎn)，其信息的私密性、實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)性難保證，各項(xiàng)目持有的信息太局部、不對(duì)稱，這就是多項(xiàng)目信息管理的風(fēng)險(xiǎn)來源。

（五）業(yè)務(wù)項(xiàng)目資源配置風(fēng)險(xiǎn)

在多項(xiàng)目共同運(yùn)作的大環(huán)境下，各業(yè)務(wù)項(xiàng)目必要同時(shí)競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)的資金、廠房、設(shè)備、工人、原材料、倉庫等公共資源，因此各項(xiàng)目存在競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，雖然競(jìng)爭(zhēng)的強(qiáng)度不同，但畢竟存在競(jìng)爭(zhēng)。這就要求企業(yè)老總來建立所需資源的共享資源庫，建立完善的進(jìn)出制度，信息實(shí)時(shí)更新，即使資源庫中的資源的不斷變化，但是各項(xiàng)目所需的資源都盡可能的根據(jù)需求同時(shí)得到滿足，即使資源短缺，也不會(huì)起沖突，這樣會(huì)使資源利用率更合理。這樣各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)各自項(xiàng)目的需求預(yù)約取用，各項(xiàng)目成員互相配合，資金周轉(zhuǎn)流暢、時(shí)間安排合理，盡可能減少?zèng)_突，提高企業(yè)的穩(wěn)定程度。多項(xiàng)目之間是相互依賴和協(xié)作的，有任何一個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)問題，都將波及其他項(xiàng)目，因此，業(yè)務(wù)項(xiàng)目資源的優(yōu)化勢(shì)在必行。

二、基于組織特性的企業(yè)多項(xiàng)目管理的風(fēng)險(xiǎn)控制

動(dòng)態(tài)的環(huán)境下，組織特性的企業(yè)多項(xiàng)目盤根錯(cuò)節(jié)，理不清，剪不斷，控制難度激增。而其自身持有的特性又是多項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)的根源。本文假設(shè)了一個(gè)模型，以多項(xiàng)目管理中的不同業(yè)務(wù)組織結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，進(jìn)行重新整合，以其中的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制為中心，將風(fēng)險(xiǎn)管理細(xì)分為：風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)協(xié)調(diào)中心、風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)、專家系統(tǒng)、后勤保障系統(tǒng)、形成以交流——協(xié)調(diào)——分配——協(xié)同管理為主要功能的組織特性企業(yè)多項(xiàng)目管理平臺(tái)。模型的功能及作用會(huì)有如下說明。

基于組織特性的企業(yè)多項(xiàng)目管理平臺(tái)其功能主要表現(xiàn)在有三個(gè)優(yōu)勢(shì)：引導(dǎo)功能——使得組織特性的企業(yè)決策者們?cè)跊Q策時(shí)，有更多的成功案例進(jìn)行參考，全面分析案例，能夠與不同層次的負(fù)責(zé)人進(jìn)行更多的交流，而多項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理平臺(tái)能從組織層面把握更多的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)以及可能出現(xiàn)異常的方向；交流功能——使得企業(yè)在進(jìn)行多項(xiàng)目管理時(shí)，信息流動(dòng)更快，對(duì)知識(shí)、信息、資源的把握更好，有效控制競(jìng)爭(zhēng)范圍和強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)良性互動(dòng)；協(xié)調(diào)功能——使得企業(yè)在多項(xiàng)目管理時(shí)，能夠整合相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)和發(fā)現(xiàn)可借鑒的案例，形成大局觀，以全局的觀念把控業(yè)務(wù)項(xiàng)目，不會(huì)拘泥于細(xì)枝末節(jié)，形成動(dòng)態(tài)活動(dòng)的管理過程。

建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制作為本模型的中心環(huán)節(jié)，具有引導(dǎo)、預(yù)防、檢查、控制、消除的作用，目的是根據(jù)客戶的需求變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理、合理分配、快速反應(yīng)，這樣既節(jié)約時(shí)間有能減少摩擦沖突，提高企業(yè)駕馭變化的能力，增強(qiáng)企業(yè)的生產(chǎn)能力。而管理平臺(tái)則要著力于解決管理系統(tǒng)中存在的問題，著眼消除信息不透明、設(shè)備調(diào)度失衡、業(yè)務(wù)項(xiàng)目無條理的影響，為企業(yè)提供一個(gè)強(qiáng)大的管理平臺(tái)。

在組織特性企業(yè)多項(xiàng)目管理平臺(tái)中設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)，其主要負(fù)責(zé)的就是重大問題的決策，審批風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)則，盡可能的使企業(yè)做到利益分配均衡，激勵(lì)機(jī)制完善，使企業(yè)保持透明穩(wěn)定發(fā)展。當(dāng)出現(xiàn)或?qū)⒁霈F(xiàn)問題時(shí)，可通過已經(jīng)做好的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案，對(duì)需要解決的問題進(jìn)行剖析，并通過組織特性企業(yè)多項(xiàng)目管理平臺(tái)中的專門設(shè)定的專家系統(tǒng)解決問題。而后勤保障系統(tǒng)除了保證企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)外還要肩負(fù)起企業(yè)員工的娛樂活動(dòng)，做到勞逸結(jié)合。當(dāng)然在方案實(shí)施后，要及時(shí)進(jìn)行反饋，以為后人積累經(jīng)驗(yàn)。

三、結(jié)語

多項(xiàng)目管理不僅是對(duì)組織特性企業(yè)的信息、文化、業(yè)務(wù)項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)的一項(xiàng)挑戰(zhàn)，也是對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)的一項(xiàng)挑戰(zhàn)。但是企業(yè)要想發(fā)展，就必須要打破傳統(tǒng)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的束縛，結(jié)合最新的信息來進(jìn)行多項(xiàng)目管理。本文基于組織特性企業(yè)的特性對(duì)其在業(yè)務(wù)項(xiàng)目、信息等多項(xiàng)目管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行總結(jié)論述。通過這些總結(jié)論述，可以提高組織特性企業(yè)的多項(xiàng)目管理的效率和共享性，防范潛在的風(fēng)險(xiǎn)，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。希望本文能對(duì)組織特性企業(yè)的多項(xiàng)目管理活動(dòng)起到積極地推進(jìn)作用。