淺談科研院所合同管理

趙紅麗

關(guān)鍵詞：科研院所 ?合同管理 ?建議

我國的科研院所大部分是財政差額撥款的事業(yè)單位，收入來源除了一部分由財政撥款以外，還有向科技部、基金委等各部委申請的科研項目經(jīng)費和其他對外爭取的合同經(jīng)費等，科研院所的科研項目經(jīng)費支出中很大一部分是購買設(shè)備、材料、委托加工測試等費用，不管是對外爭取的科研項目經(jīng)費還是科研項目經(jīng)費支出都需要簽訂合同來完成，目前科研院所在合同管理上還存在很多不完善的地方，這些不完善的地方給科研院所的管理帶來了風(fēng)險，需要加以規(guī)范和解決。本文結(jié)合實際工作對如何加強科研院所的合同管理進行了探討。

一、科研院所合同類型

（一）按合同簽訂方

按照合同簽訂方來分，科研院所的合同可以分為兩種，一種是科研院所作為合同的甲方，這種合同是由科研院所主導(dǎo)完成，合同履行對應(yīng)的是科研院所的經(jīng)費支出;另一種是科研院所作為合同的乙方，這種合同是由合同簽訂的甲方主導(dǎo)完成，合同履行對應(yīng)的是科研院所的經(jīng)費收入。

（二）按合同業(yè)務(wù)類型

按照合同涉及的科研業(yè)務(wù)類型來分，可以分為四種：第一是科研協(xié)作合同，就是合同雙方共同承擔(dān)某一科研任務(wù)而簽訂的合同;第二是采購合同，就是采購設(shè)備、材料等簽訂的合同;第三是委托加工合同，就是委托加工材料、委托測試、委托服務(wù)等簽訂的合同;第四是技術(shù)開發(fā)合同，就是進行技術(shù)開發(fā)研究、技術(shù)開發(fā)服務(wù)等簽訂的合同。

二、科研院所合同管理現(xiàn)狀

（一）合同分類不清楚

科研院所既要承擔(dān)國家科研任務(wù)、又要對外爭取科研項目，還要從事技術(shù)開發(fā)、新產(chǎn)品開發(fā)等業(yè)務(wù)，因此和企業(yè)相比，科研院所的合同種類多，合同管理復(fù)雜，對合同的分類容易混淆，比如搞不清科研協(xié)作合同和技術(shù)開發(fā)合同的區(qū)別、不能準確區(qū)分既買材料又要對材料進行加工到底是屬于材料采購合同還是委托加工合同等等。

（二）合同簽訂不規(guī)范

有的科研院所以科研業(yè)務(wù)活動為主，對研究所層面的管理不夠重視，內(nèi)部管理執(zhí)行的是課題組長負責(zé)制，因此課題組的合同一般都是研究人員為主導(dǎo)協(xié)商簽訂，管理部門只負責(zé)在合同書上加蓋合同章，管理人員較少或者沒有參與整個合同簽訂過程。而科研人員往往只對業(yè)務(wù)了解，對合同起草、合同條款和合同履行等都不專業(yè)，致使有的合同簽訂后很難按實履行，有的合同因沒有考慮到開具發(fā)票帶來的納稅支出而造成了虧本，有的合同條款不完善造成了發(fā)生合同糾紛時很難追究對方責(zé)任而給研究所或課題組帶來了經(jīng)濟損失。

（三）合同管理人員不專業(yè)

科研院所對合同管理的認識一般都比較狹義，常常僅指合同的簽訂或者檔案管理，而沒有包括合同履行和違約責(zé)任等管理。合同管理人員一般設(shè)在科研處或者項目管理處，合同的簽訂也都不全由合同管理人員來負責(zé)完成，管理人員對合同管理不夠?qū)I(yè)，有的合同管理人員對研究所的科研業(yè)務(wù)不了解，有的合同管理人員缺乏合同管理方面的基礎(chǔ)知識，有的認為合同管理只要管好研究所作為合同甲方而簽訂的合同就可以沒有風(fēng)險。

三、加強科研院所合同管理的建議

（一）完善合同管理的相關(guān)制度

很多科研院所建立了各項經(jīng)費管理制度、財務(wù)管理制度等，但沒有專門的合同管理制度，尤其是針對不同業(yè)務(wù)類型的合同管理制度，因此科研院所首先要建立和完善相關(guān)的合同管理制度。制度要明確按照合同的不同類型進行分類管理，按照科研院所是作為合同甲方還是乙方進行分類，按照合同涉及的業(yè)務(wù)類型進行分類管理，同時要對不同類型的合同分別建立具體的合同管理實施細則。

（二）建立合同模板

科研院所應(yīng)該按照業(yè)務(wù)類型建立作為甲方的合同格式模板，如：科研協(xié)作合同模板、設(shè)備研發(fā)合同模板、技術(shù)開發(fā)合同模板、委托加工合同模板、材料采購合同模板、測試合同模板等等，在合同模板中，應(yīng)明確本合同模板的簽訂范圍、雙方權(quán)利義務(wù)責(zé)任、付款條款，尤其是在合同模板中一定要明確違約責(zé)任，以防范合同履行過程中出現(xiàn)違約后的風(fēng)險。建立不同業(yè)務(wù)的合同模板，不僅便于科研人員參考和規(guī)范合同的簽訂，同時能提高工作效率，避免科研人員或者不熟悉人員簽訂合同時無從下手，也能更好的防范因合同起草人不熟悉合同業(yè)務(wù)簽訂了合同而帶來的風(fēng)險。

（三）規(guī)范合同的簽訂

要規(guī)范合同的簽訂，明確合同簽訂時合同管理部門或管理人員必須了解合同內(nèi)容、參與和監(jiān)督合同簽訂過程，如涉及政府采購合同等國家有明確規(guī)范的合同簽訂要按照統(tǒng)一規(guī)范來操作。合同簽訂時應(yīng)該要充分發(fā)揮財務(wù)人員的專業(yè)作用，合同的付款條款和違約責(zé)任應(yīng)同時由財務(wù)人員進行審核把關(guān)，以降低因合同不嚴謹而帶來的風(fēng)險和可能造成的損失。

（四）提高合同管理人員水平

要加強合同管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)水平。合同管理人員不僅要掌握合同管理的基礎(chǔ)知識，知道合同管理包括哪些方面，并了解每個方面的關(guān)鍵點，這樣才能在具體管理過程中能抓住重點，全面而有效的進行管理;其次要熟悉和了解科研院所的科研業(yè)務(wù)，對整個研究所的科研項目有全局意識，對每個研究室或課題組從事的相關(guān)科研業(yè)務(wù)方向和內(nèi)容有大致的認識和了解，只有這樣，才能對簽訂的合同有更好的理解和認識，也才能更有利于合同的管理;最后，要提高合同管理人員的工作責(zé)任心，只有有了良好的責(zé)任心，才能在合同簽訂和執(zhí)行等過程中及時并認真的去發(fā)現(xiàn)和尋找問題，并敢于提出和反映問題。

（五）加強合同管理信息化建設(shè)

要充分利用信息化技術(shù)來解決科研院所合同種類多、監(jiān)督執(zhí)行難的問題，開發(fā)建立合同管理數(shù)據(jù)模塊，在合同簽訂時把合同簽訂雙方名稱、合同金額、合同日期、付款方式、履約責(zé)任等關(guān)鍵信息及時維護輸入到數(shù)據(jù)庫中，合同管理數(shù)據(jù)模塊和財務(wù)報銷系統(tǒng)要建立接口，如財務(wù)報銷系統(tǒng)針對某筆合同付款或者某筆合同預(yù)付款未及時核銷等的相關(guān)信息能及時傳回到合同管理模塊，而合同管理模塊對于收到合同未及時收到款或者未及時收到貨等信息時應(yīng)發(fā)出預(yù)警并及時通知相關(guān)合同執(zhí)行人和管理人員。通過建立合同管理信息化模塊，實現(xiàn)合同執(zhí)行人、合同管理部門、財務(wù)部門三方聯(lián)動機制，及時有效監(jiān)督合同履行。

（六）建立合同績效評價機制

要在科研院所內(nèi)部建立合同績效評價機制，按照合同金額、合同執(zhí)行、對方單位、違約情況等建立統(tǒng)一的績效評價指標(biāo)和績效評價考核獎懲辦法。合同完成后，按照績效評價指標(biāo)進行打分，對于績效評價好的合同，應(yīng)在績效評價考核獎懲辦法中明確對于合同執(zhí)行人和相關(guān)管理人員進行獎勵，對于績效評價差的合同，除了追究合同執(zhí)行人和相關(guān)人員的責(zé)任外，還應(yīng)進一步分析原因，找出合同執(zhí)行中存在的問題，并進行追責(zé)。如果是合同執(zhí)行人的責(zé)任，今后如涉及到該人員簽訂合同時，管理部門應(yīng)重點參與和監(jiān)督執(zhí)行;如果是對方單位的責(zé)任，應(yīng)將對方單位納入黑名單或者不合格合同方，今后應(yīng)減少或者避免再和該單位簽訂相關(guān)合同。