鄢虹英

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陜西楊凌 712100)

所謂檔案的數(shù)字化管理，即利用現(xiàn)有計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)等實現(xiàn)對檔案的管理與查閱，屬于現(xiàn)有電子信息技術(shù)發(fā)展中所形成的一種檔案管理形式，在現(xiàn)有檔案管理中具有積極價值。高校檔案的數(shù)字化建設(shè)是目前信息技術(shù)發(fā)展及高校數(shù)字化建設(shè)的趨勢及基本要求。而從檔案管理來講，數(shù)字化建設(shè)更是為檔案管理的高效及減少人力成本發(fā)揮了重要的作用，且也節(jié)約了存儲空間與保管費用。而綜合現(xiàn)有情況，高校檔案在實施數(shù)字化管理中存在較多問題，屬于一項龐大繁瑣的工程。因此，實現(xiàn)高校檔案全方位數(shù)字化管理，任重而道遠(yuǎn)，相關(guān)單位及人員應(yīng)采取必要措施加以應(yīng)對與關(guān)注。

1 高校檔案管理特點及重要性分析

關(guān)于高校檔案管理的數(shù)字化，其實質(zhì)則為將實體化的檔案通過一定載體將其轉(zhuǎn)化為可以用計算機等電子工具進(jìn)行識別的一種形式，以便實現(xiàn)后期查閱中的自動檢索功能，對于提供檔案信息的利用率將具有積極意義。結(jié)合高校實際情況，高校在日常經(jīng)營及運作中，如科研投入、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、師資及學(xué)生發(fā)展等，必然會產(chǎn)生大量的資料檔案。而這些檔案屬于高校運營過程中的真實反映，必須作為重點進(jìn)行管理。而同時，檔案之間存在關(guān)聯(lián)性及銜接性，做好檔案管理有利于高校管理工作的開展?？v觀實際情況，高校經(jīng)營管理涉及面廣、涉及單位及人員多、檔案資料復(fù)雜、內(nèi)容繁多，具有分散性及記錄多樣性等特點，檔案管理中存在較多難度，實施對其進(jìn)行管理中應(yīng)采取有效措施應(yīng)對。對于以上分析，對高校檔案實施管理，其具有以下作用：其一，高校檔案屬于高校日常管理及經(jīng)營的重要憑證，是高校與對外交流聯(lián)系的重要資料依據(jù)。其二，做好高校檔案管理也是高校管理水平的標(biāo)志，數(shù)字化檔案管理及應(yīng)用將能使得檔案管理更加有序及高效，有利于提高檔案管理質(zhì)量，對提高高校經(jīng)營質(zhì)量具有重要價值。

2 當(dāng)前高校檔案管理主要問題及分析

2.1 檔案管理制度不健全

結(jié)合現(xiàn)有情況，檔案管理制度的不健全問題是主要問題之一，如現(xiàn)有檔案管理存在嚴(yán)重滯后的情況。具體表現(xiàn)在現(xiàn)有高校未設(shè)立高校檔案管理機構(gòu)對高校檔案實施管理。再如，現(xiàn)有高校檔案管理中的規(guī)章制度不健全及不完善，崗位職責(zé)落實不足等，使得高校檔案在收集、整理及歸檔方面存在不足。同時，人員意識問題也是主要問題，檔案管理人員對高校檔案管理的認(rèn)識程度不足，檔案管理意識及方法缺失，管理系統(tǒng)化程度不強，檔案實際管理中所存在的不確定性、人員流動頻繁等特點，如一些科研項目，耗時周期長，檔案涉及種類多、人員多等。相關(guān)檔案收集人員忽視檔案的及時收集與上報，或是處于應(yīng)付及整理存放程度上，其結(jié)果將影響了檔案管理的及時性及完整性，造成了檔案遺失或不足等問題。嚴(yán)重影響檔案日常管理和數(shù)字化檔案管理工作的正常開展。

2.2 檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化欠缺

標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化是高校檔案工作有序進(jìn)行的重要保障。但根據(jù)我國高校檔案工作現(xiàn)狀分析，大多數(shù)高校計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，實用性不強。與此同時，計算機等現(xiàn)代化設(shè)備型號千差萬別，檔次也不在同一水平，硬件環(huán)境分散，不在同一平臺，這在一定程度上會讓高校檔案工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化造成困難。此外，檔案工作的不規(guī)范分類，不僅會浪費檔案工作更多人力，也會縮小檔案信息范圍，影響檔案信息數(shù)字化的前進(jìn)步伐。

2.3 檔案管理數(shù)字信息化程度低

從數(shù)字信息化建設(shè)的角度來講，實施檔案管理數(shù)字化管理所需的資源不足，如軟件、硬件設(shè)施投資力度不夠、數(shù)字化建設(shè)存在安全漏洞等，均會造成檔案管理的數(shù)字化管理存在大的問題，如效率低及缺乏應(yīng)用價值，同時也會造成檔案通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)而外泄等造成管理事故。另，由于缺乏數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)及人才，使得檔案數(shù)字化管理中常存在混亂，缺乏統(tǒng)一的接口，也是實施檔案數(shù)字化管理的主要問題，相關(guān)單位應(yīng)采取措施應(yīng)對。

3 關(guān)于強化高校檔案數(shù)字化建設(shè)的主要措施與分析

3.1 明確職責(zé)，加強對檔案管理培訓(xùn)及考核

為確保高校檔案管理工作開展，明確各單位檔案管理相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限是基礎(chǔ)，如主要負(fù)責(zé)及責(zé)任人必須重視檔案管理工作，在實際實施中要求并監(jiān)督相關(guān)人員按照相關(guān)規(guī)定要求做好資料文件的歸檔工作。再如，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)結(jié)合實際情況做好檔案文件的審核工作；而作為專職檔案管理人員，應(yīng)結(jié)合檔案來源及內(nèi)容做好分類、整理及歸檔工作，確保檔案管理的系統(tǒng)性及條理性。同時，相關(guān)人員的檔案管理技能問題也是關(guān)鍵，強化培訓(xùn)及提高技能是基礎(chǔ)。故，加強檔案管理管理人員的培訓(xùn)，如采取內(nèi)培及外培的形式強化檔案管理人員對法規(guī)文件的認(rèn)識程度，如國家對建筑檔案的具體要求等，以便后續(xù)檔案存檔及移交中按照要求落實，減少返工及補充而造成的檔案失真及效率低下問題。

3.2 加強檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)

加強高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)是高校檔案數(shù)字化建設(shè)得以實現(xiàn)的重要保障。檔案數(shù)字化建設(shè)必須要將實物型檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字存儲，利用計算機技術(shù)進(jìn)行處理，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺信息共享。比如，在規(guī)范文本圖形以及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等管理方面時，要對元數(shù)據(jù)以及檔案文檔等進(jìn)行規(guī)范處理，從而實現(xiàn)脫機保存。高校檔案部門要致力于建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一化的互通共享數(shù)字化管理機制，確保檔案收集與整理等處理環(huán)節(jié)都以電子化形式完成。此外，高校在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要完善檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和維護(hù)，以及檔案信息安全方面的規(guī)章制度?？梢院喕A(chǔ)整理，深化檢索工作，豐富檔案數(shù)據(jù)資源，逐步實現(xiàn)高校館藏檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享和網(wǎng)上利用查閱。把好數(shù)字化工作的每一個環(huán)節(jié)關(guān)口，杜絕原始文件丟失、破損以及檔案信息刪減、篡改等行為。對檔案原件的拆卷掃描到重新裝訂，再到對掃描圖像的核查優(yōu)化、糾錯、存儲直至最后的數(shù)據(jù)掛接，每一個步驟都不能出現(xiàn)差錯。操作中必須注意案卷的排列順序以及與電子目錄的一一對應(yīng)關(guān)系。做好數(shù)字化副本的異地保存，使檔案文件的信息安全保障有效，確保電子檔案數(shù)據(jù)庫完好無損。

3.3 利用現(xiàn)有電子信息技術(shù)對檔案實施管理

電子文檔已成為現(xiàn)有文件存儲的一種形式，已得到廣大人士的認(rèn)可。隨著電子信息技術(shù)在檔案管理中普遍應(yīng)用，如何應(yīng)用電子信息技術(shù)來進(jìn)一步強化電子檔案管理，應(yīng)作為檔案管理的重點方向。對此，做好檔案的電子化管理，應(yīng)從以下方面進(jìn)行考慮：其一，對于檔案管理，簽名問題已成為影響實施的主要因素，簽名屬于文件的身份及歸屬，落實電子簽名在電子檔案管理中的應(yīng)用應(yīng)作為重點進(jìn)行考慮。其二，做好電子檔案管理中的審核審批工作，對于檔案管理人員而言，接受檔案的入口應(yīng)明確，做好審批工作及專人負(fù)責(zé)檔案交接是基礎(chǔ)。其三，借助計算機系統(tǒng)實施檔案管理可提高管理效率及減少差錯率，相關(guān)單位應(yīng)引進(jìn)或建立電子檔案管理系統(tǒng)，減少人為提交環(huán)節(jié)所帶來的交接不清及不全等情況，以確保電子檔案管理工作的實施及開展。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理的信息化及數(shù)字化管理是主要趨勢。結(jié)合現(xiàn)有高校檔案管理中存在的效率低及質(zhì)量差等問題，實施數(shù)字化及信息化管理將可為解決以上問題起到技術(shù)保證。而技術(shù)、人員、安全、投資等檔案管理中所存在的實際問題，從檔案管理的主要措施進(jìn)行了分析，提出了從制度建設(shè)、電子信息化技術(shù)應(yīng)用、安全保證等方面進(jìn)行了分析與討論，以便為后期高校檔案實施電子信息化管理提供參考及借鑒。