在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的民營企業(yè)檔案工作

邢燕飛

摘 要：在2015年政府工作報(bào)告已明確提出了互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)，數(shù)字化時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)+的運(yùn)用，從根本上已經(jīng)改變了以往傳統(tǒng)檔案管理工作。檔案內(nèi)容“紙質(zhì)化”時(shí)代在慢慢的退化，即把傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化，檔案利用者再也不用跑到檔案室取復(fù)印件，可直接瀏覽利用；實(shí)體檔案借出也可以在線上操作審批完成各種手續(xù)，真正為利用者提供了便利，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代；民營企業(yè)；檔案工作

互聯(lián)網(wǎng)+是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的產(chǎn)物。互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的檔案管理中，“+”指的是檔案管理。在檔案管理的過中，利用檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行管理。檔案工作是非常重要的，檔案承載著企業(yè)發(fā)展的歷史，沒有檔案，企業(yè)的歷史難以積累，企業(yè)最終會(huì)失去記憶。因此，在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代管理下如何進(jìn)一步管好、利用好這些檔案，是民營企業(yè)檔案工作面臨的一項(xiàng)全新課題。

1 民營企業(yè)檔案工作中存在的問題分析

1.1 檔案意識(shí)淡薄

有的民營企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)片面認(rèn)為企業(yè)重要的是生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售，檔案管理的好壞無關(guān)大局，沒有把檔案工作列入議事日程，在人員配備、庫房建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)等所需的經(jīng)費(fèi)方面重視不夠。

1.2 檔案管理工作發(fā)展不平衡、信息化水平低

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為重要的信息資源，它的價(jià)值越來越引起社會(huì)廣泛重視。但在實(shí)際工作中，企業(yè)檔案管理方式與質(zhì)量相差懸殊。雖有少數(shù)企業(yè)已實(shí)現(xiàn)檔案信息化，但大部分小型民營企檔案管理工作仍處于 “抽屜式” 手工管理階段，因受到時(shí)間、保管方式、地域的條件限制，檔案信息往往不能及時(shí)為各部門與用戶所用，不能滿足信息化社會(huì)人們對(duì)信息 “廣、快、精、準(zhǔn)”的要求，不能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，達(dá)到檔案的最大利用效果。

1.3 檔案管理難以應(yīng)對(duì)大量電子文件的沖擊

許多民營企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對(duì)電子文件的涌現(xiàn)，采取“鴕鳥政策”，固守傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式。面對(duì)信息技術(shù)發(fā)展，無法對(duì)電子文件統(tǒng)一管理，任由電子文件由各自或部門自生自滅（沒有另外備份），甚至致使部分員工離職時(shí)隨意復(fù)制甚至刪除公司電腦中的電子文件，結(jié)果造成大量的電子檔案資源流失。

1.4 檔案管理人員文化素質(zhì)低，服務(wù)意識(shí)淡薄

傳統(tǒng)檔案工作中，民營企業(yè)檔案管理人員忠實(shí)地保管著檔案，被動(dòng)地為用戶提供檔案利用，把如何從數(shù)量龐大的檔案卷宗中搜尋、獲取所需的信息、知識(shí)的難題常留給查借人自己去解決。在利用檔案信息和檔案創(chuàng)造價(jià)值的過程中，民營企業(yè)檔案管理者服務(wù)的意識(shí)淡薄，不會(huì)把利用價(jià)值高的檔案或常利用的檔案做成編研或二次加工，無所作為，甚至導(dǎo)致檔案散亂不齊。

民營企業(yè)檔案工作面臨上述困境的根本原因在于傳統(tǒng)檔案管理無法適應(yīng)外部環(huán)境的急劇變化，檔案管理理念沒有及時(shí)更新，傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)還對(duì)人們的思想有著重要影響，檔案管理工作不能及時(shí)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理模式還占主導(dǎo)地位，還不能有效引入新型管理模式，導(dǎo)致檔案管理效率低下，工作質(zhì)量不能提高。

2 互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的民營企業(yè)檔案工作對(duì)策

2.1 檔案管理使用互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的檔案管理系統(tǒng)

民營企業(yè)除了投入檔案的硬件配置外，還需投入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，它包含管理平臺(tái)與利用平臺(tái)，屬于網(wǎng)絡(luò)版多用戶同時(shí)上線使用的軟件，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)辦公與檔案信息資源共享的平臺(tái)，海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，開啟數(shù)字化建檔工作，逐步完善建檔信息的完整、詳盡、有效地實(shí)現(xiàn)檔案共享共建，提高檔案提供速度和服務(wù)效率，邁向檔案資源的集中化、數(shù)字化、知識(shí)化管理的全面發(fā)展與管控。

2.2 檔案管理使用互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下檔案數(shù)字化

加快室藏傳統(tǒng)檔案載體的數(shù)字化進(jìn)程。首先要完成檔案內(nèi)容的數(shù)字化，要從以往傳統(tǒng)的檔案管理工作模式中解放出來，改變效率低下、粗放式的工作形式，徹底完成檔案的數(shù)字化建設(shè)。將檔案內(nèi)容認(rèn)真核對(duì)確保無誤后，通過掃描、錄像等方式轉(zhuǎn)變成新型的檔案材料，著錄在檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)中。同時(shí)加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案管理，以及電子檔案移交進(jìn)室的監(jiān)督管理指導(dǎo)和檢查力度。積極開展兼職檔案員直接歸檔的一系列工作，從源頭上保證電子檔案的真實(shí)完整、安全可靠，長期可用。為了分擔(dān)檔案管理員的工作壓力，也可以采用部分檔案數(shù)字化外包形式，加快數(shù)字化的步伐。

2.3 檔案管理使用互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的檔案安全

民營企業(yè)的檔案工作不僅僅是檔案管理部門的職責(zé)，也是由各部門專、兼職檔案管理人員及全體員工共同參與完成的工作。因此，全體員工的檔案安全意識(shí)特別是領(lǐng)導(dǎo)的檔案安全意識(shí)決定了一個(gè)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全工作水平和工作的氛圍。檔案承載著“記錄歷史，服務(wù)企業(yè)”的重要作用，檔案工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作重要組成部分，檔案數(shù)據(jù)的安全更是檔案管理中重中之重。

通過多種途徑保障檔案數(shù)據(jù)的安全，使每一位業(yè)務(wù)經(jīng)辦人都切實(shí)重視起檔案數(shù)據(jù)安全性，不斷增強(qiáng)使命感、責(zé)任感，自覺性從思想上、行動(dòng)上確保數(shù)據(jù)安全放在各項(xiàng)工作的首位，真正樹立檔案數(shù)據(jù)“安全第一”的意識(shí)，自覺維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，切實(shí)落實(shí)安全責(zé)任。此外，還需要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)以及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢測，所有使用的計(jì)算機(jī)都要安裝殺毒軟件，防止黑客入侵。外來文件一定要經(jīng)過嚴(yán)格的查殺。

同時(shí)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全的宣傳力度，利用與檔案形成部門溝通檔案的密級(jí)問題并探討檔案的安全性，討論檔案利用的審批流程，以及在檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)中設(shè)置檔案利用審批權(quán)限等等。還要注意檔案在保存和傳輸中的保密和安全，堅(jiān)決防止失泄密。采取各種有效措施，確保企業(yè)檔案信息的絕對(duì)安全。

2.4 檔案管理使用互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的檔案利用

進(jìn)入檔案后保管時(shí)代，知識(shí)管理的特點(diǎn)要求檔案人員實(shí)現(xiàn)角色轉(zhuǎn)換，從檔案管理者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)提供者。檔案人員的用心之舉，為檔案工作耕耘出新的天地。

1）大力開展傳統(tǒng)載體數(shù)字化檔案工作，及時(shí)以檔案數(shù)字化代替原件利用。對(duì)已實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的原件妥善保管，一般不再提供利用。

2）促進(jìn)資源共享。首先把公開類的檔案上傳到檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，開展遠(yuǎn)程利用（線上利用）。其次，逐步把其它類的按權(quán)限開放給相應(yīng)的人員使用，解決時(shí)間、空間的限制，把檔案開發(fā)利用提高到新的水平，“真正體現(xiàn)按需共享的目的”。同時(shí)對(duì)密級(jí)檔案按流程審批查（借）閱，確保密級(jí)檔案的安全。

加強(qiáng)檔案的加工開發(fā)，讓檔案升值，也就是把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”。

一方面，可以建立檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，即可以實(shí)現(xiàn)高價(jià)值數(shù)據(jù)的公開獲取，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的二次利用，又可以根據(jù)用戶利用頻率和口碑相結(jié)合過慮出價(jià)值密度較高的檔案數(shù)據(jù)，為高質(zhì)量的內(nèi)容輸出提供來源支持和用戶反饋，以使檔案部門更有針對(duì)性地滿足用戶的商用需求。

3 結(jié)束語

當(dāng)前檔案管理工作信息建設(shè)的要求迫在眉睫，作為檔案管理人員，必須摒棄陳舊的觀念，樹立將檔案管理工作融入于“互聯(lián)網(wǎng)+”的新思想，積極借鑒先進(jìn)的成功經(jīng)驗(yàn)，開拓創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，積極投入到檔案管理工作信息化建設(shè)之中，讓檔案支撐企業(yè)的未來發(fā)展，規(guī)范企業(yè)的經(jīng)營管理，確保檔案管理工作發(fā)揮最大效能。

參考文獻(xiàn)

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