新時期開展中小學檔案 管理工作的措施淺談

摘 要：中小學檔案記錄了學校的章程、學校的歷史、學校的工作開展狀況、德育工作記錄、職工檔案以及黨政檔案等。中小學檔案還具有參考以及憑證兩方面的應用作用，因此做好中小學檔案管理工作具有十分重要的意義。目前，在中小學檔案管理工作中還存在一些不足之處，因此相關工作人員應對其及時進行解決，創(chuàng)新與完善現(xiàn)有的中小學檔案管理工作模式，充分發(fā)揮其應有的功效。本文探討了新時期開展中小學檔案管理工作的有效方式。

關鍵詞：新時期；中小學；檔案管理；方式

中小學檔案包含學校在科研、教學以及管理等工作中所形成的聲像、文字以及圖表信息。構建完善的中小學檔案管理工作模式有利于對檔案的使用以及查閱，從而對中小學進行合理有效的管理?，F(xiàn)如今，越來越多的中小學已經(jīng)意識到檔案管理工作的重要性，并進行了一定程度的優(yōu)化與改進，但仍存在一些問題。例如，沒有設置專門的校園檔案管理工作室以及管理柜，導致在使用檔案以及閱覽檔案的過程中容易造成丟失以及損壞的現(xiàn)象。其次，檔案管理工作模式較為落后，導致檔案管理工作的開展受到了一些阻礙。因此對中小學檔案管理工作進行創(chuàng)新以及完善具有十分重要的意義。

一、 目前中小學檔案管理工作現(xiàn)狀

近年來，越來越多的中小學已經(jīng)意識到檔案管理工作的重要性，并對其工作模式進行了優(yōu)化與創(chuàng)新，但在實際工作過程中還存在一些不足之處。首先，校領導對檔案管理工作不夠重視。目前，很多中小學校領導對于檔案管理工作的理解不夠，認為學校檔案在日常管理學校的過程中不能起到相應的作用，因此對檔案管理工作較為忽視，沒有配備專業(yè)的工作人員對學校檔案進行科學管理。其次，檔案管理基礎設施不足。由于大多中小學校領導對于檔案管理工作較為忽視，因此在對檔案進行管理的過程中沒有配備專業(yè)的學校檔案管理室以及檔案管理柜。僅僅是在學校中找閑置的教室或者不用的柜子放置學校檔案，同時也沒有使用相應的保護措施對紙質檔案進行有效保護，導致一些檔案出現(xiàn)損壞以及丟失的現(xiàn)象。第三，檔案容易發(fā)生丟失現(xiàn)象。由于沒有設置專門的檔案放置地點，導致檔案的管理力度不夠，并且人事檔案、德育檔案以及教學檔案的存放地點較為分散，容易出現(xiàn)借閱人員沒有按時歸還的現(xiàn)象，同時由于學校領導的不重視，導致檔案管理模式較為松散，在對檔案進行借閱、歸還時的手續(xù)不足，導致檔案丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生。第四，檔案管理技術較為落后?，F(xiàn)如今，信息技術快速發(fā)展，使相應的高科技技術在實際生活與工作中得到廣泛應用。但目前大多中小學在記錄檔案的過程中仍然使用紙質的手寫檔案，因此導致檔案內容出現(xiàn)規(guī)格不統(tǒng)一以及字跡不工整的現(xiàn)象，一旦出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，很難將其找回。同時由于檔案管理工作中的技術、人員以及設備不足，使檔案管理工作的信息化程度較低。最后，相關工作人員數(shù)量不足。目前，大多中小學在對檔案進行管理的過程中沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，大多由課程較少的老師對學校檔案進行管理，而由于其相關專業(yè)知識較少，使得檔案管理工作的效率更低。

二、 新時期開展中小學檔案管理工作的措施

（一） 構建專業(yè)的檔案管理制度

對中小學檔案管理工作進行有效完善與創(chuàng)新的前提便是改變校領導對檔案管理工作的看法，同時構建專業(yè)的檔案管理制度，使學校全體教職工可以認識到學校檔案的重要性，使其形成自覺保護學校檔案的習慣。而構建專業(yè)的檔案管理制度，應注重以下幾方面問題：首先，應強化安全防范工作。學校管理人員應針對檔案的易損性構建科學合理的安全防范制度，同時配備專業(yè)的工作人員對檔案安全進行負責。檔案室應配備防盜門窗等安全設施，相關人員在出入檔案室時都應關好門窗，及時斷電。由于紙質檔案容易發(fā)生受潮的現(xiàn)象，所以在檔案管理室不能設置水源，并且要配備相應的滅火器。其次，對檔案室的室內條件進行合理規(guī)范，要求相關工作人員做到物品擺放整齊，同時不帶無關物品以及人員出入檔案室，還應做好防曬保護工作。第三，提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平。專業(yè)的檔案管理人員對于檔案管理工作來說具有十分重要的意義，因此學校管理人員應對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行專業(yè)技能培訓，使其形成良好的服務意識，同時熟練掌握高效率的檔案管理技巧。最后，將檔案進行科學分類。由于學校檔案的種類較為繁多，為了提高檔案管理工作的效率以及使用檔案的效率，相關工作人員應對檔案進行區(qū)分，并分類管理，從而提高工作效率以及工作質量。

（二） 將中小學檔案管理工作信息化

當前，越來越多的中小學在使用信息化技術建設數(shù)字化校園，實現(xiàn)日常工作的信息化?？衫眠@一技術構建統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)平臺，促使檔案儲存工作以高效率進行。同時，檔案管理人員還應使用專業(yè)軟件利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速整理與搜索。而統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)平臺還應包含轉換信息數(shù)據(jù)、編排、檢索以及快速識別等功能，利用科學有效的方式實現(xiàn)檔案的信息化管理。

三、 結語

中小學檔案包含了職工檔案、德育檔案以及學校歷史，這些內容對學校的日常管理工作起到了十分重要的作用。因此，中小學校領導應積極重視檔案管理工作，構建科學合理的檔案管理體系，對相關工作人員進行定期培訓，提高其專業(yè)技能水平，從而對現(xiàn)有的檔案管理工作進行完善與創(chuàng)新，提高工作效率以及工作質量。

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作者簡介：

陳梁，山東省鄒城市，鄒城市匡衡路小學。