程曉莉

古往今來(lái)，很多思想家論述了有效利用時(shí)間的重要性，答案最終都指向一點(diǎn)：要想成為高效的管理者，最重要的是分析并改善自己利用時(shí)間的方法。但實(shí)際上，我們并不能隨心所欲地使用時(shí)間——即使我們做出周密計(jì)劃，實(shí)際也不會(huì)按計(jì)劃進(jìn)行。我們總是關(guān)注“如何做”“怎么做”，卻很少關(guān)注“何時(shí)做”。事實(shí)上，做事的時(shí)機(jī)在某些層面上甚至比做事的方法更重要。

當(dāng)然，時(shí)機(jī)是個(gè)令人難以捉摸的東西，否則怎會(huì)有“稍縱即逝”“機(jī)不可失，時(shí)不再來(lái)”這樣的描述呢？但現(xiàn)在，著名未來(lái)學(xué)家、趨勢(shì)專家丹尼爾·平克為我們揭開(kāi)了一個(gè)秘密：找對(duì)時(shí)機(jī)是有法可循的，我們可以依靠科學(xué)來(lái)掌握時(shí)機(jī)。

找到時(shí)機(jī)節(jié)律

不管是在哪個(gè)國(guó)家或地區(qū)，幾乎每個(gè)人每天在非睡眠時(shí)間里的情緒表現(xiàn)都遵循著一種非常固定的模式：積極情緒在清晨最活躍，下午下降，晚上再次上升。這也說(shuō)明，理性思維在早晨最高，隨著時(shí)間的推移會(huì)逐漸下降。

早晨頭腦清醒、思維敏捷、意識(shí)警覺(jué)，這可以幫助我們排除注意力干擾。但是，洞察力問(wèn)題不需要太多的警惕，而是需要更多的靈光乍現(xiàn)。所以，休閑時(shí)刻更有利于我們解決洞察力問(wèn)題。最常見(jiàn)的例子是，很多的靈感出現(xiàn)在我們洗澡時(shí)，而非專注工作時(shí)。專家把這種現(xiàn)象稱為靈感悖論。也就是說(shuō)，當(dāng)我們的腦力不在最佳狀態(tài)時(shí)，創(chuàng)新、創(chuàng)造能力反而旺盛。

雖說(shuō)每個(gè)人都會(huì)遵循一套固定的情緒模式，但并不是所有人的情緒模式節(jié)點(diǎn)都是一模一樣的。有人是貓頭鷹型，如果休息日的早上你比平時(shí)晚90分鐘甚至更久起床，沒(méi)錯(cuò)，你是夜貓子，下午甚至晚上才迎來(lái)工作或?qū)W習(xí)狀態(tài)的高峰；有些人是云雀，早睡早起，即使休息日也和平時(shí)一樣按時(shí)起床，但一到傍晚就疲憊不堪。除此之外，科學(xué)家還發(fā)現(xiàn)了“第三種鳥(niǎo)”——周末起床總是比平時(shí)晚一些，但時(shí)間介乎貓頭鷹和云雀之間。

不同的人在不同的時(shí)間會(huì)產(chǎn)生不同的狀態(tài)。云雀型早晨頭腦清醒，思維敏捷，意識(shí)警覺(jué)；夜貓子型早晨則是懵的，為了準(zhǔn)時(shí)沖到公司的指紋機(jī)前，他們可能會(huì)闖紅燈或者制造交通事故，直到下午他們才逐漸清醒，變得敏捷和警覺(jué)。

所以，要想提高效率，就需要做到兩點(diǎn)：一是找到屬于自己的時(shí)機(jī)節(jié)律；二是根據(jù)任務(wù)合理地安排執(zhí)行的時(shí)間，讓情緒類型、任務(wù)和時(shí)間實(shí)現(xiàn)同步。如果你是早起的云雀，那就把需要理性思考的工作放在早晨做；如果你是越天黑越警醒的夜貓子，那就把最重要的工作放在下午或晚上來(lái)做。

毋庸置疑，無(wú)論哪種情緒類型，其大腦功能都會(huì)有低谷期。那么，有沒(méi)有辦法不讓大腦功能陷入低谷呢？有兩個(gè)方法，一是警覺(jué)休息；二是恢復(fù)性休息。所謂警覺(jué)休息，就是在大腦功能陷入低谷時(shí)，通過(guò)清單的方式，讓任務(wù)自動(dòng)完成。比如，列一份操作清單，工作時(shí)嚴(yán)格按照清單執(zhí)行。恢復(fù)性休息是指在執(zhí)行任務(wù)的過(guò)程中，通過(guò)短暫的中途休息恢復(fù)腦力和體力。研究表明，每小時(shí)走5分鐘這樣的“微型運(yùn)動(dòng)”比專門(mén)散步30分鐘更能放松身心。因此，企業(yè)在日常工作中可適當(dāng)引入體能活動(dòng)時(shí)間，讓員工進(jìn)行短暫的步行休息。

起點(diǎn)：“何時(shí)”開(kāi)始很重要

想要有效地管理時(shí)機(jī)，除了讓類型、任務(wù)和時(shí)間保持同步外，還需要關(guān)注兩個(gè)點(diǎn)：起點(diǎn)和中間點(diǎn)。

每個(gè)人都曾在新年伊始羅列過(guò)一堆決心。比如，新的一年一定要多運(yùn)動(dòng)，少熬夜，每個(gè)月減重5斤。研究人員分析了跨度長(zhǎng)達(dá)8年半的谷歌搜索數(shù)據(jù)，他們發(fā)現(xiàn)，“節(jié)食”一詞的搜索量總是在1月1日這天飆升，比平常日子多出80%左右。不管這些新年決心最后結(jié)果如何，至少可以看出，新年這個(gè)“起點(diǎn)”是能產(chǎn)生能量的。因此，社會(huì)學(xué)家將一年中的第一天稱為“時(shí)間地標(biāo)”，正如我們依靠地理地標(biāo)在空間中找到方向一樣，人們用時(shí)間地標(biāo)在時(shí)間中導(dǎo)航。

除了新年第一天，在每個(gè)月和每周的第一天、每個(gè)法定假日后的第一天，對(duì)“節(jié)食”一詞的搜索也呈激增狀態(tài)。這意味著，在那些代表著某個(gè)周期“第一天”的日子，人們的動(dòng)力開(kāi)關(guān)會(huì)被重啟。人們用這些日期來(lái)劃定時(shí)間界限，把過(guò)去的留在過(guò)去，調(diào)整狀態(tài)重新啟程。

為平常日子賦予意義，可以帶給人們重新開(kāi)始的力量。企業(yè)也可以采取這種策略。假設(shè)某一季沒(méi)開(kāi)好頭兒，為了穩(wěn)定局面，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)盡早找一個(gè)有特別意義的時(shí)刻，比如某款關(guān)鍵產(chǎn)品上市的周年紀(jì)念日，幫助團(tuán)隊(duì)擺脫出師不利的影響，使員工們行動(dòng)起來(lái)。

那么個(gè)人如何知道“何時(shí)開(kāi)始”呢？企業(yè)高管顧問(wèn)邁克爾·沃特金斯建議，在開(kāi)始之前就開(kāi)始——挑選一個(gè)特定的時(shí)間設(shè)想自己正在轉(zhuǎn)化到新角色中，比如在邁入新公司大門(mén)之前就在心里想象自己變成了一個(gè)新人。

另外，我們還需要儲(chǔ)備動(dòng)力。如果你是職場(chǎng)新人，可以使用動(dòng)機(jī)波來(lái)設(shè)置目標(biāo)，安排電話，掌握新技術(shù)。在低谷期間安心做好核心工作，不要把心思浪費(fèi)在周邊任務(wù)上。

有時(shí)候我們還需要用“小勝利”來(lái)適當(dāng)?shù)靥嵴袷繗?。最大的激?lì)因素是在有意義的工作中取得進(jìn)展。當(dāng)你擔(dān)任一個(gè)新角色時(shí)，設(shè)置成功概率高的小目標(biāo)，并在目標(biāo)實(shí)現(xiàn)時(shí)小小慶祝一下，它會(huì)帶來(lái)更多的動(dòng)力和能量。

時(shí)機(jī)科學(xué)可以幫助我們利用時(shí)間地標(biāo)，從錯(cuò)誤的起點(diǎn)調(diào)整，創(chuàng)造新的起點(diǎn)。 每年7月是美國(guó)醫(yī)療界不平靜的一個(gè)月，那時(shí)，一批新的醫(yī)學(xué)院校畢業(yè)生開(kāi)始自己的職業(yè)生涯。他們幾乎沒(méi)有任何實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，但教學(xué)醫(yī)院經(jīng)常分配給他們很多的醫(yī)療任務(wù)。這種培訓(xùn)方法使得患者經(jīng)常變成受害者。在我國(guó)是12月，在英國(guó)是8月，英國(guó)醫(yī)生稱新醫(yī)生開(kāi)始工作的這段時(shí)間為“8月殺人季”。

當(dāng)人們意識(shí)到“何時(shí)”是一個(gè)極其重要急迫的問(wèn)題時(shí)，才能得到集體性的解決方案。針對(duì)醫(yī)學(xué)生培訓(xùn)問(wèn)題，美國(guó)的一些大學(xué)醫(yī)學(xué)院將新醫(yī)生納入團(tuán)隊(duì)開(kāi)展工作，團(tuán)隊(duì)中有很多經(jīng)驗(yàn)豐富的醫(yī)護(hù)人員，通過(guò)老帶新一起工作，這類醫(yī)院大大減輕了“7月效應(yīng)”。

中間點(diǎn)：打好中場(chǎng)戰(zhàn)事

時(shí)機(jī)科學(xué)顯示，中間點(diǎn)對(duì)于我們做什么以及怎么做有著強(qiáng)大的影響力，只不過(guò)這種影響力看上去有些奇怪。有時(shí)候，我們會(huì)卡在一個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)學(xué)期、一段生活的中間點(diǎn)上，這些溝溝坎坎會(huì)澆滅我們做事的興趣，拖延我們的進(jìn)度。而有時(shí)，中間點(diǎn)又會(huì)激勵(lì)和刺激我們，喚醒我們的動(dòng)力，并推動(dòng)我們加足馬力繼續(xù)前進(jìn)。丹尼爾·平克將這兩種效應(yīng)分別稱為低潮效應(yīng)和火花效應(yīng)。

在我們的個(gè)人發(fā)展過(guò)程中，眾所周知的關(guān)鍵階段是在35歲左右，我們稱之為中年危機(jī)。2010年，社會(huì)學(xué)家進(jìn)行了一項(xiàng)調(diào)查，讓34萬(wàn)名受訪者想象自己位于一個(gè)從0到10的縱向階梯之上。如果10代表最理想的生活，0代表最糟糕的生活，那么你認(rèn)為自己處于哪個(gè)位置？調(diào)查結(jié)果用圖表顯示后，成為一個(gè)U形：二三十歲的人幸福程度較高，40多歲和50歲左右的人幸福感下降，而年齡超過(guò)55歲的人幸福感再次升高。也就是說(shuō)，人們的幸福感在中年階段并沒(méi)有發(fā)生十分嚴(yán)重的塌陷，而只是呈現(xiàn)出些許下降。幸福感的U形曲線顯示，中年人會(huì)經(jīng)歷一個(gè)溫和的低潮而不是一場(chǎng)洶涌的危機(jī)。

至于中間點(diǎn)為何會(huì)讓人泄氣，一種解釋是，可能是因?yàn)槲茨軐?shí)現(xiàn)理想的失望。人在二三十歲時(shí)躊躇滿志，對(duì)未來(lái)無(wú)比憧憬；之后現(xiàn)實(shí)就像屋頂漏雨，慢慢改變?nèi)藗兊纳睢Ｖ挥幸粋€(gè)人成為CEO，但不是你；很多人的婚姻破碎了，你就是其中之一；賺的錢(qián)只夠還房子的貸款，現(xiàn)實(shí)離夢(mèng)想越來(lái)越遠(yuǎn)。

然而，我們并不會(huì)一直停留在這一情緒低谷中，隨著時(shí)間的流逝，我們會(huì)重新調(diào)整自己的期望，認(rèn)識(shí)到當(dāng)下生活的種種美好。

研究發(fā)現(xiàn)，在中間點(diǎn)上，我們更容易走捷徑、偷工減料、敷衍糊弄。因此，無(wú)論是人生、個(gè)人發(fā)展，還是工作的中間點(diǎn)，我們都要注意半途效應(yīng)的影響。通過(guò)設(shè)立中期目標(biāo)、公開(kāi)承諾中期目標(biāo)、恢復(fù)性休息等方式調(diào)整自己的節(jié)奏。海明威每次寫(xiě)作時(shí)會(huì)在一個(gè)句子的中間停筆，而不是把一個(gè)章節(jié)或段落寫(xiě)完。這種不完整的方式點(diǎn)燃了中間點(diǎn)的思維火花，成為他第二天寫(xiě)作的動(dòng)力。

中間點(diǎn)可以產(chǎn)生雙重效應(yīng)。有時(shí)，我們看到中間點(diǎn)會(huì)大叫著逃開(kāi)；有時(shí)它會(huì)觸發(fā)我們的動(dòng)力開(kāi)關(guān)，讓我們加速前進(jìn)。如果中年低潮是不可避免的，那么僅僅是知道它的存在，或者知道它只是暫時(shí)性的，也可以減輕一些痛苦。如果我們能意識(shí)到我們的標(biāo)準(zhǔn)可能會(huì)在中間點(diǎn)松懈，就能幫助我們減輕這種懈怠造成的后果。即使不能阻擋生命和自然規(guī)律發(fā)生作用，我們至少還可以為結(jié)果做好準(zhǔn)備。

同步，群體時(shí)機(jī)的秘密

丹尼爾·平克說(shuō)：“我們的生存能力甚至生活能力，都有賴于無(wú)時(shí)無(wú)刻不與他人協(xié)作的能力?！币粋€(gè)被推進(jìn)急診室的心臟病患者，他的生死取決于醫(yī)療人員的協(xié)同程度，當(dāng)時(shí)間和患者的生命一點(diǎn)點(diǎn)流逝，每個(gè)醫(yī)療人員的工作是否可以靈活同步是關(guān)鍵。

依靠同步取得成功的群體，比如合唱團(tuán)、劃船隊(duì)，他們遵循三個(gè)群體時(shí)機(jī)原則：外部標(biāo)準(zhǔn)決定速度；歸屬感有助于團(tuán)隊(duì)凝聚力；幸福感提升，既是同步的要求，也是其結(jié)果。換句話說(shuō)，群體必須在三個(gè)層面上保持同步：與老板，與團(tuán)隊(duì)，與內(nèi)心。

●節(jié)奏感，與老板同步

群體時(shí)機(jī)管理的第一原則，是要在團(tuán)隊(duì)之上或團(tuán)隊(duì)之外有一個(gè)老板或其他主導(dǎo)者來(lái)決定速度，維持標(biāo)準(zhǔn)，并讓所有人集中精神。

某些活動(dòng)有自己的節(jié)奏，比如產(chǎn)品開(kāi)發(fā)或市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)。但是這些節(jié)奏有必要與外部節(jié)奏，如財(cái)年、銷(xiāo)售周期，甚至企業(yè)的年齡或員工的職業(yè)階段等同步。在時(shí)間生物學(xué)中，這些外部線索被稱為授時(shí)因子，它能使生物體內(nèi)的晝夜節(jié)律與外部周期同步。常見(jiàn)的授時(shí)因子包括光線、溫度、社交活動(dòng)等。

群體也需要授時(shí)因子。有時(shí)候，那個(gè)授時(shí)因子是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者，或者群體中身份最高的成員。在企業(yè)里，這個(gè)人通常是老板。老板就是定時(shí)器，確定下屬的工作節(jié)奏和速度標(biāo)準(zhǔn)。這個(gè)授時(shí)因子，其權(quán)威不容質(zhì)疑。

●歸屬感，與群體同步

1995年，社會(huì)心理學(xué)家羅伊·鮑邁斯特和馬克·利里提出了歸屬假說(shuō)，弗洛伊德和馬斯洛也提出過(guò)類似的觀點(diǎn)。證據(jù)表明，歸屬感深刻地影響著人們的思想和感情。歸屬感讓員工的出勤率更高，臉上的笑容更多。群體時(shí)間需要?dú)w屬，一旦個(gè)人與群體同步，就可以在下一個(gè)階段和最后階段更好地同步。

●意義感，與心靈同步

心靈同步有助于團(tuán)隊(duì)的車(chē)輪轉(zhuǎn)動(dòng)得更平衡順暢。與他人同步會(huì)使我們替他人著想，替他人著想又增強(qiáng)了同步。合唱團(tuán)里，合唱者們的聲音是整齊的，在演唱中，他們的心臟將以同樣的速度跳動(dòng)。而且合唱能提升自尊，減輕壓力感和抑郁癥狀。這些效果不是來(lái)自歌唱本身，而是來(lái)自和別人一起歌唱。同步擴(kuò)大了我們對(duì)他人的開(kāi)放態(tài)度，使我們更有可能參與“親社會(huì)”行為。

尋找協(xié)同快感有很多方法。在企業(yè)里，實(shí)現(xiàn)群體同步需要經(jīng)常問(wèn)三個(gè)問(wèn)題：我們是否有一個(gè)頭腦清楚的老板？他能讓每個(gè)人的責(zé)任清楚明白，所有人都唯其馬首是瞻。我們是否正在培養(yǎng)一種歸屬感？它能協(xié)調(diào)個(gè)體之間的步調(diào)，加深成員的情誼，使每個(gè)人都可以與群體同步。我們是否激活了士氣？做正確的事，感覺(jué)良好，這是一個(gè)群體取得成功的必要前提。責(zé)