醫(yī)療設備維修的移動信息化管理工作探討

陳旭東 閻嶂松 中國醫(yī)學科學院血液病醫(yī)院（血液學研究所） （天津 300020）

內(nèi)容提要： 醫(yī)療設備的維修是保障醫(yī)療機構高效、穩(wěn)定、正常運行的關鍵，而最大限度地發(fā)揮醫(yī)療設備的作用是為了更好地進行醫(yī)療與醫(yī)療相關的臨床與科研工作，以適應醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的需要。目前我國大多數(shù)醫(yī)院的醫(yī)療設備維修信息化管理正處于發(fā)軔之始，本文通過總結本院設備維修管理的信息化初步探索，對醫(yī)療設備維修移動信息化管理的優(yōu)勢進行了分析，并對目前存在的問題提出了改進方案。

隨著現(xiàn)代科技和醫(yī)療水平的飛速發(fā)展，醫(yī)院購置了大量先進的設備，以滿足醫(yī)療、教學、科研、后勤等工作的需要。現(xiàn)代化的設備必須具備與之相適應的現(xiàn)代化的維修管理，醫(yī)院設備如果經(jīng)常出現(xiàn)問題，就很難提供科學的診斷數(shù)據(jù)，精度不可靠，就會影響到醫(yī)療診斷的準確性，進而影響到患者的安全。信息化建設推動了醫(yī)院醫(yī)療科研工作的發(fā)展，醫(yī)院設備維修管理也只有實行信息化的管理模式，才能更好服務于醫(yī)院的醫(yī)療科研工作，國家也鼓勵將信息化技術應用于醫(yī)療器械質量管理。本院結合實際工作，積極探索醫(yī)療設備維修信息化管理的方法，本文將自2016年5月以來的移動信息化管理工作初步實踐探索進行總結并對未來的應用做出展望。

1.設備維修傳統(tǒng)管理流程問題分析

本院設備報修傳統(tǒng)管理流程主要為電話報修，設備主管職能部門和儀器室分別由專人接聽全院大中型設備和小型設備報修電話，并記錄報修信息，大型設備由工作人員協(xié)調院外維修人員進行維修，小型設備由本院工程師自行維修或協(xié)調院外維修人員維修。

傳統(tǒng)維修流程執(zhí)行過程中存在以下情況：①設備使用人員對于設備的編號、型號描述不清，故障現(xiàn)象報告存在遺漏；②如遇多部門同一時間報修，電話占線影響報修工作效率；③接報人員未記錄清晰，遺漏報修內(nèi)容，影響工程師維修工作；④無法追蹤具體設備維修的歷史信息；⑤維保情況無反饋；⑥僅僅根據(jù)設備類型進行維修方法區(qū)分，會出現(xiàn)大中型設備發(fā)生可由院內(nèi)工程師解決的問題卻花高昂維修費請院外維修人員維修的情況；⑦紙質文檔記錄，統(tǒng)計分析等事務性工作繁重，工作效率低下。

2.基于辦公自動化系統(tǒng)的維修報修流程

為改變傳統(tǒng)電話保修、紙質記錄的醫(yī)療設備維修方式，利用辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation System，OA系統(tǒng)）工作流程進行維修管理，有如下優(yōu)勢：

2.1 報修設備簡單快捷

使用部門通過OA系統(tǒng)報修醫(yī)療設備，在保修流程表單上填寫“資產(chǎn)編號”（資產(chǎn)編號亦可通過條件查詢得到），系統(tǒng)即可將資產(chǎn)信息有關內(nèi)容自動帶入（包括設備名稱、品牌、型號規(guī)格、保管人、存放地點、入賬日期），然后填寫故障現(xiàn)象完成報修。見圖1。

2.2 維修記錄完整、不會遺漏

通過OA系統(tǒng)報修，保證了維修記錄的完整性，并且會自動生成流程，用戶報修后流程到達維修人員處，處理完的維修由維修人員填寫相關內(nèi)容并批準后流程到達發(fā)起人處，未處理完的維修會一直在維修人員OA系統(tǒng)的“待辦事項”里顯示，避免由于維修人員疏忽而遺漏維修或遺漏記錄的情況。下表統(tǒng)計對比了實行OA系統(tǒng)報修前后記錄維修臺次對比，對比時間段為1年（12個月）。見表1。

圖1.OA系統(tǒng)設備維修記錄單界面

表1.實行OA系統(tǒng)報修前后記錄維修臺次對比(n)

OA系統(tǒng)實行后，維修臺次大幅增加，其中雖然有工作內(nèi)容增加的原因，但實行后的一年維修的臺次較2015年全年增加了74.64%，這個記錄數(shù)的增長遠超實際工作內(nèi)容的增加，這表明了實行OA系統(tǒng)報修前的維修記錄存在漏記的情況，實行OA系統(tǒng)報修后的維修記錄遺漏率大大減小。

2.3 電子系統(tǒng)記錄，方便查看記錄和進行統(tǒng)計

OA系統(tǒng)通過設備維修記錄單記錄維修設備型號、編號、故障、維修內(nèi)容、維修單位和維修費用等內(nèi)容。通過報表功能，可以查看全部維修記錄的列表，并且可以針對某一設備（根據(jù)資產(chǎn)編號）、某一科室查看歷史維修記錄列表，并將記錄列表以excel文件形式導出。維修管理人員根據(jù)這些報表進行統(tǒng)計分析等事務性工作，簡便快捷、不易出錯。

2.4 維保情況有反饋

維修人員完成設備維修并批準流程后，流程會到達報修發(fā)起人處（流程見圖2），發(fā)起人可在維修表單中填寫意見。見圖2。

圖2.設備維修記錄單流程圖

2.5 每個報修設備的維修方法都根據(jù)實際情況進行定制

OA系統(tǒng)的所有報修單在發(fā)起人填寫提交后均會推送到兩位維修負責人處，由兩人根據(jù)設備品牌、型號、使用年限、使用情況和故障情況協(xié)商維修的方法，不僅僅按照設備大小和類型區(qū)分，而是全面分析后得出維修方案，這樣可以將部分大型設備出現(xiàn)的簡單問題由院內(nèi)工程師或者花費較低的第三方解決，減少了維修成本。

2.6 移動端醫(yī)療設備報修App的應用

通過構建智能手機移動端OA辦公系統(tǒng)儀器設備維修申請平臺，利用智能手機拍攝故障設備照片，快速準確將報修設備故障圖片信息上傳到維修流程中。

3.問題和展望

通過移動端報修和OA系統(tǒng)結合，避免了報修維修中資產(chǎn)編號錯誤、設備型號編號說不清、漏報錯報等問題。

但是仍有以下問題需進一步完善：①資產(chǎn)標簽位置不顯眼或者脫落，導致報修人直接從系統(tǒng)中選擇同類資產(chǎn)填報。②非固定資產(chǎn)無資產(chǎn)標簽，報修時的設備名稱和型號易填寫錯誤，且部分設備沒有或者很難找到銘牌，導致報修人隨意填寫設備名稱和型號。③報修流程與維修報價流程統(tǒng)一，但完成時間較長。

今后將進一步根據(jù)實際工作需要對醫(yī)療設備維修維護系統(tǒng)軟件或功能模塊進行開發(fā)，以完善設備維修的信息化管理。