基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案信息現(xiàn)代化管理

張冰

摘? ?要：基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案信息現(xiàn)代化管理要強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化管理;要搭建檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，提高信息化水平;要建立科學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系，提高管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理? 檔案信息? 現(xiàn)代化管理? 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

中圖分類號(hào)：TP311? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）09（c）-0179-02

檔案信息化是運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案信息現(xiàn)代化管理指明了方向，檔案管理人員應(yīng)樹立“互聯(lián)網(wǎng)+”思維觀念，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有機(jī)融合到檔案信息管理工作中，構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案信息現(xiàn)代化管理模式，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用推動(dòng)檔案信息現(xiàn)代化管理建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

1? 強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

只有做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能夠?yàn)闄n案信息化現(xiàn)代化管理提供重要的保障。

在檔案信息化建設(shè)過程中，為保證順利開展各項(xiàng)工作，需要做好并強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，必須完善計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、軟件設(shè)備、各類輔助設(shè)備以及基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)（內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和外網(wǎng)要實(shí)行物理隔離，明確職責(zé)，相互獨(dú)立運(yùn)行）等相關(guān)配套設(shè)施，同時(shí)還要做好其他方面基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案信息化現(xiàn)代化管理提供重要保障。根據(jù)當(dāng)前檔案信息管理的發(fā)展需要，需要加大資金投入，配備檔案信息系統(tǒng)管理系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等相應(yīng)的信息設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案流水化采集、網(wǎng)上檔案查閱、檔案業(yè)務(wù)處理、基礎(chǔ)信息維護(hù)、查詢處理和統(tǒng)計(jì)分析的數(shù)字化管理，確保檔案信息管理基礎(chǔ)工作的順利開展。

在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中要建立信息處理中心，配備先進(jìn)的子系統(tǒng)，開發(fā)新系統(tǒng)軟件，滿足醫(yī)院檔案管理信息現(xiàn)代化化建設(shè)需求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理子系統(tǒng)之間的對(duì)接，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案與文件的收集、分類、整理、存儲(chǔ)與查閱等管理，提高醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理水平。

2? 建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化管理

2.1 建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫

應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)保存檔案信息時(shí)全部應(yīng)用數(shù)字的形式，即數(shù)據(jù)信息，依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的即時(shí)傳播與發(fā)布。要使檔案信息管理數(shù)字化，必須建立數(shù)據(jù)庫。這要求各相應(yīng)單位應(yīng)重視數(shù)據(jù)庫的建立，保證數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性。數(shù)據(jù)庫在符合網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)便于檔案管理人員使用與閱讀，能隨時(shí)檢索檔案信息。在建立數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)使用先進(jìn)的管理軟件，增加使用期限，降低更換頻率。目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，有效提高了檔案信息管理的工作效率，但是存在一定的安全問題，所以在建立數(shù)據(jù)庫時(shí)應(yīng)注意維護(hù)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)，避免建立檔案庫造成數(shù)據(jù)丟失，促進(jìn)檔案信息管理工作的順利推進(jìn)。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化管理

檔案信息內(nèi)容數(shù)據(jù)化。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理，強(qiáng)調(diào)信息的挖掘利用及快速流通，全面數(shù)據(jù)化檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)全內(nèi)容的無縫檢索，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化，即將檔案內(nèi)容變成可檢索的電子數(shù)據(jù)，不但要實(shí)現(xiàn)文字內(nèi)容全文識(shí)別和全文索引，還要將多媒體數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)無障礙的內(nèi)容檢索。

檔案保管數(shù)據(jù)化。人工智能、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理日益自動(dòng)化數(shù)據(jù)化。視頻監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)、電子標(biāo)簽系統(tǒng)等新興技術(shù)逐步引入檔案管理中，在建設(shè)過程中要注意數(shù)據(jù)的累積和整合，擴(kuò)充檔案原始大數(shù)據(jù)積累，研究更好的檔案保管模式。

檔案利用的數(shù)據(jù)化。檔案管理部門在推行網(wǎng)上服務(wù)、遠(yuǎn)程服務(wù)和自助服務(wù)之后，能精準(zhǔn)記錄檔案利用者各種利用行為數(shù)據(jù)，這些海量積累的數(shù)據(jù)能讓檔案管理部門研究開發(fā)出更好的檔案服務(wù)模式，促進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量的不斷提升。

3? 搭建檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，提高信息化水平

搭建檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，提高檔案管理的信息化水平是實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理創(chuàng)新的重要舉措。檔案管理部門可利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立專門的檔案管理網(wǎng)站向社會(huì)公開檔案信息，為社會(huì)公眾提供更多更豐富的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源的高度共享。一是建立專門的檔案信息加工系統(tǒng)，做好檔案資料的搜索與整理，通過錄入、修改、刪除、制作數(shù)據(jù)表格等工作的開展，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢奠定基礎(chǔ)，信息加工系統(tǒng)的建立與完善至關(guān)重要。二是做好檔案信息的存儲(chǔ)和共享。檔案信息種類多、內(nèi)容繁雜，管理困難，要按照價(jià)值不同進(jìn)行系統(tǒng)分類存儲(chǔ)，便于檢索、整理、打印與共享。三是建立健全檔案資源信息網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，必要時(shí)開發(fā)與設(shè)計(jì)科學(xué)的查詢軟件確保查詢方式的高效和查詢內(nèi)容的準(zhǔn)確完整性。

4? 建立科學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系

檔案信息資源安全性是檔案信息現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可為人們提供海量的檔案信息，尤其基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案信息安全問題尤為突出。因此，必須重視并建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系，確保檔案信息資源的安全存儲(chǔ)和安全使用。

一是必須重視檔案信息資源安全，嚴(yán)格遵守檔案信息資源使用制度和操作規(guī)程，不斷強(qiáng)化各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)管責(zé)任。其次，要明確檔案信息資源使用原則，建立一套完整的等級(jí)使用制度，根據(jù)檔案信息資源的保密等級(jí)分類管理;對(duì)于不能公諸于眾的檔案資料進(jìn)行加密處理，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)規(guī)定檔案信息訪問權(quán)限和查閱權(quán)限，同時(shí)限制查閱范圍。對(duì)于一些級(jí)別較高的檔案信息，盡量設(shè)置“申請(qǐng)驗(yàn)證”“密碼填寫”等使用程序，確保檔案安全高效共享。再次，必須備份檔案信息數(shù)據(jù)，加強(qiáng)電子檔案的維護(hù)和檢測(cè)，保障檔案安全。最后，應(yīng)定期不定期組織開展安全檢查，測(cè)試和維護(hù)系統(tǒng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種安全隱患，提高檔案信息的安全性。一旦監(jiān)測(cè)到試圖篡改數(shù)據(jù)的行為系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)報(bào)警，管理員可在第一時(shí)間檢查處理，安全存儲(chǔ)和使用檔案信息資源。

5? 提高管理人員的綜合素質(zhì)

5.1 提高專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)

檔案信息管理需要專業(yè)知識(shí)與技能優(yōu)良人才，只有熟悉理論知識(shí)，具有良好的業(yè)務(wù)管理能力，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案信息管理對(duì)管理人員提出了更高的素質(zhì)要求，需要通過不斷優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍人才結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的理念，通過教育培訓(xùn)使之掌握應(yīng)用信息管理、網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的基本技能，不斷提升檔案管理能力，增強(qiáng)責(zé)任感，不斷提升管理人員的綜合素養(yǎng)，為醫(yī)院檔案信息現(xiàn)代化管理提供人才支持，確保檔案管理工作的有序開展。

5.2 重人重崗重責(zé)

檔案信息管理需要極其認(rèn)真負(fù)責(zé)的人擔(dān)任該職責(zé)，各相關(guān)部門最好能安排熟悉和認(rèn)真對(duì)待檔案信息管理工作、避免人員頻繁流動(dòng)造成檔案泄密現(xiàn)象出現(xiàn)的在職人員從事檔案管信息管理工作。

隨著基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，為檔案信息現(xiàn)代化管理提供了全新思路。檔案管理部門要抓住發(fā)展契機(jī)，形成互聯(lián)網(wǎng)思維模式，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為途徑高效整合各類檔案信息資源，加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)，構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，提高檔案管理人員素養(yǎng)，促使檔案管理向現(xiàn)代化信息化方向發(fā)展。

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